전자 송장 보관 의무는 10년 이상 지속되는 의무 사항이지만, 많은 기업들이 이를 최종 회계 기간 이후 간단한 행정 절차로만 여기고 있습니다. 그러나 실제 점검 결과, 가장 흔한 문제는 회계 오류가 아니라, 기업이 소프트웨어를 변경하거나 공급업체와의 계약이 만료된 후 7~8년 전의 송장 데이터를 찾지 못하는 경우입니다. 이 글에서는 법적 근거, 세 가지 기한, 계산 시작일, 관련 벌칙, 그리고 회계 부서에서 각 결산 기간에 대비할 수 있도록 돕는 검토 체크리스트를 제시합니다.
전자 청구서 보존 기간이 기업에게 숨겨진 위험 요소가 되는 이유는 무엇일까요?
전자 청구서의 보존 기간은 다음과 같이 결정됩니다. 2015년 회계법 제41조 제5항:
- 경영 및 운영에 사용되는 회계 문서는 최소 5년 이상 경과해야 합니다.
- 회계 처리 및 재무제표 작성에 직접 사용된 문서는 최소 10년 이상 보관해야 합니다.
- 역사적 가치가 있는 문서와 경제적, 안보적, 국방적 중요성이 큰 문서는 영구 보관이 허용됩니다.
이러한 의무가 위험한 이유는 시간 지연 때문입니다. 오류는 발생 직후에 바로 드러나지 않고 수년간 잠복해 있다가 세무 당국이 관련 서류를 요청할 때에야 발견되는데, 그때는 이미 기업이 상황을 바로잡을 방법이 거의 없는 경우가 많습니다. 그 사이 회계 담당자, 청구서 발행 소프트웨어, 저장 인프라 등은 끊임없이 변화합니다.
전자 청구서를 보관을 위해 종이로 인쇄하는 것이 필수인가요?
정답은 아닙니다법률상 기업은 전자 청구서를 종이로 인쇄하여 보관할 의무가 없습니다. 전자 청구서는 전자 거래, 회계 및 세무 관련 법률에 따라 전자 데이터로 생성, 관리 및 사용됩니다.
이 원칙은 다음에서 더욱 강화됩니다. 2025년 세무행정법 제26조 제5항 (b호)전자송장의 등록, 관리 및 사용은 전자거래법, 회계법 및 세법의 규정을 준수해야 합니다. 다시 말해, 송장의 법적 실체는 인쇄된 사본이 아닌 전자 데이터입니다.
실질적인 결과는 명확합니다. 인쇄본은 내부 참조용으로만 사용됩니다. 기업이 전자 송장 보존 기간과 관련하여 준수해야 할 의무는 다음과 같습니다... 원본 데이터 파일은 XML 형식입니다.또한 관할 당국이 요청할 때 언제든지 해당 파일을 열고 읽고 내보낼 수 있는 기능도 포함되어야 합니다. 원본 파일 없이 출력물만 가득한 서류함은 여전히 규정을 준수하지 않는 것으로 간주됩니다.
전자 청구서의 보존 기간을 잘못 설정했을 때 발생하는 세 가지 결과.
첫째, 그들은 검사 과정에서 필요한 서류를 제출하지 못했습니다. 원본 데이터가 누락된 매입 송장은 법인 소득세 계산 시 공제 가능한 비용으로 인정되지 않을 위험이 있으며, 이전에 공제된 매입 부가가치세에 대한 조정이 발생할 수도 있습니다.
둘째로, 행정 제재가 발생합니다. 이미 발행되어 세금 신고가 완료된 송장을 보관 기간 동안 분실, 소각 또는 훼손하는 행위는 별도의 처벌 대상이 되며, 이에 대해서는 다음 절에서 자세히 살펴보겠습니다.
셋째, 자기방어 능력을 상실하는 것입니다. 이는 가장 언급되지 않지만 가장 심각한 피해입니다. 원본 데이터가 없으면 회계 담당자는 거래를 입증할 수 없고, 매입채무를 조정할 수 없으며, 감사 결과를 반박할 수 없습니다.
전자 청구서 보존 기간을 결정하는 법적 근거
전자송장 보존 기간에 관한 모든 내용은 2015년 회계법 제41조와 2025년 세무행정법 제26조 5항의 전자송장 관련 규정을 종합한 것입니다. 많은 회계 담당자들이 간과하는 점은 보존 기간에 대한 해답이 송장 관련 규정이 아니라 회계법에 있다는 것입니다.
2015년 회계법 제41조: 회계 문서의 보존 및 보관에 관한 기본 규정.
회계 문서의 보존 및 보관:
- 회계 부서는 사용 및 보관 과정에서 회계 관련 서류를 완벽하고 안전하게 보존해야 합니다.
- 회계 서류가 일시적으로 압수되거나 몰수된 경우에는 해당 서류의 사본과 함께 압수 사실을 기록해야 하며, 회계 서류가 분실되거나 파손된 경우에는 해당 서류의 사본 또는 확인서와 함께 압수 사실을 기록해야 합니다.
- 회계 관련 서류는 회계연도 종료일 또는 회계 업무 완료일로부터 12개월 동안 보관해야 합니다.
- 회계 부서의 법정 대리인은 회계 문서의 보존 및 보관을 담당합니다.
- 회계 관련 서류는 다음 기간 동안 보관해야 합니다. a) 회계 부서의 관리 및 운영에 사용되는 회계 서류(회계 전표 및 재무제표 작성에 직접 사용되지 않는 회계 전표 포함)는 최소 5년, b) 회계 전표 및 재무제표 작성에 직접 사용되는 회계 전표, 회계 장부 및 연간 재무제표는 법률에 달리 규정된 경우를 제외하고 최소 10년, c) 역사적 가치가 있거나 경제적, 안보적, 국방적 중요성이 큰 회계 서류는 영구 보관해야 합니다.
- 정부는 보관해야 하는 회계 서류의 종류, 보관 기간, 이 조 제5항에 규정된 보관 기간 계산 시점, 보관 장소 및 보관된 회계 서류의 파기 절차를 명시해야 한다.
2025년 세무행정법 제26조 5항: 송장은 법적으로 전자 데이터 형태로 존재한다.
전자 청구서와 관련하여, 전자 청구서의 생성, 관리 및 사용에 관한 원칙, 권리 및 책임:
- 기업, 가내 사업자 및 개인 사업자는 상품을 판매하거나 서비스를 제공할 때 표준 데이터 형식으로 전자 송장을 발행해야 하며, 세법 및 회계법에 규정된 모든 필수 정보를 포함하여 발생한 경제 거래를 완전하고 정확하게 반영해야 합니다. 정부 규정에 따라 전자 송장 사용이 의무화되지 않은 경우를 제외하고, 발행된 송장의 정확성에 대한 법적 책임을 져야 합니다.
- 전자송장의 등록, 관리 및 사용은 전자거래법, 회계법 및 세법의 규정을 준수해야 합니다.
- 전자 청구서 발행 시기는 정부 규정에 따릅니다.
- 납세자는 연결성, 데이터 저장 등 요구 사항을 충족하는 기술 인프라 시스템을 구축할 책임이 있습니다.
메모: 기술 인프라에 대한 책임은 납세자에게 있습니다. 기업은 소프트웨어 공급업체 시스템 장애, 정책 변경 또는 계정 정지와 같은 이유를 들어 전자 송장 보관 기한 준수 의무를 면제받을 수 없습니다.
전자 청구서의 보존 기간은 얼마인가요?
2015년 회계법은 모든 유형의 문서에 대해 단일 보존 기간을 정하지 않습니다. 대신, 제41조 5항에서는 회계 문서의 기능에 따라 세 가지 그룹으로 분류하고 각 그룹별로 다른 보존 기간을 적용합니다. 아래 표는 각 그룹별 전자 송장 보존 기간을 결정하는 방법을 요약하여 회계 담당자가 문서를 신속하게 비교 및 분류할 수 있도록 합니다.
전자 청구서 보관 기한 요약표.
| 문서 그룹 | 최소 계약 기간 | 베이스 |
| 회계 항목을 기록하고 재무제표를 작성하는 데 직접 사용되는 회계 문서; 회계 장부; 연간 재무제표. | 최소 10년 | 2015년 회계법 제41조 제5항 (b호) |
| 경영 및 운영에 사용되는 회계 문서에는 거래 기록 및 재무제표 작성에 직접 사용되지 않는 전표도 포함됩니다. | 최소 5년 | 2015년 회계법 제41조 제5항 가호 |
| 회계 문서는 경제, 안보 및 국방에 중대한 의미를 지닌 역사적 문서입니다. | 영원히 | 2015년 회계법 제41조 제5항 c호 |
10주년 기념: 기업에서 발행하는 대부분의 전자 청구서에 적용됩니다.
매출 및 서비스 제공 활동에서 발생하는 전자 송장(수신 및 발신 모두)은 수익, 비용, 부가가치세 기록 및 연간 재무제표 작성의 직접적인 근거가 됩니다. 따라서 대부분의 경우 기업의 전자 송장 보존 기간은... 최소 10년.
다음 사항을 강조하는 것이 중요합니다. 이 분류는 형식이나 금액이 아닌 사용량을 기준으로 합니다. 장부에 기록된 50만 VND짜리 송장도 50억 VND짜리 송장과 마찬가지로 10년 보관 대상에 포함됩니다. 따라서 "저장 용량을 줄이기 위해 소액 송장을 걸러내는" 관행은 근본적으로 잘못된 것입니다.
5년 차 주요 성과: 경영 및 운영 문서
5년이라는 기간은 회계 부서의 관리 및 운영에 사용되는 회계 문서에 적용되며, 여기에는 회계 장부에 직접 기록되거나 재무제표 작성에 사용되지 않는 회계 전표도 포함됩니다. 실제로 이 범주에는 장부에 기록된 송장 자체가 아니라 전표 세트에 첨부되는 내부 참조 문서가 포함되는 경우가 많습니다.
영구 저장소: 조기 식별이 필요한 특정 그룹.
역사적으로 중요하고 경제적, 안보적, 국방적 측면에서 중요한 의미를 지닌 회계 문서는 영구적으로 보관해야 합니다. 이러한 문서는 일반적인 상업 기업에서는 드물지만, 국영 기업, 주요 프로젝트 참여 기관 또는 특수 분야에서 운영되는 기업에서는 처음부터 식별해야 합니다. 식별이 늦어지면 문서의 가치를 제대로 인식하기도 전에 일반적인 절차에 따라 파기되는 경우가 많습니다.
전자 청구서의 보존 기간 계산이 시작되는 시점.
이는 실무에서 가장 간과되는 부분입니다. 2015년 회계법 제41조 3항은 회계 서류를 지정된 기간 내에 보관해야 한다고 규정하고 있습니다. 12개월회계연도 종료일 또는 회계 업무 완료일로부터 적용됩니다.
따라서 혼동해서는 안 될 두 가지 분명한 의무가 있습니다.
- 조치 시기에 관한 의무: 회계연도 종료 후 12개월 이내에 문서를 보관하십시오.
- 보관 기간에 관한 의무 사항: 제41조 제5항에 규정된 바와 같이 5년, 10년 또는 영구적으로 임기를 유지한다.
기업은 데이터를 최대 10년 동안 보관할 수 있지만, 처음 2~3년 동안 데이터가 저장 시스템 외부로 분산되어 있는 경우 관련 규정을 위반하는 것입니다. 반대로, 데이터가 제때 저장되었더라도 8년 차에 손실된 경우 전자 청구서 보존 기한을 준수하지 못한 것으로 간주됩니다. 양측 모두 요구 사항을 충족해야 합니다.
책임과 관련하여 제41조 제4항은 다음과 같이 명확히 규정하고 있습니다. 회계 부서의 법정 대표자는 회계 문서의 보존 및 보관을 담당합니다. 이는 회계 부서나 정보 기술 부서만의 책임이 아닙니다.
각 문서 유형별 보존 기간 계산에 대한 구체적인 기간은 제41조 6항에 규정된 바와 같이 정부의 권한에 속하므로, 기업은 내부 문서 보관 규정을 수립할 때 관련 지침 문서를 참조해야 합니다.
전자 청구서 보관 기한 준수를 위한 5단계 절차.
다음은 전자 송장 보관 기한을 준수하기 위한 5단계 절차입니다.
- 1단계 – 발생 시점의 재고 조사 및 분류: 회계 기간별로 모든 전자 송장을 완벽하게 정리한 목록을 작성하고, 장부 마감 시 10년, 5년 또는 영구 기간으로 분류하십시오. 오랜 시간이 지난 후 재분류하는 것은 비용이 많이 들고 정확한 분류에 필요한 정보가 부족한 경우가 많습니다.
- 2단계 – 원본 데이터를 내보내고 보관합니다. XML 파일과 해당 표현을 다운로드하여 기업이 직접 관리하는 인프라에 저장하십시오. 이렇게 하면 소프트웨어 공급업체의 조회 포털에 대한 의존도를 완전히 없앨 수 있습니다. 서비스 계약은 일반적으로 1~3년이며, 전자 송장의 법적 보존 기간은 최대 10년입니다.
- 3단계 – 정확히 12개월 동안 데이터를 보관합니다. 법적으로 요구되는 기한보다 앞당겨 내부 마감일을 설정하십시오. 예를 들어, 다음 해 1분기 내에 완료하는 것을 목표로 하여 발견될 수 있는 미비점을 수정할 여유를 두십시오. 서명된 인수인계 기록을 통해 보관 과정을 문서화하십시오.
- 4단계 – 다중 계층 백업 및 주기적 테스트: 최소 두 개의 서로 다른 물리적 위치 또는 인프라에 사본을 보관하고, 파일 열기 가능성 검사 기록을 매년 유지하십시오. 정기적인 검사는 매우 중요합니다. 손상되었지만 눈에 띄지 않게 보관된 데이터는 누군가가 파일을 열려고 할 때 비로소 드러나기 때문입니다. 이러한 프로세스를 관리할 전담 인력이 없는 기업의 경우, 이는 반드시 고려해야 할 사항입니다. 전자 청구서 보관 기한을 준수하지 않을 경우 어떤 처벌을 받게 되나요?이를 통해 테스트 과정이 한 개인의 기억에 의존하는 대신 지속적으로 진행될 수 있습니다.
- 5단계 – 사건 발생 즉시 기록하십시오. 문서가 압수, 몰수, 분실 또는 파기된 경우, 제41조 제2항은 문서 사본 또는 확인서를 첨부한 기록을 요구합니다. 사건 발생 시점에 작성된 기록은 조사 개시 후 사후에 작성된 기록보다 훨씬 더 높은 설명력을 지닙니다.
전자 청구서 보관 기한을 준수하지 않을 경우 어떤 처벌을 받게 되나요?
자주 오해되는 부분을 명확히 할 필요가 있습니다. 아카이빙과 관련된 일반적인 불이익은 "아카이빙 지연" 때문이 아니라 다른 이유 때문입니다. 송장은 보관 중에 분실, 소실 또는 손상될 수 있습니다..
2020년 125호 시행령 제26조 제4항 및 2021년 102호 시행령 제1조 제4항에 따라 다음과 같이 규정합니다.
- 영수증 분실, 소각 또는 훼손 시의 벌칙: 본 조항 1항, 2항 및 3항에 규정된 경우를 제외하고, 사용 또는 보관 중에 발행 및 신고된 세금계산서를 분실, 소각 또는 훼손하는 행위에 대해서는 500만 동에서 1,000만 동까지의 벌금이 부과됩니다.
상기 벌금은 조직에 적용됩니다. 동일한 위반 행위를 저지른 개인(가정 및 사업체 포함)의 경우, 벌금은 조직에 부과되는 금액의 절반이며, 이는 시행령 125/2020/ND-CP 제7조 4항 (a)호에 의거합니다.
그러나 실제 재정적 손실은 행정 벌금보다 훨씬 큰 경우가 많습니다. 투입 송장을 제출하지 못해 비용이 인정되지 않으면 법인 소득세가 소급 징수되고, 부가가치세 공제액이 조정되며, 수년간 누적된 연체료가 발생할 수 있습니다. 따라서 전자 송장 보관 기한 준수는 단순한 행정 절차가 아니라 재정적 위험 관리 조치로 간주되어야 합니다.
끝내다
이 기사 전체에서 얻을 수 있는 세 가지 핵심 사항은 다음과 같습니다. 첫째, 전자 송장의 보존 기간은 2015년 회계법 제41조에 따라 최소 5년, 최소 10년, 그리고 영구의 세 가지 기간으로 정해져 있으며, 대부분의 사업 송장은 10년 보존 기간에 해당합니다. 둘째, 문서는 회계연도 종료 후 12개월 이내에 보관해야 합니다. 셋째, 법률에서 종이 인쇄를 의무화하지는 않지만, 전자 데이터가 보존 기간 동안 완전하고 안전하며 접근 가능하도록 보장해야 합니다.
회사 문서 보관 프로세스에 만료일별 분류, 원본 데이터 추출, 장기 백업 옵션 등 불확실한 부분이 있다면 잠재적 위험을 방지하기 위해 사전에 전문가의 조언을 구해야 합니다. 전체 회계 서비스 MAN(Master Accountant Network)과 같은 전문적이고 경험이 풍부한 조직으로부터 조언과 지원을 구하십시오.
MAN – 마스터 회계사 네트워크에 문의하세요 무료 지원 및 상담을 제공합니다!
연락처 정보 MAN – Master Accountant Network
- 주소: 호치민시 Tan Thuan Ward, Street 43, 19A호
- 모바일/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- 이메일: man@man.net.vn
- 구글 비즈니스 프로필: MAN(Master Accountant Network)의 Google 비즈니스 프로필을 확인하세요.
- 링크드인 창립자: 전문가 Le Hoang Tuyen의 LinkedIn 프로필을 확인하세요.
콘텐츠 제작 및 전문 검토 담당: Mr. 레 호앙 투옌 - MAN(Master Accountant Network) 설립자 겸 CEO그는 베트남 공인회계사(CPA) 감사인으로, 회계, 감사, 세무 및 기업 법률 자문 분야에서 30년 이상의 풍부한 경험을 보유하고 있습니다.
전자 청구서 보존 기간에 대한 자주 묻는 질문
전자 청구서의 보존 기간은 얼마인가요?
2015년 회계법 제41조 5항에 따르면, 회계 부서의 관리 및 운영에 사용되는 회계 문서는 최소 5년, 회계 전표 기록 및 재무제표, 회계 장부, 연간 재무제표 작성에 직접 사용되는 회계 전표는 최소 10년, 역사적 가치 및 경제적, 안보적, 국방적 중요성을 지닌 회계 문서는 영구 보관해야 합니다.
전자 청구서를 보관을 위해 종이로 인쇄하는 것이 필수인가요?
아니요. 법적으로 종이로 인쇄할 필요는 없습니다. 전자 청구서는 전자 거래, 회계 및 세무 관련 법률에 따라 전자 데이터로 생성, 관리 및 사용됩니다.
전자 청구서의 보존 기간은 언제부터 시작되나요?
법률에 따르면 회계 관련 서류는 회계연도 종료일 또는 회계 업무 완료일로부터 12개월 이내에 보관해야 합니다. 각 서류 유형별 보관 기간 계산 방법은 제41조 6항에 따라 정부가 상세히 정합니다.
보관 기간 동안 송장을 분실할 경우 어떤 불이익이 있나요?
사용 또는 보관 중 세금 신고를 위해 발행 및 신고된 영수증을 분실, 소각 또는 훼손하는 행위에 대해서는 시행령 125/2020/ND-CP 제26조 제4항(시행령 102/2021/ND-CP 제1조 제4항에 의해 개정됨)에 따라 500만 동에서 1,000만 동까지의 벌금이 부과됩니다.
전자 입력 송장은 출력 송장과 동일한 방식으로 보관해야 합니까?
네. 분류 기준은 문서의 용도가 아니라 기능에 있습니다. 회계 처리 및 재무제표 작성에 직접 사용된 매입 송장은 최소 10년 동안 보관해야 하는 문서에 해당합니다.
