在数字经济和税务管理法规（例如）的背景下 第123/2020/ND-CP号法令 随着对发票和相关凭证的监管日益严格，会计部门不再仅仅是“记账”部门，而是成为了企业风险管理的支柱。每位首席执行官在设计运营架构时都会面临一个经典问题：我们应该聘请外部会计师还是内部会计师？
这项决策不仅影响现金流，而且决定着企业的长期法律安全。本文将从专业和实践的管理角度对这两种模式进行详细分析。
内部会计：主动控制，但成本高。
内部会计是公司正式员工，直接在公司办公室工作。这是一种传统的模式，有助于企业保持数据与业务实际情况的紧密联系。
公司内部会计的显著优势：
- 了解业务模式：内部员工对公司的核心业务有着透彻的了解，从支出习惯到具体部门流程都了如指掌。这使得管理报告更加深入、准确。
- 立即响应：当首席执行官急需数据来做出投资决策或向监管机构提供解释时，现场会计师可以立即提供数据，消除信息延迟。
- 内部数据安全：所有原始文件和软件数据均由公司控制，最大限度地降低了信息泄露给第三方的风险。
潜在障碍：
- 总拥有成本 (TCO) 高：根据社会保险法和劳动法，除了具有竞争力的工资外，企业还必须承担社会保险、医疗保险、节日奖金、办公费用、计算机和会计软件许可等费用。
- 人员变动风险：在中小企业中，当唯一的会计人员离职时，交接和寻找替代人员往往会造成严重的混乱，容易导致定期税务申报出现错误。
- 专业知识范围的局限性：公司内部会计师有时可能只熟悉特定类型的业务，当业务扩展到新领域或面临复杂的法律情况时，就会造成混乱。
外包会计服务：专业化和成本优化
会计服务外包是指将财务和税务业务委托给根据 2015 年会计法获得执业资格的专业公司。
战略优势：
- 将固定成本转化为可变成本：您无需支付固定的月薪，只需根据实际处理的文件数量支付费用。这对于初创企业或具有季节性业务的企业尤其有效。
- 经验丰富的专家团队：选择此解决方案，企业不仅是聘请一位专业人士，而是获得一套完整的系统。信誉卓著的团队始终掌握税务总局发布的最新信息，帮助企业避免因未及时更新法律法规而遭受不必要的罚款。
- 法律责任承诺：在考虑聘请外部会计师还是内部会计师时，最大的区别在于责任保障。服务合同通常包含赔偿条款，规定如果错误是由服务提供商造成的，则需承担赔偿责任，这让首席执行官们在财务风险方面更加安心。
- 税收政策不断更新。
随之而来的是挑战：
- 沟通延迟：由于工作不是直接在办公室进行的，纸质文件的流转或出现问题的处理需要协调良好的流程，以避免延误。
- 对合作伙伴信誉的依赖：该模式的有效性完全取决于服务提供商的能力。企业在签署任何协议之前，需要仔细评估合作伙伴的专业资质和声誉。
那么，应该聘请外部会计师还是内部会计师呢？
为了帮助首席执行官们更清晰、更轻松地比较两种方案，下表总结了在决定是外包会计还是内部会计时需要考虑的最重要标准。从成本和连续性到控制程度和法律责任，每个因素都直接影响运营效率和业务风险。
| 标准 | 内部会计 | 聘请外部会计师。 |
| 费用 | 高的 | 灵活（取决于服务套餐）。 |
| 连续性 | 员工离职很容易导致工作中断。 | 始终保证业务连续性。 |
| 专业知识 | 专注于公司某一特定领域。 | 多元化且经验丰富。 |
| 控制 | 高的 | 灵活（报告签名或合同协议）。 |
| 责任 | 个人负有责任。 | 如果发生任何操作失误，提供服务的组织或单位应承担责任。 |
从上表可以看出，两种模式的核心区别不仅在于成本，还在于企业如何管理风险和运营财务系统。内部会计提供直接控制和快速响应，但固定成本高昂，且由于依赖个人，存在业务中断的风险。相反，外包的优势在于其灵活性，能够确保业务连续性，并充分利用专业团队的多元化专长，同时通过合同将部分责任转移给服务提供商。
因此，在考虑是外包会计还是内部会计时，企业不仅应该考虑眼前的成本，还应该评估整体规模、运营的复杂性和长期发展战略，以选择最合适的模式。
总商品成本 (TCO) 计算公式，用于决定是外包会计还是内部会计。
为了决定是聘请外部会计师还是内部会计师，首席执行官需要权衡经济因素：
用于内部会计核算：
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总拥有成本 = 工资 + 社会保险（21.5% 工资） + 运营费用 + 奖金 + 培训 |
笔记： 这些成本通常会随着时间的推移和员工人数的增长而“迅速膨胀”。
对于外包会计服务：
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总拥有成本 = 固定服务费 + 额外咨询费（如有） |
笔记： 人力资源管理没有任何隐性成本。
那么，什么时候应该聘请外部会计师，什么时候应该聘用内部会计师呢？
应该 聘请会计服务 服务时间：
- 新成立或小型企业
- 希望优化成本
- 我们没有专业的会计团队。
- 我们需要降低法律风险。
在以下情况下应使用内部会计：
- 大型企业
- 交易量高
- 数据需要严格管控。
- 需要进行持续的实时报告。
聘请外部会计师时需要考虑的重要法律因素。
根据相关规定 会计法第88/2015/QH13号租房时 会计服务企业应注意：
- 受聘单位必须是财政部公布的有资格提供会计服务的机构名单上的单位。
- 合同必须明确规定保密协议（NDA）以及因错误造成经济损失时的赔偿责任。
警告：报税季期间，廉价会计服务是个“陷阱”。
每年1月至3月31日（提交财务报表和年度纳税申报表的截止日期）是“廉价会计”服务如雨后春笋般涌现的高峰期。首席执行官们在决定聘用外部会计师还是内部会计师时，务必格外谨慎，切勿仅仅根据费用来判断。
使用廉价服务的风险：
- “把事情做好”而不是“把事情做对”：为了以低成本实现利润最大化，这些实体经常跳过内部控制步骤、核实虚假发票或审查费用的有效性。
- 月度和季度报告延迟：在繁忙的报税季，低成本服务提供商经常不堪重负，导致报告提交延迟，并根据第 125/2020/ND-CP 号法令受到行政处罚（罚款可达数千万越南盾）。
- 缺乏后续审计责任：许多低成本服务在企业3-5年后接受税务机关审计时消失或拒绝提供支持。此时，补缴税款和罚款造成的损失将远远超过节省的服务费。
关于廉价服务可能给企业造成重大损失的风险：
- 用“完成它”代替“把它做好”： 低成本服务提供商往往会省略文件核实环节。虚报税基或税额减免的处罚可能非常严重。 20% 少报税款金额.
财务报表和纳税申报表提交逾期：
- 延误 1 至 30 天：罚款金额为 2,000,000 至 5,000,000 越南盾。
- 延误 31-60 天：罚款金额为 5,000,000 至 8,000,000 越南盾。
- 逾期提交 61-90 天或未提交：罚款金额为 8,000,000 至 15,000,000 越南盾。
- 逾期90天以上提交纳税申报文件：罚款金额为1500万越南盾至2500万越南盾。
文件和记录错误：对于丢失或损坏会计文件或未能完整反映经济交易的情况，将处以 20,000,000 越南盾至 30,000,000 越南盾的罚款。
缺乏后续审计责任：廉价服务公司往往不会在检查期间陪同企业。此时，如果发现偷税漏税行为，罚款金额可能高达逃税金额的1至3倍。
笔记： 尤其是在 3 月 31 日的报税季，应该优先考虑质量和专业性，而不是冒险的低价报价。
结论：为了优化运营，应该聘请外部会计师还是内部会计师？
对于每个企业而言，选择外包会计还是内部会计并没有固定的答案；这直接取决于每个组织的规模、发展阶段和财务管理策略。
企业内部会计制度适用于交易量大、需要严格实时控制的成熟企业。而对于初创企业和中小企业而言，外包会计服务则因其灵活性、合理的成本以及能够获得经验丰富的专业团队支持而成为最佳选择。
更重要的是，企业需要从长远角度看待这个问题：不仅要考虑成本，还要考虑控制风险、确保合规以及优化财务绩效的能力。
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内容由以下人员审核： 黎黄宣先生 – Man 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
回答这个问题：你应该聘请外部会计师还是内部会计师？
许多首席执行官都担心外包服务的长期承诺；以下是一些需要解决的关键问题：
合同结束后，如果税务机关对往年进行审计，服务提供商是否会提供支持？
信誉良好的公司始终致力于提供其服务期间的财务解释，即使合同终止后也是如此。首席执行官在签署合同终止协议前，需要仔细审查相关条款和责任。相反，如果前任内部会计师已离开公司多年，则很难让他们回来提供解释。
如果因外包服务失误而导致税务处罚，谁应承担责任？
根据服务合同中的赔偿条款，外包单位有责任向企业赔偿违约金。低成本供应商往往试图通过含糊不清的条款来逃避这一责任。
