Trong bối cảnh nền kinh tế số và những thay đổi mang tính bước ngoặt của Luật Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) sửa đổi năm 2026, việc nắm vững quy trình kê khai thuế TNCN trên HTKK trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với mọi kế toán viên. Với mức giảm trừ gia cảnh mới đã được quốc hội thông qua, các chỉ tiêu trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) cũng có những điều chỉnh tương ứng.
Bài viết này được thực hiện với sự tham vấn của các chuyên gia thuế và kế toán cấp cao, giúp bạn thực hiện kê khai chính xác, tránh các sai sót dẫn đến phạt hành chính không đáng có.
Tổng quan thay đổi chính sách thuế TNCN
Trước khi đi sâu vào hướng dẫn kê khai thuế TNCN trên HTKK, chúng ta cần điểm qua những thay đổi cốt lõi có hiệu lực từ kỳ tính thuế 2026:
Mức giảm trừ gia cảnh:
- Đối với bản thân người nộp thuế: Tăng lên mức 15.5 triệu đồng/tháng (thay vì 11 triệu đồng như giai đoạn trước).
- Đối với mỗi người phụ thuộc: Tăng lên mức 6.2 triệu đồng/tháng (thay vì 4.4 triệu đồng).
Biểu thuế lũy tiến từng phần: Có sự điều chỉnh nhẹ về khoảng cách giữa các bậc thuế để giảm bớt gánh nặng cho người lao động thu nhập trung bình.
Yêu cầu về dữ liệu: Tổng cục Thuế bắt đầu áp dụng hoàn toàn mã định danh cá nhân làm mã số thuế, đòi hỏi dữ liệu đầu vào trên HTKK phải cực kỳ chính xác.
Tờ khai thuế TNCN kê khai theo tháng hay theo quý?
Việc doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hay theo quý phụ thuộc vào kỳ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nguyên tắc xác định kỳ kê khai được thực hiện như sau:
Kê khai theo tháng
Doanh nghiệp phải kê khai thuế TNCN theo tháng nếu thuộc diện khai thuế GTGT theo tháng. Trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện khai thuế GTGT theo quý thì mặc nhiên thực hiện kê khai TNCN hàng tháng.
Kê khai theo quý
Doanh nghiệp được kê khai thuế TNCN theo quý nếu đủ điều kiện khai thuế GTGT theo quý, tức là có tổng doanh thu của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống. Ngoài ra, doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức khai theo quý, nhưng cần xác định và áp dụng ngay từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế.
Như vậy, doanh nghiệp phải chủ động căn cứ vào doanh thu và điều kiện thực tế để xác định mình thuộc diện khai theo tháng hay theo quý. Sau khi đã lựa chọn hình thức kê khai, doanh nghiệp cần duy trì ổn định phương thức đó trong suốt năm dương lịch.
Hướng dẫn kê khai thuế TNCN trên HTKK theo quý
Để sẵn sàng kê khai, bạn đọc cần tải về cài đặt phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.
Chi tiết cách làm tờ khai thuế TNCN theo quý (mẫu 05/KK-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) trên phần mềm HTKK mới nhất như sau:
Bước 1 – Đăng nhập HTKK
Đăng nhập vào Hệ thống HTKK mới nhất bằng mã số thuế (MST) của doanh nghiệp đăng ký.
Bước 2 – Chọn tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo quý
Chọn tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo quý: Bấm chọn “Thuế Thu nhập cá nhân”, chọn đúng mẫu tờ khai “05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021)”.
Bước 3 – Tích chọn kỳ kê khai theo quý
Tiếp đó chọn “Kỳ kê khai theo quý”, bấm chọn tờ khai lần đầu, tiếp tục bấm “Đồng ý”.
Bước 4 – Kê khai chi tiết các chỉ tiêu trên tờ khai thuế TNCN theo quý
Khi lập Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN, kế toán cần đặc biệt quan tâm đến một số chỉ tiêu trọng yếu dưới đây để đảm bảo số liệu kê khai chính xác, đầy đủ và đúng quy định.
Chi tiết cách điền các chỉ tiêu như sau:
- Chỉ tiêu [16] Tổng số người lao động: Là tổng số cá nhân phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân chi trả trong kỳ kê khai.
- Chỉ tiêu [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Là tổng số cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và nhận thu nhập tiền lương, tiền công từ đơn vị chi trả trong kỳ.
Lưu ý: Số liệu tại chỉ tiêu [16] phải lớn hơn hoặc bằng (≥) số ghi tại chỉ tiêu [17].
- Chỉ tiêu [18] Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế: Được xác định theo công thức [18] = [19] + [20]. Phần mềm hỗ trợ kê khai sẽ tự động tính toán và cập nhật chỉ tiêu này.
- Chỉ tiêu [19] Cá nhân cư trú: Phản ánh số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã bị khấu trừ thuế TNCN trong kỳ. Kế toán ghi nhận số lao động cư trú mà doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế khi chi trả thu nhập.
- Chỉ tiêu [20] Cá nhân không cư trú: Thể hiện số cá nhân không cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công đã được đơn vị chi trả khấu trừ thuế trong kỳ kê khai.
- Chỉ tiêu [21] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân: Xác định theo công thức [21] = [22] + [23]. Số liệu được phần mềm tự động tổng hợp.
- Chỉ tiêu [22] – Cá nhân cư trú: Bao gồm toàn bộ khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương tự đã chi trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.
- Chỉ tiêu [23] – Cá nhân không cư trú: Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản tương tự mà đơn vị đã thanh toán cho cá nhân không cư trú trong kỳ.
- Chỉ tiêu [26] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: Được xác định theo công thức [26] = [27] + [28]. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu tương ứng.
- Chỉ tiêu [27] – Cá nhân cư trú: Phản ánh các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và thu nhập mang tính chất tiền lương, tiền công đã chi trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo quy định trong kỳ kê khai.
Lưu ý:
- Số liệu ghi tại chỉ tiêu [27] phải luôn nhỏ hơn hoặc bằng (≤) số liệu tại chỉ tiêu [22].
- Chỉ tiêu [22] – Tổng thu nhập chịu thuế: Phản ánh toàn bộ thu nhập chịu thuế của tất cả người lao động trong kỳ, không phân biệt có phát sinh số thuế phải nộp hay không.
- Chỉ tiêu [27] – Tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân phải nộp thuế: Chỉ bao gồm phần thu nhập chịu thuế của những người lao động thuộc diện phát sinh nghĩa vụ nộp thuế TNCN. Vì vậy, giá trị tại chỉ tiêu này không thể lớn hơn tổng thu nhập chịu thuế ghi tại chỉ tiêu [22].
- Chỉ tiêu [28] – Cá nhân không cư trú: Thể hiện các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương tự mà đơn vị chi trả đã thanh toán cho cá nhân không cư trú và thuộc diện phải khấu trừ thuế trong kỳ kê khai.
- Chỉ tiêu [29] – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Được xác định theo công thức: [29] = [30] + [31]
Thông tin này thường được hệ thống phần mềm kê khai tự động tổng hợp.
- Chỉ tiêu [30] – Cá nhân cư trú: Ghi nhận tổng số thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ. Đây chính là số thuế đã trừ từ thu nhập của người lao động cư trú trong quý/tháng kê khai.
- Chỉ tiêu [31] – Cá nhân không cư trú: Phản ánh số thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập của các cá nhân không cư trú trong kỳ.
Bước 5 – Lưu tờ khai và xuất file XML
Sau khi đã nhập xong dữ liệu lên tờ khai HTKK, bạn đọc bấm “Ghi”, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất file lưu trữ dạng xml.
Bước 6 – Đăng nhập trang thuế điện tử nộp tờ khai
Đăng nhập vào trang thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request) bằng tên và mật khẩu của doanh nghiệp, rồi thực hiện nộp như các tờ khai thuế khác.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN mới nhất
Lập tờ khai bổ sung kê khai thuế TNCN trên HTKK
Trường hợp sau khi các bạn nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN quý chính thức được chấp nhận mà phát hiện sai sót cần bổ sung điều chỉnh thì bạn đọc lập tờ khai bổ sung. Chi tiết cách lập như sau:
Bước 1 – Đăng nhập và chọn kỳ kê khai thuế TNCN bổ sung
Thực hiện đăng nhập như lần đầu nhưng đến bước chọn kỳ khai thuế và lần kê khai thì chọn bổ sung, bấm “Đồng ý”.
Bước 2 – Điều chỉnh các chỉ tiêu sai sót trên tờ khai bổ sung
Kế toán rà soát và cập nhật lại những chỉ tiêu kê khai chưa chính xác trực tiếp trên tờ khai bổ sung. Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh, chọn chức năng “Ghi” để lưu thông tin và hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các phụ lục 01/KHBS và 01-1/KHBS theo quy định.
Bước 3: Nhập thông tin vào tờ khai bổ sung 01/KHBS
Tra cứu kỹ lại mã giao dịch điện tử của tờ khai thuế TNCN lần đầu được chấp nhận, rồi điền vào ô mã giao dịch điện tử.
Các mục 1,2,3,4: Do phần mềm tự động tính.
Bước 4 – Điền thông tin giải trình vào Phụ lục 01-1/KHBS
Điền lý do giải trình cho từng chỉ tiêu bị điều chỉnh.
Bước 5 – Kết xuất file xml và nộp tờ khai thuế TNCN
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn đọc bấm “Ghi”, chọn “Kết xuất” file dạng XML để nộp qua mạng như các tờ khai thuế khác trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request.
Thời hạn nộp tờ khai khi kê khai thuế TNCN trên HTKK
Khi thực hiện kê khai thuế TNCN trên HTKK, doanh nghiệp và cá nhân chi trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian nộp hồ sơ để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 (Điều 44), thời hạn nộp tờ khai được quy định như sau:
- Khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế (ví dụ: Hạn nộp tờ khai thuế tháng 2/2026 thì chậm nhất là ngày 20/03/2026).
- Khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý. (Trường hợp rơi vào ngày lễ thì sẽ nộp vào ngày làm tiếp theo sau lễ).
Việc xác định đúng kỳ khai (tháng hoặc quý) sẽ giúp quá trình kê khai thuế TNCN trên HTKK diễn ra chính xác và hạn chế sai sót.
Thời hạn nộp tiền thuế TNCN
Thời điểm nộp tiền thuế thu nhập cá nhân trùng với hạn cuối nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tương ứng.
Trường hợp phát sinh sai sót và phải khai bổ sung, căn cứ Khoản 1 Điều 55 của Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, thời hạn nộp số thuế chênh lệch là thời hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế bị điều chỉnh.
Lưu ý quan trọng khi kê khai:
- Nếu phát hiện sai sót trong quyết toán, đơn vị chi trả phải lập tờ khai bổ sung mẫu 05/KK-TNCN cho từng tháng hoặc quý có lỗi, đồng thời thực hiện điều chỉnh trên phần mềm HTKK.
- Chỉ những tổ chức, cá nhân có phát sinh chi trả tiền lương, tiền công mới thuộc diện phải khai thuế TNCN.
Trường hợp không phát sinh chi trả trong kỳ thì không cần nộp tờ khai cho tháng hoặc quý đó, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 2393/TCT-DNNCN.
Việc nắm rõ thời hạn và nguyên tắc trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN trên HTKK đúng quy định, tránh rủi ro bị phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế.
Kết luận
Việc nắm rõ thời hạn nộp tờ khai và thời hạn nộp tiền thuế là yếu tố then chốt để quá trình kê khai thuế TNCN trên HTKK diễn ra chính xác, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro xử phạt. Chỉ cần chậm một vài ngày hoặc kê khai sai kỳ tính thuế, doanh nghiệp đã có thể phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp không đáng có.
Vì vậy, bên cạnh việc theo dõi sát các mốc thời gian theo quy định của Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, doanh nghiệp nên chủ động rà soát dữ liệu tiền lương, tiền công và thực hiện đối chiếu trước khi gửi tờ khai trên hệ thống.
Nếu bạn cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, rà soát sai sót hoặc tư vấn chi tiết về quy trình kê khai và quyết toán thuế TNCN, tham khảo dịch vụ quyết toán thuế chuyên nghiệp và liên hệ ngay MAN – Master Accountant Network để được hướng dẫn cụ thể, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu chi phí thuế một cách an toàn, hiệu quả.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
