Kế toán chi phí là gì? Vai trò và nhiệm vụ trong doanh nghiệp

Kế toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại từ năm 2026 không còn là câu chuyện ghi nhận giá vốn đơn thuần, mà đã trở thành “công cụ sống còn” quyết định biên lợi nhuận và khả năng tuân thủ thuế. Chỉ một sai lệch nhỏ trong phân loại chi phí thu mua, chi phí bán hàng hay phí sàn TMĐT cũng có thể khiến doanh nghiệp bị đội giá vốn, giảm lợi nhuận và đối mặt rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Dựa trên quy định mới nhất của Luật Thuế TNDN 2025, Циркуляр 99/2025/TT-BTC và kinh nghiệm thực tế triển khai cho doanh nghiệp Thương mại, Bán lẻ và Thương mại điện tử. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất kế toán chi phí, hạch toán chuẩn từng nghiệp vụ và xây dựng chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả.

Что такое калькуляция затрат?

Учет затрат — важная отрасль управленческого и финансового учета, занимающаяся сбором, классификацией, учетом и распределением расходов, понесенных в ходе хозяйственной деятельности. На коммерческих предприятиях учет затрат не только отслеживает себестоимость реализованной продукции, но и тщательно контролирует операционные расходы от этапа закупки до момента доставки товара потребителю.

Насколько важен учет затрат?

В бизнесе управленческий учет играет следующие важные роли:

• Организовать и контролировать всю структуру затрат предприятия: Учет затрат отвечает за выявление, классификацию и отслеживание каждого вида понесенных расходов, таких как прямые затраты, операционные затраты, коммерческие издержки или затраты подразделений. Это позволяет предприятиям видеть общую картину затрат, эффективно контролировать денежные потоки и точно определять, какие области приносят реальную прибыль.
• Xác định giá vốn và làm cơ sở xây dựng giá bán hợp lý: Thông qua việc đo lường chi phí đầu vào của từng nguồn lực đã sử dụng, kế toán chi phí giúp doanh nghiệp tính đúng, tính đủ giá vốn. Dữ liệu này là căn cứ quan trọng để nhà quản trị đưa ra mức giá bán phù hợp, đảm bảo vừa cạnh tranh trên thị trường vừa duy trì biên lợi nhuận bền vững.
• Поддержка управления и снижение операционных рисков: Подробные отчеты о затратах оперативно предоставляются каждому уровню управления, что позволяет предприятиям заблаговременно выявлять операционные неэффективности. Это дает менеджерам возможность корректировать процессы, оптимизировать затраты, сокращать потери и повышать эффективность использования ресурсов.
• Основа для долгосрочного стратегического планирования: данные учета затрат не только отражают текущую ситуацию, но и предоставляют ценную информацию о долгосрочных тенденциях. На этой основе руководство может разрабатывать обоснованные стратегии распределения затрат, выбирать соответствующие направления инвестиций и определять цели устойчивого развития бизнеса.

Учет затрат в коммерческих предприятиях

Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán chi phí thường tập trung theo dõi trị giá hàng hóa trên TK 156, chi phí bán hàng trên TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642. Tùy bản chất từng nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể phát sinh các tài khoản liên quan khác như TK 632, 635, 811…

Цепочка создания стоимости и поток затрат

Процесс учета затрат тесно связан с цепочкой операций:

• Этап закупки: включает в себя покупную цену, транспортные расходы и плату за страхование груза.
• Этап хранения: Затраты включают аренду склада, хранение и амортизацию складского оборудования.
• Этап продаж: расходы на рекламу, комиссионные, упаковку и отгрузку (логистика).

Только при правильной классификации затрат в соответствии с их характером и назначением предприятия могут точно учитывать их, эффективно контролировать и принимать соответствующие управленческие решения. Именно поэтому классификация затрат на коммерческих предприятиях играет основополагающую роль во всей системе учета затрат.

Классификация затрат в коммерческих предприятиях

Для внедрения эффективного учета затрат предприятиям необходимо систематически классифицировать затраты.

Классификация по функциям

• Себестоимость проданных товаров (COGS): включает чистую покупную цену, указанную в счете-фактуре, плюс невозмещаемые налоги (импортный налог, акцизный налог) и прямые затраты на закупку.
• Chi phí bán hàng (TK 641): Đây là nhóm chi phí biến động mạnh nhất, bao gồm chi phí livestream, phí sàn TMĐT, lương nhân viên tư vấn và chi phí vận chuyển cho khách hàng.
• Расходы на управление бизнесом (счет 642): Общие расходы, такие как заработная плата офисных сотрудников, аренда офиса и офисные принадлежности.

Классификация, основанная на характере изменчивости.

В управлении бизнесом учет затрат делится на следующие категории:

• Постоянные затраты: статьи расходов, которые не меняются в зависимости от объема продаж в краткосрочной перспективе (например, фиксированная арендная плата).
• Переменные издержки: они увеличиваются или уменьшаются пропорционально объему проданных товаров (например, плата за упаковку, банковские комиссии).
• Смешанные затраты: К ним относятся как фиксированные, так и переменные компоненты (например, заработная плата продавцов, которая состоит из базовой ставки плюс комиссионные).

Классификация затрат действительно имеет ценность только тогда, когда она связана со специфическими бухгалтерскими процедурами для каждого бухгалтерского счета. После четкого определения характера каждой группы затрат в коммерческом предприятии следующим и важнейшим шагом является точный, полный и последовательный учет каждой операции, обеспечивающий достоверное отражение затрат и прибыли в бухгалтерских данных и соответствие налоговому законодательству. В следующем разделе будут представлены подробные рекомендации по практическому учету затрат, с учетом типичных ситуаций, возникающих сегодня в коммерческих предприятиях.

Hướng dẫn hạch toán Kế toán chi phí chi tiết theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần lưu ý hệ thống tài khoản kế toán đã có một số thay đổi so với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong đó, TK 156 – Hàng hóa không còn các tài khoản cấp 2 như TK 1561 và 1562 được quy định cố định. Doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.

Kế toán chi phí mua hàng

Chi phí thu mua hàng hóa có thể bao gồm chi phí bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp và các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua.

Khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa và khoản chi phí này được tính vào giá trị hàng hóa mua về, kế toán ghi

• Nợ TK 156 – Hàng hóa
• Дебетовый счет 133 – НДС, подлежащий вычету (если таковой имеется)
• Có các TK 111, 112, 141, 331…

Trường hợp chi phí thu mua được tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:

• Дебетовый счет 632 – Себестоимость проданных товаров
• Дебетовый счет 133 – НДС, подлежащий вычету (если таковой имеется)
• Có các TK 111, 112, 141, 331,…

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí thu mua liên quan đến nhiều loại hàng hóa có thể được phân bổ cho từng loại, mặt hàng theo tiêu thức phù hợp và phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán. Trường hợp chi phí thu mua hàng hóa có giá trị nhỏ liên quan đến nhiều mặt hàng, doanh nghiệp có thể ghi nhận ngay vào giá vốn hàng bán.

Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là đã bán trong kỳ, kế toán ghi:

• Дебетовый счет 632 – Себестоимость проданных товаров
• Có TK 156 – Hàng hóa

Kế toán chi phí bán hàng

TK 641 – Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ như tiền lương và các khoản liên quan đến nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, hoa hồng bán hàng, bảo quản, đóng gói, vận chuyển, bảo hành và các chi phí khác liên quan đến hoạt động bán hàng.

Ví dụ, khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động bán hàng, kế toán có thể ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Дебетовый счет 133 – НДС, подлежащий вычету (если таковой имеется)
• Có các TK 111, 112, 331,…

Đối với tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, căn cứ nghiệp vụ thực tế, kế toán ghi nhận vào TK 641 theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Cuối kỳ, chi phí bán hàng được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:

• Дебетовый счет 911 – Определение результатов деятельности предприятия
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Kế toán chi phí Quản lý doanh nghiệp

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.

Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Дебетовый счет 133 – НДС, подлежащий вычету (если таковой имеется)
• Có các TK 111, 112, 331,…

Đối với khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, căn cứ tài sản và bộ phận sử dụng, kế toán ghi nhận chi phí vào TK 642 theo quy định.

Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:

• Дебетовый счет 911 – Определение результатов деятельности предприятия
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 632 phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.

Đối với các khoản dự phòng tổn thất tài sản, doanh nghiệp cần căn cứ đúng bản chất nghiệp vụ và hướng dẫn của từng tài khoản để xác định tài khoản đối ứng phù hợp. Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99 sử dụng TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.

См. также: Kế toán công ty thương mại.

Стратегия контроля и оптимизации затрат

Для эффективного контроля затрат и оптимизации прибыли предприятиям необходимо внедрять конкретные стратегии, от анализа точки безубыточности и моделей управления затратами на основе видов деятельности до оптимизации налоговых издержек. Эти шаги помогут преобразовать бухгалтерские данные в инструменты стратегического принятия решений, сократить потери и повысить эффективность использования ресурсов. 

Анализ точки безубыточности

Используйте данные калькуляции себестоимости, чтобы определить минимальный объем продаж, необходимый для покрытия всех постоянных и переменных затрат. Это поможет предприятиям решить, стоит ли внедрять программы значительных скидок.

Модель учета затрат на основе видов деятельности

Вместо распределения накладных расходов на основе выручки, метод ABC распределяет их на основе «факторов затрат». Например, складские расходы могут распределяться на основе фактического пространства, занимаемого каждым товарным кодом (SKU).

Оптимизация затрат на корпоративный подоходный налог. 

Cần phân biệt giữa chi phí được ghi nhận theo chế độ kế toán và chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Một khoản chi có thể được ghi nhận là chi phí kế toán nhưng chưa chắc đáp ứng đầy đủ điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN. Vì vậy, khi đánh giá chi phí, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét bản chất nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ và quy định pháp luật thuế có liên quan.

Ссылка: Dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp.

Заключить

Учет затрат — это не просто регистрация и классификация расходов; это также стратегический инструмент, помогающий коммерческим предприятиям контролировать прибыль, оптимизировать ресурсы и минимизировать финансовые риски. Освоение принципов бухгалтерского учета, применение стратегий оптимизации затрат и избегание распространенных ошибок помогут предприятиям поддерживать устойчивую эффективность бизнеса на нестабильном рынке.

Если вашей компании требуется комплексное решение для управления затратами, Свяжитесь с нами прямо сейчас Обратитесь в MAN – Master Accountant Network за поддержкой и консультациями по внедрению точного, эффективного и оптимального учета затрат для вашего бизнеса.

Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров

• Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
• Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Электронная почта: man@man.net.vn
• Профиль компании в Google: Посмотреть профиль MAN – Master Accountant Network в Google Business Profile 
• Основатель LinkedIn: Просмотрите профиль эксперта Ле Хоанг Туена на LinkedIn. 

Ответственный за производство и профессиональную проверку контента: г-н. Ле Хоанг Туен – основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network.Он является сертифицированным аудитором (CPA) Вьетнама с более чем 30-летним опытом работы в области бухгалтерского учета, аудита, налогообложения и корпоративного юридического консультирования.

Часто задаваемые вопросы о управленческом учете

Считаются ли комиссионные выплаты лицам, не занимающимся предпринимательской деятельностью, разумными расходами?

Да, если есть брокерский договор, платежные документы, и компания удерживает подоходный налог с физических лиц (10%) до осуществления платежа.

Куда следует отнести затраты на транспортировку приобретенных товаров на склад?

Nếu chi phí vận chuyển phát sinh trực tiếp trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp và được tính vào giá trị hàng hóa, kế toán ghi nhận vào TK 156 – Hàng hóa. Nếu khoản chi phí được tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán theo trường hợp phù hợp, kế toán ghi nhận vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Chi phí vận chuyển hàng bán cho khách hàng hạch toán vào đâu?

Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng, nếu thuộc chi phí phục vụ hoạt động bán hàng, được phản ánh vào TK 641 – Chi phí bán hàng theo bản chất nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần phân biệt chi phí vận chuyển đưa hàng từ nơi mua về với chi phí vận chuyển giao hàng cho khách để tránh hạch toán sai giá vốn và chi phí bán hàng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản nào?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, doanh nghiệp ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa nếu tính vào giá trị hàng hóa mua về; hoặc Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán nếu tính vào giá vốn hàng bán. Thuế GTGT được khấu trừ, nếu có, ghi vào TK 133; đối ứng là các TK 111, 112, 141, 331,… tùy phương thức thanh toán.