应收应付账款会计不仅仅是追踪应收账款和应付账款，它也是商业企业现金流管理的重要工具。展望2025年，随着新会计法规的实施和利率压力的增加，科学的应收账款管理有助于企业减少坏账、提高流动性并提升与合作伙伴的良好关系。本文将全面介绍应收应付账款会计，内容涵盖概念、账户、会计流程以及最新的数字化转型趋势。
什么是应付账款会计？
债务会计（通常分为应收账款和应付账款）是会计的一个分支，它跟踪和控制客户的应收账款以及供应商和合作伙伴的应付账款。
应付账款在企业中的作用。
应收账款的管理和控制在维持稳定的现金流方面起着至关重要的作用，直接影响着企业的业绩以及公司在客户和合作伙伴中的声誉。在此背景下，应收账款会计人员履行着以下重要职责：
- 监控、分析和评估与应收账款和应付账款相关的财务状况，从而提供数据库，为领导层做出适当的管理决策提供建议和支持。
- 汇总并提供应收账款和应付账款的详细信息，有助于管理团队有效地制定和调整财务策略。
- 准确、及时地记录每一方的所有付款交易，并监控付款进度，以确保按时履行义务，防止资金挪用。
- 定期检查和核对应收账款，特别是对于交易频率高或余额大的客户，以确保透明度并降低财务风险。
- 参与控制和减少坏账有助于提高资本效率，维护企业的财务稳定和安全。
虽然债务在控制现金流和稳定财务方面发挥着至关重要的作用，但它在企业运营的各个环节中仍然不断产生。那么，造成这种情况的根本原因是什么呢？
企业运营中应收/应付账款的成因
企业应付账款的产生原因多种多样，与财务活动和商业政策密切相关，其中包括：
- 公司尚未拨出足够的资金，在约定的时间内支付从供应商处购买的商品和服务款项。
- 顾客负债是因为他们缺乏立即支付所使用商品和服务的经济能力。
- 为了扩大市场份额和提高销售额，该公司采取了先收货后付款的销售政策。
有些类型的商品或服务约定在交付或验收过程完成后再付款。 - 买方优先使用利率较低的借款资金，从而延长了合作伙伴的付款期限。
从上述应收账款的成因可以看出，应收账款并非仅出现在特定主体群体中，而是与企业运营中的诸多方面直接相关。因此，明确识别需要监控的应收账款主体，是帮助企业控制财务义务、降低风险、确保会计数据准确性的关键步骤。
负责监控应收账款/应付账款的实体。
在公司会计系统中，负债主要通过以下几个账户反映：
- 应收客户款项（账户 131）：记录企业已提供商品和服务但尚未从客户处收到的款项金额。
- 应付供应商款项（账户 331）：反映公司对商品和服务供应商的付款义务。
- 内部预支款项和报销（账户 141）：跟踪企业为支持生产和业务活动而临时向员工提供的资金，以及随后的报销。
- 其他应收款（账户 138）：包括在正常销售关系之外产生的负债，例如补偿、定金、抵押品或追回丢失的资产。
- 其他应付款项和负债（账户 338）：记录企业的其他财务义务，如保险费、工会费或保管费或存款。
- 公司间应收账款（账户 136）：跟踪母公司与其分支机构、子公司或同一系统内各单位之间产生的应付账款。
- 内部应付账款（账户 336）：反映公司与其同一企业内的子公司之间的内部付款义务。
应付账款会计的核心职责
应付账款会计的主要职责包括管理应付账款和坏账，具体而言：
以经济合同为基础进行应收账款管理。
在实施过程中，会计将负责以下工作：
- 确保所有有关供应商、客户和新合作伙伴的信息都已完整记录并更新到会计软件或相关管理系统中。
- 当发生变更（例如转账、法律变更或交易信息变更）时，及时调整和更新客户和供应商数据。
- 仔细审查与每个合作伙伴、客户和供应商签订的合同中的付款条款，以最大限度地减少出错风险，并确保遵守已签署的协议。
定期监控和核对应收账款。
为了有效控制应收账款并最大限度地降低风险，会计人员需要执行以下任务：
- 根据与客户和合作伙伴签订的销售合同，仔细审查所有订单信息，包括授予的信用额度和付款条款。
- 仔细比较正在执行或已经完成的合同中有关货物类型、实际交付数量、销售价格和付款条件等细节。
- 跟踪和管理每个客户、合作伙伴和供应商的详细应收账款和应付账款状况，重点关注到期日、已付金额和任何逾期债务。
- 汇总并评估应收账款审计结果，并及时向相关部门或管理层报告，以便采取适当行动。
跟踪客户付款状态。
当应收账款源于经济合同或销售发票时，应收账款会计负责更新和监控每个客户及相关合作伙伴的付款进度。
控制和监控内部进展。
为确保公司财务纪律和稳定的现金流，正在实施以下关键措施：
- 密切监控公司内每个个人和部门的付款进度，每天更新并提醒他们未偿债务。
- 定期审查到期或逾期的预付款，编制汇总清单，并按管理层的指示每周主动跟进付款情况。
债务催收工作由委托机构负责。
具体而言，所执行的会计操作包括：
- 根据有效发票记录财务交易，确保其性质和时间准确反映在会计记录中。
- 根据经济合同及相关文件，审查并调整单价、数量或付款金额中的任何差异或不准确之处。
- 管理和跟踪每个客户、合作伙伴或相关方的详细应收账款和应付账款，以控制潜在风险。
- 审核、整理并打印会计文件，以便与会计经理或控制部门进行内部核对。
企业贷款管理旨在优化现金流并降低风险。
需要完成的关键任务包括：
- 完成已完成合同的清算，并根据相关财务交易的出现更新和管理新合同。
- 密切监控付款进度，主动提醒和敦促各方按合同约定时间履行付款义务。
- 记录交易并调整必要的会计分录，以确保会计数据反映记录时的实际汇率。
- 如果企业产生利息支出，会计需要准确确定金额，准备所有必要的文件，并根据每份合同和具体当事人，将文件转发给相关部门进行支付。
在应收账款管理的整体框架基础上，以下部分将重点阐明应收账款的会计程序以及如何有效地监控这些程序。
应收账款会计
什么是应收账款？
应收账款是指企业有权从客户或相关方收取的款项，这些款项源于企业提供的商品、服务或预付款，但在确认时尚未收到。
所承担的负债包括：
- 应收账款是指客户购买产品或服务但尚未付款时产生的债务。
- 内部应收款：这是指企业在与下属实体或分支机构产生财务或商业关系时必须收取的款项。
- 其他应收款项包括：预付款、存款、抵押品以及已结算的个人或团体应收赔偿金等。
根据应收账款的性质，会计人员需要采取适当的程序来跟踪、核算和管理应收账款。
应收账款会计程序
在企业中，应收账款会计的职责是确保款项得到正确、足额和及时的收取。
相关文件
以下是所需的重要文件和记录：
- 经济合同/采购订单。
- 电子发票（e-Invoice）。
- 送货单/仓库放行单。
- 付款单据（信用通知书、收据）。
基本会计程序
商品售出但尚未收到货款时：
- 借记账户 131
- 账户 511（收入）。
- 账户 3331（应付增值税）
催收债务时：
- 借记账户 111 和 112
- 账户编号为131。
为客户处理付款折扣：
- 借记账户 635（财务费用）
- 账户编号为131。
应付账款会计
什么是应付账款？
负债是指企业因经济交易而有义务向供应商、合作伙伴和员工支付的款项，但这些款项在会计核算时尚未支付。
根据付款条件，应付供应商的款项可分为两大类：
- 短期负债：指企业必须在确认之日起12个月内偿还的财务义务。此类负债包括应付利息、应付员工工资、客户预付款或定金，以及因与供应商的销售关系而产生的应付账款等。
- 长期负债：指偿还期限超过 12 个月的债务和财务义务，例如生产经营贷款、抵押贷款或有约定延期付款的短期债务。
除了对外部合作伙伴的债务外，企业在运营过程中还会产生内部负债，包括：
- 同一系统内独立会计单位之间发生的应收账款、应付账款、付款或支出，是指企业内一个单位代表另一个单位进行付款或收款时产生的款项。
- 对国家及相关方的财务义务包括：应付国家预算的款项、贷款、收到的存款、内部债务、雇员的社会保险和医疗保险缴款以及规定的工会费用。
为了有效管理应付账款，会计人员需要透彻了解会计程序以及每个相关方的应付账款跟踪情况。
应付账款会计程序
这涉及到对公司对第三方财务义务的控制。有效管理应付账款有助于企业优化供应商资金的使用。
应付账款会计流程
采购库存商品时：
- 借记账户 152、156、642
- 借方账户 1331（进项增值税）
- 账户编号为331。
偿还债务时：
- 借记账户 331
- 账户有 111 和 112。
从我们的合作伙伴处获得购物折扣：
- 借记账户 331
- 账户 515（财务收入）或从购买商品的价值中扣除。
应收账款坏账准备
根据 通函 48/2019/TT-BTC关于坏账准备金，其金额根据债务的逾期期限确定，具体如下：
| 逾期 | 配置级别 |
| 从6个月到不到1年 | 30% 债务价值 |
| 从1年到不到2年 | 50% 债务价值 |
| 从2年到不到3年 | 70% 债务价值 |
| 3岁及以上 | 100% 债务价值 |
笔记： 对于有大量小额债务的电信或零售企业，可以采用基于百分比的未偿债务总额估算方法。
总结
应收账款和应付账款会计在准确反映企业财务状况和保障企业现金流方面发挥着至关重要的作用。密切监控应收账款和应付账款，定期核对应付账款，并按照相关规定计提准备金，不仅有助于降低坏账风险，还能提升企业的长期财务管理能力。
在会计法规日益严格和流动性压力不断增加的背景下，企业需要建立系统的应付账款会计流程，及时了解新的法规，并应用技术进行更有效的管理。
如果您的企业需要应付账款会计实务方面的建议、审查或标准化服务，请随时联系 MAN – Master Accountant Network 的专家团队，获取针对您特定业务运营量身定制的支持。
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内容制作：先生 黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
关于应付账款的常见问题
应付账款和应付账款之间有什么区别？
应付账款侧重于现金流入和流出（现金或银行收款和付款），而应付账款侧重于支付义务和收款义务（跟踪未结余额）。
如果客户拒绝签署债务核对表，应该怎么办？
如果客户未确认交易，会计师应保留其他凭证，例如：合同、发票、送货单、付款凭证和电子邮件往来记录。这些凭证在向税务机关或审计人员解释相关事宜时，仍可作为有效证据。
与客户和供应商核对应付账款和应收账款是否是强制性的？
应付账款核对并非强制性程序，但却是会计和审计实务中至关重要的要求。定期核对有助于及时发现差异，减少争议，并为税务结算或财务报表审计期间核实应付账款余额提供证据。
是否可以将应收账款和应付账款与同一方进行抵销？
债务抵销只有在双方有明确的书面协议和充分的法律依据时才能进行。在会计记录中，抵销前应收账款和应付账款仍必须分开记录。
MAN – 高级会计师网络编辑委员会
