現在、紙の書類に署名する際に青インクを使用することは、法律で推奨されなくなり、義務付けられています。この規制は、鉛筆、赤インク、または色落ちしやすいインクの使用のみを禁止していた従来の解釈に取って代わるもので、多くの機関が依然として黒インクで署名しています。
2020年以前は、法令110/2004/ND-CPに基づき、文書の署名および発行において鉛筆、赤インク、または色褪せやすいインクの使用を禁じる規定のみがありました。黒インクの使用を禁止する規定がなかったため、多くの権限を持つ者が署名および承認手続きにおいて依然として黒インクのペンを使用していました。
しかし、2020年3月5日以降、政令30/2020/ND-CPにより規制が正式に強化されました。第13条第6項では、紙の文書については、権限のある者は青インクで署名し、色褪せやすいインクは使用しないことが明記されています。これは、文書の真正性と長期的な保存価値を高めることを目的とした強制的な規制です。
文書の署名および発行権限の概要
政令30/2020/ND-CP第13条によれば、文書の署名と発行は各機関または組織の作業メカニズムに基づいて決定されます。
- 階層制で運営されている機関の場合: 機関の長は、割り当てられた範囲内ですべての文書に署名するか、署名権限を副長に委任する権利を持ちます。
集団指導体制のもとで運営されている組織の場合: 組織の長は集団指導を代表して一般文書に署名し、副長は責任分野または権限に基づいて代表して署名します。 - 特別なケース: 部下による承認または直接署名は、範囲と時間制限を明確に定義した書面で行うことができます。
状況に関わらず、署名者は文書の内容について法的責任を負うという原則は変わりません。さらに、紙の文書の場合、署名は規則に従い青インクでなければなりません。
異なる時代における署名のインク色に関する規制を比較します。
文書に署名する際に使用するインクの色に関する法的アプローチの変化を明確に理解するために、政令110/2004/ND-CPと政令30/2020/ND-CPの規定を比較してみましょう。以下の表は、重要な基準を体系化するのに役立ちます。
| 基準 | 政令110/2004/ND-CP | 政令30/2020/ND-CP |
| インク色規制 | 鉛筆、赤インク、色落ちしやすいインクは使用しないでください。 | 青色のインクを使用する必要があります。色褪せしにくいインクは使用できません。 |
| 黒インクを使用してください。 | 禁止されていない | 不正な |
| 主な目的 | 基本的な形式が維持されていることを確認します。 | 原本とコピーを区別し、偽造を防止します。 |
以前は黒インクの使用が禁止されていなかったため、多くの文書が黒インクで署名されており、原本と白黒コピーの区別が困難でした。新しい規則では、青インクの使用を統一することで、この問題は完全に解決されました。
法律で文書に青インクで署名することが義務付けられている理由。
法令30/2020/ND-CPに規定されているように、青インクによる文書署名が法律で義務付けられている理由を理解するには、文書の真正性や長期的な保存価値から、行政のデジタル化における管理要件まで、様々な側面を考慮する必要があります。以下の分析では、この規制の具体的な利点を一つ一つ明らかにしていきます。
オリジナルを素早く識別します。
青インクを使用すると、直接署名と赤印で原本を簡単に識別できます。白黒コピーを作成する場合、青署名は通常、黒署名からはっきりと目立つため、混乱が少なくなります。
保管時の耐久性を向上します。
特殊な青インクペンは、高い色保持性と退色耐性を備えています。これは、行政記録の保管、特に長期的な法的価値や歴史的価値を持つ文書の保管に不可欠です。
デジタル化プロセスのサポート
電子管理システム用の文書をスキャンする場合、青い署名により画像処理ソフトウェアがコンテンツをより適切に分離できるため、デジタル データの明瞭性と信頼性が向上します。
電子文書のデジタル署名の標準
紙の文書と並行して、政令30/2020/ND-CPではデジタル署名に関する規制も規定されています。
- デジタル署名画像は、承認された人物の本物の署名である必要があります。
- デジタル署名は透明な背景に青色で表示されます。
- 場所、サイズ、形式は、法令とともに発行された付録 I に準拠する必要があります。
したがって、紙の環境でも電子環境でも、法的有効性と識別性を確保するために「緑」の要素が一貫して使用されます。
結論する
法令30/2020/ND-CPに規定されているように、文書に青インクで署名することが義務付けられており、これは文書管理の標準化、真正性管理の強化、文書偽造の防止に向けた大きな前進です。
法的効力と長期保存を確保するため、権限のある者は紙の文書に署名する際に、高品質で色褪せにくい青インクを使用する必要があります。同時に、デジタルトランスフォーメーションを推進する機関は、現行の規制に従い、電子文書が紙の文書と同等の法的効力を持つことを保証するため、標準的な青色のデジタル署名表示を遵守する必要があります。
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