Kế toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại từ năm 2026 không còn là câu chuyện ghi nhận giá vốn đơn thuần, mà đã trở thành “công cụ sống còn” quyết định biên lợi nhuận và khả năng tuân thủ thuế. Chỉ một sai lệch nhỏ trong phân loại chi phí thu mua, chi phí bán hàng hay phí sàn TMĐT cũng có thể khiến doanh nghiệp bị đội giá vốn, giảm lợi nhuận và đối mặt rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Dựa trên quy định mới nhất của Luật Thuế TNDN 2025, Circular 99/2025/TT-BTC và kinh nghiệm thực tế triển khai cho doanh nghiệp Thương mại, Bán lẻ và Thương mại điện tử. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất kế toán chi phí, hạch toán chuẩn từng nghiệp vụ và xây dựng chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả.
What is cost accounting?
Cost accounting is an important branch of management accounting and financial accounting, focusing on the collection, classification, recording, and allocation of expenses incurred in the course of business operations. In commercial enterprises, cost accounting not only tracks the cost of goods sold but also closely controls operating expenses from the purchasing stage to the point where goods reach the consumer.
How important is cost accounting?
In a business, cost accounting plays the following important roles:
- Organize and control the entire cost structure of the business: Cost accounting is responsible for identifying, categorizing, and tracking each type of expense incurred, such as direct costs, operating costs, selling expenses, or departmental costs. This allows businesses to see the overall cost picture, effectively control cash flow, and accurately determine which areas are generating real profit.
- Xác định giá vốn và làm cơ sở xây dựng giá bán hợp lý: Thông qua việc đo lường chi phí đầu vào của từng nguồn lực đã sử dụng, kế toán chi phí giúp doanh nghiệp tính đúng, tính đủ giá vốn. Dữ liệu này là căn cứ quan trọng để nhà quản trị đưa ra mức giá bán phù hợp, đảm bảo vừa cạnh tranh trên thị trường vừa duy trì biên lợi nhuận bền vững.
- Supporting management and mitigating operational risks: Detailed cost reports are provided promptly to each level of management, enabling businesses to proactively identify operational inefficiencies. This allows managers to adjust processes, optimize costs, reduce losses, and improve resource utilization efficiency.
- Foundation for long-term strategic planning: Cost accounting data not only reflects the current situation but also offers valuable insights into long-term trends. Based on this foundation, management can develop sound cost allocation strategies, select appropriate investment directions, and define sustainable development goals for the business.
Cost accounting in commercial enterprises
Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán chi phí thường tập trung theo dõi trị giá hàng hóa trên TK 156, chi phí bán hàng trên TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642. Tùy bản chất từng nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể phát sinh các tài khoản liên quan khác như TK 632, 635, 811…
Value chain and cost stream
The flow of cost accounting is closely linked to the chain of activities:
- Purchasing phase: Incurs purchase price, input transportation costs, and cargo insurance fees.
- Storage phase: Costs include warehouse rental, storage, and depreciation of warehouse equipment.
- Sales phase: Advertising costs, commissions, packaging, and outbound shipping (Logistics).
Only when costs are properly classified according to their nature and purpose can businesses accurately account for them, effectively control them, and make appropriate management decisions. This is precisely why cost classification in commercial enterprises plays a fundamental role in the entire cost accounting system.
Classification of costs in commercial businesses
To implement effective cost accounting, businesses need to classify costs in a systematic way.
Classification by function
- Cost of Goods Sold (COGS): Includes the net purchase price shown on the invoice plus non-refundable taxes (import tax, excise tax) and direct procurement costs.
- Chi phí bán hàng (TK 641): Đây là nhóm chi phí biến động mạnh nhất, bao gồm chi phí livestream, phí sàn TMĐT, lương nhân viên tư vấn và chi phí vận chuyển cho khách hàng.
- Business management expenses (Account 642): General expenses such as office staff salaries, office rent, and office supplies.
Classification based on the nature of variability
In business management, cost accounting is divided into:
- Fixed Costs: Items that do not change with sales in the short term (e.g., fixed rent).
- Variable Costs: These increase or decrease proportionally with the volume of goods sold (e.g., packaging fees, bank transaction fees).
- Mixed costs: These include both fixed and variable components (for example, sales staff salaries, which consist of a base salary plus commission).
Cost classification is only truly valuable when it is linked to specific accounting procedures for each accounting account. After clearly identifying the nature of each cost group in a commercial enterprise, the next and crucial step is to accurately, completely, and consistently account for each transaction, ensuring that accounting data truthfully reflects costs and profits and complies with tax regulations. The following section will provide detailed guidance on how to account for costs in practice, closely following common situations arising in commercial enterprises today.
Hướng dẫn hạch toán Kế toán chi phí chi tiết theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần lưu ý hệ thống tài khoản kế toán đã có một số thay đổi so với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong đó, TK 156 – Hàng hóa không còn các tài khoản cấp 2 như TK 1561 và 1562 được quy định cố định. Doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
Kế toán chi phí mua hàng
Chi phí thu mua hàng hóa có thể bao gồm chi phí bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp và các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua.
Khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa và khoản chi phí này được tính vào giá trị hàng hóa mua về, kế toán ghi
- Nợ TK 156 – Hàng hóa
- Debit Account 133 – Deductible VAT (if any)
- Có các TK 111, 112, 141, 331…
Trường hợp chi phí thu mua được tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
- Debit Account 632 – Cost of Goods Sold
- Debit Account 133 – Deductible VAT (if any)
- Có các TK 111, 112, 141, 331,…
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí thu mua liên quan đến nhiều loại hàng hóa có thể được phân bổ cho từng loại, mặt hàng theo tiêu thức phù hợp và phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán. Trường hợp chi phí thu mua hàng hóa có giá trị nhỏ liên quan đến nhiều mặt hàng, doanh nghiệp có thể ghi nhận ngay vào giá vốn hàng bán.
Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là đã bán trong kỳ, kế toán ghi:
- Debit Account 632 – Cost of Goods Sold
- Có TK 156 – Hàng hóa
Kế toán chi phí bán hàng
TK 641 – Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ như tiền lương và các khoản liên quan đến nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, hoa hồng bán hàng, bảo quản, đóng gói, vận chuyển, bảo hành và các chi phí khác liên quan đến hoạt động bán hàng.
Ví dụ, khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động bán hàng, kế toán có thể ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Debit Account 133 – Deductible VAT (if any)
- Có các TK 111, 112, 331,…
Đối với tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, căn cứ nghiệp vụ thực tế, kế toán ghi nhận vào TK 641 theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Cuối kỳ, chi phí bán hàng được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:
- Debit Account 911 – Determination of Business Results
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng
Kế toán chi phí Quản lý doanh nghiệp
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Debit Account 133 – Deductible VAT (if any)
- Có các TK 111, 112, 331,…
Đối với khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, căn cứ tài sản và bộ phận sử dụng, kế toán ghi nhận chi phí vào TK 642 theo quy định.
Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:
- Debit Account 911 – Determination of Business Results
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 632 phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.
Đối với các khoản dự phòng tổn thất tài sản, doanh nghiệp cần căn cứ đúng bản chất nghiệp vụ và hướng dẫn của từng tài khoản để xác định tài khoản đối ứng phù hợp. Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99 sử dụng TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.
See more: Kế toán công ty thương mại.
Cost control and optimization strategy
To effectively control costs and optimize profits, businesses need to implement specific strategies, from break-even analysis and activity-based cost management models to tax cost optimization. These steps will help transform accounting data into strategic decision-making tools, reduce waste, and increase resource efficiency.
Break-even analysis
Use data from cost accounting to determine the minimum sales volume required to cover all fixed and variable costs. This helps businesses decide whether or not to implement deep discount programs.
Activity-based costing model
Instead of allocating overhead costs based on revenue, the ABC method allocates them based on “cost drivers.” For example, warehousing costs can be allocated based on the actual space occupied by each product code (SKU).
Optimizing corporate income tax costs.
Cần phân biệt giữa chi phí được ghi nhận theo chế độ kế toán và chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Một khoản chi có thể được ghi nhận là chi phí kế toán nhưng chưa chắc đáp ứng đầy đủ điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN. Vì vậy, khi đánh giá chi phí, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét bản chất nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ và quy định pháp luật thuế có liên quan.
Reference: Dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp.
Conclude
Cost accounting is not just about recording and classifying expenses; it's also a strategic tool that helps commercial businesses control profits, optimize resources, and minimize financial risks. Mastering accounting principles, applying cost optimization strategies, and avoiding common mistakes will help businesses maintain sustainable business performance in a volatile market.
If your business is looking for an in-depth cost management solution, Contact us now Contact MAN – Master Accountant Network for support and advice on implementing accurate, efficient, and optimal cost accounting for your business.
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: No. 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: View MAN – Master Accountant Network's Google Business Profile
- LinkedIn Founder: View expert Le Hoang Tuyen's LinkedIn profile.
Responsible for production and professional content review by: Mr. Le Hoang Tuyen – Founder & CEO of MAN – Master Accountant NetworkHe is a CPA Vietnam auditor with over 30 years of in-depth experience in accounting, auditing, taxation, and corporate legal consulting.
Frequently Asked Questions about Cost Accounting
Are sales commissions paid to individuals who are not engaged in business considered reasonable expenses?
Yes, if there is a brokerage contract, payment documents, and the business deducts personal income tax (10%) before payment.
Where should the cost of transporting purchased goods to the warehouse be accounted for?
Nếu chi phí vận chuyển phát sinh trực tiếp trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp và được tính vào giá trị hàng hóa, kế toán ghi nhận vào TK 156 – Hàng hóa. Nếu khoản chi phí được tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán theo trường hợp phù hợp, kế toán ghi nhận vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Chi phí vận chuyển hàng bán cho khách hàng hạch toán vào đâu?
Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng, nếu thuộc chi phí phục vụ hoạt động bán hàng, được phản ánh vào TK 641 – Chi phí bán hàng theo bản chất nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần phân biệt chi phí vận chuyển đưa hàng từ nơi mua về với chi phí vận chuyển giao hàng cho khách để tránh hạch toán sai giá vốn và chi phí bán hàng.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản nào?
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, doanh nghiệp ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa nếu tính vào giá trị hàng hóa mua về; hoặc Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán nếu tính vào giá vốn hàng bán. Thuế GTGT được khấu trừ, nếu có, ghi vào TK 133; đối ứng là các TK 111, 112, 141, 331,… tùy phương thức thanh toán.
