В настоящее время использование синих чернил при подписании бумажных документов больше не является рекомендацией, а стало обязательным требованием закона. Это правило заменяет предыдущее положение, которое запрещало только использование карандашей, красных чернил или быстро выцветающих чернил, из-за чего многие организации по-прежнему предпочитают использовать черные чернила для подписания.
До 2020 года, согласно Декрету 110/2004/ND-CP, закон лишь предусматривал запрет на использование карандашей, красных или легко выцветающих чернил при подписании и выдаче документов. Поскольку не было положений, запрещающих использование черных чернил, многие уполномоченные лица по-прежнему использовали ручки с черными чернилами в процессе подписания и утверждения документов.
Однако с 5 марта 2020 года Постановление 30/2020/ND-CP официально ужесточило правила. Пункт 6 статьи 13 четко гласит, что для бумажных документов уполномоченное лицо должно подписывать их синими чернилами и не использовать чернила, которые легко выцветают. Это обязательное правило, направленное на повышение подлинности и долгосрочной архивной ценности документов.
Обзор полномочий по подписанию и выдаче документов.
Согласно статье 13 Указа 30/2020/НД-КП, порядок подписания и выдачи документов определяется механизмом работы каждого ведомства или организации:
- В ведомствах, работающих в иерархической системе: руководитель ведомства имеет право подписывать все документы или делегировать полномочия по подписанию заместителю в рамках своей компетенции.
В организациях, функционирующих в рамках системы коллективного руководства: руководитель организации подписывает общие документы от имени коллективного руководства; заместитель руководителя подписывает документы от их имени в своей зоне ответственности или в порядке полномочий. - Особые случаи: Уполномочивание или прямое подписание подчиненными может осуществляться в письменной форме с четко определенными рамками и сроками.
Вне зависимости от обстоятельств, общий принцип остается неизменным: лицо, подписавшее документ, несет юридическую ответственность за его содержание. Кроме того, в соответствии с правилами, подписи на бумажных документах должны быть сделаны синими чернилами.
Сравнение правил использования чернил для подписей в разные периоды.
Для наглядного сравнения изменений в правовом подходе к цвету чернил, используемых для подписания документов, можно рассмотреть положения Декрета 110/2004/ND-CP и Декрета 30/2020/ND-CP. Приведенная ниже таблица поможет систематизировать важные критерии:
| Критерии | Постановление 110/2004/ND-CP | Постановление 30/2020/ND-CP |
| Правила регулирования цвета чернил | Не используйте карандаши, красные чернила или чернила, которые легко выцветают. | Необходимо использовать синие чернила; использование стойких к выцветанию чернил не допускается. |
| Используйте чёрные чернила. | Не запрещено | Несанкционированный доступ |
| Основная цель | Обеспечьте сохранение базовой формы. | Различение оригиналов и копий, предотвращение подделок. |
Ранее, поскольку использование черных чернил не было запрещено, многие документы подписывались черными чернилами, что затрудняло различение оригиналов и черно-белых копий. Новое постановление полностью решило эту проблему, требуя единообразного использования синих чернил.
Причина, по которой закон требует подписывать документы синими чернилами.
Чтобы понять, почему закон обязывает подписывать документы синими чернилами, как это предусмотрено Постановлением 30/2020/ND-CP, необходимо рассмотреть различные аспекты, от подлинности документов и их долгосрочной архивной ценности до требований к управлению в контексте цифровизации административной деятельности. Следующий анализ прояснит каждое конкретное преимущество этого положения.
Быстро определите оригинал.
Синие чернила позволяют легко идентифицировать оригинал документа с прямой подписью и красным штампом. При изготовлении черно-белых копий синяя подпись обычно четко выделяется на фоне черной, что снижает вероятность путаницы.
Повысьте долговечность при хранении.
Специальные ручки с синими чернилами отличаются высокой стойкостью цвета и устойчивостью к выцветанию. Это крайне важно для ведения административной документации, особенно для документов, имеющих долгосрочную юридическую или историческую ценность.
Поддержка процесса цифровизации
При сканировании документов для электронных систем управления синяя сигнатура помогает программному обеспечению для обработки изображений лучше разделять содержимое, повышая четкость и надежность цифровых данных.
Стандарты для цифровых подписей на электронных документах
Наряду с бумажными документами, Постановление 30/2020/ND-CP также устанавливает правила, касающиеся цифровых подписей:
- Изображение цифровой подписи должно представлять собой подлинную подпись уполномоченного лица.
- Цифровая подпись отображается синим цветом на прозрачном фоне.
- Местоположение, размер и формат должны соответствовать Приложению I, прилагаемому к указу.
Таким образом, как в бумажной, так и в электронной среде, «зеленый» элемент неизменно используется для обеспечения юридической действительности и идентификации.
Заключить
Обязательное требование подписывать документы синими чернилами, как это предусмотрено Постановлением 30/2020/ND-CP, представляет собой значительный шаг вперед в стандартизации управления документами, усилении контроля подлинности и предотвращении подделки документов.
Для обеспечения юридической силы и долгосрочного архивирования уполномоченные лица должны использовать высококачественные, устойчивые к выцветанию синие чернила при подписании бумажных документов. Одновременно с этим, организации, проходящие цифровую трансформацию, должны придерживаться стандартного синего цвета для цифровой подписи, чтобы гарантировать, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, в соответствии с действующими правилами.
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Зало: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
Производство контента: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network, вьетнамский аудитор CPA с более чем 30-летним опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.
