规定要求用蓝色墨水签署文件。

目前，在纸质文件上签字时使用蓝色墨水已不再是建议，而是法律强制要求。这项规定取代了以往仅禁止使用铅笔、红色墨水或易褪色墨水的观念，导致许多机构仍然选择使用黑色墨水签字。

2020年之前，根据第110/2004/ND-CP号法令，法律仅规定在签署和签发文件时不得使用铅笔、红色墨水或易褪色墨水。由于没有明文禁止使用黑色墨水，许多授权人员在签署和审批过程中仍然使用黑色墨水笔。

然而，自2020年3月5日起，第30/2020/ND-CP号法令正式收紧了相关规定。该法令第13条第6款明确规定，纸质文件必须由授权人使用蓝色墨水签名，不得使用易褪色的墨水。这是一项强制性规定，旨在提高文件的真实性和长期保存价值。

指数

签署和签发文件的权限概述

根据第30/2020/ND-CP号法令第13条规定，文件的签署和签发是根据各机构或组织的工作机制确定的：

对于实行层级制度的机构：机构负责人有权签署所有文件，或将签署权委托给在其职权范围内的副手。
对于实行集体领导制度的组织：组织负责人代表集体领导签署一般文件；副负责人代表其在其职责范围内或经授权签署文件。
特殊情况：下属的授权或直接签字可以采用书面形式，并明确规定范围和时间限制。

无论具体情况如何，基本原则依然不变：签字人对文件的内容承担法律责任。此外，根据相关规定，纸质文件的签名必须使用蓝色墨水。

为了更清晰地了解关于文件签署用墨颜色的法律规定的变化，可以对比第110/2004/ND-CP号法令和第30/2020/ND-CP号法令的规定。下表将有助于系统地梳理重要的标准：

此前，由于并未禁止使用黑色墨水，许多文件都用黑色墨水签名，导致原件与黑白复印件难以区分。新规要求统一使用蓝色墨水，彻底解决了这一问题。

要理解为何法律规定必须使用蓝色墨水签署文件（如第30/2020/ND-CP号法令所规定），有必要考虑多个方面，包括文件的真实性和长期存档价值，以及行政数字化背景下的管理要求。以下分析将阐明该规定的每一项具体益处。

蓝色墨水便于识别带有直接签名和红色印章的原件。在制作黑白复印件时，蓝色签名通常与黑色签名形成鲜明对比，从而减少混淆。

专用的蓝色墨水笔具有极佳的保色性和抗褪色性。这对于行政记录保存至关重要，尤其对于具有长期法律或历史价值的文件而言。

在扫描电子管理系统文档时，蓝色签名有助于图像处理软件更好地分离内容，从而提高数字数据的清晰度和可靠性。

与纸质文件并行，第 30/2020/ND-CP 号法令还规定了有关数字签名的规则：

因此，无论是在纸质环境还是电子环境中，“绿色”元素都被持续用于确保法律有效性和识别性。

根据第 30/2020/ND-CP 号法令的规定，强制要求用蓝色墨水签署文件，这代表着在规范文件管理、加强真实性控制和防止文件伪造方面迈出了重要一步。

为确保法律效力及长期保存，授权人员在签署纸质文件时应使用高质量、不易褪色的蓝色墨水。同时，正在进行数字化转型的机构必须遵循标准的蓝色数字签名显示规范，以确保电子文件与纸质文件具有同等的法律效力，符合现行法规。

内容制作：先生黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。

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