Quyết toán thuế TNCN (thu nhập cá nhân) là nghĩa vụ quan trọng của mỗi cá nhân và doanh nghiệp nhằm xác định chính xác số thuế thu nhập cá nhân phải nộp hoặc được hoàn. Việc nắm rõ quy định, thời hạn và quy trình kê khai không chỉ giúp bạn tránh rủi ro xử phạt hành chính, mà còn đảm bảo quyền lợi hoàn thuế hợp pháp. Nỗi lo lắng thường niên về thủ tục phức tạp, hồ sơ rắc rối hay thời hạn gấp gáp luôn là vấn đề lớn đối với người lao động và bộ phận kế toán mỗi khi mùa quyết toán thuế TNCN đến. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ cơ sở pháp lý, hồ sơ, cách thực hiện trên HTKK và Cổng Thuế điện tử, giúp bạn dễ dàng hoàn thành quyết toán thuế TNCN cho kỳ năm 2024 và được thực hiện trong năm 2025.
Quyết toán thuế TNCN là gì?
Quyết toán thuế TNCN (Thu nhập cá nhân) là quá trình người nộp thuế (cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập) thực hiện khai báo, tính toán lại tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ đã áp dụng trong năm dương lịch để xác định chính xác số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn lại.
Mục đích của việc quyết toán thuế TNCN là đối chiếu giữa số thuế đã tạm nộp hoặc khấu trừ trong năm và số thuế phải nộp thực tế theo quy định của pháp luật.
Tại sao quyết toán thuế TNCN lại quan trọng?
Việc thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng hạn và đầy đủ là nền tảng để xây dựng uy tín:
- Tuân thủ Pháp luật: Tránh các khoản phạt hành chính về thuế theo Nghị định quy định.
- Đảm bảo quyền lợi: Giúp cá nhân được nhận lại khoản thuế đã nộp thừa do thay đổi công việc, thay đổi người phụ thuộc hoặc thay đổi mức giảm trừ. Đây là bước then chốt để đảm bảo quyền lợi tài chính hợp pháp cho người lao động.
Chính vì tầm quan trọng đó, mỗi cá nhân và tổ chức cần nắm rõ quy định pháp lý liên quan đến quyết toán thuế TNCN để thực hiện đúng, đủ và kịp thời theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Quy định chi tiết quyết toán thuế TNCN
Việc xác định đúng đối tượng bắt buộc thực hiện quyết toán thuế TNCN mang tính quyết định. Bởi chỉ khi hiểu rõ mình thuộc nhóm cá nhân, tổ chức nào theo quy định, người nộp thuế mới có thể chuẩn bị hồ sơ, kê khai và nộp đúng hạn, tránh sai phạm và bảo đảm quyền lợi hoàn thuế hợp pháp.
Đối tượng bắt buộc quyết toán thuế TNCN
Cá nhân và tổ chức phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp: Là đơn vị chi trả thu nhập, phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, kể cả trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế hoặc cá nhân ủy quyền quyết toán.
- Cá nhân cư trú: Có thu nhập từ hai nơi trở lên mà số thuế đã khấu trừ chưa đủ hoặc có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế.
- Cá nhân không cư trú: Không phải quyết toán thuế TNCN mà nộp theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, bên cạnh các đối tượng bắt buộc theo luật định, để giảm bớt thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động, pháp luật về thuế cũng quy định rõ các trường hợp được miễn quyết toán thuế TNCN.
Các trường hợp được miễn quyết toán thuế TNCN
Cá nhân sẽ không cần tự thực hiện quyết toán thuế TNCN nếu:
- Chỉ có thu nhập từ một nơi duy nhất và đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập đó.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công bình quân tháng trong năm chưa đến mức phải nộp thuế (sau khi đã trừ gia cảnh) và có số thuế TNCN phải nộp thêm không quá 50.000 VNĐ.
- Cá nhân thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lại tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai dưới 10 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10% mà có yêu cầu hoàn thuế.
Nắm rõ các quy định về đối tượng là nền tảng để đảm bảo hồ sơ quyết toán thuế TNCN hợp lệ và tuân thủ pháp luật. Tiếp theo, cùng MAN – Master Accountant Network tìm hiểu chi tiết các loại hồ sơ, biểu mẫu cần chuẩn bị cũng như thời hạn quy định nộp.
Thời hạn và hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Không nắm vững khoảng thời gian quyết toán có thể dẫn đến các khoản phạt không đáng có, do đó việc nắm vững lịch trình kê khai là điều kiện tiên quyết trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.
Cập nhật thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025
Việc nắm rõ thời hạn là tối quan trọng khi tiến hành quyết toán thuế TNCN:
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (Tức là ngày 31/03/2025). Trường hợp trùng ngày lễ nghỉ sẽ dời sang ngày làm việc đầu tiên của tháng 4 là 01/04
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (Tức là ngày 30/04/2025). Tuy nhiên ngày 30/04 rơi vào kỳ nghỉ Lễ nên thời gian quyết toán sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau thời gian nghỉ lễ.
Khi đã nắm chắc lịch trình quan trọng, bước tiếp theo là chuẩn bị đầy đủ “nguyên liệu” cần thiết để kê khai. Việc thiếu sót bất kỳ chứng từ nào cũng có thể làm chậm trễ quá trình hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN. Vậy hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân tự quyết toán gồm những gì?
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?
Tùy vào đối tượng cụ thể mà hồ sơ quyết toán thuế TNCN sẽ quy định khác nhau:
Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân
Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và tờ khai theo quy định, người nộp thuế cần lưu ý một số trường hợp đặc biệt có thể ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Những lưu ý này giúp đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận hợp lệ, kể cả trong tình huống tổ chức trả thu nhập chấm dứt hoạt động hoặc sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử.
Note:
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập chấm dứt hoạt động không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu có).
Bên cạnh hồ sơ dành cho cá nhân tự quyết toán, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập cũng có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người lao động theo quy định. Việc nắm rõ thành phần hồ sơ và quy trình thực hiện giúp đơn vị chi trả đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh sai sót trong khâu kê khai và khấu trừ thuế.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN như sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
Note: Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
Hướng dẫn quy trình quyết toán thuế TNCN chi tiết
Hiện nay, việc quyết toán thuế TNCN được thực hiện chủ yếu qua Phần mềm HTKK hoặc Cổng Thuế điện tử.
Quyết toán thuế TNCN bằng Phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK
Để giúp người nộp thuế dễ dàng hình dung quy trình thao tác, dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện quyết toán thuế TNCN bằng phần mềm HTKK.
| Nội dung các bước | Chi tiết hướng dẫn |
| Tải và cài đặt phần mềm HTKK mới nhất. | Truy cập trang web chính thức của Tổng cục Thuế để tải và cài đặt phiên bản HTKK mới nhất tương thích với hệ điều hành của bạn. |
| Nhập thông tin người nộp thuế. | Mở phần mềm, nhập Mã số thuế (MST), họ tên người nộp thuế và chọn kỳ tính thuế (theo năm cần quyết toán). |
| Kê khai các chỉ tiêu trên Tờ khai 02/QTT-TNCN. | Điền đầy đủ thông tin về tổng thu nhập chịu thuế, số tiền bảo hiểm bắt buộc, các khoản giảm trừ (bản thân và người phụ thuộc), và số thuế đã khấu trừ trong năm. |
| Kiểm tra và kết xuất tệp XML. | Rà soát lại toàn bộ dữ liệu đã nhập, sau đó kết xuất file định dạng XML để nộp qua Cổng Thuế điện tử |
Qua bảng trên, người nộp thuế có thể thấy quy trình thực hiện quyết toán thuế TNCN bằng phần mềm HTKK khá đơn giản nếu nắm rõ từng bước thao tác. Việc chủ động kê khai, kiểm tra dữ liệu trước khi kết xuất tệp XML không chỉ giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng trên Cổng Thuế điện tử.
Nếu bạn chưa quen sử dụng HTKK, có thể tham khảo phần hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online qua Cổng Dịch vụ công (eTax) dưới đây sẽ phù hợp hơn cho cá nhân tự quyết toán.
Quyết toán Online qua Cổng dịch vụ Công (eTax)
Đây là phương pháp tiện lợi nhất cho cá nhân tự quyết toán thuế TNCN.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm HTKK, người nộp thuế có thể lựa chọn thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công (eTax). Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, giúp cá nhân dễ dàng thao tác và hoàn thành hồ sơ ngay tại nhà.
| Implementation content | Chi tiết hướng dẫn |
| Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử. | Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã đăng ký với cơ quan thuế. |
| Chọn mục kê khai trực tuyến. | Tại giao diện chính, chọn “Kê khai thuế” chọn “Kê khai trực tuyến” và chọn Mẫu 02/QTT-TNCN để bắt đầu khai báo. |
| Hoàn thành tờ khai quyết toán thuế. | Hệ thống tự động hiển thị dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ do các tổ chức chi trả báo cáo. Người nộp thuế cần kiểm tra, bổ sung hoặc điều chỉnh các thông tin giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc, từ thiện, bảo hiểm,…). |
| Nộp tờ khai và theo dõi kết quả. | Sau khi hoàn tất, nhấn “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ thông báo tiếp nhận và cho phép tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ trong mục “Tra cứu hồ sơ”. |
Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản trên Cổng Thuế điện tử, cá nhân hoàn toàn có thể tự thực hiện quyết toán thuế TNCN nhanh chóng, minh bạch và không cần phải đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, trong quá trình kê khai và nộp hồ sơ, người nộp thuế vẫn nên lưu ý một số tình huống đặc thù thường gặp để tránh sai sót, chậm trễ hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Nếu phát hiện sai sót trong Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đã nộp, bạn cần khai bổ sung:
- Khi nào cần khai bổ sung? Sau khi nộp, nhưng phải trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
- Thủ tục: Sử dụng Tờ khai bổ sung (trong ứng dụng HTKK hoặc trên Cổng eTax) để điều chỉnh các chỉ tiêu bị sai. Việc quyết toán thuế TNCN lần cuối cần phải chính xác.
Mức xử phạt chậm nộp quyết toán thuế TNCN
Việc không thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hoặc các văn bản thay thế):
- Chậm dưới 5 ngày: Phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng.
- Chậm từ 6 – 30 ngày: Phạt tiền từ 5 – 8 triệu đồng.
- Chậm từ 31 – 60 ngày: Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng.
- Chậm trên 90 ngày: Phạt tiền từ 15 – 25 triệu đồng (và buộc nộp đủ số tiền chậm nộp).
Conclude
Quyết toán thuế TNCN tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ quy định pháp lý, hiểu đúng nghĩa vụ, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thao tác chính xác trên các hệ thống điện tử của cơ quan thuế. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tránh bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý mà còn đảm bảo quyền lợi khấu trừ của bạn.
Nếu bạn vẫn còn vướng mắc trong quá trình kê khai, nộp hồ sơ hoặc muốn được đội ngũ chuyên gia thuế hỗ trợ kiểm tra, rà soát và thực hiện quyết toán thuế TNCN trọn gói, bạn có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn chi tiết và chính xác. Sự hỗ trợ đúng lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa sai sót và yên tâm hoàn thành nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: No. 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Content production by: Mr. Le Hoang Tuyen – Founder and CEO of MAN – Master Accountant Network, Vietnamese CPA Auditor with over 30 years of experience in Accounting, Auditing and Financial Consulting.
Editor MAN – Master Accountant Network
