문서 보관 및 세금 정산은 세무 감사 및 조사 시 기업의 법적 안정성과 재무 투명성을 확보하는 데 매우 중요한 두 가지 요소입니다. 데이터 디지털화가 가속화되고 규제 기관의 위험 관리 강화가 이루어지는 상황에서, 베트남 재정부와 국세청에서 규정한 문서 보관 기한, 전자 송장 형식, 세금 정산 서류 작성 등에 대한 정확한 이해는 더욱 중요합니다. 본 글에서는 최신 법규를 바탕으로 상세하고 최신 정보를 제공하여 기업이 문서를 정확하게 보관하고 세금을 정산함으로써 세금 체납 위험을 최소화하고 재무 관리 효율성을 최적화할 수 있도록 돕습니다.
문서 보관 및 세금 정산의 법적 근거.
다음은 베트남의 현행 법률 문서를 기반으로 한 자세한 안내입니다.
기본 법률 체계
2026년 베트남의 문서 보관 및 세금 정산과 관련된 모든 활동은 다음의 법적 틀을 기반으로 해야 합니다.
- 회계법 제88/2015/QH13호: 최고 법률 문서에는 회계 시스템의 원칙, 내용 및 조직 구조가 명시되어 있습니다.
- 법령 123/2020/ND-CP: 송장 및 증빙 서류 관련 규정. 이 문서는 전자 송장의 사용 및 보관과 관련된 모든 사항을 규정하는 핵심 문서입니다.
- 회람 78/2021/TT-BTC: 세무행정법 및 시행령 123호의 특정 조항 시행을 위한 지침.
- 법령 174/2016/ND-CP: 이 문서는 회계법의 특정 조항, 특히 회계 문서의 보존 및 폐기 기간에 관한 조항을 상세히 설명합니다.
회계 문서 보존 기간: 규정 및 실무
법령 174/2016/ND-CP에 따르면 문서 보관 및 세금 정산은 세 가지 특정 기간으로 나뉩니다.
최소 5년 동안 매장을 운영하세요
이는 회계 단위의 관리 및 운영에 사용되는 회계 문서에 적용되며, 회계 항목 기록 및 재무제표 작성에 직접 사용되지 않는 회계 전표도 포함됩니다.
예를 들어: 영수증, 지급 증빙서류, 재고 입고 및 출고 전표는 회계 부서 기록에 보관되지 않습니다.
최소 10년 이상 보관하세요.
이는 문서 보관 및 세금 정산에서 가장 중요한 그룹입니다. 적용 대상:
- 회계 문서는 회계 항목을 직접 기록하고 재무제표, 요약 보고서 및 상세한 총계정원장 계정을 작성하는 데 사용됩니다.
- 연례 재무 보고서, 연례 예산 정산 보고서.
- 회계 서류 및 장부 작성과 재무제표 작성과 관련된 기타 서류 파기에 대한 회의록.
영구 저장소
이는 역사적으로 중요하며 경제, 안보 또는 국가 방위에 영향을 미치는 회계 문서에 적용됩니다. 일반적으로 기업의 경우, 이러한 문서는 자본 출자 및 주요 투자 프로젝트와 관련된 문서입니다.
전자 문서 보관 프로세스: 치명적인 실수
국세청의 로드맵에 따르면 2026년까지 베트남 기업 1001곳이 전자 세금계산서 시스템으로 전환할 예정입니다. 그러나 전자 형식의 문서 보관 및 세금 정산은 여전히 많은 회계 담당자들에게 혼란을 야기하고 있습니다.
황금률: XML은 원본 문서이고 PDF는 단순히 표시용 버전입니다. 많은 기업들이 보관을 위해 PDF 파일만 저장하거나 종이로 인쇄합니다. 법령 123/2020/ND-CP 제3조에 따르면 전자 송장은 전자 데이터의 모음입니다. 법적 효력이 가장 높은 파일은 원본 데이터 파일(일반적으로 .XML 형식)입니다.
안전하고 법규를 준수하는 보관을 위한 단계:
- 수집: 공급업체로부터 송장을 받는 즉시 XML 및 PDF 파일 전체 세트를 다운로드하십시오.
- 유효성 확인: 국세청 포털을 이용하여 송장 발행 사업체의 영업 상태를 확인하십시오.
- 체계화: 데이터를 월별/분기별/연도별 및 비용 유형별로 분류하여 보안성이 뛰어난 클라우드 컴퓨팅 인프라에 저장합니다.
- 백업: 문서 저장 및 세금 정산 시 데이터 손실 위험을 방지하기 위해 항상 최소 두 개의 서로 다른 물리적 위치(예: Google Drive와 물리적 하드 드라이브)에 백업본을 보관하십시오.
특히 다가오는 3월 31일 세금 신고 마감일의 성수기에 불필요한 실수를 방지하고 세금, 전자 송장, 회계 문제 및 재무 보고 부담을 줄이기 위해 기업은 다음 지침을 참고할 수 있습니다. 전체 회계 서비스 MAN(Master Accountant Network)은 다가오는 어려운 시기를 헤쳐나가는 기업들을 지원하고 동행하기 위해 설립되었습니다.
2026년 세금 정산 작업의 중점 사항
2026년에는 세무 당국이 위험 평가에 인공지능(AI)과 빅데이터를 광범위하게 적용할 것입니다. 문서 보관 및 세금 정산에서 다음과 같은 새로운 측면이 강조되어야 합니다.
- 개인 소득세 정산: eTax 모바일 애플리케이션과 VNeID 전자 신분증의 광범위한 사용으로 개인 소득 데이터가 중앙 집중화되었습니다. 기업은 전자 개인 소득세 원천징수 증명서가 정확하게 발급되고 세무 당국의 시스템과 동기화되는지 확인해야 합니다.
- 합법적이고 정당한 비용: 세무 당국은 '복지' 성격의 비용이나 생산 및 사업 활동과 직접적인 관련이 없으면서도 납부해야 할 세액을 줄이기 위해 포함된 비용을 집중적으로 조사할 것입니다.
- 잠적하는 사업체로 인한 위험: 문서 보관 및 세금 정산에는 사업 파트너의 법적 지위에 대한 정기적인 확인이 포함되어야 합니다. 매입세액공제 대상 사업체가 해당 세금공제 청구서 발행 전에 영업을 중단한 경우, 해당 비용은 공제되지 않으며 막대한 행정세금 벌금이 부과될 위험이 있습니다.
문서 보관 및 세금 정산과 관련된 법적 위험.
기업은 문서 보관 및 세금 정산을 최적화하기 위해 행정적 벌칙에 대해 이해해야 합니다.
일반적인 위반 사항 및 처벌
기업들이 회계 문서 보존 규정 위반으로 인한 법적 위험을 더 잘 이해할 수 있도록, 현행 법률은 문서 보존 및 세금 정산과 관련된 각 행위에 대한 처벌 조항을 명시하고 있습니다. 이러한 처벌은 주로 회계 분야 행정 처벌에 관한 시행령 41/2018/ND-CP에 규정되어 있습니다. 아래 표는 기업 및 회계 부서에서 회계 문서 관리 및 보존 과정에서 불필요한 위험을 방지하기 위해 특히 주의해야 할 일반적인 위반 사항과 그에 따른 처벌을 요약한 것입니다.
| 위반 | 벌금액 (VND) | 메모 |
| 회계 장부가 요구되는 대로 완전하고 적절하게 보관되지 않고 있습니다. | 5.000.000 – 10.000.000 | 벌칙은 각 회계 기간마다 부과됩니다. |
| 보존 기간 내 회계 문서의 분실 또는 손상. | 5.000.000 – 10.000.000 | 불가항력적인 경우를 제외하고. |
| 회계 문서를 보존 기간이 만료되기 전에 파기하는 것. | 10.000.000 – 20.000.000 | 회계법을 심각하게 위반한 행위입니다. |
| 폐기 위원회는 구성되지 않았고, 폐기 기록도 작성되지 않았습니다. | 5.000.000 – 10.000.000 | 절차 위반. |
위의 요약에서 알 수 있듯이, 문서 보관 및 세금 정산 과정에서의 오류는 단순한 운영상의 실수가 아니라 베트남 재정부의 41/2018/ND-CP호 시행령 및 관련 문서에 따라 상당한 행정 처벌로 이어질 수 있습니다. 따라서 기업은 세무 조사 및 감사 시 법적 위험을 방지하기 위해 규정에 따라 회계 문서의 관리, 보관 및 폐기 절차를 수립하고 정기적으로 기록을 점검해야 합니다. 문서 보관 및 세금 정산 관련 규정을 엄격히 준수하는 것은 기업의 법규 위반을 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 장기적으로 모든 재무 데이터의 투명성과 보안을 보장합니다.
참조: 회계 컨설팅 서비스
세금 신고 시 필요한 서류
서류 준비 및 보관, 세금 정산 과정에서 원활한 설명을 위해 세금 정산 파일(감사 파일)에는 다음과 같은 구성 요소가 포함되어야 합니다.
준비 과정 중에 문서 보관 및 세금 정산원활한 설명을 위해 감사 파일에는 다음 구성 요소가 포함되어야 합니다.
- 법률 문서: 사업자 등록증, 회사 정관, 최근 업데이트된 주주 명부.
- 수익 기록: 매출원장, 매출 송장(XML 파일), 경제 계약서, 인수/정산 회의록.
- 지출 기록: 구매 원장, 입력 송장, 비현금 지급 증빙 서류(2천만 VND 이상 송장에 한함), 급여 기록 및 사회 보험 기록.
- 자산 기록: 재고 카드, 재고 변동 요약(유입, 유출 및 잔여 재고), 고정 자산 감가상각 일정표, 자산 구매/처분 문서.
- 전자 데이터: 일반 회계 장부 및 계정 원장은 회람 99/2025/TT-BTC(회람 200/2014/TT-BTC 대체) 및 회람 133/2016/TT-BTC에 따라 Excel 및 XML 형식으로 내보내집니다.
참조: 세무 정산 서비스
최종 정산 기간 이전의 "3단계" 조정 절차.
문서 보관 및 세금 정산의 효율성을 극대화하기 위해 전문가들은 다음과 같은 자체 점검 과정을 권장합니다.
- 1단계(송장 대조): 전자 송장 명세서의 정확성을 웹사이트 데이터와 대조하여 확인합니다. 호아돈디엔투.gdt.gov.vn회계 담당자의 동의 없이 공급업체가 송장을 누락하거나 취소하지 않도록 하십시오.
- 2단계(지급 대조): 연체된 미지급금을 검토합니다. 2천만 VND를 초과하는 모든 구매 송장에 대해 송장에 명시된 계좌 소유자 이름과 일치하는 은행 지급 증빙 서류가 제대로 갖춰져 있는지 확인합니다.
- 3단계(정책 검토): 회계연도 동안 시행 중인 최신 법률 문서를 업데이트합니다. 예를 들어, 부가가치세 감면 정책(있는 경우), 사업 부문별 특정 규정에 따른 비용 한도 등이 있습니다.
문서 보관 및 세금 정산에 관한 실제 사례 연구.
MAN(Master Accountant Network)은 30년 이상의 업계 경력을 통해 수많은 기업들이 서류 보관 오류와 부주의한 세금 처리로 인해 수억, 심지어 수십억 VND에 달하는 벌금을 부과받는 사례를 목격해 왔습니다. 이러한 문제점을 해결하기 위해 많은 기업과 단체들이 자체적으로 처리하는 대신 전문가의 서비스를 이용하는 안전한 방법을 선택하고 있습니다. 업종별 맞춤형 회계 서비스 지원서는 각 분야에서 풍부한 실무 경험을 가진 전문가가 항상 검토하도록 보장합니다.
대표적인 예가 있습니다. 호치민시에 있는 한 물류 회사가 화재로 서버 데이터가 모두 소실되었습니다. 세무 조사팀이 현장에 도착했을 때, 해당 회사는 2021년부터 2023년까지의 원본 XML 파일을 제시할 수 없었습니다. PDF 출력본은 있었지만, 세무 당국은 이를 유효한 증빙 자료로 인정하지 않았습니다.
얻은 교훈: 문서 보관 및 세금 정산은 회계 담당자만의 책임이 아니라 기업 생존 전략의 핵심입니다. 세금 포털에서 자동으로 동기화하고 여러 플랫폼에 백업할 수 있는 전문 문서 보관 소프트웨어에 투자하십시오.
끝내다
세무 당국이 데이터 관리 강화와 세무조사에 디지털 기술 적용을 확대함에 따라, 문서 보관 및 세금 정산은 더 이상 회계 부서의 단순한 행정 업무가 아니라 기업 리스크 관리의 핵심 요소가 되었습니다. 베트남 재정부와 국세청이 제시하는 보존 기간, 전자 문서 형식, 회계 문서 폐기 절차에 대한 규정을 준수하는 것은 기업이 불필요한 벌금을 피하고 세금 정산 과정에서 재무 기록의 투명성과 적법성을 확보하는 데 도움이 될 것입니다.
더 나아가, 명확한 데이터 관리 및 백업 절차를 갖춘 과학적인 문서 보관 및 세금 정산 관리 시스템을 구축하면 기업은 모든 세금 정산 기간은 물론 세무 당국의 조사 시에도 더욱 적극적으로 대응할 수 있습니다. 오늘날의 철저한 문서 보관 준비는 기업이 법적 위험을 최소화하고 재무 관리를 최적화하며 지속 가능한 장기 운영을 보장하는 토대가 됩니다.
연락처 정보 MAN – Master Accountant Network
- 주소: 호치민시 Tan Thuan Ward, Street 43, 19A호
- 모바일/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- 이메일: man@man.net.vn
콘텐츠 제작자: Mr. 레 호앙 투옌 – 창립자 겸 CEO MAN – Master Accountant Network, 베트남 CPA 감사원으로 회계, 감사 및 재무 컨설팅 분야에서 30년 이상의 경력을 보유하고 있습니다.
문서 보관 및 세금 정산 관련 자주 묻는 질문
시행령 41/2018/ND-CP에 따르면, 보관 기간 내에 회계 서류를 분실하거나 훼손하는 행위는 500만 동에서 1,000만 동에 이르는 벌금형에 처해질 수 있습니다. 따라서 서류 보관 및 세금 정산 절차는 각별한 주의를 기울여 진행해야 합니다.
예. 2015년 회계법과 시행령 123호는 전자 저장을 허용합니다. 다만, 기업은 문서 보관 및 세금 정산과 관련하여 세무 조사관의 요청이 있을 경우 데이터의 보안, 기밀성 및 접근성을 보장해야 합니다.
세무행정법 제38호에 따르면 연간 소득세 신고서 제출 기한은 해당 연도 또는 회계연도 종료일로부터 세 번째 달의 마지막 날까지입니다. 따라서 2025년의 경우 기한은 2026년 3월 31일입니다. 보관 기간 내에 회계 서류를 분실할 경우 어떤 처벌을 받게 되나요?
문서를 완전히 클라우드에 저장하는 것이 가능할까요?
2025년 법인 소득세 신고 마감일은 언제인가요?
