记账是基本的会计实务，但如果操作不当，也会带来严重的法律风险，尤其是在2026年电子发票、电子文档和税务数据互联互通成为强制性要求之后。本文提供全面的指导，从最新的法律依据和“标准、完整、正确”的会计分录原则，到技术技巧和常见错误，帮助会计师、企业和家庭企业正确、透明地记账，并为任何税务审计或检查做好准备。
写日记的重要性。
随着数字经济的蓬勃发展，会计分录不再仅仅是静态数据存储，而是成为一项至关重要的业务流程，充当着将来自不同电子文档的数据导入企业整体财务管理系统的“转运站”。为了理解为何会计分录在现代会计中占据如此重要的地位，我们需要考察其概念层面、战略作用以及未来可能出现的技术变革。
什么是期刊？
日记账是用于按时间顺序记录每个会计期间（月、季度、年）发生的经济和财务交易的通用会计账簿。它是记录单位资产和资本所有变动的“日记账”，之后这些数据才会汇总到总账中。
战略作用
在会计系统中，将分录记入日记账至关重要，原因如下：
- 数据基础：这是将数据录入总账和编制试算表的唯一基础。如果这一步骤出错，整个财务报告的准确性将大打折扣。
- 税务透明度：确保透明度有助于企业在税务审计期间轻松地向税务机关解释其财务状况。
- 法律证据：在民事或经济纠纷中，妥善保存的日志是确认已完成交易的最重要证据。
到2026年，收银机生成的电子文档和发票将得到广泛应用。账簿记录将不再完全手写，而是需要实时数据连接，以确保持续更新（实时会计）。
强制性法律法规
为了使会计分录在日记账中具有法律效力，会计人员必须遵守以下规定：
- 会计法第 88/2015/QH13 号：关于诚实、客观和会计程序原则的规定。
- 第 200/2014/TT-BTC 号通函：适用于所有行业和经济组成部分的企业（特别是大型企业）。
- 第 133/2016/TT-BTC 号通知：中小企业会计制度。
- 99/2025/TT-BTC 号通知：关于企业会计制度的指导。
然而，掌握新的法律法规只是必要条件。要在实践中正确有效地运用这些法规，会计人员需要清楚地了解法律允许的每种会计分录形式，然后选择适合单位规模、业务特点和会计组织结构的会计方法。
区分不同类型的日记条目。
根据企业规模和会计方法，企业可以选择以下方法之一：
通用日记账格式
这是目前最常用的方法。所有交易都按时间顺序记录在总账中。
- 优点：简单易用，可实时跟踪事件。
- 缺点：对于大型企业来说，账簿可能太长，难以手动按账户进行分类。
日记账 – 分类账格式
将日记账分录和分类账分录合并到同一本账簿中。
- 特点：仅适用于业务量较少的小型企业。
- 结构：一面按时间顺序排列，另一面按主要账户划分列。
根据第 99/2025/TT-BTC 号通函编制的日记账和分类账样本
根据第99/2025号通函，日记账和分类账的记录结构和原则
结构
日记账-总账是将日记账的按时间顺序记录功能与总账的数据系统化功能结合起来的综合会计账簿。
日记部分
日记账部分负责记录日记账中发生的所有经济交易，并按时间顺序连续排列，以确保会计数据的完整性、连续性和可比性。
期刊中的条目包含以下列：
- “录入日期”列
- 列“编号”
- “文件日期”栏
- “说明”栏（商业内容）
- “已发生金额”列
总账科
总账是针对每个特定会计账户设计的，每个账户都使用两列分别记录，反映变动方向：借方和贷方。根据业务范围和单位使用的账户数量，总账结构可以相应扩展或精简。通过在日记账中记录并将数据传输到总账，经济交易得以汇总，并根据每个账户的经济性质进行清晰分类，从而为编制准确透明的财务报表奠定基础。
日记账分录的记录原则
日常记账：会计凭证一产生，就必须定期、持续地记入日记账。记账前，日记账和总账负责人应审核凭证的合法性和有效性。会计人员根据凭证所反映的经济内容，进行交易分析，并按照会计原则准确确定借贷方账户。
如果出现多个性质相同的凭证，会计人员可以先使用“同类型会计凭证汇总表”进行合并。这样，记入日记账（或总账）的关键信息就能以集中、完整和系统的方式反映出来，而无需单独记录每个凭证。
在日记账中记录分录时，每张会计凭证或类似凭证的汇总都会在日记账-总账系统中记录在一行。该分录同时反映了来自两个部分的信息：日记账部分反映了交易的时间顺序，总账部分则记录了会计账户之间的对应关系。这种记录方法确保了数据的一致性，并便于期末的数据核对和汇总。
在日记账中记录以下条目：
- “录入日期”列
- 列“编号”
- 文档的“日期”列
- “说明”栏（业务交易详情）
“金额”列（基于单据上记录的金额）
总账部分：每笔经济交易的金额均按照会计对应关系，在相关账户的借方和贷方相应反映，具体如下：
- F 列和 G 列：记录经济交易的相应账号；
- H 列：记录日记账-总账中的交易顺序号；
- 从第 2 列开始：根据 F 列和 G 列中已记录的相应会计分录，记录每个账户产生的金额。
在会计月末，会计人员必须汇总日记账中记录的所有交易，分别确定借方总额、贷方总额以及每个账户的余额。在此基础上，他们将季度初的交易总额累计起来，作为编制和核对财务报表指标的基础。
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总结
保存会计账簿不仅是会计法规的强制性要求，也是企业整个会计系统和财务报告质量的关键基础。展望2026年，随着税务机关加强电子数据管理和自动化对账，准确、及时、规范的账簿记录比以往任何时候都更加重要。会计师、企业和个体户都需要积极更新对新法规的了解，选择合适的账簿记录方法，并运用技术手段最大限度地降低出错风险。一份维护良好且透明的会计账簿不仅有助于企业遵守法律法规，还能为有效的财务管理奠定坚实的基础，并使企业在税务审计和检查中安心无虞。
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内容制作：先生 黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
关于日记条目的常见问题
期刊需要签名吗？
是的。会计账簿必须由账簿编制人、主会计师（或会计负责人）以及法定代表人按规定签字。对于电子账簿，如果符合法律要求，则接受数字签名。
小型企业是否需要以日记账的形式保留完整的记录？
根据第 152/2025/TT-BTC 号通知，从 2026 年起，采用申报方式缴纳税款的企业家庭必须保存会计记录，包括规定的账簿，无论其收入规模如何。
如果账目结算后才发现错误，应该怎么办？
账目结算后，会计人员不得直接进行更正，而必须在下一期间通过会计分录进行调整，同时在财务报表中清楚地解释调整的原因和影响。
一份会计分录会保留多久？
根据会计法规定，会计记录至少要保存10年。对于电子数据，企业必须确保在主管机关要求时，数据能够被访问、读取和打印。
