Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026 được xác định theo khoản 2 Điều 24 Decree 125/2020/ND-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Decree 310/2025/ND-CP. Khung phạt mới chia theo hai nhóm giao dịch và theo số lượng hóa đơn vi phạm, mức cao nhất lên tới 70 triệu đồng đối với tổ chức.
Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ khung phạt, cách đối chiếu cho từng tình huống và các vi phạm hóa đơn liên quan mà kế toán cần nắm trước kỳ quyết toán.
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm 2026 cao nhất là bao nhiêu?
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026 cao nhất là 70 triệu đồng đối với tổ chức. Mức này áp dụng khi doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với từ 100 số hóa đơn trở lên trong trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với cá nhân có cùng hành vi, mức phạt bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức, tức tối đa 35 triệu đồng.
Căn cứ pháp lý là khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Điểm đáng chú ý là khung phạt hiện hành không còn tính chung cho mọi hóa đơn, mà được phân tầng theo số lượng hóa đơn vi phạm và theo bản chất giao dịch.
Nói cách khác, cùng là lập hóa đơn muộn nhưng hóa đơn bán hàng bị phạt nặng hơn hẳn hóa đơn khuyến mại, biếu tặng hay tiêu dùng nội bộ.
Vì sao doanh nghiệp cần cập nhật mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm ngay trong năm 2026?
Trong thực tế làm nghề, lỗi lập hóa đơn không đúng thời điểm hiếm khi đứng một mình, mà thường xuất hiện theo lô: một hợp đồng dịch vụ nghiệm thu cuối tháng nhưng hóa đơn lập sang tháng sau, một đợt khuyến mại xuất hàng liên tục nhưng gom hóa đơn cuối kỳ.
Khi khung phạt tính theo số lượng hóa đơn, chỉ một thói quen sai trong quy trình cũng đủ đẩy mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm từ vài triệu lên hàng chục triệu đồng.
Bảng mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Để kế toán tra cứu nhanh, khung phạt tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP) được trình bày thành bảng theo từng nhóm giao dịch. Nội dung mức phạt và số lượng hóa đơn giữ nguyên theo văn bản.
Bảng mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm đối với hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
| Số lượng hóa đơn lập không đúng thời điểm | Mức phạt (đối với tổ chức) |
| 01 hóa đơn | Phạt tiền từ 500.000 đến 1.500.000 đồng |
| Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn | Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 hóa đơn | Phạt tiền từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng |
| Từ 20 đến dưới 50 hóa đơn | Phạt tiền từ 15.000.000 đến 30.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn | Phạt tiền từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng |
| Từ 100 hóa đơn trở lên | Phạt tiền từ 50.000.000 đến 70.000.000 đồng |
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ
Nhóm này bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);
- Xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Dưới đây là bảng tổng hợp mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ:
| Số lượng hóa đơn lập không đúng thời điểm | Mức phạt (đối với tổ chức) |
| 01 hóa đơn | Warning |
| Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn | Phạt tiền từ 500.000 đến 1.500.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 50 hóa đơn | Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn | Phạt tiền từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng |
| Từ 100 hóa đơn trở lên | Phạt tiền từ 15.000.000 đến 30.000.000 đồng |
Note: Mức phạt trên là mức áp dụng đối với tổ chức; cá nhân có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức theo quy định về mức phạt tiền (Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Với nhóm hàng mẫu, khuyến mại, doanh nghiệp nên rà lại quy trình xuất hóa đơn đối với hàng mẫu để tránh tình trạng gom hóa đơn cuối kỳ, vốn là nguyên nhân phổ biến khiến số lượng hóa đơn vi phạm tăng vọt.
Thời điểm lập hóa đơn: Gốc rễ để tránh mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Muốn không bị áp mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Về nguyên tắc chung:
- Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ các khoản đặt cọc, tạm ứng theo quy định).
- Các trường hợp đặc thù: Xây dựng, lắp đặt, kinh doanh bất động sản, dịch vụ theo kỳ… có quy định riêng. Chẳng hạn, doanh nghiệp kinh doanh nhà đất cần nắm chắc thời điểm xuất hóa đơn hoạt động bất động sản, bởi giao dịch giá trị lớn và thu tiền theo tiến độ rất dễ phát sinh sai lệch.
Practical experience: Phần lớn hồ sơ bị xử phạt không xuất phát từ việc kế toán không biết quy định, mà từ việc bộ phận kinh doanh, kho, kỹ thuật không chuyển chứng từ kịp thời cho kế toán. Biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, xác nhận hoàn thành dịch vụ đến chậm một ngày cũng đủ làm hóa đơn bị lệch thời điểm.
Các vi phạm hóa đơn liên quan kế toán cần biết bên cạnh mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Ngoài lập hóa đơn không đúng thời điểm, hai nhóm vi phạm dưới đây cũng thường xuất hiện trong các đợt kiểm tra hóa đơn và đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
The act of losing, burning, or damaging invoices.
Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP và được sửa đổi bởi khoản 16 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
Warning đối với một trong các hành vi sau đây:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế. Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn quy định tại khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 17 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định:
Warning đối với hành vi tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Tiêu hủy không đúng quy định hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng, không còn giá trị sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- Không tiêu hủy các hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng, không còn giá trị sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- Tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giải pháp kiểm soát rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm cho doanh nghiệp
Từ kinh nghiệm hỗ trợ rà soát hồ sơ hóa đơn, MAN – Master Accountant Network rút ra được 04 việc doanh nghiệp nên làm ngay để tránh nguy cơ bị áp mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm:
- Chuẩn hóa luồng chứng từ: Quy định rõ thời hạn bộ phận kho, kinh doanh, kỹ thuật chuyển phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu về phòng kế toán, tốt nhất là trong ngày phát sinh.
- Phân loại giao dịch ngay từ đầu: Tách riêng giao dịch bán hàng với hàng khuyến mại, hàng mẫu, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, vì hai nhóm này có khung phạt khác nhau.
- Đối chiếu định kỳ: Hàng tuần đối chiếu ngày trên chứng từ giao hàng, nghiệm thu với ngày lập hóa đơn, nhằm phát hiện sớm để xử lý tránh rủi ro vi phạm.
- Rà soát hợp đồng có điều khoản thu tiền trước: Với dịch vụ thu tiền trước hoặc thu theo tiến độ, thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm thu tiền, rất dễ bị bỏ sót nếu chỉ theo dõi ngày hoàn thành.
Với doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán chuyên trách hoặc khối lượng hóa đơn lớn vượt khả năng kiểm soát nội bộ, phương án outsource accounting services giúp có người chịu trách nhiệm theo dõi thời điểm lập hóa đơn một cách liên tục, thay vì chỉ phát hiện sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.
Conclude
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm không quá lớn nếu chỉ tính trên một hóa đơn nhưng lỗi này thường lặp lại theo lô và kéo theo rủi ro về kê khai, đối chiếu doanh thu. Doanh nghiệp muốn giao trọn phần việc hóa đơn, sổ sách và báo cáo thuế cho một đội ngũ chuyên nghiệp có thể tham khảo full accounting service của MAN – Master Accountant Network, nơi quy trình kiểm soát thời điểm lập hóa đơn được thực hiện hằng tháng thay vì dồn đến cuối năm.
Contact MAN – Master Accountant Network For free support and advice!
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: No. 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: View MAN – Master Accountant Network's Google Business Profile
- LinkedIn Founder: View expert Le Hoang Tuyen's LinkedIn profile.
Responsible for production and professional content review by: Mr. Le Hoang Tuyen – Founder & CEO of MAN – Master Accountant NetworkHe is a CPA Vietnam auditor with over 30 years of in-depth experience in accounting, auditing, taxation, and corporate legal consulting.
Câu hỏi thường gặp về mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm 2026 cao nhất là bao nhiêu?
Cao nhất là 70 triệu đồng đối với tổ chức, áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 100 số hóa đơn trở lên trong trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Căn cứ pháp lý của mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026 là gì?
Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Cá nhân lập hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt như thế nào?
Cá nhân có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức (Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Như vậy, mức phạt tối đa với cá nhân là 35 triệu đồng.
Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất có thuộc nhóm tiêu dùng nội bộ khi xác định mức phạt không?
Không. Nhóm tiêu dùng nội bộ theo khoản 2 Điều 24 loại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Làm mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế bị phạt bao nhiêu?
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
