Chính sách quản lý thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đã có điều chỉnh đáng chú ý liên quan đến phương thức chi trả tiền lương, tiền công. Theo hướng dẫn mới, kể từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp không còn được hạch toán chi phí tiền lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên nếu chi trả bằng tiền mặt. Thay vào đó, các khoản chi này bắt buộc phải thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt thì mới được xem là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Nội dung trên đã được Bộ Tài chính làm rõ tại Công văn số 218/CST-TN ngày 27/01/2026, qua đó thống nhất cách hiểu và cách áp dụng trên thực tế.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh chi phí tiền lương
Việc ghi nhận chi phí tiền lương, tiền công hiện nay được đặt trong khuôn khổ pháp lý của:
- Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP
Theo hướng dẫn tại Công văn 218/CST-TN, một khoản chi tiền lương chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi có mối liên hệ trực tiếp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ theo quy định, bao gồm: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán.
- Không thuộc nhóm các khoản chi bị loại theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp đã thực tế chi trả và có chứng từ thanh toán hợp pháp; trường hợp chỉ hạch toán chi phí trên sổ sách nhưng không chi trả hoặc không có chứng từ hợp lệ sẽ không được chấp nhận.
Quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương
Điểm thay đổi mang tính “then chốt” từ cuối năm 2025 là việc xác lập ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt riêng đối với tiền lương, tiền công. So với trước đây, quy định mới đã cụ thể và chặt chẽ hơn:
- Trước ngày 15/12/2025, pháp luật chưa quy định riêng ngưỡng thanh toán tiền lương; trên thực tế thường vận dụng ngưỡng 20 triệu đồng đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ.
- Từ ngày 15/12/2025, mọi khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần chi trả đều phải chuyển khoản.
Quy định này được áp dụng theo “giá trị từng lần thanh toán”, không phụ thuộc vào tổng thu nhập tháng. Do đó, nếu trong một lần chi trả, tiền lương, thưởng hoặc phụ cấp cộng gộp đạt từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng.
Thế nào là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ?
Để tránh bị loại chi phí khi kiểm tra thuế, kế toán doanh nghiệp cần xác định đúng hình thức thanh toán hợp pháp theo:
- Nghị định số 52/2024/NĐ-CP
- Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP
Theo đó, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ bao gồm:
- Lệnh chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của người lao động.
- Các phương thức thanh toán điện tử khác được pháp luật cho phép, với điều kiện giao dịch được ghi nhận rõ ràng qua hệ thống ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp mang tiền mặt nộp trực tiếp vào tài khoản của người lao động vẫn bị xem là thanh toán bằng tiền mặt. Trong trường hợp này, nếu giá trị chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên, khoản chi sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp khi chi trả lương, tiền công
Để hạn chế rủi ro thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một số biện pháp sau:
- Thu thập thông tin tài khoản ngân hàng của toàn bộ người lao động, bao gồm cả lao động thời vụ và cộng tác viên có mức thu nhập từ 5 triệu đồng/lần.
- Kiểm soát chặt các khoản chi nhỏ, chi theo vụ việc: nếu cộng dồn trong một lần thanh toán đạt ngưỡng 5 triệu đồng, tuyệt đối không chi tiền mặt.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ: sổ phụ ngân hàng, ủy nhiệm chi, bảng lương… để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
Việc tuân thủ đúng quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp bảo toàn quyền lợi về chi phí thuế TNDN, mà còn góp phần thực hiện chủ trương minh bạch hóa dòng tiền và giao dịch trong nền kinh tế.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Nguồn tham khảo: Bài viết LuatVietnam
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
