文件归档和税务结算是决定企业在每次税务审计和检查中法律安全和财务透明度的两项关键任务。随着数据数字化程度的提高和监管机构风险管控的加强，正确理解越南财政部和越南税务总局规定的归档期限、电子发票格式以及税务结算文件的准备要求尤为重要。本文将基于最新的法律文件，提供详细且最新的指导，帮助企业正确归档文件和进行税务结算，最大限度地降低欠税风险，并优化财务管理效率。
文件存档和税务结算的法律依据。
以下是根据越南现行法律文件编写的详细指南。
基础法律框架
2026年越南所有与文件归档和税务结算相关的活动都必须以以下法律框架为基础：
- 会计法第 88/2015/QH13 号： 最高法律文件规定了会计制度的原则、内容和组织结构。
- 第 123/2020/ND-CP 号法令： 发票及相关凭证管理条例。本文件是规范电子发票使用和存储各个方面的核心文件。
- 通函 78/2021/TT-BTC： 执行《税收管理法》和第123号法令若干规定的指导原则。
- 第 174/2016/ND-CP 号法令： 本文详细阐述了会计法的某些规定，特别是有关会计凭证保存和销毁期限的规定。
会计凭证的保存期限：法规与实务
根据第 174/2016/ND-CP 号法令，文件归档和税务结算分为三个特定时间段：
至少存放5年
这适用于会计单位管理和运营所用的会计凭证，包括不直接用于记录会计分录和编制财务报表的会计凭证。
例如： 收据、付款凭证以及库存收据和送货单不保存在会计部门的记录中。
至少保存10年。
这是文件归档和税务结算中最重要的一组人员。适用对象：
- 会计凭证直接用于记录会计分录，并编制财务报表、汇总表和详细的总账账户。
- 年度财务报告，年度预算结算报告。
- 销毁会计凭证及其他与簿记和财务报表编制相关的文件的记录。
永久存储
这适用于具有历史意义且涉及经济、安全或国防问题的会计凭证。通常，对于企业而言，这些凭证与资本投入和关键投资项目相关。
电子文档归档流程：致命错误
根据越南税务总局的规划，到2026年，100%家越南企业将全部过渡到电子发票。然而，电子化存储文件和税务结算仍然让许多会计人员感到困惑。
黄金法则： XML是原始文档，PDF只是显示版本。许多企业仅保存PDF文件或将其打印在纸上进行存储。根据第123/2020/ND-CP号法令第3条，电子发票是电子数据的集合。具有最高法律效力的文件是原始数据文件（通常为.XML格式）。
安全合法存储步骤：
- 收集：收到供应商发票后，请立即下载完整的 XML 和 PDF 文件集。
- 验证检查：使用税务总局门户网站查询开具发票业务的运营状态。
- 系统化：将数据存储在高度安全的云计算基础设施上，按月/季度/年和费用类型进行分类。
- 备份：始终在两个不同的物理位置（例如，Google 云端硬盘和物理硬盘）至少保留两个备份，以避免在存储文档和结算税款时出现数据丢失的风险。
为了避免不必要的错误，尤其是在即将到来的 3 月 31 日税务结算截止日期的高峰期，并减轻税务、电子发票、记账问题和财务报告方面的负担，企业可以参考以下指南。 全方位会计服务 MAN – Master Accountant Network 将在此为企业提供支持和陪伴，助其度过即将到来的压力时期。
2026年税务结算工作的重点
2026年，税务机关将广泛应用人工智能和大数据进行风险评估。以下几个新方面应在文件归档和税务结算中予以重点关注：
- 个人所得税结算：随着电子税务移动应用和越南国家电子身份识别系统（VNeID）的广泛应用，个人收入数据集中化管理。企业需要确保正确开具电子个人所得税预扣缴凭证，并与税务机关系统同步。
- 合法支出和正当支出：税务机关将重点审查“福利”性质的支出，或不直接服务于生产和经营活动但为了减少应缴税款而计入的支出。
- 来自“潜逃”企业的风险：文件存档和税务结算必须包括对业务伙伴法律地位的定期核查。如果进项发票属于在发票开具前已停止运营的企业，则该项费用将不予认可，并存在被处以高额行政税务处罚的风险。
与文件保存和税务结算相关的法律风险。
企业需要了解行政处罚，以便优化文件归档和税务结算。
常见违规行为及处罚
为了帮助企业更好地了解违反会计凭证保存规定的法律风险，现行法律法规对与凭证保存和税务结算相关的每项行为都规定了相应的处罚。这些处罚主要依据《2018年第41号法令》（关于会计领域行政处罚）制定。下表列出了常见违规行为及其相应的处罚，企业和会计部门应特别注意这些违规行为，以避免在会计凭证的管理和保存方面出现不必要的风险。
| 违反 | 罚款金额（越南盾） | 笔记 |
| 会计记录没有按要求完整、正确地保存。 | 5.000.000 – 10.000.000 | 每个会计期间都会受到处罚。 |
| 会计文件在保存期限内遗失或损坏。 | 5.000.000 – 10.000.000 | 除不可抗力情况外。 |
| 在保存期限届满前销毁会计文件。 | 10.000.000 – 20.000.000 | 严重违反会计法。 |
| 没有成立销毁委员会，也没有制作销毁记录。 | 5.000.000 – 10.000.000 | 违反程序。 |
如上文所述，文件存储和税务结算方面的错误并非仅仅是操作失误，根据越南财政部第41/2018/ND-CP号法令及相关文件，还可能导致严重的行政处罚。因此，企业需要建立符合规定的会计文件管理、存储和销毁流程，并定期检查记录，以避免在税务审计和检查中面临法律风险。严格遵守文件存储和税务结算相关规定，不仅有助于企业减少违规行为，还能从长远角度确保所有财务数据的透明度和安全性。
参考： 会计咨询服务
提交纳税申报表时需要的文件
在准备和归档文件以及结算税款的过程中，税务结算文件（审计文件）需要打包包含以下组成部分，以确保顺利解释：
在准备过程中 文件归档和税务结算为确保解释清晰流畅，审计文件应包含以下部分：
- 法律文件：营业执照、公司章程、最新成员名单。
- 收入记录：销售账簿、销售发票（XML 文件）、经济合同和验收/清算记录。
- 费用记录：采购账簿、进项发票、非现金支付单据（超过 2000 万越南盾的发票）、工资记录和社会保险记录。
- 资产记录：库存卡、库存变动汇总（流入、流出和剩余库存）、固定资产折旧表和资产购买/处置文件。
- 电子数据：根据第 99/2025/TT-BTC 号通函（取代第 200/2014/TT-BTC 号通函）和第 133/2016/TT-BTC 号通函，总账和分类账以 Excel 和 XML 格式导出。
参考： 税务结算服务
最终结算期之前的“三层”对账流程。
为了最大限度地提高文件归档和税务结算的效率，专家建议采用以下自查流程：
- 一级（发票核对）：核对电子发票与网站上的数据是否准确。 hoadondientu.gdt.gov.vn确保供应商不会在会计不知情的情况下遗漏或取消任何发票。
- 二级（付款核对）：审核逾期应付账款。确保所有超过 2000 万越南盾的采购发票均有完整的银行付款凭证，且账户持有人名称与发票上所示一致。
- 第三级（政策审查）：更新本财政年度生效的最新法律文件。例如：增值税减免政策（如有）、根据特定行业法规规定的成本限额。
文件归档和税务结算的真实案例研究。
在超过30年的从业经验中，MAN – Master Accountant Network 目睹了无数企业因文件存储错误和税务结算疏忽而被处以数亿甚至数十亿越南盾的罚款。除了自行处理外，许多企业和机构都选择了更稳妥的方式，寻求专业服务。 行业特定会计服务 确保申请始终由在各个特定领域具有丰富实践经验的专家进行审核。
以下是一个典型的例子： 胡志明市一家物流公司因火灾导致服务器数据全部丢失。税务稽查人员到达现场后，该公司无法提供2021年至2023年的原始XML文件。尽管该公司提供了PDF打印件，但税务机关仍不予接受。
吸取的教训： 文件归档和税务结算并非仅仅是会计人员的职责，而是企业生存的关键策略。投资专业的文档归档软件，它可以自动从税务门户网站同步数据，并在多个平台上进行备份。
总结
随着税务机关日益加强数据管理，并在检查和审计中应用数字化技术，文件存储和税务结算不再仅仅是会计部门的行政工作，而是成为企业风险管理的关键环节。遵守越南财政部和税务总局制定的关于文件保存期限、电子文档格式以及会计文件销毁程序的规定，有助于企业避免不必要的处罚，同时确保税务结算过程中财务记录的透明度和合法性。
此外，建立科学的文档存储和税务结算管理系统，并辅以清晰的数据控制和备份流程，将有助于企业在所有税务结算周期以及税务机关检查时更加积极主动。良好的文档存储准备是企业最大限度降低法律风险、优化财务管理并确保长期可持续运营的基础。
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内容制作：先生 黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
关于文件归档和税务结算的常见问题
根据第 41/2018/ND-CP 号法令，在保存期限内丢失或损坏会计文件的行为，可处以 500 万至 1000 万越南盾的罚款。因此，文件归档和税务结算过程需要格外谨慎地进行。
是的。《2015年会计法》和第123号法令允许电子存储。但是，当税务稽查人员就文件存储和税务结算要求提供资料时，企业必须确保数据的安全性、保密性和可访问性。
根据《税务管理法》第38号规定，年度纳税申报表的提交截止日期不得晚于日历年或财政年度结束后的第三个月的最后一天。2025年的截止日期为2026年3月31日。 在保存期限内丢失会计凭证的处罚是什么？
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