Kế toán công nợ không chỉ là nghiệp vụ theo dõi phải thu – phải trả, mà còn là công cụ quản trị dòng tiền sống còn của doanh nghiệp thương mại. Trong bối cảnh 2025 với lộ trình áp dụng các quy định kế toán mới và áp lực lãi suất, việc quản lý công nợ khoa học giúp doanh nghiệp hạn chế nợ xấu, cải thiện thanh khoản và nâng cao uy tín với đối tác. Bài viết dưới đây cung cấp cẩm nang toàn diện về kế toán công nợ, từ khái niệm, tài khoản, quy trình hạch toán đến xu hướng chuyển đổi số mới nhất.
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ (tiếng Anh là Debt Accounting hoặc thường được chia thành Accounts Receivable và Accounts Payable) là mảng kế toán theo dõi, kiểm soát các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đối tác.
Vai trò của Kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Việc quản lý và kiểm soát công nợ đóng vai trò then chốt trong việc duy trì dòng tiền ổn định, đồng thời tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác. Trong đó, kế toán công nợ đảm nhiệm những vai trò quan trọng sau:
- Theo dõi, phân tích và đánh giá thực trạng tài chính liên quan đến công nợ, từ đó cung cấp cơ sở dữ liệu để tư vấn và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.
- Tổng hợp và cung cấp thông tin chi tiết về các khoản phải thu, phải trả, giúp ban điều hành xây dựng và điều chỉnh chiến lược tài chính một cách hiệu quả.
- Ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, đồng thời giám sát tiến độ thanh toán nhằm đảm bảo nghĩa vụ được thực hiện đúng hạn, tránh phát sinh tình trạng chiếm dụng vốn.
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ, đặc biệt đối với các khách hàng có tần suất giao dịch cao hoặc số dư lớn, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro tài chính.
- Tham gia kiểm soát và giảm thiểu nợ xấu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và duy trì sự ổn định, an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Tuy đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền và ổn định tài chính, nhưng trên thực tế, công nợ vẫn liên tục phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy đâu là những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng này?
Nguyên nhân phát sinh công nợ trong hoạt động của doanh nghiệp
Công nợ trong doanh nghiệp hình thành từ nhiều nguyên nhân khác nhau, gắn liền với hoạt động tài chính và chính sách kinh doanh, có thể kể đến như:
- Doanh nghiệp chưa bố trí kịp thời nguồn vốn để thanh toán các khoản mua hàng, dịch vụ từ nhà cung cấp theo thời hạn cam kết.
- Khách hàng phát sinh khoản nợ do chưa đủ năng lực tài chính để thanh toán ngay giá trị hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng.
- Để mở rộng thị phần và gia tăng doanh số, doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng cho phép khách hàng nhận hàng trước, thanh toán sau.
Một số loại hàng hóa hoặc dịch vụ được thỏa thuận thanh toán sau khi hoàn tất quá trình cung cấp hoặc nghiệm thu. - Bên mua ưu tiên sử dụng nguồn vốn vay có chi phí lãi vay thấp hơn, dẫn đến việc kéo dài thời gian thanh toán cho đối tác.
Từ những nguyên nhân phát sinh công nợ nêu trên có thể thấy rằng, công nợ không chỉ xuất hiện ở một nhóm đối tượng nhất định mà liên quan trực tiếp đến nhiều chủ thể trong hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, việc xác định rõ các đối tượng phải theo dõi công nợ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ tài chính, hạn chế rủi ro và đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
Đối tượng phải theo dõi công nợ
Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, các khoản công nợ được phản ánh thông qua những tài khoản chủ yếu sau:
- Phải thu của khách hàng (TK 131): Ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thu được từ khách hàng.
- Phải trả cho người bán (TK 331): Phản ánh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Tạm ứng – hoàn ứng nội bộ (TK 141): Theo dõi các khoản tiền doanh nghiệp tạm giao cho người lao động để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và việc hoàn ứng sau đó.
- Các khoản phải thu khác (TK 138): Bao gồm những khoản công nợ phát sinh ngoài quan hệ mua bán thông thường, như bồi thường, ký quỹ, ký cược hoặc thu hồi tài sản thiếu hụt.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338): Ghi nhận các nghĩa vụ tài chính khác của doanh nghiệp như bảo hiểm, kinh phí công đoàn, hoặc các khoản nhận giữ hộ, nhận ký quỹ.
- Phải thu nội bộ (TK 136): Theo dõi các khoản công nợ phát sinh giữa công ty mẹ với chi nhánh, đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trong cùng hệ thống.
- Phải trả nội bộ (TK 336): Phản ánh các khoản nghĩa vụ thanh toán nội bộ giữa công ty và các đơn vị trực thuộc trong cùng doanh nghiệp.
Nhiệm vụ trọng tâm của Kế toán công nợ
Nhiệm vụ chính của Kế toán công nợ chủ yếu liên quan đến việc quản lý công nợ và nợ xấu, cụ thể:
Đánh giá hợp đồng kinh tế làm căn cứ quản lý công nợ
Trong quá trình triển khai, kế toán sẽ đảm nhiệm các nội dung sau:
- Thực hiện ghi nhận và cập nhật đầy đủ thông tin của nhà cung cấp, khách hàng và các đối tác mới vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống sổ sách quản lý liên quan.
- Kịp thời điều chỉnh, bổ sung dữ liệu của khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh các thay đổi như chuyển nhượng, thay đổi pháp lý hoặc thông tin giao dịch.
- Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản thanh toán trong hợp đồng với từng đối tác, khách hàng và nhà cung cấp nhằm hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng thỏa thuận đã ký kết.
Kiểm soát và đối chiếu công nợ định kỳ
Để kiểm soát công nợ hiệu quả và hạn chế rủi ro phát sinh, kế toán cần thực hiện đầy đủ các công việc sau:
- Rà soát đầy đủ thông tin đơn hàng, bao gồm hạn mức tín dụng được cấp và điều khoản thời hạn thanh toán, căn cứ theo hợp đồng bán hàng đã ký kết với khách hàng và đối tác.
- Đối chiếu kỹ các nội dung liên quan đến chủng loại hàng hóa, số lượng thực giao, đơn giá bán và điều kiện thanh toán đối với các hợp đồng đang thực hiện hoặc đã hoàn tất giao hàng.
- Theo dõi và quản lý chi tiết tình trạng công nợ của từng khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, tập trung vào thời điểm đến hạn, số tiền đã thanh toán và các khoản nợ quá hạn phát sinh.
- Tổng hợp, đánh giá kết quả kiểm tra công nợ và báo cáo kịp thời cho các bộ phận liên quan hoặc cấp quản lý nhằm có biện pháp xử lý phù hợp.
Theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng
Khi phát sinh các khoản công nợ từ hợp đồng kinh tế hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ chịu trách nhiệm cập nhật và giám sát tiến độ thanh toán của từng khách hàng, đối tác liên quan.
Kiểm soát và theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ
Nhằm đảm bảo kỷ luật tài chính và dòng tiền ổn định trong doanh nghiệp, các đầu việc trọng tâm được triển khai như sau:
- Theo dõi sát tiến độ thanh toán của từng cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp, cập nhật và nhắc nhở công nợ phát sinh hằng ngày.
- Định kỳ rà soát các khoản tạm ứng đã đến hạn hoặc quá hạn, lập danh sách tổng hợp để chủ động đôn đốc thanh toán theo tuần hoặc theo chỉ đạo của cấp quản lý.
Xử lý công nợ được ủy thác
Cụ thể, các nghiệp vụ kế toán được thực hiện bao gồm:
- Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ tài chính phát sinh trên cơ sở hóa đơn hợp lệ, đảm bảo ghi nhận đúng bản chất và thời điểm kế toán.
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và hồ sơ liên quan để rà soát, điều chỉnh các số liệu chưa khớp, sai lệch về đơn giá, số lượng hoặc giá trị thanh toán.
- Quản lý và theo dõi chi tiết các khoản công nợ ủy thác theo từng khách hàng, đối tác hoặc bên liên quan nhằm kiểm soát rủi ro phát sinh.
- Kiểm tra, tổng hợp và in sao kê các chứng từ kế toán, phục vụ công tác đối chiếu nội bộ với kế toán phụ trách hoặc bộ phận kiểm soát.
Quản lý khoản vay doanh nghiệp nhằm tối ưu dòng tiền và hạn chế rủi ro
Các công việc trọng tâm cần thực hiện bao gồm:
- Thực hiện thanh lý các hợp đồng đã hoàn tất, đồng thời cập nhật và quản lý các hợp đồng mới khi phát sinh giao dịch tài chính liên quan.
- Theo dõi sát tiến độ thanh toán, chủ động nhắc nhở và đôn đốc các bên thực hiện nghĩa vụ chi trả đúng thời hạn đã cam kết trong hợp đồng.
- Hạch toán nghiệp vụ phát sinh và điều chỉnh các bút toán cần thiết nhằm đảm bảo số liệu kế toán phù hợp với tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận.
- Trường hợp doanh nghiệp phát sinh khoản lãi phải thanh toán, kế toán cần xác định chính xác số tiền, lập đầy đủ chứng từ và chuyển cho các bộ phận liên quan để thực hiện chi trả theo từng hợp đồng và từng đối tượng cụ thể.
Từ tổng thể công tác quản lý công nợ, nội dung tiếp theo sẽ tập trung làm rõ nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu và cách thức theo dõi hiệu quả.
Kế toán công nợ phải thu
Công nợ phải thu là gì?
Nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng hoặc các đối tượng liên quan, phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc ứng trước tiền nhưng chưa thu được tiền ngay tại thời điểm ghi nhận.
Các khoản nợ phát sinh bao gồm:
- Các khoản nợ phải thu khi khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ nhưng họ chưa thực hiện thanh toán.
- Các khoản nợ phải thu trong nội bộ: là các khoản doanh nghiệp phải thu khi phát sinh quan hệ tài chính, thương mại với các cấp dưới hoặc với các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp.
- Các khoản nợ phải thu khác như: tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu về do cá nhân, tập thể đã được xử lý bồi thường,…
Trên cơ sở bản chất của nợ phải thu, kế toán cần áp dụng các nghiệp vụ theo dõi, hạch toán và quản lý công nợ phải thu phù hợp.
Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu (Accounts Receivable)
Trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu là đảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời.
Chứng từ liên quan
Các chứng từ, hồ sơ quan trọng cần phải có:
- Hợp đồng kinh tế/Đơn đặt hàng.
- Hóa đơn điện tử (e-Invoice).
- Biên bản giao hàng/Phiếu xuất kho.
- Chứng từ thanh toán (Giấy báo Có, phiếu thu).
Quy trình hạch toán cơ bản
Khi bán hàng chưa thu tiền:
- Nợ TK 131
- Có TK 511 (Doanh thu)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
Khi thu hồi nợ:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 131
Xử lý chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
- Nợ TK 635 (Chi phí tài chính)
- Có TK 131
Kế toán công nợ phải trả
Công nợ phải trả là gì?
Nợ phải trả là các khoản tiền mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác, người lao động, phát sinh từ các giao dịch kinh tế nhưng chưa chi trả tại thời điểm ghi nhận kế toán.
Dựa trên thời hạn thanh toán, các khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp được phân loại thành hai nhóm chính:
- Nợ phải trả ngắn hạn: Là những khoản nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày ghi nhận. Nhóm này bao gồm các khoản như tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công còn nợ người lao động, tiền ứng trước hoặc tiền gửi của khách hàng, cũng như các khoản công nợ phát sinh trong quan hệ mua bán với nhà cung cấp.
- Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính có thời gian hoàn trả trên 12 tháng, chẳng hạn như các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh, vay thế chấp hoặc những khoản nợ ngắn hạn đã được thỏa thuận gia hạn thời gian thanh toán.
Ngoài các khoản nợ với đối tác bên ngoài, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp còn phát sinh nợ phải trả nội bộ, bao gồm:
- Các khoản phải thu, phải trả, phải nộp hoặc cấp phát giữa các đơn vị hạch toán độc lập trong cùng hệ thống, phát sinh khi đơn vị này chi hộ hoặc thu hộ cho đơn vị khác trong doanh nghiệp.
- Các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước và các bên liên quan như: các khoản phải nộp ngân sách, nợ vay, tiền nhận ký quỹ – ký cược, công nợ nội bộ, các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động, cùng chi phí công đoàn theo quy định.
Để quản lý hiệu quả các khoản nợ phải trả, kế toán cần nắm vững nghiệp vụ hạch toán và theo dõi công nợ phải trả đối với từng đối tượng liên quan.
Nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả (Accounts Payable)
Đây là việc kiểm soát các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với bên thứ ba. Quản lý tốt công nợ phải trả giúp doanh nghiệp tận dụng vốn từ nhà cung cấp một cách tối ưu.
Quy trình nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả
Khi mua hàng hóa nhập kho:
- Nợ TK 152, 156, 642
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào)
- Có TK 331
Khi thanh toán tiền nợ:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Nhận chiết khấu mua hàng từ đối tác:
- Nợ TK 331
- Có TK 515 (Doanh thu tài chính) hoặc giảm trừ giá trị hàng mua.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, mức trích lập được xác định dựa trên thời gian quá hạn của khoản nợ, cụ thể như sau:
| Thời gian quá hạn | Mức trích lập dự phòng |
| Từ 6 tháng đến dưới 1 năm | 30% giá trị khoản nợ |
| Từ 1 năm đến dưới 2 năm | 50% giá trị khoản nợ |
| Từ 2 năm đến dưới 3 năm | 70% giá trị khoản nợ |
| Từ 3 năm trở lên | 100% giá trị khoản nợ |
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp viễn thông hoặc bán lẻ có số lượng nợ nhỏ lẻ lớn, có thể áp dụng phương pháp ước tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng dư nợ.
Kết luận
Kế toán công nợ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phản ánh trung thực tình hình tài chính và bảo vệ an toàn dòng tiền của doanh nghiệp. Việc theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ định kỳ và trích lập dự phòng đúng quy định không chỉ giúp hạn chế rủi ro nợ xấu mà còn nâng cao năng lực quản trị tài chính trong dài hạn.
Trong bối cảnh quy định kế toán ngày càng chặt chẽ và áp lực thanh khoản gia tăng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kế toán công nợ bài bản, cập nhật kịp thời các quy định mới và ứng dụng công nghệ để quản lý hiệu quả hơn.
Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn, rà soát hay chuẩn hóa nghiệp vụ kế toán công nợ, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ chuyên gia của MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Câu hỏi thường gặp về Kế toán công nợ
Kế toán công nợ và kế toán thanh toán có gì khác nhau?
Kế toán thanh toán tập trung vào dòng tiền ra - vào (thu chi tiền mặt hoặc ngân hàng), trong khi kế toán công nợ tập trung vào nghĩa vụ phải trả và quyền lợi phải thu (theo dõi số dư nợ).
Nếu khách hàng không ký biên bản đối chiếu công nợ thì phải làm sao?
Trường hợp khách hàng không xác nhận, kế toán cần lưu giữ chứng từ thay thế như: hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán, email trao đổi. Đây vẫn được chấp nhận là bằng chứng hợp lệ khi giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
Có bắt buộc phải đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp không?
Việc đối chiếu công nợ không bắt buộc theo hình thức, nhưng là yêu cầu rất quan trọng trong thực tế kế toán và kiểm toán. Đối chiếu định kỳ giúp phát hiện kịp thời sai lệch, giảm tranh chấp và là căn cứ chứng minh số dư công nợ khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán báo cáo tài chính.
Có được bù trừ công nợ phải thu và phải trả với cùng một đối tượng không?
Việc bù trừ công nợ chỉ được thực hiện khi hai bên có thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản và đảm bảo đủ căn cứ pháp lý. Trên sổ kế toán, các khoản phải thu và phải trả vẫn cần được theo dõi riêng biệt trước khi thực hiện bù trừ.
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
