Xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên tại doanh nghiệp bảo hiểm nhưng lại dễ bị làm sai: lập hóa đơn thay thế thay vì hóa đơn điều chỉnh, chờ chi tiền xong mới lập hóa đơn, hoặc bỏ sót bảng kê khi điều chỉnh các khoản phí chưa thu được.
回覧文書91/2026/TT-BTC đã quy định riêng cho nhóm nghiệp vụ này tại điểm c.3 khoản 5 Điều 10. Bài viết hệ thống lại căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện và những lỗi cần tránh để kế toán xử lý đúng ngay từ đầu.
Vì sao xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm cần làm đúng ngay từ đầu?
Xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm là việc doanh nghiệp bảo hiểm (người bán) căn cứ vào hóa đơn thu phí đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, ghi rõ số tiền phí hoàn, giảm và lý do, không phụ thuộc vào việc đã chi trả tiền cho khách hay chưa.
Khác với lỗi viết sai tên, sai mã số thuế, hoàn phí hay giảm phí không phải sai sót khi lập hóa đơn. Hóa đơn gốc được lập đúng tại thời điểm thu phí; chỉ là sau đó phát sinh sự kiện làm giảm doanh thu như khách hủy hợp đồng trước hạn, thay đổi điều kiện bảo hiểm hoặc được hưởng chính sách giảm phí.
Vì vậy, kế toán không thể áp dụng máy móc các 回覧文書91/2026に基づく誤請求書の処理に関する原則 cho nhóm nghiệp vụ này, mà phải bám theo quy định riêng tại điểm c.3 khoản 5 Điều 10.
Đặc thù nghiệp vụ hoàn phí, giảm phí trong kinh doanh bảo hiểm
Doanh nghiệp bảo hiểm thường có số lượng hợp đồng rất lớn, phí thu theo kỳ, nhiều khoản phí đã lập hóa đơn nhưng chưa thu được tiền. Khi hợp đồng bị hủy hoặc điều chỉnh, một hóa đơn gốc có thể phải điều chỉnh giảm một phần hoặc toàn bộ. Nếu không có quy trình chuẩn, doanh thu, thuế GTGT đầu ra (nếu có) và dữ liệu đối chiếu với khách hàng sẽ lệch nhau qua nhiều kỳ.
Rủi ro khi xử lý sai
Thứ nhất, doanh thu và nghĩa vụ thuế đầu ra bị kê khai sai, dẫn đến truy thu hoặc mất quyền giảm trừ. Thứ hai, khách hàng tham gia bảo hiểm là doanh nghiệp sẽ không có căn cứ hợp lệ để điều chỉnh chi phí, thuế GTGT đầu vào của mình. Thứ ba, lập hóa đơn không đúng thời điểm, không đúng loại hóa đơn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Kế toán nên tham khảo thêm mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm để đánh giá đúng mức độ rủi ro.
Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm theo Thông tư 91/2026
Quy định gốc nằm tại điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thuộc nhóm quy định về xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ:
- Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Đối với trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thực hiện lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm theo bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
- Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều này, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Từ quy định trên, có thể rút ra bốn nội dung cốt lõi dưới đây.
Phạm vi áp dụng: 04 nhóm nghiệp vụ
Điểm c.3 không chỉ áp dụng cho hoàn phí, giảm phí mà bao gồm bốn nhóm:
- Hoàn phí bảo hiểm;
- Giảm phí bảo hiểm;
- Giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm;
- Các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm.
注記： Khoản chi giảm thu phải có căn cứ trong pháp luật kinh doanh bảo hiểm, không phải mọi khoản chi tùy ý của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 1: Lập hóa đơn điều chỉnh, không phân biệt đã chi tiền hay chưa
Văn bản dùng đúng thuật ngữ “hóa đơn điều chỉnh”, không phải hóa đơn thay thế, cũng không phải hủy hóa đơn gốc. Người bán căn cứ vào hóa đơn đã lập để điều chỉnh giảm.
Điểm quan trọng là cụm “không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền”. Nghĩa là thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh gắn với việc phát sinh nghiệp vụ hoàn, giảm phí, không phải chờ đến khi doanh nghiệp bảo hiểm thực chi tiền trả lại cho khách hàng.
Nguyên tắc 2: Nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ hai thông tin: số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm そして lý do hoàn, giảm. Lý do nên cụ thể, gắn với hợp đồng, ví dụ “Hoàn phí do khách hàng chấm dứt hợp đồng bảo hiểm số… trước hạn”, thay vì ghi chung chung “điều chỉnh giảm”.
Nguyên tắc 3: Văn bản thỏa thuận chỉ bắt buộc khi hai bên đã thỏa thuận lập
Đây là điểm nhiều bài viết diễn giải chưa chính xác. Theo câu chữ của điểm c.3, văn bản thỏa thuận chỉ đặt ra “trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh”. Khi đó, biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản:
- Được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp;
- Được xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Như vậy, quy định không yêu cầu mọi trường hợp đều phải có văn bản thỏa thuận. Tuy nhiên, theo đoạn cuối điểm c, người bán và người mua vẫn phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi được yêu cầu.
Trên thực tế, kế toán nên lưu đơn đề nghị hủy hợp đồng, thông báo chấp thuận hoàn phí, phụ lục điều chỉnh hợp đồng để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ.
Xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm trong trường hợp phí chưa thu được tiền
Đây là quy định mang tính đặc thù của ngành bảo hiểm. Doanh nghiệp bảo hiểm đã lập hóa đơn thu phí theo quy định nhưng khách hàng chưa nộp tiền. Thay vì điều chỉnh từng hóa đơn một, Thông tư 91/2026 cho phép lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp, với các điều kiện sau:
| Yếu tố | Yêu cầu theo điểm c.3 |
| Căn cứ lập | Dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền |
| Loại của hóa đơn | Hóa đơn điều chỉnh tổng hợp |
| 範囲 | Các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước |
| Tài liệu đính kèm | Bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh |
Với cách làm này, việc xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm đối với các khoản phí chưa thu được trở nên gọn hơn nhiều nhưng đòi hỏi dữ liệu theo dõi công nợ phí phải chính xác. Bảng kê cần thể hiện đủ ba thông tin: số hóa đơn gốc, số tiền điều chỉnh, tiền thuế điều chỉnh. Thiếu bất kỳ thông tin nào, bảng kê sẽ không đáp ứng yêu cầu của văn bản.
Quy trình 5 bước xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm
Dưới đây là quy trình 5 bước xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm:
- Bước 1 – Xác nhận nghiệp vụ phát sinh: Kiểm tra căn cứ hoàn, giảm phí (đơn hủy hợp đồng, quyết định giảm phí, điều chỉnh hoa hồng môi giới) và đối chiếu với quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm cũng như điều khoản hợp đồng.
- Bước 2 – Xác định hóa đơn gốc và số tiền điều chỉnh: Truy xuất hóa đơn thu phí đã lập, tính số phí hoàn, giảm và tiền thuế tương ứng (nếu khoản phí thuộc đối tượng chịu thuế GTGT).
- Bước 3 – Lập thỏa thuận (nếu có): Nếu hai bên đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, hoàn tất biên bản trước, sau đó mới lập hóa đơn.
- Bước 4 – Lập hóa đơn điều chỉnh: Lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ hóa đơn đã lập, ghi rõ số tiền hoàn, giảm và lý do; giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm. Với các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp kèm bảng kê.
- Bước 5 – Lưu trữ và kê khai: Lưu hóa đơn điều chỉnh, biên bản thỏa thuận (nếu có) cùng hóa đơn thu phí gốc và hồ sơ liên quan; phản ánh số điều chỉnh vào tờ khai thuế của kỳ tương ứng.
Ví dụ minh họa xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm
Tình huống 1: Hoàn phí do hủy hợp đồng trước hạn
Ngày 10/8/2026, Công ty Bảo hiểm X lập hóa đơn thu phí bảo hiểm tài sản cho Công ty B, phí chưa thuế 20.000.000 đồng, thuế GTGT 2.000.000 đồng (giả định thuế suất 10%). Ngày 15/9/2026, Công ty B đề nghị chấm dứt hợp đồng, Bảo hiểm X chấp thuận hoàn 8.000.000 đồng phí chưa thuế.
| コンテンツ | 対処法 |
| 請求書の種類 | Hóa đơn điều chỉnh giảm, căn cứ hóa đơn ngày 10/8/2026. |
| 調整金額 | Giảm 8.000.000 đồng phí, giảm 800.000 đồng thuế GTGT |
| Lý do | Hoàn phí do công ty B chấm dứt hợp đồng bảo hiểm trước hạn |
| 創造の時 | Khi phát sinh nghiệp vụ hoàn phí, không chờ đến ngày chi tiền |
Nếu Bảo hiểm X và Công ty B đã thỏa thuận lập biên bản trước, biên bản này được lưu cùng hóa đơn thu phí gốc tại Bảo hiểm X.
Tình huống 2: Phí chưa thu được tiền
Trong tháng 8/2026, Bảo hiểm X có 120 hóa đơn thu phí mà khách hàng chưa nộp tiền. Sang tháng 9/2026, doanh nghiệp căn cứ dữ liệu phí chưa thu được để lập một hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí của tháng 9, kèm bảng kê liệt kê số của 120 hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh của từng hóa đơn.
Hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu: Không cần thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT
Khi xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm hoặc xử lý hóa đơn lập sai là: Có phải gửi thông báo đến cơ quan thuế không? Điểm đ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:
Đối với hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này đến cơ quan thuế.
Như vậy, với hóa đơn đã lập sai mà người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không cần gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, đối với trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 政令254/2026/ND-CP, người bán không cần lập văn bản thỏa thuận với người mua về nội dung đã lập sai.
Lưu ý phân biệt: Điểm đ khoản 1 Điều 10 điều chỉnh hóa đơn lập sai, còn điểm c.3 khoản 5 Điều 10 điều chỉnh nghiệp vụ hoàn phí, giảm phí. Kế toán cần xác định đúng bản chất nghiệp vụ trước khi chọn cách xử lý.
5 sai lầm thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm
Một, lập hóa đơn thay thế thay vì hóa đơn điều chỉnh. Điểm c.3 quy định rõ hình thức là hóa đơn điều chỉnh. Thay thế hóa đơn gốc khiến dữ liệu doanh thu kỳ trước bị thay đổi không đúng bản chất.
Hai, chờ chi tiền mới lập hóa đơn điều chỉnh. Văn bản đã nêu rõ “không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền”. Chờ chi tiền dễ dẫn đến lệch kỳ kê khai.
Ba, ghi lý do điều chỉnh chung chung hoặc bỏ trống. Thiếu số tiền hoàn, giảm hoặc lý do là không đáp ứng nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
Bốn, lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp nhưng thiếu bảng kê. Bảng kê phải có đủ số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh; đồng thời chỉ áp dụng cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước.
Năm, không lưu hồ sơ chứng minh nghiệp vụ. Kể cả khi không lập văn bản thỏa thuận, người bán và người mua vẫn phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ và xuất trình khi được yêu cầu.
Với doanh nghiệp có khối lượng hợp đồng lớn nhưng bộ máy kế toán mỏng, phương án 会計業務のアウトソーシング giúp chuẩn hóa quy trình hóa đơn, tránh tích tụ sai sót qua nhiều kỳ.
結論する
Xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC xoay quanh ba điểm cốt lõi:
- Lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ hóa đơn đã lập, không phân biệt đã chi tiền hay chưa;
- Ghi rõ số tiền và lý do hoàn, giảm;
- Và với phí chưa thu được tiền thì lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp của tháng trước kèm bảng kê.
Văn bản thỏa thuận chỉ bắt buộc khi hai bên đã thỏa thuận lập nhưng hồ sơ chứng minh nghiệp vụ thì luôn phải có.
Nếu doanh nghiệp đang lúng túng với khối lượng hóa đơn điều chỉnh lớn hoặc muốn rà soát lại toàn bộ quy trình hóa đơn theo quy định mới, フルサービス会計 của MAN – Master Accountant Network có thể đồng hành từ khâu lập hóa đơn đến kê khai, quyết toán. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo 会計サービス料金表 để chọn gói phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
MAN – マスターアカウンタントネットワークへのお問い合わせ 無料のサポートとアドバイスをご利用ください！
連絡先 MAN – マスター会計士ネットワーク
- 住所： No. 19A、ストリート 43、タントゥアン区、ホーチミン市
- モバイル/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Eメール: man@man.net.vn
- Googleビジネスプロフィール： MAN – Master Accountant NetworkのGoogleビジネスプロフィールを見る
- LinkedInの創設者： 専門家の Le Hoang Tuyen 氏の LinkedIn プロフィールをご覧ください。
制作および専門的なコンテンツレビューの責任者: Mr. Le Hoang Tuyen – MAN（Master Accountant Network）の創設者兼CEO彼はベトナム公認会計士であり、会計、監査、税務、企業法務コンサルティングにおいて30年以上の豊富な経験を持つ監査人です。
Câu hỏi thường gặp về cách xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm
Hoàn phí bảo hiểm thì lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?
Lập hóa đơn điều chỉnh, căn cứ vào hóa đơn đã lập, theo điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Chưa chi trả tiền hoàn phí cho khách thì đã phải lập hóa đơn điều chỉnh chưa?
Có. Quy định nêu rõ người bán lập hóa đơn điều chỉnh “không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền”.
Có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi xử lý hóa đơn điện tử khi hoàn phí và giảm phí bảo hiểm không?
Chỉ khi người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Khi đó, biên bản được lưu cùng hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi được yêu cầu.
Phí bảo hiểm đã lập hóa đơn nhưng chưa thu được tiền thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ dữ liệu phí chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí của tháng trước, kèm bảng kê số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
Hóa đơn lập sai đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Người bán điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm có áp dụng cách xử lý tương tự không?
Có. Điểm c.3 áp dụng chung cho hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm.
