Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự thắt chặt các quy định về quản lý vốn đầu tư, Kế toán dự án đã trở thành một trong những vị trí chiến lược nhất trong bộ máy tài chính doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là việc ghi chép sổ sách, kế toán dự án năm 2025 đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy quản trị tài chính, sự am hiểu sâu sắc về luật định và khả năng ứng dụng công nghệ thực tế.
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về kế toán dự án, từ mô tả công việc, kinh nghiệm thực chiến đến các cập nhật pháp lý mới nhất theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP.
Kế toán dự án là gì?
Kế toán dự án là một nhánh chuyên biệt của kế toán, tập trung vào việc theo dõi, báo cáo và phân tích các khía cạnh tài chính của một dự án cụ thể hoặc một nhóm dự án. Khác với Kế toán tài chính thông thường (tập trung vào kỳ kế toán như tháng, quý, năm), Kế toán dự án tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án, từ khi bắt đầu khởi công cho đến khi quyết toán hoàn thành.
Kế toán quản lý dự án đóng vai trò là “mắt xích” kết nối giữa đội ngũ kỹ thuật tại hiện trường và Ban Lãnh đạo doanh nghiệp, đảm bảo mọi đồng vốn bỏ ra đều mang lại hiệu quả.
Kế toán dự án trong doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng như thế nào?
Kế toán dự án đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu quả tài chính của từng dự án, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và đạt lợi nhuận mục tiêu. Cụ thể:
- Kế toán dự án theo dõi chi tiết các chỉ số tài chính, từ chi phí, ngân sách đến lợi nhuận, đảm bảo mỗi khoản đầu tư đều được quản lý chặt chẽ.
- Báo cáo tài chính được lập theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nhận biết kịp thời các chi phí có nguy cơ vượt ngân sách và đưa ra phương án điều chỉnh.
- Mỗi báo cáo được thiết kế phù hợp với mục tiêu riêng của từng dự án, hỗ trợ Quản lý dự án (PM) ra quyết định tài chính nhanh chóng và chính xác.
- Kế toán dự án đánh giá mức sinh lời dựa trên phân tích chi phí và doanh thu, từ đó giúp phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thiết bị) vào những hạng mục có tiềm năng cao, tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Nhờ phương pháp kế toán dự án đồng bộ, doanh nghiệp có thể so sánh hiệu suất giữa các dự án, tạo ra một cấu trúc thống nhất, nâng cao khả năng quản lý và ra quyết định trên toàn tổ chức.
Nhờ vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận, Kế toán dự án khác biệt rõ rệt so với Kế toán truyền thống về phạm vi, mục tiêu và phương pháp thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu những điểm khác biệt nổi bật giữa kế toán dự án và kế toán truyền thống.
Sự khác biệt giữa kế toán dự án và kế toán truyền thống
Khác với Kế toán truyền thống chỉ theo dõi tài chính tổng thể doanh nghiệp, Kế toán dự án tập trung vào từng dự án cụ thể, đảm bảo báo cáo chính xác và kịp thời. Chi tiết những điểm khác biệt:
- Quy trình kế toán được thiết kế chi tiết hơn để theo dõi chi phí, doanh thu và ngân sách riêng cho mỗi dự án.
- Tần suất báo cáo thường xuyên giúp đảm bảo tiến độ dự án đúng hướng và tuân thủ mục tiêu ngân sách.
- Báo cáo dựa trên các chỉ số KPI cụ thể của dự án, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chênh lệch ngân sách, v.v.
- Phối hợp với quản lý dự án để thiết lập quy trình ghi nhận chi phí, doanh thu, thanh toán và lập báo cáo riêng theo từng dự án.
- Tập trung kiểm soát cả tài nguyên nội bộ và tài nguyên bên ngoài, chẳng hạn như chi phí vật liệu từ nhà thầu phụ, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.
Những khác biệt cơ bản giữa Kế toán dự án và Kế toán truyền thống giúp làm rõ vai trò chuyên biệt của kế toán dự án. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy trình hoạt động kế toán dự án từ khi khởi tạo đến khi kết thúc và quyết toán.
Chi tiết quy trình hoạt động của Kế toán dự án
Trong quản lý dự án, kế toán dự án chịu trách nhiệm giám sát các chỉ số tài chính liên tục và ghi nhận doanh thu, chi phí theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành. Để đảm bảo việc áp dụng phương pháp này chính xác và minh bạch, nhiều doanh nghiệp đã thiết lập quy trình kế toán dự án chuẩn, giúp kiểm soát dòng tiền, chi phí phát sinh và đánh giá hiệu quả dự án một cách toàn diện. Dưới đây là các bước cơ bản trong hoạt động hạch toán và quản lý tài chính dự án mà một kế toán dự án cần thực hiện.
- Lập ngân sách, khởi tạo Dự án: Giai đoạn khởi đầu của mỗi dự án là xây dựng ngân sách tổng thể. Kế toán dự án sẽ ước tính các khoản chi phí cần thiết, dự đoán doanh thu và xác định các nguồn lực quan trọng như nhân sự, vật liệu, thiết bị và các yếu tố hỗ trợ khác. Ngân sách này đóng vai trò là cơ sở để kiểm soát chi phí và lập kế hoạch triển khai hiệu quả.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí: Trong suốt quá trình thực hiện dự án, Kế toán dự án chịu trách nhiệm ghi nhận và giám sát toàn bộ chi phí phát sinh. Điều này bao gồm cả chi phí trực tiếp như nhân công, vật liệu, cũng như chi phí gián tiếp được phân bổ từ các khoản chi chung. Việc theo dõi chi phí liên tục giúp đảm bảo dự án không vượt ngân sách và kịp thời phát hiện các rủi ro tài chính.
- Ghi nhận doanh thu theo tiến độ Dự án: Doanh thu dự án được xác định dựa trên các mốc hoàn thành công việc, tỷ lệ phần trăm tiến độ hoặc sản phẩm bàn giao. Kế toán dự án cần đảm bảo doanh thu được phản ánh chính xác trên báo cáo tài chính, từ đó hỗ trợ quản lý dự án đánh giá hiệu quả và ra quyết định kịp thời.
- Báo cáo Tài chính định kỳ: Kế toán dự án lập các báo cáo định kỳ về tình hình tài chính, bao gồm phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và ngân sách, đánh giá lợi nhuận, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các chỉ số quan trọng khác. Các chỉ số trong báo cáo được cung cấp cho Quản lý dự án, Giám đốc điều hành và các bên liên quan nhằm minh bạch thông tin và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
- Đánh giá hiệu quả sau Dự án: Khi dự án kết thúc, phải thực hiện đánh giá tổng thể kết quả tài chính so với ngân sách ban đầu. Phân tích chi phí, doanh thu và lợi nhuận không chỉ giúp đánh giá hiệu quả dự án mà còn cung cấp bài học kinh nghiệm quý giá cho các dự án tiếp theo, góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính doanh nghiệp.
Hiểu rõ các bước trong quy trình kế toán dự án giúp nhận diện chính xác vai trò và trách nhiệm của kế toán ở từng giai đoạn. Tiếp theo, cùng MAN – Master Accountant Network đi sâu vào chi tiết tính chất công việc mà một Kế toán dự án cần thực hiện để đảm bảo kiểm soát chi phí, dòng tiền và rủi ro hiệu quả.
Chi tiết tính chất công việc của một Kế toán dự án
Để đảm bảo dự án vận hành đúng kế hoạch và trong giới hạn ngân sách, kế toán dự án phải phối hợp chặt chẽ với Quản lý dự án. Vậy vai trò thực tế của kế toán dự án bao gồm những công việc gì? Để hiểu rõ hơn các trách nhiệm cụ thể, bạn có thể tham khảo mô tả công việc chi tiết của kế toán dự án ngay sau đây.
Kiểm tra dự toán nội bộ
Để đảm bảo dự án được quản lý chặt chẽ từ đầu, kế toán dự án cần thực hiện các bước kiểm tra dự toán nội bộ sau:
- Kiểm tra kỹ lưỡng đơn giá, số lượng, tổng chi phí và các khoản phát sinh liên quan đến từng hạng mục, đảm bảo tính chính xác trước khi triển khai.
- Đối chiếu mọi khoản chi đã phát sinh với dự toán ban đầu và hợp đồng đã ký, từ đó phân tích sự chênh lệch và lập báo cáo lợi nhuận dự án minh bạch, hỗ trợ quyết định quản lý tài chính hiệu quả.
Thương lượng với Nhà cung cấp và Nhà thầu
Kế toán dự án đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đàm phán các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp và nhà thầu, nhằm đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đạt chất lượng tốt với chi phí hợp lý. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng tham gia vào quá trình ký kết hợp đồng và giám sát việc thực hiện các cam kết về giá cả, thanh toán, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và chính sách nội bộ của dự án.
Kiểm tra, theo dõi tiến độ và xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh
Để đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và minh bạch, kế toán dự án cần thực hiện một loạt công việc kiểm soát và theo dõi chi tiết, cụ thể như sau:
- Giám sát và xác nhận các khoản tạm ứng, thanh toán quyết toán với nhà thầu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Kiểm soát các giao dịch thanh toán liên quan đến nguyên vật liệu, đảm bảo tuân thủ dự toán nội bộ của dự án.
- Phê duyệt và theo dõi các khoản hoàn ứng cho cán bộ, nhân viên tham gia dự án, đảm bảo đúng quy định.
- Kiểm tra bảng lương và ngày công của nhân công tại công trường dựa trên chứng từ kèm theo, đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
- Đối chiếu số liệu và sổ sách liên quan đến vật tư thừa, công cụ dụng cụ (CCDC) trước khi nhập kho để tránh thất thoát.
- Lưu trữ bản sao các giấy tờ liên quan đến dự án, đồng thời chuyển bản gốc cho kế toán tổng hợp quản lý theo quy trình chuẩn.
- Theo dõi các chế độ bảo hành, bảo trì cho công trình đang trong thời hạn bảo hành, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.
- Giám sát thu hồi công nợ và theo dõi các khoản nợ phải trả, duy trì dòng tiền ổn định cho dự án.
- Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp và nhà thầu theo tiến độ dự án và các điều khoản hợp đồng, đảm bảo tiến độ thi công không bị gián đoạn.
Tổng hợp và lập Báo cáo
Để kiểm soát hiệu quả tài chính của dự án, kế toán cần thực hiện các công việc trọng tâm sau, đảm bảo dữ liệu chính xác và báo cáo đầy đủ theo từng kỳ.
Thu thập toàn bộ thông tin chi phí, doanh thu và các khoản phải thu – phải trả để lập báo cáo giá thành và đánh giá lãi lỗ riêng biệt cho từng dự án.
Lập báo cáo tài chính định kỳ theo tháng:
- Tổng hợp công nợ với đối tác dự án: Ghi nhận và theo dõi chi tiết các khoản phải thu – phải trả liên quan đến các nhà thầu, nhà cung cấp và đối tác dự án.
- Theo dõi tạm ứng nội bộ công trình: Quản lý các khoản tạm ứng phát sinh giữa các bộ phận, công trình nhằm kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
- Tổng hợp chi phí dở dang: Cập nhật chi phí phát sinh chưa được phân bổ cuối kỳ cho từng công trình, phục vụ cho quyết toán và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
- So sánh chi phí thực tế với dự toán: Đối chiếu chi phí của từng công trình so với dự toán nội bộ và các dự toán phát sinh, giúp phát hiện sớm sai lệch và tối ưu ngân sách dự án.
Tóm lại, kế toán dự án đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí, dòng tiền và rủi ro ở mọi giai đoạn. Việc nắm vững quy trình, lập báo cáo chính xác và theo dõi sát từng hạng mục sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả đầu tư và chuẩn bị vững chắc cho quyết toán cuối dự án.
Kết luận
Kế toán dự án không chỉ là công việc ghi nhận chi phí và doanh thu, mà còn là công cụ quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tối ưu hiệu quả vốn và đưa ra quyết định kịp thời trong mọi giai đoạn dự án. Nắm vững quy trình, cập nhật pháp lý mới nhất và thực hành theo hướng dẫn hạch toán chuyên sâu sẽ biến bạn thành nhân tố quan trọng, góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Để nâng cao kỹ năng và áp dụng hiệu quả kế toán dự án trong thực tế, liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ toàn diện từ kiểm soát chi phí, lập báo cáo đến quyết toán dự án một cách chính xác và hiệu quả.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Ban biên tập: MAN – Master Accountant Network
