Một trong những thủ tục định kỳ quan trọng nhất trong nửa đầu năm chính là việc khai báo tình hình sử dụng lao động. Để giảm thiểu tối đa các rủi ro sai sót pháp lý, việc tham khảo, lựa chọn hợp tác với các công ty dịch vụ kế toán uy tín nhằm xử lý trọn gói và chuyên nghiệp mọi thủ tục.
Vậy cụ thể thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động 06 tháng đầu năm 2026 là khi nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biểu mẫu nào và nộp qua những kênh thông tin nào để đảm bảo đúng quy định của pháp luật?
Hãy cùng MAN – Master Accountant Network tìm hiểu chi tiết các căn cứ pháp lý áp dụng cho kỳ báo cáo năm 2026 ngay trong bài viết này.
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động 6 tháng đầu năm 2026 là khi nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi và bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP), người sử dụng lao động có nghĩa vụ báo cáo định kỳ tình hình thay đổi lao động mỗi năm 2 lần.
Đối với kỳ báo cáo 06 tháng đầu năm 2026, pháp luật quy định rõ ràng:
“Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm 2026 theo Mẫu 01/PLI trước ngày 05/6/2026.”
Như vậy, hạn chót để hoàn thành nghĩa vụ này là ngày 04/6/2026. Doanh nghiệp tuyệt đối không được chậm trễ qua mốc thời gian này để tránh các rủi ro pháp lý liên quan. Việc ghi nhớ và chủ động sắp xếp đúng thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động sẽ giúp phòng Kế toán – Nhân sự chủ động hơn trong việc tổng hợp số liệu, chuẩn bị hồ sơ và nộp báo cáo đúng hạn.
Ngày nộp đang cận kề, nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong khâu chuẩn bị số liệu hay chưa rành quy trình kê khai trực tuyến, việc chủ động tham vấn 会計サービス từ các đơn vị uy tín và có kinh nghiệm là vô cùng cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị, chuẩn hóa sổ sách nhân sự và nộp báo cáo chính xác, đúng luật.
Quy định pháp lý chi tiết về thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động
Để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và đủ quy trình, Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP) đã quy định rất cụ thể về tần suất, mẫu biểu và phương thức nộp báo cáo như sau:
Tần suất báo cáo định kỳ của doanh nghiệp
Theo luật định, việc báo cáo tình hình thay đổi lao động phải được thực hiện định kỳ hàng năm theo 02 mốc thời gian. Để chủ động kiểm soát tốt thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Định kỳ 06 tháng đầu năm: Người sử dụng lao động nộp báo cáo trước ngày 05 tháng 6.
- Định kỳ hằng năm (6 tháng cuối năm): Người sử dụng lao động nộp báo cáo trước ngày 05 tháng 12.
Do đó, song song với việc hoàn thành kỳ báo cáo đầu năm trước ngày 05/6/2026, kế toán viên cũng cần lưu ý ghi chú lịch cho kỳ báo cáo cuối năm trước ngày 05/12/2026.
Biểu mẫu báo cáo áp dụng năm 2026
Khi thực hiện báo cáo, doanh nghiệp cần chú ý sử dụng đúng biểu mẫu do cơ quan nhà nước ban hành:
- Mẫu dành cho Doanh nghiệp: Sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để kê khai chi tiết tình hình tăng, giảm và sử dụng lao động tại đơn vị.
- Mẫu dành cho Cơ quan quản lý: Đối với các trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo bằng bản giấy, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ thông tin biến động theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này để theo dõi.
Tải mẫu
Các phương thức nộp báo cáo hợp lệ
Pháp luật hiện hành tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp bằng cách đa dạng hóa các hình thức nộp báo cáo. Kế toán có thể lựa chọn một trong các phương thức sau tùy thuộc vào điều kiện thực tế của đơn vị mình nhằm đảm bảo tuân thủ nghiêm túc thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động:
Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đây là phương thức nhanh chóng, tiện lợi và được khuyến khích nhất hiện nay. Người sử dụng lao động tiến hành báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản hoặc biểu mẫu đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của mình.
Cách 2: Gửi báo cáo bằng bản giấy
Trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật hoặc người sử dụng lao động không thể thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, luật cho phép doanh nghiệp gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Đồng thời, thực hiện thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Cách 3: Quy định riêng đối với doanh nghiệp trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế
Nếu doanh nghiệp của bạn có lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế thì quy trình báo cáo sẽ có thêm một bước phối hợp. Cụ thể, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đồng thời đến các cơ quan sau để cùng theo dõi:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế của địa phương đó.
Việc xác định chính xác đối tượng nhận báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục một cách hợp lệ, đúng quy trình ngay trong thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động quy định.
Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
Không chỉ dừng lại ở việc chú ý đến thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động, mỗi doanh nghiệp đều có những trách nhiệm pháp lý trong suốt quá trình sử dụng và vận vận hành nguồn nhân lực.
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động được quy định rõ ràng bằng 2 nghĩa vụ lớn như sau, kế toán doanh nghiệp lưu ý kê khai đúng thời hạn nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động.
Lập, cập nhật và quản lý Sổ quản lý lao động
Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập, cập nhật thường xuyên, quản lý chặt chẽ và sử dụng sổ quản lý lao động.
- Hình thức lưu trữ: Doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn hình thức lập sổ bằng bản giấy hoặc bản điện tử sao cho phù hợp với hạ tầng công nghệ của đơn vị mình.
- Nghĩa vụ đi kèm: Sổ quản lý lao động phải phản ánh chính xác, đầy đủ thông tin nhân sự và doanh nghiệp phải xuất trình ngay khi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thanh tra, kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ.
Khai trình việc sử dụng lao động và báo cáo biến động
Khai trình việc sử dụng lao động và báo cáo biến động:
- Khi bắt đầu hoạt động: Người sử dụng lao động phải thực hiện khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trong quá trình hoạt động: Định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) và tiến hành thông báo kịp thời cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện liên quan. Để thực hiện nghĩa vụ này một cách thuận lợi, việc giám sát thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động hàng năm là điều bắt buộc.
Checklist các bước chuẩn bị trước thời hạn nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động
Để kỳ báo cáo 06 tháng đầu năm 2026 diễn ra suôn sẻ và hoàn thành chính xác trước mốc thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động, bộ phận Kế toán – Nhân sự nên thực hiện theo quy trình 4 bước chuẩn hóa dưới đây:
- Bước 1: Chốt số liệu nhân sự thực tế: Thống kê chi tiết toàn bộ số lao động tăng mới (ký hợp đồng mới), số lao động giảm (chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc) từ ngày 01/01/2026 đến hết ngày 31/05/2026. Đối chiếu số liệu này với danh sách tham gia Bảo hiểm xã hội để tránh sự sai lệch số liệu giữa hai cơ quan.
- Bước 2: Điền thông tin vào Mẫu số 01/PLI: Điền đầy đủ, trung thực các chỉ tiêu thông tin yêu cầu trong biểu mẫu ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu (hoặc ký số).
- Bước 3: Lựa chọn hình thức nộp phù hợp: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để tiến hành nộp trực tuyến hoặc chuẩn bị hồ sơ giấy để nộp trực tiếp.
- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ: Sau khi hoàn thành nộp báo cáo đúng hạn trong thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động, kế toán cần lưu lại bản in báo cáo có chữ ký, dấu của doanh nghiệp cùng với biên nhận nộp hồ sơ (hoặc email xác nhận từ Cổng dịch vụ công) để làm minh chứng đối chiếu và cập nhật trực tiếp vào sổ quản lý lao động của công ty.
Việc chủ động nộp hồ sơ đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro nghẽn mạng trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến mà còn khẳng định sự tuân thủ pháp luật nghiêm túc của đơn vị. Hãy ghi chú ngay thời gian nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động vào lịch làm việc tháng này để không bị bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng này.
結論する
Việc nắm vững quy định pháp luật và đặc biệt là kiểm soát chặt chẽ thời hạn nộp Báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ là trách nhiệm hàng đầu của người làm công tác quản trị nhân sự và kế toán. Thực hiện báo cáo đúng hạn, chính xác không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi các chế tài xử phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch, chuyên nghiệp.
MAN – マスターアカウンタントネットワークへのお問い合わせ để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
連絡先 MAN – マスター会計士ネットワーク
- 住所：ホーチミン市タントゥアン区43番地19A号
- 携帯電話/ザロ: 0903 963 163 – 0903 428 622
- メールアドレス: man@man.net.vn
コンテンツ制作：Mr. Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
