完全な会計サービス

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) tại Việt Nam thường phải đối mặt với áp lực kép: vừa tập trung phát triển kinh doanh, vừa phải tuân thủ các quy định thuế và kế toán phức tạp. Sai sót trong chứng từ, chậm cập nhật luật, hoặc thiếu chuyên môn có thể dẫn đến những khoản phạt đáng kể và rủi ro pháp lý không đáng có.

Đây chính là lúc dịch vụ kế toán trọn gói trở thành giải pháp cứu cánh. Dịch vụ này là sự ủy thác toàn bộ công việc kế toán, thuế, và báo cáo tài chính cho một đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Điều này không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng hành chính mà còn đảm bảo sổ sách được thực hiện chuẩn xác theo luật định. Bài viết này, được thực hiện bởi đội ngũ MAN – マスター会計士ネットワーク, sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về quy trình, lợi ích và cách chọn đối tác uy tín, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dịch vụ kế toán trọn gói là gì? Những lợi ích cốt lõi tối ưu hóa hiệu suất

Định nghĩa chi tiết và phạm vi công việc

完全な会計サービス (Full-service accounting) là việc công ty dịch vụ chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán và thuế phát sinh trong kỳ, từ khâu tiếp nhận chứng từ ban đầu đến khi hoàn thành báo cáo quyết toán cuối năm. Khác biệt lớn nhất với dịch vụ kế toán bán thời gian hay tư vấn là tính toàn diện そして liên tục.

Dịch vụ cơ bản bao gồm:

• Kế toán thuế: Lập, nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý.
• Kế toán nội bộ: Hạch toán chi phí, doanh thu, lập sổ sách chi tiết, cân đối lãi lỗ.
• Báo cáo tài chính: Lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cuối năm).
• Quyết toán cuối năm: Lập báo cáo quyết toán thuế TNDN và TNCN.
• Tư vấn và giải trình: Hỗ trợ DN giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Lợi ích quan trọng nhất

Việc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói MAN không chỉ là thay thế một nhân viên, mà là thay thế cả một phòng ban chuyên nghiệp, mang lại những lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm chi phí vận hành: So với việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương cho một kế toán viên nội bộ (bao gồm lương cứng, BHXH, BHYT, chi phí phần mềm, văn phòng phẩm), chi phí thuê dịch vụ chuyên nghiệp thường thấp hơn đáng kể và được cố định theo gói.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật tuyệt đối: Đội ngũ chuyên gia luôn được cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Điều này giúp sổ sách của DN luôn chuẩn mực, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính do lỗi nghiệp vụ hoặc chậm nộp.
• Tăng tính chính xác và bảo mật: Quy trình làm việc được kiểm soát chặt chẽ bởi hệ thống quản lý chất lượng. Toàn bộ dữ liệu của bạn được lưu trữ an toàn, bảo mật tuyệt đối, tránh rủi ro mất mát dữ liệu kế toán.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Chủ doanh nghiệp không phải lo lắng về thời hạn nộp hồ sơ, giấy tờ hay sự phức tạp của luật thuế. Bạn chỉ cần cung cấp hóa đơn, chứng từ, phần còn lại đã có đội ngũ kế toán lo liệu.

Quy trình triển khai dịch vụ kế toán trọn gói

Quy trình làm việc chuyên nghiệp, logic là cốt lõi để đảm bảo chất lượng của dịch vụ kế toán trọn gói. Tại MAN, quy trình được chia thành bốn giai đoạn rõ ràng:

Giai đoạn khởi tạo (Setup ban đầu)

Đây là bước quan trọng nhất, đặc biệt với các DN mới thành lập hoặc các DN chuyển đổi dịch vụ.

• Kiểm tra và rà soát hồ sơ: Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ khai thuế ban đầu và các chứng từ phát sinh từ đầu năm tài chính (nếu có).
• Thiết lập hệ thống: Thiết lập lại hệ thống sổ sách kế toán, mã hóa chứng từ, và lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp nhất với đặc thù kinh doanh của DN.
• Tư vấn hóa đơn, chứng từ: Tư vấn chi tiết về việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầu vào, đầu ra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, phục vụ cho việc khấu trừ thuế.

Giai đoạn thực hiện định kỳ (Hàng tháng/quý)

Công việc được thực hiện liên tục để đảm bảo luồng dữ liệu kế toán luôn được cập nhật và sẵn sàng cho các báo cáo định kỳ.

• Tiếp nhận và xử lý chứng từ: Thu thập, phân loại, kiểm tra tính hợp lệ của tất cả hóa đơn, chứng từ (Ngân hàng, mua bán, lương, chi phí).
• Lập và nộp tờ khai: Thực hiện lập và nộp các tờ khai thuế (GTGT, TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) đúng thời hạn.
• Hạch toán và cân đối: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán nội bộ, tiến hành cân đối chi phí và doanh thu để có cái nhìn tổng quan về lợi nhuận.

Tư vấn thuế tối ưu không chỉ là tính thuế, mà là hỗ trợ DN đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên luật. Đội ngũ chuyên gia của MAN sẽ đề xuất các giải pháp hợp pháp để tối ưu thuế phải nộp, ví dụ như:

• Tối ưu hóa chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
• Lập kế hoạch về thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí trong các giao dịch lớn.
• Tư vấn về chính sách miễn giảm thuế hiện hành cho ngành nghề/vùng địa lý của DN.

Giai đoạn quyết toán (Cuối năm tài chính)

Đây là giai đoạn tổng kết, yêu cầu tính chính xác và kinh nghiệm cao để xử lý các vấn đề tồn đọng trong suốt năm.

• Lập báo cáo tài chính: Hoàn thiện Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ) theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Quyết toán thuế: Lập báo cáo quyết toán thuế TNDN và TNCN.
• Bàn giao hồ sơ: In, đóng quyển, và bàn giao toàn bộ sổ sách kế toán, hồ sơ lưu trữ theo quy định pháp luật cho DN để lưu giữ.

Hỗ trợ thanh tra thuế

Sự hỗ trợ từ đối tác dịch vụ chuyên nghiệp sẽ là “tấm lá chắn” vững chắc khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

• Đại diện làm việc: MAN sẽ đại diện DN làm việc, giải trình trực tiếp với cơ quan thuế.
• Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị và sắp xếp toàn bộ hồ sơ, tài liệu, sổ sách theo yêu cầu của đoàn thanh tra một cách khoa học và logic nhất.

Để hình dung rõ hơn, hãy tham khảo ví dụ thực tế dưới đây:

Tình huống: Công ty TNHH A (kinh doanh thương mại điện tử) bị thanh tra thuế TNDN do có sự gia tăng đột biến về chi phí quảng cáo. Hỗ trợ từ MAN: Do đã được tư vấn và chuẩn bị trước, đội ngũ kế toán của MAN đã đưa ra hồ sơ giải trình chi tiết trong vòng 3 ngày làm việc, bao gồm: hợp đồng quảng cáo rõ ràng, chi tiết sao kê thanh toán qua ngân hàng, và báo cáo hiệu quả marketing. Kết quả: Đoàn thanh tra chấp nhận toàn bộ chi phí quảng cáo là hợp lý, hợp lệ. Việc này đã giúp Công ty A bảo toàn được số thuế TNDN đã kê khai, tránh được khoản phạt lên đến 35 triệu VNĐ và không bị truy thu thuế.

Yếu tố quyết định giá dịch vụ và so sánh

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ

Giá của dịch vụ kế toán trọn gói không cố định mà phụ thuộc vào mức độ phức tạp và khối lượng công việc thực tế của doanh nghiệp.

Các yếu tố chính bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp: Số lượng hóa đơn đầu vào/đầu ra, doanh thu hàng tháng/quý, và số lượng nhân sự.
• Lĩnh vực kinh doanh: Các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, hoặc có giao dịch xuất nhập khẩu thường có nghiệp vụ phức tạp hơn thương mại và dịch vụ đơn thuần, do đó chi phí sẽ cao hơn.
• Mức độ phức tạp của giao dịch: Các yếu tố như giao dịch liên kết, vốn đầu tư nước ngoài (FDI), hay các giao dịch cần kê khai thuế đặc biệt (thuế tiêu thụ đặc biệt) sẽ làm tăng yêu cầu chuyên môn và chi phí.

So sánh chi phí: Thuê dịch vụ vs. Thuê nhân viên kế toán nội bộ

Đây là so sánh thực tiễn giúp SME thấy rõ lợi ích kinh tế khi lựa chọn đối tác uy tín như MAN.

基準	Thuê Dịch vụ Kế toán trọn gói	Thuê Nhân viên Kế toán nội bộ (Junior/Mid-level)
Chi phí hàng tháng (Ước lượng)	2.000.000 – 6.000.000 VNĐ (Chi phí linh hoạt)	8.000.000 – 15.000.000 VNĐ (Chi phí cố định)
Chi phí liên quan	Không phát sinh (Đã bao gồm phần mềm, đào tạo, BH)	BHXH, BHYT (khoảng 22% lương), phần mềm, văn phòng phẩm.
Chuyên môn và Kinh nghiệm	Đội ngũ chuyên gia (Expertise) có kinh nghiệm đa ngành, luôn được cập nhật luật.	Chỉ giới hạn ở kinh nghiệm của 1 cá nhân, dễ sai sót nếu gặp nghiệp vụ mới.
Rủi ro nhân sự	Tính ổn định cao, luôn có người thay thế. Có cam kết bảo hiểm rủi ro.	Rủi ro nghỉ việc, cần thời gian tuyển dụng và đào tạo thay thế.
Trách nhiệm pháp lý	Công ty dịch vụ chịu trách nhiệm giải trình và bồi thường (nếu lỗi do dịch vụ).	Doanh nghiệp chịu trách nhiệm cuối cùng.

表の後の注記: Việc thuê dịch vụ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí cố định (lương) mà còn giúp giảm thiểu rủi ro từ những chi phí không lường trước (phạt thuế) do thiếu chuyên môn. Đây chính là giá trị thực sự của dịch vụ kế toán trọn gói.

Tiêu chí lựa chọn công ty kế toán trọn gói uy tín

Để đảm bảo hiệu quả và an toàn pháp lý, việc lựa chọn đối tác dịch vụ kế toán trọn gói phải dựa trên các tiêu chí sau.

Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn

Kế toán là lĩnh vực yêu cầu chuyên môn cao nhất.

• Tính pháp lý: Đối tác phải có giấy phép hành nghề dịch vụ kế toán rõ ràng, hoạt động hợp pháp.
• Chứng chỉ chuyên môn: Đội ngũ nhân sự phải có chứng chỉ hành nghề, kế toán trưởng, hoặc chứng chỉ kiểm toán viên (CPA) để đảm bảo trình độ chuyên môn.
• Kinh nghiệm đa ngành: Công ty dịch vụ có kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho nhiều lĩnh vực khác nhau (sản xuất, dịch vụ, thương mại, FDI) sẽ giúp tối ưu thuế và nghiệp vụ của bạn.

Với tư cách là MAN – マスター会計士ネットワーク, chúng tôi mang đến một mạng lưới chuyên gia rộng lớn, với các chuyên gia kế toán được sàng lọc kỹ lưỡng, đảm bảo kinh nghiệm thực chiến đa dạng và kiến thức chuyên sâu.

Chính sách bảo hiểm rủi ro và cam kết bồi thường

Một công ty đối tác uy tín phải có cam kết rõ ràng về trách nhiệm.

• Cam kết chịu trách nhiệm: Trong hợp đồng dịch vụ phải có điều khoản cam kết chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại (tiền phạt) nếu sai sót phát sinh hoàn toàn do lỗi nghiệp vụ của công ty dịch vụ.
• Minh bạch: Quy trình làm việc, bàn giao sổ sách phải rõ ràng để doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát.

Công nghệ và phương pháp làm việc

Công nghệ là yếu tố giúp nâng cao hiệu suất và bảo mật.

• Sử dụng phần mềm hiện đại: Công ty dịch vụ nên sử dụng các phần mềm kế toán uy tín, đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và dễ dàng trích xuất thông tin khi cần.
• Quy trình rõ ràng: Đảm bảo quy trình tiếp nhận chứng từ, phản hồi thắc mắc, và báo cáo định kỳ được thực hiện một cách chuyên nghiệp, đúng thời gian quy định.

結論する

Dịch vụ kế toán trọn gói MAN không chỉ là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư thông minh, hoạt động như một “bảo hiểm pháp lý” vững chắc cho doanh nghiệp. Bằng cách ủy thác công việc cho các chuyên gia, bạn không chỉ tối ưu thuế hợp pháp mà còn giải phóng năng lượng và thời gian để tập trung 100% vào việc phát triển sản phẩm và thị trường.

Đừng để gánh nặng sổ sách và rủi ro pháp lý cản trở bước tiến của bạn. 接触 ngay với MAN để được tư vấn, phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp và nhận báo giá dịch vụ kế toán trọn gói phù hợp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng trở thành đối tác tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững, an toàn!