Luật Quản lý quy định cho thuê và sử dụng tài sản công

Quy định cho thuê và sử dụng tài sản công là căn cứ pháp lý quan trọng khi trường học khai thác cơ sở vật chất như căn tin, bãi gửi xe hay dịch vụ phụ trợ. Tuy nhiên, nhiều đơn vị sự nghiệp công lập vẫn còn lúng túng trong việc lập đề án, xuất hóa đơn điện tử và xác định nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp quy định pháp lý, điều kiện cho thuê, cách lập hóa đơn và thuế suất áp dụng, giúp Kế toán và Ban giám hiệu thực hiện đúng quy định, hạn chế rủi ro thanh tra – kiểm toán.

Bản chất pháp lý của việc nhà trường cho thuê mặt bằng

Theo Luật Quản lý quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, các đơn vị sự nghiệp công lập (trong đó có trường học) được giao quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước để thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Khi nhà trường phát sinh hoạt động cho thuê mặt bằng, đây được xem là hoạt động khai thác tài sản công vào mục đích kinh doanh, dịch vụ.

Việc thực hiện này không được làm ảnh hưởng đến chức năng dạy và học, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định cho thuê và sử dụng tài sản công. Điều này đảm bảo rằng tài sản của Nhà nước được sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí và thất thoát ngân sách.

Điều kiện bắt buộc theo quy định cho thuê và sử dụng tài sản công

Để một trường học có thể ký hợp đồng cho thuê mặt bằng căng tin hay bãi xe một cách hợp pháp, cần đảm bảo 2 điều kiện cốt lõi sau:

Đề án sử dụng tài sản công được phê duyệt

Nhà trường không được tự ý quyết định việc cho thuê. Theo quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, đơn vị phải lập “Đề án sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết”. Đề án này phải được cấp có thẩm quyền (như Sở Giáo dục, UBND tỉnh/thành phố hoặc Bộ chủ quản) phê duyệt bằng văn bản.

Trong đề án phải nêu rõ:

• Diện tích mặt bằng cho thuê.
• Mục đích cho thuê (căn tin, văn phòng, bãi xe…).
• Thời gian cho thuê.
• Phương án tài chính và dự kiến nguồn thu.

Hình thức lựa chọn đối tượng thuê

Để đảm bảo tính công khai, minh bạch theo quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, việc lựa chọn đơn vị thuê mặt bằng thường phải thông qua hình thức đấu giá công khai. Trong trường hợp giá trị gói thuê nhỏ hơn mức quy định, nhà trường có thể thực hiện theo hình thức chào giá cạnh tranh hoặc chỉ định thầu tùy theo quy định cụ thể của từng địa phương tại thời điểm năm 2026.

Nhà trường có phải lập hóa đơn GTGT khi cho thuê mặt bằng không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều kế toán trường học thắc mắc. Dựa trên các văn bản hướng dẫn về thuế và quy định cho thuê và sử dụng tài sản công cập nhật mới nhất:

Nghĩa vụ xuất hóa đơn là bắt buộc

Khi nhà trường nhận tiền thuê mặt bằng từ các cá nhân, tổ chức kinh doanh căng tin, đây được xác định là doanh thu dịch vụ. Do đó, nhà trường bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT cho bên thuê. Việc không xuất hóa đơn hoặc sử dụng các loại phiếu thu nội bộ thay thế là vi phạm pháp luật về thuế và quản lý tài chính công.

Loại hóa đơn sử dụng

Năm 2026, tất cả các đơn vị sự nghiệp công lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tùy vào phương pháp tính thuế mà nhà trường đăng ký với cơ quan thuế trực quản, loại hóa đơn sẽ là:

• Hóa đơn GTGT: Nếu nhà trường tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Nếu nhà trường tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ cho thuê tài sản là thời điểm thu tiền hoặc thời điểm kết thúc kỳ cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng. 

Ví dụ: Nếu hợp đồng quy định thu tiền 3 tháng/lần vào đầu kỳ, nhà trường phải xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền của bên thuê.

Thuế suất GTGT và Thuế TNDN áp dụng cho năm 2026

Khi thực hiện đúng quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, nhà trường cần xác định đúng các loại thuế phải nộp để tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt.

Đối với phương pháp tính thuế trực tiếp

Đa số các trường học hiện nay áp dụng phương pháp trực tiếp trên doanh thu đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ ngoài nhiệm vụ chính. Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC (vẫn còn hiệu lực cơ bản đến 2026) và các văn bản bổ sung:

• Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm tính trên doanh thu đối với hoạt động cho thuê tài sản thường là 5%.
• Thuế TNDN: Đối với đơn vị sự nghiệp có phát sinh hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị hạch toán được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, tỷ lệ phần trăm thuế TNDN tính trên doanh thu đối với dịch vụ cho thuê mặt bằng thường là 5% (tổng cộng nghĩa vụ thuế là 10% trên doanh thu).

Đối với phương pháp khấu trừ

Nếu nhà trường đủ điều kiện và đăng ký phương pháp khấu trừ:

• Thuế suất GTGT: Áp dụng mức 10% (trừ các trường hợp được hưởng chính sách giảm thuế đặc thù của Chính phủ)
• Thuế TNDN: Được tính dựa trên lợi nhuận sau khi trừ các chi phí hợp lý, hợp lệ với mức thuế suất phổ thông là 20%.

Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế

Hướng dẫn hạch toán theo quy định cho thuê, sử dụng tài sản công

Việc quản lý dòng tiền từ tài sản công đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối trong khâu kế toán:

• Giá trị doanh thu: Là toàn bộ số tiền bên thuê phải trả bao gồm cả các khoản phụ thu (nếu có) được ghi nhận trong hợp đồng.
• Chi phí liên quan: Các chi phí về sửa chữa, bảo trì mặt bằng, chi phí quản lý vận hành có thể được trừ vào doanh thu trước khi trích lập các quỹ, tùy thuộc vào cơ chế tự chủ của từng trường.
• Trích lập quỹ: Nguồn thu sau khi thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ được đưa vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ khen thưởng, phúc lợi hoặc chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ giáo viên theo quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán theo ngành

Những rủi ro và sai phạm thường gặp

Thực tế thanh tra, kiểm toán cho thấy nhiều đơn vị vẫn còn lúng túng khi thực hiện quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, dẫn đến các sai phạm như:

• Cho thuê “chui”: Ký hợp đồng khi chưa có đề án được phê duyệt. Đây là sai phạm nghiêm trọng về quản lý tài sản nhà nước.
• Sai lệch đơn giá: Cho thuê với giá thấp hơn giá thị trường hoặc giá trong đề án mà không có lý do chính đáng, gây thất thoát ngân sách.
• Sử dụng sai mục đích nguồn thu: Tiền thu được không hạch toán vào hệ thống sổ sách của nhà trường mà để ngoài sổ sách hoặc chi tiêu không đúng chế độ.
• Vi phạm hóa đơn: Chậm xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn với số tiền thấp hơn thực tế nhận được để trốn thuế.

Kết luận

Tóm lại, việc khai thác cơ sở vật chất như căn tin, bãi giữ xe hay mặt bằng dịch vụ có thể mang lại nguồn thu đáng kể cho các trường học. Tuy nhiên, để hoạt động này hợp pháp và bền vững, đơn vị cần tuân thủ đầy đủ quy định cho thuê và sử dụng tài sản công, từ khâu lập đề án được phê duyệt, lựa chọn đối tượng thuê minh bạch cho đến việc xuất hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

Trong bối cảnh năm 2026, khi cơ quan thuế và kiểm toán ngày càng tăng cường quản lý dữ liệu điện tử, việc rà soát hợp đồng cho thuê, hệ thống hóa sổ sách và chuẩn hóa quy trình kế toán là điều đặc biệt cần thiết. Nếu đơn vị của bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định nghĩa vụ thuế, lập hóa đơn hoặc hạch toán nguồn thu từ tài sản công, tham khao dịch vụ kế toán thuế chuyên sâu để các chuyên gia kế toán – thuế của MAN – Master Accountant Network được đồng hành cùng quý Nhà trường trong việc đảm bảo tuân thủ và tối ưu nguồn thu cho Nhà trường.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Câu hỏi thường gặp về quy định cho thuê, sử dụng tài sản công

Nhà trường cho thuê mặt bằng nhưng bên thuê là cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ thì có phải xuất hóa đơn không?

Có. Dù bên thuê là ai, nhà trường với tư cách là đơn vị cho thuê tài sản công vẫn phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu theo đúng quy định cho thuê, sử dụng tài sản công.

Tiền điện, tiền nước, bên thuê trả thêm có phải chịu thuế không?

Nếu nhà trường thu hộ tiền điện nước và có hóa đơn đầu vào, đầu ra khớp nhau thì có thể hạch toán thu hộ chi hộ. Tuy nhiên, nếu nhà trường thu khoán một khoản tiền bao gồm cả điện nước thì khoản này phải tính vào doanh thu chịu thuế.