Kiểm tra thuế (Tax Inspection) là một hoạt động quản lý bắt buộc, mang tính chất thường niên và định kỳ của cơ quan thuế nhà nước, nhằm đánh giá và xác minh tính tuân thủ pháp luật thuế của người nộp thuế. Đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cá nhân nào, việc nhận được Quyết định kiểm tra thuế đều có thể gây ra những lo lắng nhất định. Tuy nhiên, thay vì bị động, việc trang bị kiến thức chuyên sâu và một chiến lược chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa để người nộp thuế chủ động kiểm soát quy trình, giảm thiểu rủi ro, và bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình.
Nội dung được tổng hợp từ kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu về Thuế, Kế toán và Tài chính, đảm bảo tính chính xác và thực tiễn cao. Mọi trích dẫn pháp lý đều dựa trên các nguồn chính thống.
Phân biệt các Khái niệm cốt lõi
Việc nắm rõ thuật ngữ là bước đầu tiên để người nộp thuế hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình khi làm việc với cơ quan thuế.
Kiểm tra thuế là gì?
Kiểm tra thuế là hoạt động do cơ quan thuế (Chi cục Thuế, Cục Thuế) thực hiện tại trụ sở chính của người nộp thuế, có sự tham gia của một Đoàn kiểm tra thuế chính thức, được thực hiện trên cơ sở Quyết định kiểm tra. Hoạt động kiểm tra thuế thường tập trung vào rà soát chi tiết Hồ sơ, Chứng từ và Sổ sách kế toán.
Thanh tra Thuế là gì?
Thanh tra Thuế là hình thức kiểm tra ở cấp độ cao hơn, phạm vi rộng hơn và tính chất phức tạp hơn, thường do Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế thực hiện. Thanh tra thuế áp dụng đối với các trường hợp có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, có tính chất hình sự hoặc liên quan đến các chuyên đề lớn (như Chuyển giá, các giao dịch xuyên biên giới phức tạp). Kết quả của thanh tra thuế thường dẫn đến mức độ xử phạt và truy thu lớn hơn.
Kiểm tra tại bàn là như thế nào?
Kiểm tra tại bài (Desk Audit) là hoạt động thường xuyên, không định kỳ, được thực hiện tại trụ sở cơ quan thuế. Cơ quan thuế rà soát hồ sơ khai thuế của người nộp thuế thông qua hệ thống dữ liệu và yêu cầu người nộp thuế giải trình qua văn bản hoặc gặp mặt tại cơ quan thuế. Đây là bước sàng lọc rủi ro ban đầu trước khi cân nhắc tiến hành kiểm tra thuế chính thức.
Cơ sở pháp lý và phân loại kiểm tra thuế
Để đảm bảo tính thẩm quyền, mọi hướng dẫn về kiểm tra thuế phải được xây dựng dựa trên hệ thống pháp luật hiện hành.
Nền tảng pháp lý
Hoạt động kiểm tra thuế được quy định chi tiết và thống nhất trong các văn bản sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đây là đạo luật khung quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế; nghĩa vụ và quyền lợi của người nộp thuế, cũng như các hình thức kiểm tra thuế và thanh tra thuế.
- 第126/2020/ND-CP号法令: Hướng dẫn cụ thể về việc quản lý thuế đối với từng loại thuế, quy định chi tiết về thời hạn nộp hồ sơ, thời hạn nộp thuế, và các trường hợp được miễn, giảm.
- 通函 80/2021/TT-BTC: Cung cấp các hướng dẫn cụ thể và chi tiết về quy trình nghiệp vụ, quản lý rủi ro và cách thức thực hiện kiểm tra thuế trên thực tế.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản này giúp người nộp thuế có cơ sở pháp lý vững chắc để đối thoại với Đoàn kiểm tra thuế.
Phân loại hình thức kiểm tra thuế
Hoạt động kiểm tra thuế có thể được chia thành ba hình thức chính, mỗi hình thức có mục tiêu và cách thức triển khai khác nhau:
Kiểm tra theo kế hoạch (Định kỳ)
Đây là hình thức kiểm tra thuế phổ biến nhất, được thực hiện theo danh sách được duyệt hàng năm. Danh sách này được xây dựng dựa trên tiêu chí phân tích rủi ro của cơ quan thuế (ví dụ: các doanh nghiệp có số hoàn thuế lớn, tỷ suất lợi nhuận bất thường, hay thay đổi đột ngột về doanh thu/chi phí). Kế hoạch này giúp cơ quan thuế tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào các trường hợp có khả năng vi phạm cao.
Kiểm tra đột xuất
Hình thức kiểm tra thuế này được kích hoạt khi có các dấu hiệu vi phạm rõ ràng hoặc theo yêu cầu hành chính:
- Kiểm tra hồ sơ hoàn thuế.
- Kiểm tra khi doanh nghiệp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, giải thể, phá sản, chuyển đổi loại hình sở hữu.
- Khi có đơn tố cáo, hoặc có dấu hiệu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Kiểm tra chuyên đề
Đây là hình thức kiểm tra thuế tập trung vào một loại thuế hoặc một vấn đề cụ thể, không cần rà soát toàn bộ hồ sơ. Ví dụ: kiểm tra chuyên đề về việc sử dụng và quản lý Hóa đơn điện tử, kiểm tra việc tuân thủ các quy định về Giá trị gia tăng (GTGT) đối với xuất khẩu dịch vụ, hoặc kiểm tra thuế liên quan đến giao dịch liên kết.
Nguyên tắc và phạm vị kiểm tra
Hoạt động kiểm tra thuế phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi:
- Tuân thủ pháp luật: Đoàn kiểm tra thuế phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục.
- Công khai, minh bạch: Mọi quyết định và kết quả kiểm tra thuế phải được thông báo công khai cho NNT.
- Không gây cản trở: Hoạt động kiểm tra thuế không được làm gián đoạn nghiêm trọng hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường của người nộp thuế.
Theo quy định hiện hành, thời kỳ kiểm tra thuế thường là 5 năm gần nhất (tính từ năm có Quyết định kiểm tra trở về trước). Tuy nhiên, nếu phát hiện dấu hiệu trốn thuế, gian lận thuế hoặc có các giao dịch liên quan đến nước ngoài, thời kỳ kiểm tra thuế có thể được mở rộng hơn. Người nộp thuế cần chuẩn bị Hồ sơ lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán để đáp ứng yêu cầu này.
Chi tiết quy trình kiểm tra thuế
Quy trình kiểm tra thuế được chia thành ba giai đoạn rõ ràng, đòi hỏi NNT phải chủ động tham gia và giám sát chặt chẽ.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị Hồ sơ
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nơi người nộp thuế cần hành động ngay khi nhận được thông báo về việc sắp xếp kiểm tra thuế.
- Phân tích rủi ro: Cơ quan thuế đã thực hiện việc phân tích rủi ro trên dữ liệu khai thuế của người nộp thuế để xác định trọng tâm của đợt kiểm tra thuế.
Quyết định kiểm tra thuế là văn bản pháp lý đầu tiên người nộp thuế nhận được. Nội dung Quyết định phải có đầy đủ:
- Căn cứ pháp lý (Luật, Nghị định, Thông tư).
- Đối tượng (Tên, mã số thuế của người nộp thuế).
- Phạm vi (Các loại thuế, các kỳ tính thuế).
- Thời kỳ kiểm tra thuế (Ví dụ: Từ 01/01/2021 đến 31/12/2025).
- Thành phần Đoàn kiểm tra (Trưởng đoàn, các thành viên).
Theo quy định, Quyết định kiểm tra thuế thường được thông báo cho NNT trước thời điểm kiểm tra khoảng 10 ngày làm việc.
笔记： Khi nhận Quyết định, người nộp thuế có quyền yêu cầu thay đổi thành viên Đoàn kiểm tra thuế nếu có bằng chứng về xung đột lợi ích hoặc thành viên đó có quan hệ cá nhân có thể ảnh hưởng đến tính khách quan. Việc này phải được thực hiện bằng văn bản.
Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm tra thuế tại Trụ sở Người nộp thuế
Giai đoạn này là sự tương tác trực tiếp giữa Đoàn kiểm tra thuế và người nộp thuế.
Vào ngày bắt đầu, Trưởng đoàn kiểm tra thuế sẽ công bố Quyết định và thống nhất kế hoạch làm việc. NNT cần đảm bảo việc công bố được thực hiện đúng quy định.
Phạm vi làm việc chi tiết:
- Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: Rà soát các văn bản nội bộ (Quyết định bổ nhiệm, Quy chế lương, Quy chế chi tiêu nội bộ), Hợp đồng kinh tế và Biên bản thanh lý hoặc nghiệm thu.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: Đối chiếu Hóa đơn điện tử với Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Đảm bảo tính hợp lệ (đúng mẫu, đúng chữ ký, đúng thời điểm) và tính hợp pháp (thực tế phát sinh).
- Kiểm tra việc hạch toán và kê khai thuế: Trọng tâm là đối chiếu số liệu trên Sổ sách Kế toán chi tiết (Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản) với các Tờ khai Thuế đã nộp (GTGT, TNDN, TNCN). Sự chênh lệch giữa hai nguồn dữ liệu này là nơi phát sinh phần lớn các sai phạm bị truy thu.
Mọi yêu cầu cung cấp tài liệu của Đoàn kiểm tra thuế nên được ghi nhận bằng văn bản. Đoàn kiểm tra nên lập Biên bản làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần để ghi lại những nội dung đã làm việc, tài liệu đã cung cấp và những vấn đề phát sinh. Người nộp thuế cần giữ một bản sao của tất cả các Biên bản này.
Thời hạn chính thức để thực hiện kiểm tra thuế tại trụ sở Người nộp thuế là không quá 10 ngày làm việc (đối với Chi cục Thuế) hoặc không quá 15 ngày làm việc (đối với Cục Thuế/Tổng cục Thuế). Trong trường hợp phức tạp, thời hạn có thể được gia hạn nhưng tổng thời gian tối đa không quá 20 ngày làm việc (Chi cục Thuế) hoặc 30 ngày làm việc (Cục Thuế/Tổng cục Thuế).
Giai đoạn 3: Kết thúc và xử lý
Giai đoạn này quyết định nghĩa vụ tài chính và rủi ro pháp lý của người nộp thuế.
- Dự thảo Biên bản Kiểm tra: Sau khi kết thúc, Đoàn kiểm tra thuế sẽ lập Dự thảo Biên bản, ghi rõ các sai phạm, số tiền truy thu, và số tiền phạt dự kiến. NNT phải xem xét kỹ lưỡng và ký nháy vào từng trang để xác nhận nội dung. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp lý của các số liệu được ghi nhận, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo ý kiến chuyên môn hoặc dịch vụ kế toán độc lập trước khi tiến hành ký kết.
- Giải trình (Quyền lợi quan trọng): Nếu không đồng ý với một hoặc nhiều nội dung trong Dự thảo Biên bản, Người nộp thuế có quyền gửi văn bản giải trình ý kiến khác biệt, kèm theo hồ sơ, chứng từ chứng minh. Đây là cơ hội cuối cùng để Người nộp thuế bảo vệ quan điểm trước khi Biên bản chính thức được ban hành.
- Biên bản Kiểm tra Thuế chính thức: Văn bản này là căn cứ để Cơ quan thuế ra Quyết định Xử phạt hoặc Truy thu. Nó ghi nhận chính thức các sai phạm, số tiền thuế phải nộp bổ sung, và các hình thức xử lý khác.
- Quyết định Xử phạt hoặc Truy thu (nếu có): Chi tiết hóa các hành vi vi phạm, các khoản thuế bị truy thu, mức phạt vi phạm hành chính, và phạt chậm nộp (nếu có), cùng với thời hạn bắt buộc Người nộp thuế phải thực hiện nghĩa vụ nộp tiền vào ngân sách Nhà nước.
Checklist các bước doanh nghiệp nên chuẩn bị để quản lý rủi ro
Để giúp doanh nghiệp triển khai quy trình một cách rõ ràng, có hệ thống và dễ áp dụng vào thực tiễn, dưới đây là 10 bước thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng.
- Kiểm tra tính đồng nhất của dữ liệu: Đảm bảo số liệu trên Báo cáo tài chính, Tờ khai thuế (TNDN, GTGT, TNCN) và Sổ sách Kế toán là hoàn toàn khớp nhau.
- Rà soát tính pháp lý của Chi phí: Mọi chi phí lớn phải có Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý và Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch trên 20 triệu VNĐ).
- Tập hợp Hóa đơn gốc: Kiểm tra Hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra đã được lưu trữ an toàn, có tính hợp lệ và đối chiếu với dữ liệu của cơ quan thuế chưa.
- Hồ sơ Tài sản cố định (TSCĐ): Chuẩn bị đầy đủ Biên bản bàn giao, Quyết định mua sắm, Hồ sơ khấu hao và chính sách khấu hao nhất quán.
- Rà soát Giao dịch liên kết: Chuẩn bị sẵn sàng Hồ sơ xác định giá thị trường (Master File, Local File) theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP nếu có giao dịch này.
- Hồ sơ Lao động: Đảm bảo Hợp đồng lao động, Bảng lương, Quy chế tiền lương và các chứng từ chi trả có sự đồng bộ.
- Sắp xếp Kho lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ phải được sắp xếp theo từng kỳ thuế, từng loại thuế, dễ dàng tìm kiếm và trích xuất.
- Phân công người đại diện: Chỉ định một người đại diện có đủ chuyên môn và thẩm quyền để làm việc trực tiếp với Đoàn kiểm tra thuế.
- Tự kiểm tra (Internal Audit): Thực hiện một đợt kiểm tra nội bộ mô phỏng quy trình kiểm tra thuế của cơ quan thuế để phát hiện và điều chỉnh sai sót trước.
- Lập Biên bản làm việc nội bộ: Mọi vấn đề phát hiện và điều chỉnh trong quá trình tự kiểm tra phải được lập thành Biên bản.
总结
Hoạt động kiểm tra thuế là một phần tất yếu của chu trình kinh doanh hợp pháp. Thông qua hướng dẫn chi tiết này, chúng tôi hy vọng đã trang bị cho bạn kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn cần thiết để đối mặt với quy trình kiểm tra thuế một cách tự tin và chủ động.
Bạn muốn tối ưu hệ thống thuế – kế toán và giảm rủi ro ngay từ hôm nay? Hãy kết nối với MAN – Master Accountant Network để được đồng hành bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm với giải pháp và quy trình chuyên nghiệp.
Đừng để rủi ro tích tụ, hãy chủ động bảo vệ doanh nghiệp của bạn ngay bây giờ.
联系信息 MAN – 会计师大师网络
- 地址：胡志明市新顺坊43街19A号
- 手机/扎洛：0903 963 163 – 0903 428 622
- 电子邮件：man@man.net.vn
内容制作：先生 黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
