文書のアーカイブと納税申告は、税務監査・査察の度に企業の法的安全性と財務の透明性を左右する重要な業務です。データのデジタル化と規制当局によるリスク管理が進む中、ベトナム財務省および税務総局が定めるアーカイブ期限、電子請求書のフォーマット、納税申告書類の作成に関する規制を正しく理解することが特に重要です。この記事では、最新の法的文書に基づいた詳細かつ最新のガイダンスを提供し、企業が文書をアーカイブし、適切に納税申告を行い、滞納リスクを最小限に抑え、財務管理の効率性を最適化するための支援を提供します。
文書のアーカイブ化と税金の決済の法的根拠。
以下はベトナムの現在の法的文書に基づいた詳細なガイドです。
基礎的な法的枠組み
2026 年のベトナムにおける文書保管および税金決済に関するすべての活動は、以下の法的枠組みに基づく必要があります。
- 会計法第88/2015/QH13号: 最高法定文書は、会計制度の原則、内容、組織構造を規定します。
- 政令123/2020/ND-CP: 請求書および添付書類に関する規制。これは、電子請求書の使用と保管のあらゆる側面を規定する中核文書です。
- 回覧78/2021/TT-BTC: 税務行政法および政令 123 の特定の規定を実施するためのガイドライン。
- 政令174/2016/ND-CP: この文書では、会計法の特定の規定、特に会計書類の保存期間と破棄期間に関する規定について詳しく説明します。
会計書類の保存期間：規制と実務
政令 174/2016/ND-CP によれば、文書のアーカイブ化と税金の決済は、次の 3 つの特定の期間に分かれています。
少なくとも5年間保管してください
会計単位の管理運営に用いられる会計書類に適用され、会計仕訳の記録や財務諸表の作成に直接用いられない会計証憑も含まれる。
例えば： 領収書、支払伝票、在庫受領書および配送書は経理部門の記録に保存されません。
少なくとも10年間は保管してください。
これは、文書のアーカイブと税務決済において最も重要なグループです。対象：
- 会計文書は、会計エントリを記録し、財務諸表、要約、および詳細な総勘定元帳アカウントを作成するために直接使用されます。
- 年次財務報告書、年次予算決算報告書。
- 会計書類及び簿記並びに財務諸表の作成に係るその他の書類の廃棄に関する議事録。
永久保存
これは、歴史的に重要であり、経済、安全保障、または国防に影響を与える会計文書に適用されます。企業の場合、典型的には資本拠出や主要な投資プロジェクトに関連する文書がこれに該当します。
電子文書のアーカイブプロセス：致命的なミス
ベトナム税務総局のロードマップによると、ベトナム企業は2026年までに電子請求書への移行を完了する予定です。しかし、電子形式での書類の保管や税務処理は、多くの会計士にとって依然として混乱を招いています。
黄金律： XMLは元の文書であり、PDFは表示バージョンに過ぎません。多くの企業は、保管のためにPDFファイルのみを保存するか、紙に印刷しています。政令123/2020/ND-CP第3条によると、電子請求書は電子データの集合体です。最も法的効力を持つファイルは元のデータファイル（通常は.XML形式）です。
安全かつ法的に準拠した保管のための手順:
- コレクション: サプライヤーから請求書を受け取ったらすぐに、XML および PDF ファイルの完全なセットをダウンロードします。
- 検証チェック: 税務総局のポータルを使用して、請求書発行業務の運用状況を確認します。
- 体系化: 月/四半期/年および費用の種類別に分類されたデータを、高度に安全なクラウド コンピューティング インフラストラクチャに保存します。
- バックアップ: ドキュメントの保存や税金の決済時にデータが失われるリスクを回避するために、常に 2 つの異なる物理的な場所 (Google ドライブと物理ハード ドライブなど) に少なくとも 2 つのバックアップを用意してください。
特に3月31日の納税申告期限のピーク時に不要なミスを避け、税金、電子請求書、簿記の問題、財務報告の負担を軽減するために、企業は以下のガイドラインを参照できます。 フルサービス会計 MAN – マスター アカウンタント ネットワークは、これからのストレスの多い時期を乗り切るために企業をサポートし、寄り添います。
2026年の税務決算業務の焦点
2026年には、税務当局はAIとビッグデータをリスク評価に幅広く活用するでしょう。文書保管と税務決済においては、以下の新たな側面に重点を置く必要があります。
- 個人所得税の納税申告：eTaxモバイルアプリケーションとVNeID電子IDの普及により、個人の所得データは一元化されています。企業は、電子化された個人所得税源泉徴収証明書が正しく発行され、税務当局のシステムと同期されていることを確認する必要があります。
- 合法的かつ正当な経費: 税務当局は、「福利厚生」の性質を持つ経費、または生産や事業活動に直接役立たないが、納税額を減らすために含まれる経費を精査することに重点を置きます。
- 「逃亡」する企業によるリスク：文書の保管と税務処理には、取引先の法的地位を定期的に確認することが含まれます。仕入請求書の発行前に事業を停止した企業の仕入請求書の場合、その費用は認められず、重い行政罰が課されるリスクがあります。
書類保管や税金の精算に関わる法的リスク。
企業は、文書のアーカイブと税金の決済を最適化するために、行政罰を理解する必要があります。
よくある違反と罰則
会計文書保管規則違反に伴う法的リスクを企業がより深く理解できるよう、現行法では、文書保管および納税申告に関連する行為ごとに罰則を規定しています。これらの罰則は、主に会計分野における行政罰に関する政令41/2018/ND-CPに規定されています。以下は、会計文書の管理・保管における不要なリスクを回避するために、企業および経理部門が特に注意すべき、一般的な違反行為とその罰則をまとめた表です。
| 違反 | 罰金金額（VND） | 注記 |
| 会計記録が要求通りに完全かつ適切な方法で保管されていません。 | 5.000.000 – 10.000.000 | ペナルティは会計期間ごとに課せられます。 |
| 保管期間内に会計書類が紛失または破損した場合。 | 5.000.000 – 10.000.000 | 但し、不可抗力の場合を除きます。 |
| 保存期間が終了する前に会計書類を破棄する。 | 10.000.000 – 20.000.000 | 会計法の重大な違反。 |
| 破壊委員会は設置されず、破壊記録も作成されなかった。 | 5.000.000 – 10.000.000 | 手順違反。 |
上記の要約からわかるように、書類保管や税務申告におけるミスは、単なる業務上のミスにとどまらず、ベトナム財務省の政令41/2018/ND-CPおよび関連文書に基づき、重大な行政罰の対象となる可能性があります。したがって、企業は、税務監査や査察における法的リスクを回避するために、会計書類の管理、保管、破棄に関する規則を策定し、定期的に記録を確認する必要があります。書類保管および税務申告に関する規則を厳格に遵守することは、違反行為を抑制するだけでなく、長期的に財務データの透明性とセキュリティを確保することにもつながります。
参照： 会計コンサルティングサービス
確定申告に必要な書類
書類の作成・保管や税金の精算のプロセスにおいて、スムーズな説明のために、税金精算ファイル（監査ファイル）には以下の要素を含める必要があります。
準備過程において 文書のアーカイブと税金の決済スムーズな説明を確実にするために、監査ファイルには次のコンポーネントを含める必要があります。
- 法的文書: 事業許可証、会社定款、最新の更新された寄付メンバーのリスト。
- 収益記録: 売上元帳、売上請求書 (XML ファイル)、経済契約、承認/清算議事録。
- 経費記録: 購買元帳、入力請求書、非現金支払書類 (2,000 万 VND を超える請求書の場合)、給与記録、社会保険記録。
- 資産記録: 在庫カード、在庫移動の概要 (流入、流出、および在庫残)、固定資産減価償却スケジュール、および資産の購入/処分文書。
- 電子データ: 一般ジャーナルと会計元帳は、Circular 99/2025/TT-BTC (Circular 200/2014/TT-BTC の置き換え) および Circular 133/2016/TT-BTC に従って、Excel 形式と XML 形式でエクスポートされます。
参照： 税務決済サービス
最終決済期間前の「3層」の調整プロセス。
文書のアーカイブと税金の決済の効率を最大限に高めるために、専門家は次のセルフチェック プロセスを推奨しています。
- レベル 1 (請求書の調整): 電子請求書明細書の正確性を Web サイト上のデータと比較して検証します。 hoadondientu.gdt.gov.vn会計担当者の知らないうちにサプライヤーが請求書を見落としたりキャンセルしたりしないことを確認します。
- レベル2（支払照合）：支払遅延の未払金を確認します。2,000万VNDを超えるすべての購入請求書について、請求書に記載されている正しい口座名義人名が記載された適切な銀行支払証明書類が添付されていることを確認します。
- レベル3（ポリシーレビュー）：会計年度中に有効な最新の法的文書を更新します。例：VAT減税ポリシー（該当する場合）、事業分野の特定規制に基づくコスト制限。
文書のアーカイブと税金の決済に関する実際のケーススタディ。
MAN – Master Accountant Networkは、会計業務に30年以上携わる中で、書類の保管ミスや不注意な税務申告により、数億、さらには数十億ドンもの罰金を科せられる企業を数多く見てきました。多くの企業や組織は、自社で行うだけでなく、より安全な選択肢として、専門家のサービスを利用しています。 業界別会計サービス それぞれの特定分野において豊富な実務経験を持つ専門家が常に申請書を審査することを保証します。
典型的な例は次のとおりです。 ホーチミン市のある物流会社は、火災によりサーバーの全データを失いました。税務調査チームが到着した際、2021年から2023年までの元のXMLファイルを提出することができませんでした。PDFファイルで印刷したものの、税務当局はそれらを有効な書類として受け入れませんでした。
学んだ教訓: 文書のアーカイブと税務申告は、会計士だけの責任ではなく、企業にとっての生き残り戦略です。税務ポータルから自動的に同期し、複数のプラットフォーム間でバックアップできる、専門的な文書アーカイブソフトウェアに投資しましょう。
結論する
税務当局がデータ管理を強化し、検査・監査にデジタル技術を活用する状況において、文書の保管と税務申告はもはや経理部門の事務作業にとどまらず、企業のリスク管理における重要な要素となっています。ベトナム財務省および税務総局が定める保管期間、電子文書のフォーマット、会計文書の破棄手続きに関する規制を遵守することで、企業は不必要な罰金を回避し、税務申告における財務記録の透明性と合法性を確保することができます。
さらに、明確なデータ管理とバックアップ手順を備えた科学的な文書保管・税務決済管理システムを構築することで、企業はあらゆる税務決済期間や当局による査察において、より積極的な対応が可能になります。今日、文書保管における適切な準備は、企業が法的リスクを最小限に抑え、財務管理を最適化し、持続可能な長期事業運営を確保するための基盤となります。
連絡先 MAN – マスター会計士ネットワーク
- 住所： No. 19A、ストリート 43、タントゥアン区、ホーチミン市
- モバイル/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Eメール: man@man.net.vn
コンテンツ制作：Mr. レ・ホアン・トゥエン – MAN – Master Accountant Network の創設者兼 CEO、会計、監査、財務コンサルティングの分野で 30 年以上の経験を持つベトナムの CPA 監査人。
文書保管と税務申告に関するよくある質問
政令41/2018/ND-CPによると、保管期間内に会計書類を紛失または毀損した場合、500万ドンから1000万ドンの罰金が科せられる可能性があります。したがって、書類の保管と納税手続きは細心の注意を払って行う必要があります。
はい。2015年会計法および政令123号では電子保存が認められています。ただし、文書の保管や納税申告に関して検査官から要請があった場合、企業はデータのセキュリティ、機密性、およびアクセス可能性を確保する必要があります。
税務行政に関する法律第38号に基づき、年次納税申告書の提出期限は、暦年または会計年度末から3ヶ月後の月末日までとされています。2025年については、2026年3月31日が期限となります。 保存期間内に会計書類を紛失した場合の罰則は何ですか？
ドキュメントをすべてクラウドに保存することは可能ですか?
2025年の法人所得税申告の期限はいつですか？
