회계 장부는 기업의 모든 재무 활동을 반영하는 핵심 기반이며, 베트남 법률에 따라 의무적으로 준수해야 하는 사항입니다. 2025년 디지털 전환 시대에 회계 장부를 적절하게 기록, 보관 및 관리하는 것은 기업의 재무 투명성을 확보하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 감사 또는 자본 조달 시 비용을 최적화하고 위험을 줄이며 평판을 향상시킵니다. 본 기사에서는 기업이 회계 장부를 효과적으로 관리하고 법률을 준수하는 데 도움이 되는 최신 규정과 표준 절차에 대한 포괄적인 내용을 제공합니다.
회계란 무엇인가?
각 회계 기간 동안 기업은 운영 과정에서 발생하는 모든 경제적, 재무적 거래를 기록, 모니터링 및 반영하기 위해 통합 회계 시스템만을 사용할 수 있습니다. 이 시스템에는 상품의 매매, 지출, 수익, 채권, 채무 및 기타 관련 재무 사건 등 기업의 재무 상황에 영향을 미치는 모든 거래가 포함됩니다.
회계 장부는 각 기업의 구체적인 운영 및 관리 요건에 따라 여러 유형으로 나뉩니다. 일반적인 유형으로는 총계정원장, 상세원장, 총계정원장, 창고 회계장부, 예산 회계장부, 그리고 기타 여러 전문 장부가 있습니다. 각 장부는 고유한 기능을 가지고 있지만, 재무제표 작성 및 제시 과정에서 정확성, 투명성, 그리고 회계 기준 준수를 보장한다는 공통된 목표를 가지고 있습니다.
재무 투명성 및 의사 결정 지원에 있어서 회계 기록의 역할
회계 장부가 경영과 운영에 미치는 가치와 영향을 더 명확하게 알아보기 위해, 회계 시스템이 기업에 제공하는 주요 역할을 아래에서 살펴보겠습니다.
- 재무 투명성: 회계 기록은 자산, 부채, 수익, 비용에 대한 정확한 정보를 제공합니다. 회계 기록은 경영진의 의사 결정, 계획 수립 및 자원 배분의 기초가 됩니다.
- 법률 준수 및 세무 처리의 근거: 적절한 회계 장부는 세무 당국, 감사 또는 조사관의 요청 시 비용과 수익을 입증하는 증거가 됩니다. 따라서 회계 장부는 기업이 벌금 위험을 피하는 데 도움이 됩니다.
- 감사 및 자금 조달 지원: 잘 정리된 회계 장부는 감사, 평가 또는 차입을 수행할 때 투자자, 은행 및 감사인에게 설득력을 높여줍니다.
- 부채 및 신용 관리: 회계 기록을 통해 기업은 미지급금과 미수금을 추적할 수 있습니다. 이를 통해 재정을 더욱 효율적으로 관리하고 신용 공여 또는 부채 상환 요청과 관련된 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
- 오류가 있을 경우 검색하고 비교합니다. 세부 서적, 일반 서적 및 문서를 분류하여 오류의 원인을 빠르게 찾고 수정 시간을 단축합니다.
- 가치 보존: 일부 귀중한 회계 문서는 장기간 보관해야 합니다(최소 5~10년 또는 문서의 성격에 따라 영구 보관이 규정되어 있음).
법적 규정과 직업 분류에 따라 회계 장부를 작성하는 것은 기업이 국가 경영 요구 사항을 충족하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 운영 효율성을 개선하고, 법적 위험을 줄이며, 파트너와의 신뢰를 높이는 전략적 도구이기도 합니다.
최신 현행 규정에 따른 기업용 회계장부 유형
회람 200/2014/TT-BTC와 함께 발행된 부록 4 하위 항목에 따라 회계 장부 유형에 대한 다음 조항이 만들어졌습니다.
최신 규정에 따르면 기업의 회계 장부는 일반 회계 장부와 상세 회계 장부 두 가지 주요 유형으로 나뉩니다. 이러한 분류는 기업이 각 회계 기간의 모든 재무 활동을 쉽게 관리, 비교 및 정확하게 반영하는 데 도움이 됩니다.
- 일반 회계 장부에는 다음이 포함됩니다. 저널 및 원장
- 세부 회계 장부에는 다음이 포함됩니다. 세부 회계 장부 및 카드
구체적으로, 각종 총무회계장부 및 상세회계장부의 사용목적 및 기록내용은 다음과 같이 규정하여 적용한다.
총계정원장
기업이 각 유형의 일반 회계 장부의 기록 방식과 역할을 더 잘 이해하려면 분개장과 원장을 구분하는 것이 매우 중요합니다. 이 두 가지 유형의 장부는 서로 밀접한 관련이 있으며 회계 데이터를 반영하고 요약하는 데 있어 서로 보완적입니다. 구체적으로 다음 표는 각 유형의 일반 회계 장부의 사용 목적과 내용을 보여줍니다.
판자: 총계정원장 회계 시스템에서 분개장과 원장을 비교해보세요.
| 회계장부 종류 | 목적 | 콘텐츠 |
| 다이어리 | 회계 기간 동안 발생한 모든 경제적, 재정적 거래를 연대순으로 기록합니다. | 각 거래의 날짜, 문서, 거래 내용 번호, 차변 및 대변 계좌에 대한 자세한 정보입니다. |
| 원장 | 각 회계 계정을 반영하기 위해 저널과 원본 문서의 데이터를 종합합니다. | 각 계좌의 개시 잔액, 기간 중 거래 내역, 마감 잔액을 보여줍니다. |
위 표에서 분개장과 총계정원장은 일반 회계 시스템에서 중요한 두 가지 도구임을 알 수 있습니다. 분개장은 모든 경제 및 재무 거래를 시간 순서대로 기록하는 데 도움이 되는 반면, 총계정원장은 각 회계 계정에 따라 데이터를 종합하고 반영하는 역할을 합니다. 이 두 가지 유형의 장부를 정확하고 완전하게 기록하면 기업의 투명성을 확보하고, 데이터를 쉽게 비교하며, 재무 보고서의 신뢰성을 향상시킬 수 있습니다.
자세한 회계 장부와 카드
상세 회계 장부(상세 회계 장부 및 카드 포함)는 기업의 경영 요구 사항에 따라 별도로 모니터링해야 하는 각 회계 대상과 관련하여 발생하는 경제적, 재정적 거래를 구체적으로 기록하는 데 사용됩니다.
상세 회계 장부의 수치는 각 유형의 자산, 자본, 수익 및 비용의 관리 및 통제에 대한 정보를 제공합니다. 이러한 내용은 분개장이나 총계정원장에 직접 반영되지 않습니다. 상세 회계 장부 또는 카드의 개설, 설계 및 사용은 엄격한 규정에 의해 요구되는 것은 아니지만, 기업이 운영의 특수성 및 내부 관리 요건에 따라 적극적으로 구축하는 것입니다.
회계의 중요한 원칙
2015년 회계법 제26조에 따르면 기업의 회계장부의 개설, 기록, 마감 및 보관 절차는 재무정보의 정직성, 객관성 및 투명성을 보장하기 위해 법률이 정한 회계 원칙에 따라 이루어져야 합니다.
“(1) 회계장부는 회계연도의 시작일부터 개시하여야 하며, 새로 설립된 회계단위의 경우에는 설립일부터 개시하여야 한다.
(2) 회계단위는 회계문서를 기초로 회계장부를 기록하여야 한다.
(3) 회계장부는 장부의 내용에 따라 신속하고 명확하며 완전하게 기록되어야 합니다. 회계장부에 기록된 정보와 데이터는 정확하고 정직하며 회계 문서와 일치해야 합니다.
(4) 회계 기록은 경제 및 재무 거래의 연대순으로 작성되어야 합니다. 다음 연도 회계장부에 기록되는 정보와 수치는 전년도 회계장부에 기록되는 정보와 수치를 따라야 합니다. 회계장부는 개설 시점부터 마감 시점까지 연속적으로 기록되어야 합니다.
(5) 회계장부의 정보와 수치는 잉크로 기록해야 하며, 위아래로 추가 기입하거나, 중복 기입하거나, 줄바꿈을 해서는 안 됩니다. 페이지를 채울 수 없는 경우, 채워지지 않은 부분을 취소선으로 지워야 합니다. 페이지를 채운 후에는 해당 페이지의 총 자료를 합산하여 총 자료를 다음 페이지로 옮겨야 합니다.
(6) 회계단위는 회계기간이 종료된 때에는 재무제표를 작성하기 전에 회계장부를 마감하여야 하며, 기타 법률이 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.
(7) 회계단위는 전자적 수단으로 회계장부를 기록할 수 있습니다. 전자적 수단으로 회계장부를 기록하는 경우, 인장을 찍는 경우를 제외하고 제24조, 제25조 및 이 조 제1항, 제2항, 제3항, 제4항 및 제6항의 회계장부 관련 규정을 준수해야 합니다. 전자적 수단으로 회계장부를 마감한 후에는 회계장부를 종이에 인쇄하여 매 회계연도별로 별도의 책으로 묶어 보관해야 합니다. 종이에 인쇄하지 않고 전자적 수단으로 회계장부를 보관하는 경우, 자료정보의 안전성과 비밀성이 보장되어야 하며, 보관기간 동안 검색이 가능해야 합니다..”
원천: 베트남 법률
기타 중요한 원칙
2015년 회계법 제26조의 일반 규정 외에도 기업은 회계 업무의 정확성과 투명성을 확보하기 위해 다음과 같은 회계부기 원칙에 특별히 주의해야 합니다.
- 일관성 원칙: 기록 방법, 회계 시스템 및 회계 양식은 회계 기간 전체에 걸쳐 일관되게 적용되어야 합니다. 변경은 합리적인 이유가 있을 때만 가능하며, 명확하게 설명되어야 합니다.
- 적시 원칙: 모든 경제 및 금융 거래는 완전하고 유효한 문서가 있는 경우 즉시 기록해야 하며, 데이터 오류를 유발하는 기록 지연을 방지해야 합니다.
- 정직성과 정확성의 원칙: 회계 장부는 각 거래의 성격과 실제 가치를 정확하게 반영해야 하며, 정보를 지우거나, 수정하거나, 위조해서는 안 됩니다.
- 명확한 원칙: 회계 장부는 과학적으로 제시되어야 하며, 비교 및 검토가 편리해야 합니다. 특히 감사나 세무 조사 시에 더욱 그렇습니다.
- 보안 및 저장 원칙: 회계 데이터는 안전하게 저장되어야 하며, 손실이나 무단 접근으로부터 보호되어야 합니다. 전자 회계로 전환하는 기업은 정보 보안 및 데이터 백업 관련 규정을 준수해야 합니다.
회계 부기 원칙을 숙지한 후, 기업은 데이터가 정확하고 일관되게 반영되도록 각 유형의 회계 장부에 대한 구체적인 기록 방법을 이해해야 합니다. 부기 프로세스를 올바르게 구현하는 것은 효과적인 재무 관리에 도움이 될 뿐만 아니라, 이후 보고서 작성 및 감사 시 중요한 기반이 됩니다. 기업이 주의해야 할 각 유형의 회계 장부에 대한 기록 방법에 대한 자세한 지침은 다음과 같습니다.
각 유형의 회계 장부를 기록하는 방법에 대한 자세한 지침
회계 시스템에서 총계정원장은 가장 일반적으로 사용되는 장부로, 발생하는 모든 경제적, 재무적 거래를 시간 순서대로 기록하는 역할을 합니다. 총계정원장을 정확하게 기록하면 회계 담당자가 데이터를 쉽게 관리하고, 총계정원장과 비교하며, 투명한 재무 보고서를 작성하는 데 도움이 됩니다. 기업이 알아야 할 총계정원장 기록 방법에 대한 자세한 지침은 다음과 같습니다.
일반 저널에 기록하는 방법
총계정원장에 기록하는 내용이 규정을 준수하고 발생하는 경제적 거래를 완전히 반영하도록 하기 위해 회계사는 구체적인 단계별 절차를 따라야 합니다. 기업이 실무에 쉽게 적용할 수 있도록 총계정원장에 기록하는 방법에 대한 자세한 지침은 다음과 같습니다.
판자: 총무일지에 기록하는 방법에 대한 자세한 지침입니다.
| 구현 내용 | 자세한 지침 |
| 총 저널의 제목을 설정하세요 | 페이지 상단에 제목을 명확하게 쓰고, 기록 날짜는 기록이 이루어진 날짜에 맞게 쓰세요. |
| 회계 거래에 대한 설명 | 구체적으로는 거래일자와 거래 내용에 대한 자세한 설명(거래 성격, 관련 주제, 첨부 서류 등)을 기재하여 쉽게 확인하고 비교할 수 있도록 합니다. |
| 회계 계정의 분류 | 각 거래에 대한 차변 및 대변 계정을 식별합니다.
각 계좌의 이름과 세부 정보를 명확하게 명시하세요. |
| 거래 내역 기록 | 해당 직불 계좌의 직불 열에 금액을 입력하세요.
해당 신용 계좌의 신용 열에 금액을 입력하세요. 두 당사자 간의 올바른 회계 및 데이터 일치를 보장합니다. |
| 숫자의 균형을 확인하세요 | 각 거래의 총 차변 금액과 총 대변 금액을 비교하세요.
불일치 사항이 있는 경우, 장부를 마감하기 전에 문서와 게시물을 검토하세요. |
| 거래 검토 및 확인 | 정확성과 유효성을 확인하기 위해 책의 모든 항목을 확인하세요.
권한이 있는 사람이 서명하고 승인하며, 거래 확인 날짜를 명확하게 명시합니다. |
| 일반 저널 아카이브 | 쉽게 참조할 수 있도록 일반 일지 항목을 연대순으로 저장하세요. |
위 지침에서 알 수 있듯이, 회계 장부, 특히 총계정원장의 기록은 회계 담당자가 신중하고 정확한 절차를 준수하며 차변과 대변 항목 간의 균형을 유지해야 함을 알 수 있습니다. 정확한 기록은 기업이 발생하는 경제적 거래를 정직하게 반영하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 투명하고 타당한 총계정원장과 재무 보고서를 작성하여 조정을 위한 중요한 기반이 됩니다.
자세한 장부를 기록하는 방법
회계의 일반 원칙을 이해한 후, 기업은 각 계정에 대한 상세한 회계 항목을 작성해야 합니다. 상세한 장부를 작성하면 각 항목의 변동을 완전하고 정확하게 추적하는 데 도움이 되며, 기말 재무제표를 확인, 비교 및 작성하는 데 도움이 됩니다.
일관성과 구현의 용이성을 보장하기 위해 회계사가 따라야 할 세부적인 회계 단계에 대한 자세한 지침은 다음과 같습니다.
판자: 자세한 회계 장부 정리 단계에 대한 자세한 지침입니다.
| 구현 내용 | 자세한 지침 |
| 자세한 책 제목 | Detail Book에서 추적하는 특정 계정 이름을 지정합니다.
세부 장부에 반영되는 회계 기간(월, 분기 또는 연도)의 시작 날짜와 종료 날짜를 기록합니다. |
| 거래 설명 | 거래일을 지정하세요
사업 내용을 자세히 설명하세요: 상품, 서비스, 파트너 또는 관련 정보를 제공하여 거래의 특성을 명확히 이해하세요. |
| 계정 분류 | 각 거래와 관련된 차변 및 대변 계정을 식별합니다.
각 계정의 자세한 내용을 명확하게 보여 주어 쉽게 비교하고 종합할 수 있도록 하세요. |
| 거래 내역 기록 | 해당 차변 계좌의 차변 금액을 기록합니다.
해당 신용 계정의 신용 금액을 기록합니다. 회계 항목이 발생한 거래를 정확하게 반영하는지 확인하세요. |
| 데이터 잔액을 확인하세요 | 총 차변 금액이 총 대변 금액과 같도록 조정합니다. |
| 거래 검토 및 확인 | 정확성과 유효성을 보장하기 위해 입력한 모든 정보를 다시 한번 확인하세요.
권한이 있는 사람이 서명하고 승인하며 확인 날짜를 명확하게 명시합니다. |
| 세부 정보 책 저장 | 쉽게 참조할 수 있도록 책을 연대순이나 계정 유형별로 보관하세요.
전자 회계장부를 사용하는 경우, 법적 규정에 따라 주기적인 백업을 실시하고 데이터를 안전하게 보관하는 것이 필요합니다. |
정확한 절차에 따라 상세한 회계 장부를 기록하는 것은 기업이 회계의 투명성과 정확성을 확보하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 총계정원장 및 분개장과 데이터를 확인하고 비교하는 작업을 효과적으로 지원합니다. 동시에, 이는 재무 보고서 작성, 운영 효율성 평가 및 경영 의사 결정의 중요한 기반이 됩니다.
Ledger에 기록하는 방법
회계 장부를 관리하는 과정에서 발생하는 모든 경제적 거래를 요약하여 보여주는 총계정원장이 작성됩니다. 이는 회계 담당자가 자산, 자본 재원, 그리고 사업 실적 간의 균형을 모니터링, 비교, 유지하는 데 도움이 되는 중요한 도구입니다.
아래에서는 회계 장부에 총계정원장을 기록하는 방법에 대한 자세한 지침을 소개합니다. 이를 통해 기업이 규정을 준수하고 투명한 회계 시스템을 유지하는 데 도움이 됩니다.
판자: 회계 장부의 총계정원장에 기록하는 방법에 대한 자세한 지침입니다.
| 구현 내용 | 자세한 지침 |
| 거래 설명 날짜를 확인하세요 | 거래 날짜를 확인하고 원장에 기록합니다.
거래 세부 사항을 제시하세요. |
| 계정 분류 | 각 거래에 관련된 계정을 명확하게 식별하세요. |
| 원장에 기록하다 | 해당 차변 계좌의 차변 금액을 기록합니다.
해당 신용 계정의 신용 금액을 기록합니다. |
| 잔액을 확인하세요 | 각 거래에서 총 차변 금액이 총 대변 금액과 일치하는지 확인하세요.
잔액이 정확하면 해당 거래는 회계 원칙에 따라 유효하고 정확한 것으로 간주됩니다. |
| 거래 검토 및 확인 | 정확성을 위해 모든 정보를 검토하세요.
승인된 사람은 기업 내부 규정에 따라 거래에 서명하고 승인하고 확인합니다. |
| 전송 정보 | 총계정원장의 데이터는 요약되어 주기적 회계 목적으로 상세원장이나 재무 보고서로 전송됩니다. |
총계정원장을 정확하고 일관되게, 그리고 올바른 절차에 따라 기록하는 것은 기업이 상세한 장부를 통해 데이터를 쉽게 확인하고 비교할 수 있도록 도울 뿐만 아니라 재무 보고서의 신뢰성을 향상시키는 데에도 기여합니다. 따라서 회계 장부를 체계적으로 정리하고 관리하는 것은 기업이 투명성을 유지하고, 법을 준수하며, 기업 운영의 평판을 높이는 데 중요한 기반이 됩니다.
적절한 회계 기록의 이점
회계장부를 과학적으로 그리고 규정에 따라 정리하고 관리하는 것은 법적 요구 사항일 뿐만 아니라 기업에 많은 실질적인 가치를 가져다줍니다.
- 현금 흐름 통제 및 세금 최적화: 기업이 수입과 지출을 면밀히 모니터링하여 합리적인 재무 전략을 수립하고 세금 위험을 제한하는 데 도움이 됩니다.
- 감사 및 자금 조달의 신뢰성 향상: 투명한 회계 시스템은 투자자, 감사 기관 및 전략적 파트너에게 신뢰를 구축합니다.
- 법적 위험과 재무적 오류를 줄이세요. 표준 회계 기록을 통해 기업은 규정 위반을 피하고 재무 보고서의 오류를 제한할 수 있습니다.
- 경영 및 의사결정 효율성 향상: 정확한 회계 데이터는 경영진이 신뢰할 수 있는 재무 정보를 기반으로 신속한 의사결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
위의 이점들은 회계 장부가 단순한 재무 기록 도구가 아니라 기업의 비용 관리와 투명한 현금 흐름 관리를 위한 토대임을 보여줍니다. 회계 시스템을 적절히 관리하면 기업의 안정적이고 지속 가능한 발전을 지원할 수 있습니다.
끝내다
적절한 회계 관리는 전문성을 입증할 뿐만 아니라 기업의 지속 가능한 발전을 돕는 핵심 요소입니다. 투명하고 정확하게 기록된 회계 시스템은 재무 관리, 경영 효율성 향상, 세무 의무 최적화를 위한 견고한 기반이 될 것입니다.
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편집자 MAN – 마스터 회계사 네트워크
