Kế toán nội bộ là làm gì là câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng bộ máy kế toán hoặc khi người lao động muốn tìm hiểu về vị trí này. Khác với cách hiểu đơn giản là ghi chép thu, chi, kế toán nội bộ còn tham gia kiểm soát dòng tiền, doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho và cung cấp dữ liệu phục vụ quản trị.
Về bản chất, kế toán nội bộ là làm gì phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và mô hình quản trị của từng doanh nghiệp. Ở doanh nghiệp nhỏ, một nhân sự có thể phụ trách nhiều phần hành. Ở doanh nghiệp vừa và lớn, công việc thường được phân chia thành kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp…
Một hệ thống kế toán nội bộ được tổ chức tốt giúp nhà quản lý nhìn rõ tình hình tài chính và hiệu quả vận hành thay vì chỉ dựa vào số liệu doanh thu hoặc lợi nhuận tổng thể.
Kế toán nội bộ là gì?
Kế toán nội bộ, thường được sử dụng theo nghĩa gần với kế toán quản trị, là hoạt động thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ nhu cầu quản trị và ra quyết định trong nội bộ doanh nghiệp.
Theo khoản 10 Điều 3 Luật Kế toán, kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Vì vậy, khi tìm hiểu kế toán nội bộ là làm gì, cần nhìn công việc này rộng hơn hoạt động ghi sổ thông thường.
Mục tiêu chính của kế toán nội bộ là biến dữ liệu phát sinh trong hoạt động kinh doanh thành thông tin có thể sử dụng cho quản lý. Một số nhiệm vụ trọng tâm gồm:
- Cung cấp số liệu cho việc ra quyết định: Tổng hợp doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ, tồn kho và các chỉ tiêu liên quan để ban lãnh đạo có cơ sở đánh giá tình hình hoạt động.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Phân tích kết quả theo sản phẩm, đơn hàng, dự án, chi nhánh, phòng ban hoặc từng hoạt động tùy nhu cầu quản trị.
- Kiểm soát thu, chi và nguồn lực: Theo dõi dòng tiền, chi phí, công nợ, hàng hóa, tài sản và các khoản phải thu, phải trả.
- Đối chiếu và phát hiện chênh lệch: So sánh số liệu kế toán với dữ liệu thực tế từ kho, ngân hàng, kinh doanh, nhân sự và các bộ phận liên quan.
- Lập báo cáo quản trị: Cung cấp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc.
Một điểm quan trọng khi xác định kế toán nội bộ là làm gì là phải phân biệt số liệu phục vụ quản trị với số liệu phục vụ kê khai thuế. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể cần ghi nhận đầy đủ các khoản phát sinh thực tế để phục vụ quản trị nội bộ, kể cả trường hợp hồ sơ chưa hoàn thiện.
Tuy nhiên, việc ghi nhận nội bộ không đồng nghĩa khoản chi đó đương nhiên đủ điều kiện để hạch toán chi phí được trừ hoặc kê khai thuế. Việc xác định nghĩa vụ thuế vẫn phải căn cứ vào quy định pháp luật thuế và hồ sơ, chứng từ tương ứng.
Do đó, có thể hiểu đơn giản kế toán nội bộ là làm gì theo ba bước:
- Thu thập dữ liệu;
- Kiểm soát và phân tích dữ liệu;
- Sau đó cung cấp thông tin cho người quản lý.
Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động tài chính và đưa ra quyết định dựa trên số liệu.
Mô tả công việc của kế toán nội bộ
Công việc thực tế của kế toán nội bộ không giống nhau ở mọi doanh nghiệp. Quy mô hoạt động, ngành nghề, số lượng giao dịch, mô hình tổ chức và yêu cầu của ban lãnh đạo đều ảnh hưởng đến phạm vi công việc.
Vì vậy, khi đặt câu hỏi kế toán nội bộ là làm gì, không nên chỉ dựa vào một bản mô tả công việc cố định. Một kế toán nội bộ tại doanh nghiệp thương mại có thể tập trung vào doanh thu, công nợ và tồn kho.
Trong khi đó, kế toán nội bộ tại doanh nghiệp sản xuất có thể dành nhiều thời gian hơn cho giá thành, nguyên vật liệu, định mức và chi phí sản xuất.
Công việc chung của kế toán nội bộ
Dù đảm nhiệm phần hành nào, kế toán nội bộ thường xoay quanh các nhóm công việc nền tảng sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ: Kiểm tra thông tin, nội dung, số tiền, đối tượng liên quan và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi ghi nhận hoặc chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
- Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Thu thập và hạch toán các giao dịch thuộc phạm vi công việc được phân công, bảo đảm số liệu được cập nhật kịp thời.
- Theo dõi và lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp chứng từ, bảng kê, phiếu thu, phiếu chi, hồ sơ thanh toán và các tài liệu liên quan để thuận tiện cho việc tra cứu.
- Đối chiếu số liệu: Kiểm tra sự thống nhất giữa sổ sách với dữ liệu ngân hàng, kho, công nợ, doanh thu và các bộ phận liên quan.
- Lập báo cáo quản trị: Tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc theo yêu cầu riêng của ban lãnh đạo.
- Theo dõi biến động tài chính: Phát hiện các khoản chi bất thường, công nợ quá hạn, tồn kho tăng cao hoặc các khoản mục có biến động lớn để báo cáo người phụ trách.
- Phối hợp với các bộ phận: Làm việc với kinh doanh, mua hàng, kho, nhân sự, ngân quỹ và ban giám đốc để xác minh dữ liệu khi phát sinh chênh lệch.
Như vậy, kế toán nội bộ là làm gì không chỉ nằm ở việc nhập liệu. Giá trị của vị trí này nằm ở khả năng kiểm soát dữ liệu và chuyển dữ liệu thành thông tin hữu ích cho quản trị.
Công việc theo từng phần hành kế toán nội bộ
Tại doanh nghiệp có sự phân chia rõ ràng, kế toán nội bộ là làm gì sẽ được cụ thể hóa theo từng phần hành. Dưới đây là 9 vị trí thường gặp:
Kế toán kho
具体的には：
- Theo dõi và ghi nhận tình hình nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu theo phạm vi được phân công.
- Kiểm tra và quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê và các hồ sơ liên quan.
- Đối chiếu số lượng tồn kho trên sổ sách với số liệu thực tế.
- Phối hợp với thủ kho xác định nguyên nhân khi phát sinh chênh lệch.
- Cung cấp dữ liệu phục vụ quản lý tồn kho và tính giá vốn theo quy trình của doanh nghiệp.
Kế toán thu chi
Chi tiết công việc của một kế toán thu chi:
- Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.
- Lập và kiểm tra phiếu thu, phiếu chi cùng hồ sơ đi kèm.
- Đối chiếu số dư quỹ thực tế với sổ quỹ và dữ liệu kế toán.
- Theo dõi các khoản tạm ứng, hoàn ứng của nhân viên và bộ phận liên quan.
- Báo cáo kịp thời các khoản thu, chi bất thường hoặc chưa đủ hồ sơ.
Kế toán thanh toán
具体的には：
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán từ các phòng ban.
- Kiểm tra nội dung, số tiền, đối tượng thanh toán và các tài liệu liên quan.
- Thực hiện thủ tục thanh toán theo quy trình của doanh nghiệp.
- Theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
- Đối chiếu công nợ phải trả và hỗ trợ xử lý các khoản chênh lệch.
Kế toán tiền lương
具体的には：
- Tổng hợp dữ liệu chấm công và các thông tin liên quan đến tiền lương.
- Tính lương, thưởng, phụ cấp theo chính sách của doanh nghiệp.
- Theo dõi các khoản trích theo lương và hồ sơ liên quan theo quy định.
- Phối hợp với bộ phận nhân sự khi có thay đổi về nhân sự, mức lương hoặc chính sách.
- Lưu trữ hồ sơ và cung cấp báo cáo tiền lương theo yêu cầu quản trị.
Kế toán bán hàng
Cụ thể công việc của một kế toán bán hàng:
- Theo dõi đơn hàng, doanh thu và chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Đối chiếu doanh thu với dữ liệu từ bộ phận kinh doanh.
- Theo dõi chiết khấu, hàng bán bị trả lại, chương trình khuyến mại và các khoản giảm trừ theo chính sách doanh nghiệp.
- Tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, khách hàng, kênh bán hàng hoặc nhân viên.
- Lập báo cáo bán hàng phục vụ đánh giá hiệu quả kinh doanh.
売掛金会計
具体的には：
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu của từng khách hàng.
- Cập nhật tình trạng thanh toán và lập kế hoạch thu hồi công nợ.
- Theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Phân tích tuổi nợ, các khoản quá hạn và báo cáo rủi ro công nợ cho cấp quản lý.
Kế toán ngân hàng
具体的には：
- Theo dõi các giao dịch phát sinh qua tài khoản ngân hàng.
- Lập hoặc kiểm tra hồ sơ thanh toán qua ngân hàng theo quy trình.
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay, lịch trả nợ và chi phí liên quan.
- Đối chiếu sao kê ngân hàng với số liệu kế toán.
- Xác minh và xử lý các giao dịch chưa xác định được nội dung hoặc có chênh lệch.
一般会計
Chi tiết công việc:
- Kiểm tra và tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán.
- Rà soát sự cân đối giữa các khoản mục và phát hiện sai lệch cần xử lý.
- Thực hiện các bút toán tổng hợp, phân bổ chi phí, khấu hao và các nghiệp vụ cuối kỳ theo phạm vi công việc.
- Tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo phục vụ ban lãnh đạo.
- Phối hợp với kế toán trưởng trong việc rà soát sổ sách và hoàn thiện hồ sơ kế toán.
主任会計士
具体的には：
- Tổ chức và điều hành công tác kế toán của doanh nghiệp.
- Phân công, kiểm soát và giám sát công việc của các vị trí trong bộ phận kế toán.
- Kiểm tra hệ thống số liệu, quy trình kiểm soát và chất lượng báo cáo.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo về tài chính, kế toán và kiểm soát nội bộ.
- Làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán và các cơ quan, tổ chức liên quan trong phạm vi trách nhiệm.
Qua các phần hành trên có thể thấy, kế toán nội bộ là làm gì phụ thuộc rất lớn vào cách doanh nghiệp tổ chức bộ máy. Không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ 9 vị trí riêng biệt. Một người có thể kiêm nhiệm nhiều phần hành hoặc một phần hành có thể được chia cho nhiều nhân sự.
Phân biệt kế toán nội bộ với các vị trí khác
Khi tìm hiểu kế toán nội bộ là làm gì, một vấn đề thường gặp là nhầm lẫn giữa kế toán nội bộ, kế toán thuế và kế toán dịch vụ.
Các vị trí này có thể cùng xử lý dữ liệu kế toán nhưng khác nhau về mục tiêu, đối tượng sử dụng thông tin, phạm vi công việc và cách tổ chức. Việc phân biệt rõ giúp doanh nghiệp xác định đúng nguồn lực cần thiết.
So sánh Kế toán nội bộ và Kế toán dịch vụ
Đây là hai phương thức tổ chức công tác kế toán khác nhau: một bên là nhân sự hoặc bộ phận trực thuộc doanh nghiệp, một bên là đơn vị bên ngoài cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
| 基準 | 内部会計 | サービス会計 |
| 自然 | Nhân sự hoặc bộ phận thuộc doanh nghiệp, thực hiện công việc theo cơ cấu tổ chức nội bộ | Đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài thực hiện công việc theo hợp đồng và phạm vi đã thỏa thuận. |
| 費用 | Doanh nghiệp phát sinh chi phí nhân sự, lương, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo và các chi phí vận hành liên quan | Doanh nghiệp trả phí dịch vụ theo phạm vi công việc và thỏa thuận trong hợp đồng |
| Am hiểu doanh nghiệp | Có điều kiện tiếp xúc thường xuyên với quy trình, nhân sự và hoạt động thực tế của doanh nghiệp | Cần thời gian thu thập thông tin và xây dựng quy trình phối hợp với doanh nghiệp |
| Khả năng xử lý phát sinh | Có thể phối hợp trực tiếp với các phòng ban khi làm việc tại doanh nghiệp | Phụ thuộc vào quy trình, đầu mối phối hợp và phạm vi dịch vụ đã thống nhất |
| Mức độ phù hợp | Phù hợp khi doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, cần kiểm soát thường xuyên hoặc cần đội ngũ kế toán làm việc trực tiếp | Phù hợp ới doanh nghiệp muốn sử dụng nguồn lực bên ngoài để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán theo nhu cầu |
Điểm cần lưu ý là kế toán nội bộ là làm gì và kế toán dịch vụ không phải hai khái niệm đối lập về nghiệp vụ. Kế toán dịch vụ có thể thực hiện một số công việc mà bộ phận kế toán nội bộ đang thực hiện, tùy phạm vi hợp đồng.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể giữ một nhân sự nội bộ để kiểm soát thu chi, công nợ và báo cáo quản trị, đồng thời 会計業務のアウトソーシング để thực hiện một số công việc kế toán chuyên môn. Ngược lại, doanh nghiệp cũng có thể thuê đơn vị dịch vụ thực hiện phần lớn công việc kế toán nếu mô hình vận hành phù hợp.
So sánh Kế toán nội bộ và Kế toán thuế
Đây là hai phạm vi công việc dễ bị nhầm lẫn nhất. Cả hai đều sử dụng dữ liệu tài chính của doanh nghiệp nhưng mục tiêu và yêu cầu đầu ra không hoàn toàn giống nhau.
| 基準 | 内部会計 | 税務会計 |
| Mục đích công việc | Cung cấp thông tin phục vụ quản trị, kiểm soát hoạt động và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định | Thực hiện kê khai, báo cáo và các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp theo quy định |
| Đối tượng sử dụng thông tin | Ban giám đốc, chủ doanh nghiệp, quản lý các bộ phận và các cấp quản trị liên quan | Cơ quan thuế và các bên liên quan sử dụng thông tin theo chức năng, nhiệm vụ hoặc nhu cầu hợp pháp |
| Tính chất báo cáo | Thiết kế linh hoạt theo nhu cầu quản trị: doanh thu theo sản phẩm, chi phí theo bộ phận, dòng tiền, công nợ, hiệu quả từng dự án… | Thực hiện theo hồ sơ, biểu mẫu, kỳ kê khai và yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành |
| Phạm vi dữ liệu | Tập trung phản ánh tình hình hoạt động thực tế và các chỉ tiêu mà doanh nghiệp cần để quản lý | Tập trung vào dữ liệu đáp ứng yêu cầu kê khai, xác định nghĩa vụ thuế và lập hồ sơ thuế theo quy định |
| Chu kỳ báo cáo | Có thể theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cần thông tin | Thực hiện theo kỳ kê khai, quyết toán và thời hạn tương ứng của từng loại nghĩa vụ thuế |
Vì vậy, nếu hỏi kế toán nội bộ là làm gì so với kế toán thuế, có thể hiểu ngắn gọn: kế toán nội bộ phục vụ nhu cầu quản trị bên trong doanh nghiệp, còn 税理士 tập trung vào việc thực hiện và kiểm soát nghĩa vụ thuế theo quy định.
Tuy nhiên, hai phạm vi này có mối liên hệ chặt chẽ. Số liệu quản trị và số liệu phục vụ thuế cần được đối chiếu để doanh nghiệp nhận diện chênh lệch và xử lý đúng nguyên nhân. Không nên hiểu rằng kế toán nội bộ có thể tùy ý ghi nhận các khoản không có đủ hồ sơ pháp lý rồi sử dụng các số liệu đó để thay thế hồ sơ kê khai thuế.
Đối với doanh nghiệp chưa có đủ nhân sự để thực hiện toàn bộ công việc, việc thuê 内部会計サービス là một phương án có thể cân nhắc. Phạm vi dịch vụ nên được xác định rõ ngay từ đầu, chẳng hạn quản lý thu chi, công nợ, kho, tiền lương, báo cáo quản trị hay kiểm soát toàn bộ dữ liệu kế toán nội bộ.
結論する
Tùy quy mô, ngành nghề và cơ cấu tổ chức, kế toán nội bộ là làm gì sẽ được triển khai theo các phần hành như kho, thu chi, thanh toán, tiền lương, bán hàng, công nợ, ngân hàng, tổng hợp hoặc quản lý toàn bộ bộ máy kế toán.
Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán nội bộ phù hợp hoặc muốn chuẩn hóa lại hệ thống kế toán, có thể cân nhắc phương án thuê ngoài theo phạm vi công việc thực tế.
MAN – マスターアカウンタントネットワークへのお問い合わせ 無料のサポートとアドバイスをご利用ください！
連絡先 MAN – マスター会計士ネットワーク
- 住所： No. 19A、ストリート 43、タントゥアン区、ホーチミン市
- モバイル/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Eメール: man@man.net.vn
- Googleビジネスプロフィール： MAN – Master Accountant NetworkのGoogleビジネスプロフィールを見る
- LinkedInの創設者： 専門家の Le Hoang Tuyen 氏の LinkedIn プロフィールをご覧ください。
制作および専門的なコンテンツレビューの責任者: Mr. Le Hoang Tuyen – MAN（Master Accountant Network）の創設者兼CEO彼はベトナム公認会計士であり、会計、監査、税務、企業法務コンサルティングにおいて30年以上の豊富な経験を持つ監査人です。
