Hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không? Là câu hỏi đang được rất nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm khi quy định mới bắt đầu có hiệu lực. Thực tế, nhiều người vẫn hiểu sai bản chất của quy định này, dẫn đến cách xử lý hóa đơn chưa đúng và tiềm ẩn rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/06/2025), việc có ghi số căn cước trên hóa đơn hay không không phụ thuộc vào giá trị hóa đơn, mà phụ thuộc vào việc khách hàng có cung cấp thông tin hay không.
Quy định mới về việc ghi số căn cước trên hóa đơn
Cụ thể, quy định sửa đổi từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:
- Nếu người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân bắt buộc phải ghi trên hóa đơn
- Nếu người mua không cung cấp thông tin, người bán không cần ghi và không bị xem là vi phạm.
Như vậy, trả lời cho câu hỏi hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không thì câu trả lời là Không bắt buộc, nếu khách là cá nhân không kinh doanh và không cung cấp thông tin. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” và để trống phần số căn cước hoàn toàn hợp lệ.
Hiểu đúng về ngưỡng 5 triệu đồng
Một trong những hiểu lầm phổ biến là cho rằng hóa đơn dưới 5 triệu đồng thì không cần ghi thông tin người mua. Tuy nhiên, điều này không chính xác.
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, mốc 5 triệu đồng liên quan đến:
- Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Phục vụ mục đích khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Điều này có nghĩa là ngưỡng 5 triệu không liên quan trực tiếp đến việc có ghi số căn cước trên hóa đơn hay không. Vì vậy, khi xét đến vấn đề hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không, doanh nghiệp cần tách bạch rõ giữa quy định về hóa đơn và quy định về thuế.
Cách xử lý hóa đơn theo từng nhóm khách hàng
Để đảm bảo lập hóa đơn đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần phân loại từng nhóm khách hàng cụ thể. Mỗi đối tượng sẽ có cách xử lý thông tin trên hóa đơn khác nhau như sau:
Khách hàng cá nhân không kinh doanh (khách lẻ)
Đây là trường hợp phổ biến nhất trong hoạt động bán lẻ. Nếu khách:
- Không yêu cầu hóa đơn
- Không cung cấp thông tin cá nhân.
Doanh nghiệp xử lý như sau:
- Tên người mua: ghi “Khách lẻ”
- Số căn cước: để trống
- Địa chỉ: có thể bỏ trống hoặc ghi chung.
Lưu ý quan trọng: Dù khách không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Việc không xuất hóa đơn có thể bị xử phạt nặng.
Khách hàng là hộ kinh doanh hoặc đại lý
Đây là nhóm có yêu cầu pháp lý chặt chẽ hơn. Nếu khách mua hàng để:
- Bán lại
- Kinh doanh.
Bắt buộc phải có đầy đủ:
- Tên đơn vị/cá nhân kinh doanh
- Địa chỉ
- Mã số thuế hoặc số định danh.
Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp cố tình ghi “Khách lẻ” để né thông tin, rủi ro pháp lý sẽ rất cao khi bị kiểm tra. Do đó, khi xét đến vấn đề hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không, với nhóm khách hàng kinh doanh thì câu trả lời là: có, nếu họ cung cấp thông tin.
Một số trường hợp không bắt buộc ghi thông tin người mua
Ngoài các tình huống trên, pháp luật cũng cho phép một số trường hợp đặc thù không cần ghi thông tin người mua (trừ khi có yêu cầu), bao gồm:
- Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại
- Bán lẻ xăng dầu cho cá nhân
- Hóa đơn từ máy tính tiền (POS) có kết nối với cơ quan thuế
Những trường hợp này giúp đơn giản hóa quy trình, nhưng vẫn phải đảm bảo lập hóa đơn đúng quy định.
Kết luận
Tóm lại, để trả lời chính xác câu hỏi hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không, doanh nghiệp cần nhớ:
- Không phụ thuộc vào giá trị hóa đơn
- Chỉ bắt buộc ghi khi khách hàng cung cấp thông tin
- Khách không cung cấp thì ghi trên hóa đơn “Khách lẻ” là đúng quy định
- Luôn phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch
Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt mà còn đảm bảo minh bạch tài chính và thuận lợi khi quyết toán thuế.
Nếu còn vướng mắc trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên tham khảo dịch vụ kế toán của MAN – Master Accountant Network để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Giải đáp thắc mắc về hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước
Không bắt buộc. Nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh và không cung cấp thông tin, doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” và để trống số căn cước theo đúng quy định hiện hành.
Khi khách hàng chủ động cung cấp thông tin (mã số thuế hoặc số định danh cá nhân), người bán bắt buộc phải thể hiện đầy đủ trên hóa đơn. Nếu không ghi sẽ bị xem là lập hóa đơn sai quy định.
Có. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, kể cả khi khách không yêu cầu. Việc không xuất hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính.
Không đúng. Ngưỡng 5 triệu đồng liên quan đến quy định về thuế GTGT (điều kiện thanh toán để khấu trừ thuế), không phải là căn cứ để miễn ghi thông tin người mua trên hóa đơn.
Không bắt buộc trong đa số trường hợp, đặc biệt khi bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu hóa đơn đầy đủ thông tin. Hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không?
Khi nào bắt buộc phải ghi số căn cước trên hóa đơn?
Khách không lấy hóa đơn thì có cần xuất không?
Có phải hóa đơn dưới 5 triệu thì không cần ghi thông tin người mua?
Hóa đơn từ máy tính tiền (POS) có cần ghi số căn cước không?
