Hoàn thuế GTGT là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thu hồi phần thuế đầu vào đã nộp, tối ưu dòng tiền và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Theo quy định hiện hành doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT khi:
- Có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
- Dự án đầu tư mới
- Phát sinh số thuế đầu vào lớn hơn số thuế đầu ra
Hoàn thuế GTGT đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, tăng tính minh bạch và khuyến khích hoạt động xuất khẩu. Bài viết dưới đây sẽ tập trung phân tích điều kiện, quy trình và thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT theo quy định mới nhất 2025.
Hoàn thuế GTGT là gì?
Hoàn thuế GTGT là việc cơ quan thuế hoàn trả lại cho tổ chức, cá nhân phần thuế GTGT đã nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Hiểu đơn giản, đây là cơ chế hoàn lại khoản thuế đầu vào mà doanh nghiệp đã chi trả khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp.
Mục đích của hoàn thuế GTGT là đảm bảo công bằng thuế, tránh thu trùng, đồng thời hỗ trợ dòng tiền cho doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp xuất khẩu và đầu tư mới trong giai đoạn mở rộng sản xuất kinh doanh.
Những trường hợp được hoàn thuế GTGT
Theo quy định của Luật Thuế GTGT (sửa đổi, bổ sung) và các Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thông tư hướng dẫn, doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT trong các trường hợp chính sau:
Bảng: Những trường hợp được hoàn thuế GTGT
| Trường hợp | Nội dung |
| Hoàn thuế GTGT đối với xuất khẩu | Cơ sở kinh doanh trong tháng, quý có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu nếu có số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế giá trị gia tăng theo tháng, quý, trừ trường hợp hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu sang nước khác. |
| Hoàn thuế GTGT đối với đầu tư | Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nếu có dự án đầu tư mới hoặc mở rộng theo quy định của pháp luật về đầu tư, đang trong giai đoạn đầu tư và phát sinh thuế GTGT đầu vào chưa được hoàn, thì được phép bù trừ với số thuế GTGT phải nộp của hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện tại (nếu có). Sau khi bù trừ, nếu số thuế GTGT đầu vào của dự án còn lại từ 300 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ được hoàn thuế GTGT theo quy định. |
| Hoàn thuế GTGT đối hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 5% | Cơ sở kinh doanh chỉ sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% nếu có số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên sau 12 tháng liên tục hoặc 04 quý liên tục thì được hoàn thuế giá trị gia tăng. |
| Hoàn thuế GTGT đối với cơ sở kinh doanh giải thể, phá sản | Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được hoàn thuế khi giải thể hoặc phá sản nếu còn thuế GTGT nộp thừa hoặc đầu vào chưa khấu trừ hết.
Trường hợp tổ hợp tác chuyển đổi thành hợp tác xã, đơn vị mới được kế thừa số thuế GTGT nộp thừa hoặc chưa khấu trừ hết để tiếp tục khấu trừ hoặc xin hoàn thuế theo quy định. |
| Hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh | Người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài (không bao gồm tổ bay và thủy thủ đoàn) có hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế được hoàn thuế cho hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh. |
| Hoàn thuế GTGT đối với chương trình, sử dụng vốn ODA, viện trợ nhân đạo | Các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại hoặc viện trợ nhân đạo được hoàn thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam để phục vụ cho chương trình, dự án đó. |
| Hoàn thuế GTGT đối với trường hợp được ưu đãi, miễn trừ ngoại giao | Đối tượng được hưởng ưu đãi, miễn trừ ngoại giao khi mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam sẽ được hoàn lại số thuế GTGT đã trả, căn cứ theo hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán có ghi thuế GTGT. |
| Hoàn thuế GTGT theo điều ước quốc tế | Cơ sở kinh doanh được hoàn thuế GTGT khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. |
Như vậy, hoàn thuế GTGT được áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau tùy theo tính chất hoạt động và đối tượng của doanh nghiệp hay tổ chức. Việc hiểu rõ quy định từng loại hoàn thuế giúp cơ sở kinh doanh chủ động lập hồ sơ, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý từ phía cơ quan thuế.
Các trường hợp không được hoàn thuế GTGT
Theo khoản 3, Điều 30 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có 4 trường hợp doanh nghiệp không được hoàn thuế GTGT, mà phải chuyển số thuế chưa khấu trừ của dự án đầu tư sang kỳ tiếp theo, cụ thể như sau:
- Dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh chưa góp đủ vốn điều lệ đăng ký tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế.
- Dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh trong ngành, nghề có điều kiện sẽ được xem xét khi chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh theo pháp luật về đầu tư, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
- Dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh ngành, nghề có điều kiện không được hoàn thuế GTGT nếu trong quá trình hoạt động cơ sở kinh doanh bị thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận hoặc văn bản chấp thuận liên quan đến ngành, nghề có điều kiện, hoặc không đáp ứng đủ điều kiện đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật. Thời điểm không hoàn thuế GTGT được tính từ khi giấy tờ bị thu hồi hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện cơ sở kinh doanh không đáp ứng các điều kiện đầu tư.
- Dự án khai thác tài nguyên, khoáng sản (không gồm tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu khí) và dự án sản xuất từ tài nguyên, khoáng sản đã chế biến thành sản phẩm khác theo khoản 14 Điều 4 Nghị định này.
Điều kiện để được hoàn thuế GTGT
Căn cứ Điều 37 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh và tổ chức thuộc đối tượng hoàn thuế GTGT theo Điều 29 – 32 Nghị định 181/2025/NĐ-CP sẽ được hoàn thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phải là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương thức khấu trừ thuế
- Lập và lưu giữ sổ kế toán, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật
- Đáp ứng đúng quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Tại thời điểm nộp hồ sơ, cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT, có số thuế đầu vào đáp ứng đầy đủ điều kiện hoàn thuế và tuân thủ quy định về khai thuế. Cơ sở kinh doanh lập hồ sơ hoàn thuế GTGT theo từng trường hợp và gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền. Cơ quan thuế sẽ phân loại hồ sơ thành diện hoàn thuế trước hoặc kiểm tra trước khi hoàn thuế, sau đó giải quyết theo quy định của pháp luật về quản lý thuế
Người bán đã kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định đối với hóa đơn đã xuất cho cơ sở kinh doanh đề nghị hoàn thuế được xác định như sau:
- Tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế, người bán đã kê khai và nộp đầy đủ thuế GTGT của kỳ tương ứng, không còn nợ thuế liên quan đến kỳ hoàn thuế mà cơ sở kinh doanh đề nghị.
- Cơ quan thuế tại thời điểm nhận hồ sơ hoàn thuế sẽ dựa trên kết quả xử lý của hệ thống công nghệ thông tin tự động để xác định người bán đã kê khai và nộp thuế GTGT theo quy định.
- Nếu người bán chưa nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế tương ứng (kể cả chưa đến hạn) hoặc còn nợ thuế GTGT, thì cơ sở kinh doanh không được hoàn thuế đối với các hóa đơn liên quan đến kỳ tính thuế đó.
Khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp cần nắm tiếp thời gian hoàn thuế để dự kiến dòng tiền và đảm bảo quyền lợi được thực hiện đúng hạn
Thời gian hoàn thuế GTGT
Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế như sau:
Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau
Sau khi gửi hồ sơ hoàn thuế đến cơ quan thuế, nếu hồ sơ hoàn thuế không thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn hoặc chưa đủ thông tin để cơ quan thuế xác định thì cơ quan thuế gửi thông báo cho người nộp thuế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hoàn thuế.
Nếu hồ sơ hoàn thuế đủ điều kiện hoàn thuế thì cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế trong thời hạn không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hoàn thuế.
Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và ban hành quyết định hoàn thuế trong thời hạn không quá 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hoàn thuế.
Quy trình hoàn thuế GTGT chi tiết mới nhất 2025
Hiện nay, thủ tục hoàn thuế GTGT được thực hiện hoàn toàn qua hình thức trực tuyến (Cổng thông tin điện tử), giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và minh bạch hóa quy trình tiếp nhận. Để doanh nghiệp dễ dàng nắm rõ và thực hiện đúng quy định, dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình hoàn thuế GTGT:
Bước 1: Xác định đối tượng và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đúng quy định
Doanh nghiệp thuộc đối tượng hoàn thuế GTGT theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (đã nêu trên). Tùy vào loại hình hoàn thuế, hồ sơ sẽ bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh đề nghị hoàn
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào
- Hợp đồng xuất khẩu và tờ khai hải quan (nếu là hoàn thuế với hàng xuất khẩu)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…)
- Giải trình về tình hình sản xuất kinh doanh nếu được yêu cầu
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ hoàn thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
Tại đây, người nộp thuế đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế, chọn mục “Hoàn thuế điện tử”, tải lên hồ sơ và ký xác nhận bằng chữ ký số.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi thông tin hồ sơ
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ phân loại và thông báo cho người nộp thuế thuộc một trong hai trường hợp sau:
- Hồ sơ được chấp nhận: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người nộp thuế về thời hạn giải quyết hoàn thuế.
- Hồ sơ không đạt: Cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung hồ sơ. Thời gian doanh nghiệp giải trình không được tính vào thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế.
Bước 4: Nhận tiền hoàn thuế
Người nộp thuế nhận tiền hoàn thuế theo thông báo của cơ quan quản lý thuế. Cụ thể thời gian nhận tiền hoàn thuế như sau:
- Chậm nhất 06 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước
- Chậm nhất 40 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế.
Mặc dù đã nắm rõ quy trình hoàn thuế GTGT, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót phổ biến khiến hồ sơ bị chậm xử lý hoặc từ chối. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách tránh.
Những lỗi thường gặp về thủ tục hoàn thuế GTGT
Dưới đây là những lỗi thường gặp về thủ tục hoàn thuế GTGT phổ biến, doanh nghiệp cần lưu ý:
Về thủ tục hoàn thuế
Trong quá trình thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp thường gặp một số lỗi phổ biến. Dưới đây là những sai sót chi tiết cần lưu ý để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian giải quyết:
- Hồ sơ không đầy đủ theo quy định của Thông tư 80/2021/TT-BTC
- Kê khai, bổ sung hồ sơ khai thuế không đúng quy định
- Phân bổ số thuế GTGT được hoàn cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không đúng quy định.
- Đề nghị hoàn thuế vượt quá 10% doanh thu.
Bên cạnh các lỗi phổ biến về thủ tục hoàn thuế, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những sai sót thường gặp trong giai đoạn hậu kiểm, vì đây là bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết hồ sơ hoàn thuế GTGT.
Những lỗi sót trong quá trình hậu kiểm
Khi thực hiện hậu kiểm, hồ sơ hoàn thuế GTGT có thể gặp nhiều lỗi thường gặp. Cụ thể, các sai sót được liệt kê như sau:
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ các hóa đơn sai hoặc không đúng kỳ tính thuế.
- Bổ sung hồ sơ khai thuế sau khi cơ quan thuế đưa ra quyết định xử lý thuế.
- Chuyển tờ khai thuế GTGT từ hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh (mẫu 01/GTGT) sang hàng hóa, dịch vụ phục vụ dự án đầu tư (mẫu 02/GTGT) và ngược lại.
- Chứng từ, hóa đơn không hợp pháp.
- Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định để khấu trừ thuế.
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, do đó không đủ điều kiện để khấu trừ hoặc hoàn thuế.
Nhận biết và tránh những sai sót phổ biến trong hồ sơ hoàn thuế GTGT sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo quyền lợi hợp pháp và giảm nguy cơ bị từ chối. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu là bước quan trọng để hoàn thuế diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Kết luận
Hoàn thuế GTGT là quyền lợi quan trọng của doanh nghiệp, nhưng để hồ sơ được duyệt nhanh chóng và đúng hạn, việc nắm vững điều kiện, quy trình và những sai sót thường gặp là rất cần thiết. Hãy để đội ngũ chuyên gia của MAN – Master Accountant Network đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế chuẩn xác, tiết kiệm thời gian và an toàn pháp lý.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile / Zalo: 0903 963 163
- Email: man@man.net.vn
Biên tập MAN – Master Accountant Network
