Người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT không có nghĩa là doanh nghiệp được tiết kiệm chi phí nhân sự. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp vẫn phải trả thêm cùng kỳ lương một khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhóm lao động này. Bỏ sót nghĩa vụ tưởng chừng nhỏ này khiến không ít doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và buộc truy trả tiền lãi khi thanh tra lao động vào cuộc. Bài viết hệ thống đầy đủ căn cứ pháp lý, cách tính, mức phạt và quy trình xử lý để bộ phận tiền lương chủ động trước mọi đợt kiểm tra.
Vì sao nghĩa vụ trả thêm tiền cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT là điều doanh nghiệp không thể bỏ qua?
Nhiều doanh nghiệp mặc định rằng khi một người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT, khoản chi phí nhân công tương ứng sẽ giảm đi. Đây là cách hiểu sai lệch và tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn. Pháp luật lao động hiện hành quy định rõ, phần tiết kiệm đó không thuộc về doanh nghiệp mà phải được hoàn trả trực tiếp vào tay người lao động dưới hình thức tiền lương.
Người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT là những ai?
Đây là nhóm lao động có giao kết hợp đồng lao động nhưng vì lý do pháp lý cụ thể (thời hạn hợp đồng, độ tuổi, tình trạng đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp, loại hình công việc đặc thù như giúp việc gia đình…) mà không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
Điểm mấu chốt cần phân biệt: Đây là nhóm không thuộc diện tham gia bắt buộc theo luật, khác hoàn toàn với trường hợp doanh nghiệp trốn đóng hoặc chậm đóng bảo hiểm cho người thuộc diện bắt buộc.
Việc xác định đúng ai là người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT phải dựa trên hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và tình trạng bảo hiểm hiện tại của từng cá nhân, không thể suy đoán cảm tính. Sai ở khâu nhận diện sẽ kéo theo sai toàn bộ khâu tính lương và trả thêm phía sau.
Rủi ro tài chính nếu doanh nghiệp bỏ sót khoản trả thêm
Khi doanh nghiệp không chi trả hoặc chi trả thiếu khoản tiền tương đương cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT, hai loại rủi ro phát sinh song song:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về tiền lương;
- Và bị buộc truy trả toàn bộ số tiền còn thiếu cộng lãi chậm trả tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
Nếu tình trạng này kéo dài nhiều tháng hoặc áp dụng cho nhiều lao động cùng lúc, tổng số tiền phải khắc phục có thể lớn hơn nhiều lần khoản đã tiết kiệm ban đầu.
Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 về người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT
Nghĩa vụ trả thêm tiền cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT được quy định tại khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019, trong nhóm điều khoản về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Nội dung khoản 3 Điều 168: Nghĩa vụ trả thêm cùng kỳ lương
Điều luật quy định
Đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Ba từ khóa pháp lý cần lưu ý:
- Cùng lúc với kỳ trả lương: Nghĩa là khoản tiền trả thêm phải được chi trả đồng thời với lương hằng tháng, không được gộp trả một lần cuối năm hay tùy nghi lùi thời điểm.
- Tương đương với mức người sử dụng lao động đóng: Mức trả thêm được tính theo phần trách nhiệm đóng của doanh nghiệp (không phải phần người lao động tự đóng nếu tham gia), áp dụng cho cả ba loại bảo hiểm: xã hội bắt buộc, y tế, thất nghiệp.
- Theo quy định của pháp luật: Tỷ lệ đóng dùng làm căn cứ tính là tỷ lệ pháp luật hiện hành quy định cho doanh nghiệp tại từng thời điểm, không phải một con số cố định.
Cách xác định mức tiền trả thêm tương đương mức đóng
Về nguyên tắc tính toán, khoản tiền trả thêm cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT được xác định bằng: tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm (nếu người lao động thuộc diện tham gia) nhân với tổng tỷ lệ phần trăm mà doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp cần cập nhật đúng tỷ lệ đóng bảo hiểm áp dụng tại từng thời kỳ, bởi chính sách BHXH thường xuyên có điều chỉnh, điều này đã được phản ánh trong bài viết 4 thay đổi nổi bật về chính sách BHXH mà bộ phận tiền lương nên theo dõi song song.
Khoản tiền này phải được thể hiện minh bạch trên bảng lương, tách bạch với lương cơ bản và các khoản phụ cấp khác, để vừa đúng bản chất pháp lý vừa thuận tiện khi đối chiếu trong các đợt thanh, kiểm tra.
Mức xử phạt khi doanh nghiệp không trả đủ tiền cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT
Chế tài xử phạt được quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, nhóm hành vi vi phạm quy định về tiền lương.
Mức phạt tiền theo số lượng người lao động vi phạm
Nghị định quy định mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không trả hoặc trả không đủ cùng lúc với kỳ trả lương khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT, phân theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng:
| Số lượng người lao động vi phạm | Mức phạt (cá nhân) |
| Từ 01 đến 10 người | 3,000,000 – 5,000,000 越南盾 |
| Từ 11 đến 50 người | 5.000.000 – 8.000.000 đồng |
| Từ 51 đến 100 người | 8.000.000 – 12.000.000 đồng |
| Từ 101 đến 300 người | 12.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 301 người trở lên | 15.000.000 – 20.000.000 đồng |
Đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Theo nguyên tắc chung tại Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt cá nhân, tương ứng khung phạt từ 6.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tùy quy mô số lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT bị ảnh hưởng. Với doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn lao động thời vụ, lao động hưu trí hoặc lao động nước ngoài không thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Bên cạnh phạt tiền, khoản 5 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả:
Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó, tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
Điểm cần đặc biệt lưu ý: Tiền lãi được tính trên toàn bộ thời gian chậm trả, không phải chỉ từ thời điểm bị phát hiện. Nghĩa là một sai sót kéo dài từ đầu năm nhưng đến cuối năm mới bị thanh tra phát hiện sẽ khiến số tiền lãi cộng dồn tăng lên đáng kể so với khoản gốc ban đầu.
Quy trình 5 bước chi trả đúng cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT
Dưới đây là quy trình giúp kế toán doanh nghiệp xác định đúng đối tượng lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT:
- Bước 1 – Rà soát và phân loại lao động: Đối chiếu hồ sơ từng người lao động để xác định ai thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc, ai là người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT theo quy định pháp luật hiện hành.
- Bước 2 – Xác định tiền lương làm căn cứ tính: Lấy mức tiền lương tháng làm căn cứ tính khoản trả thêm, thống nhất với cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm nếu người lao động thuộc diện tham gia.
- Bước 3 – Áp dụng đúng tỷ lệ đóng bảo hiểm hiện hành: Cập nhật tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phần doanh nghiệp phải đóng theo quy định tại từng thời điểm để tính chính xác số tiền trả thêm.
- Bước 4 – Chi trả cùng kỳ lương và thể hiện minh bạch trên bảng lương: Khoản tiền trả thêm phải xuất hiện thành một dòng riêng trên bảng lương, có ký nhận của người lao động, làm bằng chứng khi cần đối chiếu.
- Bước 5 – Lưu trữ hồ sơ chứng minh: Lưu bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định phân loại đối tượng bảo hiểm trong thời hạn theo quy định lưu trữ hồ sơ lao động, sẵn sàng cho các đợt thanh tra.
Ví dụ thực tế tính khoản tiền trả thêm
Công ty B ký hợp đồng lao động với ông C, 63 tuổi, đang hưởng lương hưu hằng tháng nên thuộc nhóm người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT bắt buộc. Mức lương thỏa thuận của ông C là 15.000.000 đồng/tháng.
Giả định tổng tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hiện hành cho người lao động thuộc diện tham gia là 21.5% trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm. Khoản tiền công ty B phải trả thêm cùng kỳ lương cho ông C là:
|
Khoản tiền công ty phải trả thêm = 15.000.000 đồng x 21.5% = 3.225.000 đồng/tháng |
Số tiền này được cộng vào bảng lương của ông C mỗi tháng, tách riêng khỏi lương cơ bản, ghi rõ diễn giải “khoản trả thêm tương đương mức đóng BHXH, BHYT, BHTN theo khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019”.
Nếu công ty B bỏ sót khoản này trong 12 tháng, số tiền phải truy trả khi bị phát hiện sẽ là 38.700.000 đồng tiền gốc, cộng thêm tiền lãi tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt, chưa kể khoản tiền phạt vi phạm hành chính riêng.
Những trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Dưới đây là 4 trường hợp đặc biệt cần lưu ý:
- Lao động là người giúp việc gia đình: Thuộc nhóm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, do đó cũng thuộc diện được doanh nghiệp/hộ gia đình sử dụng lao động trả thêm khoản tương đương nếu có giao kết hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động.
- Lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu hoặc đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng: Đây là nhóm phổ biến nhất trong thực tế doanh nghiệp, đặc biệt với vị trí chuyên gia, cố vấn kỹ thuật thuê lại sau nghỉ hưu.
- Lao động nước ngoài trong một số trường hợp đặc thù: Tùy tình trạng tham gia bảo hiểm tại nước sở tại hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, có thể phát sinh tình huống không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ quy định riêng để không nhầm lẫn với nghĩa vụ trả thêm áp dụng cho lao động Việt Nam.
- Người lao động ký nhiều hợp đồng lao động: Cần xác định hợp đồng nào làm căn cứ tham gia bảo hiểm bắt buộc chính, hợp đồng còn lại nếu không thuộc diện đóng bảo hiểm thì vẫn phải áp dụng nghĩa vụ trả thêm tương ứng.
总结
Người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT vẫn là đối tượng được pháp luật bảo vệ đầy đủ về quyền lợi tiền lương. Khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 buộc doanh nghiệp phải trả thêm cùng kỳ lương một khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm, và Nghị định 283/2026/NĐ-CP đặt ra chế tài xử phạt cụ thể cùng biện pháp khắc phục hậu quả nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng.
Ba điều cần ghi nhớ:
- Khoản trả thêm phải chi cùng kỳ lương, không được gộp hay trì hoãn;
- Mức tính dựa trên tỷ lệ đóng bảo hiểm hiện hành của doanh nghiệp;
- Và nếu vi phạm, doanh nghiệp không chỉ bị phạt tiền mà còn phải truy trả gốc cộng lãi cho toàn bộ thời gian chậm trả.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn về việc rà soát đối tượng, tính đúng khoản trả thêm hay xây dựng bảng lương tuân thủ quy định, đội ngũ chuyên gia kế toán tiền lương – bảo hiểm của 全方位会计服务 của MAN – Master Accountant Network sẵn sàng hỗ trợ rà soát toàn diện trước khi phát sinh rủi ro thanh tra.
联系 MAN – 会计师大师网络 免费提供支持和建议！
联系信息 MAN – 会计师大师网络
- 地址： 胡志明市新顺区 43 街 19A 号
- 手机/Zalo： 0903 963 163 – 0903 428 622
- 电子邮件： man@man.net.vn
- Google商家信息： 查看 MAN – Master Accountant Network 的 Google 商家资料
- LinkedIn创始人： 查看专家 Le Hoang Tuyen 的 LinkedIn 个人资料。
负责制作和专业内容审核：先生 黎黄宣 – MAN – 高级会计师网络创始人兼首席执行官他是越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计、税务和公司法律咨询方面的丰富经验。
Câu hỏi thường gặp về người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT
Người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT gồm những ai?
Đó là nhóm lao động có hợp đồng lao động nhưng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định, ví dụ người đang hưởng lương hưu, người giúp việc gia đình, hoặc một số trường hợp đặc thù khác theo pháp luật bảo hiểm xã hội.
Doanh nghiệp có bắt buộc trả thêm tiền cho người lao động không thuộc diện đóng BHXH và BHYT không?
Có. Theo khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền tương đương mức doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động đó.
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm gì?
Doanh nghiệp bị buộc áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: trả đủ khoản tiền còn thiếu cộng tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt.
Khoản tiền trả thêm có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?
Khoản tiền này thuộc thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động nên vẫn thuộc diện tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật thuế hiện hành; doanh nghiệp cần thể hiện đúng bản chất khoản chi này khi quyết toán thuế TNCN.
Cách xác định mức tiền trả thêm như thế nào?
Lấy tiền lương tháng làm căn cứ tính, nhân với tổng tỷ lệ phần trăm mà doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm chi trả.
