Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là căn cứ pháp lý quan trọng quy định cách lập, ký duyệt và lưu trữ chứng từ trong mọi doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp của số liệu kế toán mà còn hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm toán. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kèm hướng dẫn thực tế và xu hướng chuyển đổi số trong quản lý chứng từ năm 2025 để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đúng chuẩn pháp luật.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là gì?
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là tài liệu bằng giấy hoặc điện tử do doanh nghiệp lập hoặc nhận, dùng để ghi nhận, kiểm soát và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo số liệu kế toán chính xác, đầy đủ, hợp pháp và minh bạch.
Vai trò của chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC giữ vai trò quan trọng với mục đích cụ thể như:
- Thực hiện kế toán ban đầu: Lập chứng từ kế toán là bước khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán, đóng vai trò nền tảng để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Nếu thiếu chứng từ kế toán, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dẫn đến việc không thể thực hiện kế toán ban đầu cũng như vận hành hệ thống kế toán một cách đầy đủ và hợp pháp.
- Căn cứ ghi nhận thông tin vào sổ kế toán doanh nghiệp: Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin về số tiền, đối tượng, thời gian và nội dung giao dịch, giúp kế toán viên xác định đúng bản chất nghiệp vụ, phân loại chính xác các khoản thu – chi, công nợ và tài sản. Nhờ đó, hệ thống sổ sách kế toán được ghi chép minh bạch, đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của dữ liệu tài chính.
- Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế: Việc lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, qua đó đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và minh bạch cho mọi giao dịch trong doanh nghiệp.
- Tinh thần trách nhiệm, tuân thủ pháp luật: Việc lập chứng từ kế toán không chỉ giúp ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn xác định rõ trách nhiệm pháp lý của cá nhân, bộ phận liên quan trong từng giao dịch. Thông qua đó, doanh nghiệp bảo đảm thực hiện đúng quy trình kế toán, tuân thủ nguyên tắc và quy định pháp luật hiện hành, đồng thời nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin tài chính.
Để hiểu rõ hơn về cơ sở quy định và phạm vi áp dụng của chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý được hướng dẫn cụ thể trong Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Căn cứ pháp lý Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về chứng từ kế toán
Ngày 22/12/2014, Bộ Trưởng Bộ Tài chính ký Thông tư số 200/2014/TT-BTC và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2015. Thông tư 200/2014/TT-BTC đặt ra quy định thống nhất về lập, ghi chép, luân chuyển, lưu giữ và quản lý chứng từ kế toán. Với mục đích đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đầy đủ của thông tin tài chính trong mô hình doanh nghiệp.
Những quy định trái với Thông tư này đều bãi bỏ. Thông tư này thay thế cho Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính. Những nội dung tại các Thông tư hướng dẫn Chuẩn mực kế toán Việt Nam không trái với Thông tư này vẫn còn hiệu lực.
Đối tượng áp dụng
Theo Điều 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định đối tượng áp dụng như sau:
“Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư này để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.”
Nguồn: Thư viện pháp luật
Mặc dù cùng quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 200 và Thông tư 133 có phạm vi áp dụng và mức độ chi tiết khác nhau. Dưới đây là những điểm khác biệt nổi bật mà doanh nghiệp cần nắm để đảm bảo tuân thủ đúng văn bản pháp lý tương ứng.
Điểm khác biệt giữa Thông tư 200 và Thông tư 133 về chứng từ kế toán
So với Thông tư 133, chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có phạm vi áp dụng rộng hơn và yêu cầu chi tiết hơn, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn. Thông tư 200 quy định hệ thống chứng từ đầy đủ, quy trình kiểm soát chặt chẽ và hướng dẫn cụ thể về chứng từ điện tử, trong khi Thông tư 133 được xây dựng đơn giản hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bảng: So sánh tổng quan Thông tư 200 và Thông tư 133
| Thông tin | Thông tư 200 | Thông tư 133 |
| Đối tượng áp dụng | Tất cả doanh nghiệp | Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
Nếu muốn áp dụng Thông tư 200 thì phải thông báo với cơ quan quản lý Thuế. |
| Hệ thống tài khoản và ghi nhận | Hướng dẫn chi tiết về các hạch toán đối với các giao dịch kinh tế | Không có các bút toán hướng dẫn nên doanh nghiệp tự phải vận dụng nguyên tắc kế toán để ghi nhận |
| Báo cáo tài chính | Bảng cân đối kế toán (BCTC)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bản thuyết minh BCTC |
|
| Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN) | Bảng cân đối tài khoản (mẫu F01-DNN) | |
Từ bảng trên có thể thấy, chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được xây dựng với hệ thống hướng dẫn chi tiết, phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong lĩnh vực có nghiệp vụ kinh tế phức tạp. Thông tư này yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt về quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ, đảm bảo tính minh bạch và đối chiếu đầy đủ số liệu kế toán.
Ngược lại, Thông tư 133 được thiết kế linh hoạt hơn, dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), cho phép họ chủ động vận dụng nguyên tắc kế toán để ghi nhận giao dịch mà không cần theo sát từng bút toán hướng dẫn. Tuy nhiên, sự đơn giản này cũng khiến việc kiểm soát chứng từ và báo cáo tài chính có thể thiếu tính hệ thống so với Thông tư 200.
Tùy vào quy mô, đặc thù hoạt động và nhu cầu quản trị tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn Thông tư phù hợp, hoặc đăng ký áp dụng Thông tư 200 nếu cần chuẩn hóa và nâng cao chất lượng báo cáo kế toán theo quy định hiện hành.
Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được chia thành nhiều loại khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng và nguồn gốc hình thành. Việc nắm rõ từng loại chứng từ giúp kế toán viên lập, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ kế toán đúng quy định, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán và quyết toán thuế.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về lao động và tiền lương
Trong công tác kế toán tiền lương, việc sử dụng chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các khoản chi trả, khấu trừ và nghĩa vụ liên quan đến người lao động. Dưới đây là hệ thống chứng từ kế toán về tiền lương thường được áp dụng trong doanh nghiệp theo quy định.
Bảng: Chi tiết chứng kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về lao động và tiền lương.
| Chứng từ lao động và tiền lương | Số hiệu |
| Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| Bảng phân bổ tiền lương và BHXH | 11-LĐTL |
Từ bảng trên có thể thấy, chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong lĩnh vực lao động – tiền lương được quy định rất cụ thể và chặt chẽ, bao gồm toàn bộ quá trình từ ghi nhận thời gian làm việc, tính lương, thưởng, phụ cấp đến các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội. Việc lập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự minh bạch mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc thanh tra lao động.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về hàng tồn kho
Chứng từ hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và phản ánh chính xác giá trị vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, mỗi nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất, tồn hàng hóa đều phải có chứng từ kèm theo để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Dưới đây là các loại chứng từ hàng tồn kho phổ biến mà doanh nghiệp cần nắm rõ:
Bảng: Chi tiết chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về hàng tồn kho.
| Hàng tồn kho | Số hiệu |
| Phiếu nhập kho | 01-VT |
| Phiếu xuất kho | 02-VT |
| Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa | 03-VT |
| Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa | 05-VT |
| Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| Bảng phân bổ nguyên liệu | 07-VT |
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về hàng tồn kho được quy định rất cụ thể, bao gồm đầy đủ các mẫu từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê cho đến bảng phân bổ nguyên liệu. Mỗi loại chứng từ đều có số hiệu riêng (từ 01-VT đến 07-VT) nhằm đảm bảo việc nhận diện, quản lý và lưu trữ thống nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp.
Việc sử dụng đúng mẫu chứng từ không chỉ giúp kế toán viên ghi nhận chính xác biến động hàng hóa mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm tra, quyết toán hoặc thanh tra thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ này theo thời hạn quy định để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác đối chiếu số liệu trong báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về bán hàng
Trong hoạt động bán hàng, chứng từ kế toán đóng vai trò ghi nhận toàn bộ quá trình phát sinh doanh thu, công nợ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán cần lập và lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ sau để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của giao dịch:
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01-BH)
- Thẻ quầy hàng (02-BH)
Sau khi ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động bán hàng, doanh nghiệp cần tiếp tục quản lý chặt chẽ các chứng từ kế toán liên quan đến tiền tệ. Đây là nhóm chứng từ phản ánh các giao dịch thu – chi, thanh toán và luân chuyển dòng tiền, có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về tiền tệ
Nhóm chứng từ kế toán về tiền tệ bao gồm các biểu mẫu dùng để ghi nhận, kiểm soát và phản ánh các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ phát sinh trong doanh nghiệp. Dưới đây là bảng danh mục các mẫu chứng từ tiền tệ được quy định cụ thể, giúp kế toán viên dễ dàng áp dụng trong công tác ghi chép và lưu trữ:
Bảng: Danh mục mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về tiền tệ.
| Tiền tệ | Số hiệu |
| Phiếu thu | 01-TT |
| Phiếu chi | 02-TT |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| Biên lai thu tiền | 06-TT |
| Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (VNĐ) | 08a-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| Bảng kê chi tiền | 09-TT |
Việc lập và sử dụng đúng chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong nhóm tiền tệ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi, tạm ứng và thanh toán. Mỗi biểu mẫu đều có chức năng riêng, hỗ trợ kế toán viên phản ánh trung thực tình hình tài chính, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch khi báo cáo. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng để đối chiếu sổ quỹ, kiểm kê tiền mặt và phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra thuế một cách chính xác và minh bạch.
Chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về tài sản cố định
Đối với tài sản cố định (TSCĐ), hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định rõ nhằm đảm bảo việc ghi nhận, theo dõi và quản lý tài sản chính xác, minh bạch. Dưới đây là bảng danh mục các mẫu chứng từ cho tài sản cố định.
Bảng: Danh mục chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cho tài sản cố định.
| Tài sản cố định (TSCĐ) | Số hiệu |
| Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
Có thể thấy, chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với tài sản cố định không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản, từ khâu mua sắm, sử dụng đến thanh lý. Các chứng từ đối với TSCĐ đảm bảo việc ghi nhận giá trị, khấu hao và chuyển dịch tài sản được minh bạch, đúng quy định.
Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải đảm bảo nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Sau khi nắm rõ nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình lập, kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Quy trình xử lý và lưu trữ chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Để đảm bảo việc hạch toán và quản lý chứng từ được thống nhất, minh bạch, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình xử lý chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Quy trình này được quy định rõ ràng, bao gồm các bước từ khâu lập, kiểm tra, luân chuyển cho đến lưu trữ và tiêu hủy, giúp kế toán viên thực hiện đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ. Cụ thể như sau:
Bảng: Quy trình xử lý chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
| Bước | Nội dung thực hiện | Mục tiêu và ý nghĩa |
| Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán | Tiếp nhận các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ, đối chiếu với nghiệp vụ thực tế, xác nhận thông tin với các bên liên quan. | Đảm bảo chứng từ được lập đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. |
| Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt | Dịch chứng từ lập bằng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt khi sử dụng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch, bản dịch phải đính kèm bản gốc. |
| Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán | Kiểm tra hình thức, nội dung, số liệu và tính trung thực của chứng từ trước khi ghi sổ. | Chỉ ghi sổ khi chứng từ hợp pháp và hợp lệ. |
| Luân chuyển và ghi sổ kế toán | Luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan để đối chiếu, ký xác nhận và tập hợp về phòng kế toán ghi sổ, lưu trữ. | Đảm bảo minh bạch, tránh thất lạc và sai sót, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan |
| Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán | Lưu trữ chứng từ theo trình tự thời gian, phân loại rõ ràng; tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định. | Đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tra cứu; việc tiêu hủy phải có quyết định của người đại diện pháp luật. |
Việc tuân thủ đúng quy trình xử lý chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và minh bạch trong mọi nghiệp vụ kế toán, mà còn là cơ sở quan trọng để kiểm soát nội bộ hiệu quả và giảm thiểu rủi ro khi thanh kiểm tra thuế.
Một hệ thống chứng từ được lập, kiểm tra và lưu trữ đúng quy định sẽ góp phần nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị chi phí và ra quyết định chính xác hơn.
Kết luận
Có thể thấy, việc tuân thủ đúng chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp quản trị tài chính hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Mỗi bước trong quy trình từ lập, kiểm tra, luân chuyển đến lưu trữ đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo độ chính xác và tin cậy của hệ thống kế toán.
Trong bối cảnh quy định về kế toán và thuế ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, chuẩn hóa và tối ưu quy trình chứng từ để hạn chế rủi ro khi thanh kiểm tra.
MAN – Master Accountant Network với đội ngũ chuyên gia hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế và kiểm toán, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, chuẩn hóa và triển khai hệ thống chứng từ kế toán theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật tối đa.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile / Zalo: 0903 963 163
- Email: man@man.net.vn
Ban biên tập: MAN – Master Accountant Network
