Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, kéo theo nhiều thay đổi trong cách doanh nghiệp ghi sổ. Một nghiệp vụ nhỏ nhưng rất hay sai là hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế: ghi vào TK 642 hay TK 811? Có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN không?
Bài viết dưới đây tổng hợp căn cứ pháp lý mới nhất, định khoản chuẩn và các lưu ý thực tế để kế toán xử lý đúng ngay từ lần đầu.
Trước khi hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế: hiểu đúng bản chất khoản phạt
Tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế là khoản xử phạt vi phạm hành chính về thủ tục thuế, phát sinh khi doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định. Căn cứ xử phạt là Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 10 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026).
Kế toán cần phân biệt rõ hai khoản dễ nhầm lẫn, vì chúng có căn cứ và cách tính khác nhau:
| Tiêu chí | Tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế | Tiền chậm nộp tiền thuế |
| Bản chất | Phạt vi phạm hành chính do nộp hồ sơ khai thuế quá hạn | Khoản phải nộp do nộp tiền thuế quá hạn |
| Căn cứ | Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP | Luật Quản lý thuế 2025 (số 108/2025/QH15) |
| Cách tính | Theo khung tiền phạt, tùy số ngày quá hạn | Tính theo tỷ lệ % trên số tiền thuế chậm nộp, theo ngày |
| Chứng từ ghi sổ | Quyết định xử phạt vi phạm hành chính | Thông báo hoặc quyết định của cơ quan thuế |
Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế áp dụng năm 2026
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi), khung phạt cơ bản đối với tổ chức như sau:
| Thời gian quá hạn nộp hồ sơ khai thuế | Hình thức/mức phạt (tổ chức) |
| 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| 01 – 30 ngày (trừ trường hợp phạt cảnh cáo) | 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| 31 – 60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000 VNĐ |
| 61 – 90 ngày; hoặc trên 91 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp | 8.000.000 – 15.000.000 VNĐ |
| Trên 90 ngày, có phát sinh số thuế phải nộp và đáp ứng điều kiện tại khoản 5 Điều 13 | 15.000.000 – 25.000.000 VNĐ |
Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức; cá nhân vi phạm chịu mức bằng 1/2 (khoản 4 Điều 7 và khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị buộc nộp đủ tiền chậm nộp tiền thuế (nếu có). Kế toán nên đối chiếu nguyên văn quyết định xử phạt để xác định đúng số tiền trước khi ghi sổ.
Hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế theo Thông tư 99 vào tài khoản nào?
Căn cứ tại Mục B Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC tiền phạt vi phạm hành chính về thuế được hạch toán vào TK 811 – Chi phí khác.
Theo đó, khoản tiền phạt do chậm nộp tờ khai thuế được kế toán hạch toán vào chi phí khác tại năm doanh nghiệp nhận quyết định xử phạt, ghi nhận trên TK 811.
Nói cách khác, khi hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế, kế toán không ghi vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, vì đây là khoản chi phát sinh từ sự kiện không thường xuyên, tách biệt với hoạt động kinh doanh thông thường.
Định khoản hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế
Hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế như sau:
Phản ánh số tiền phạt ghi:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
Nộp tiền vào ngân sách Nhà nước, ghi:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí khác phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh (bao gồm tiền phạt chậm nộp thuế), ghi:
- Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 811: Chi phí khác
Thời điểm và chứng từ ghi nhận
Thời điểm hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế là khi doanh nghiệp nhận được quyết định xử phạt, không phải thời điểm nộp tờ khai muộn. Bộ chứng từ cần lưu gồm: quyết định xử phạt vi phạm hành chính, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (hoặc chứng từ nộp thuế điện tử) và phiếu kế toán ghi nhận nghiệp vụ.
Khi lập giấy nộp tiền, kế toán ghi đúng tiểu mục theo quyết định xử phạt để tránh việc khoản nộp bị treo hoặc bù trừ sai nghĩa vụ.
Ví dụ hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT
Công ty TNHH A kê khai thuế GTGT theo quý, có phát sinh số thuế phải nộp. Tờ khai quý I/2026 nộp trễ 40 ngày. Ngày 15/06/2026, Công ty nhận quyết định xử phạt với số tiền 6.500.000 đồng (thuộc khung 31 – 60 ngày). Ngày 20/06/2026, Công ty nộp phạt bằng chuyển khoản.
Kế toán hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế như sau:
| Ngày | Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (VNĐ) |
| 15/6/2026 | Ghi nhận tiền phạt theo quyết định | TK 811 | TK 3339 | 6.500.000 |
| 20/6/2026 | Nộp tiền phạt vào Ngân sách Nhà nước | TK 3339 | TK 112 | 6.500.000 |
| 31/12/2026 | Kết chuyển chi phí khác cuối kỳ | TK 911 | TK 811 | 6.500.000 |
Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, khoản 6.500.000 đồng nằm ở chỉ tiêu Chi phí khác, làm giảm lợi nhuận kế toán trước thuế. Sau khi nộp đủ, số dư TK 3339 về 0, nên khoản này không còn xuất hiện ở phần nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán theo Thông tư 99 cuối năm.
Trường hợp đến ngày khóa sổ doanh nghiệp vẫn chưa nộp phạt, số dư Có TK 3339 được trình bày trong chỉ tiêu Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Lưu ý thuế TNDN khi hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế
Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán. Căn cứ khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế, kể cả tiền chậm nộp thuế theo Luật Quản lý thuế, là khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, việc hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế vào TK 811 là đúng về kế toán, nhưng khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), kế toán phải loại khoản này ra bằng cách đưa vào chỉ tiêu điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế (chi phí không được trừ). Ở ví dụ trên, 6.500.000 đồng tiền phạt được cộng lại vào thu nhập tính thuế năm 2026.
Để so sánh, các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ và phục vụ hoạt động kinh doanh như hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên vẫn được tính vào chi phí được trừ, còn tiền phạt hành chính thì không, bất kể chứng từ đầy đủ đến đâu.
Những sai sót thường gặp:
- Ghi vào TK 642: Sai bản chất nghiệp vụ, làm sai lệch chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính.
- Ghi Nợ 811 / Có 112 trực tiếp, bỏ qua TK 3339: Không theo dõi được nghĩa vụ với ngân sách, khó đối chiếu với tra cứu nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế.
- Ghi nhận sai kỳ: Hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế theo kỳ của tờ khai thay vì theo ngày nhận quyết định xử phạt.
- Quên loại chi phí khi quyết toán: Dẫn đến khai thiếu thuế TNDN và có thể bị phạt tiếp về hành vi khai sai.
- Gộp chung tiền phạt và tiền chậm nộp tiền thuế: Cả hai cùng ghi Nợ TK 811, nhưng nên mở chi tiết riêng để đối chiếu với từng quyết định và từng tiểu mục nộp ngân sách.
Hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế và các nguyên tắc kế toán theo Luật Kế toán
Mọi bút toán, kể cả hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế, đều phải tuân thủ các nguyên tắc nền tảng của Luật Kế toán. Trong đó, nguyên tắc ghi nhận đúng kỳ và nguyên tắc bản chất hơn hình thức là cơ sở để ghi nhận khoản phạt vào TK 811 tại năm nhận quyết định xử phạt.
Các nguyên tắc kế toán theo Luật Kế toán hiện nay bao gồm gì?
Căn cứ vào Điều 6 Luật Kế toán 2015 quy định về các nguyên tắc kế toán.
Theo đó, hiện nay Luật Kế toán 2015 có 07 nhóm nguyên tắc kế toán sau:
- Giá trị tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau ghi nhận ban đầu, đối với một số loại tài sản hoặc nợ phải trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường và giá trị của chúng có thể xác định lại một cách đáng tin cậy thì được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính.
- Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm; trường hợp thay đổi các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
- Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Báo cáo tài chính phải được lập và gửi cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Kế toán 2015.
- Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất của giao dịch hơn là hình thức, tên gọi của giao dịch.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện quy định tại (1), (2), (3), (4), (5) và (6) còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.
Chủ động tránh phạt thay vì loay hoay hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế
Hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế đúng chuẩn chỉ là bước xử lý hậu quả. Cách tiết kiệm nhất vẫn là không để phát sinh khoản phạt: theo dõi lịch nộp tờ khai, đối chiếu nghĩa vụ thuế định kỳ và rà soát chi phí không được trừ ngay trong năm.
Nếu bộ máy kế toán nội bộ còn mỏng hoặc thường xuyên bị dồn việc cuối kỳ, doanh nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ kế toán trọn gói để được kê khai đúng hạn và ghi sổ theo Thông tư 99. Với các tình huống phức tạp hơn như chuyển đổi hệ thống tài khoản từ Thông tư 200 sang Thông tư 99 hay xử lý quyết định xử phạt sau thanh tra, đội ngũ tư vấn kế toán của MAN – Master Accountant Network sẽ giúp bạn rà soát và đưa ra phương án hạch toán phù hợp.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế
Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 có hạch toán giống Thông tư 99 không?
Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC; doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán riêng cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành của chế độ mình đang dùng. Về bản chất, khoản phạt vẫn được ghi nhận là chi phí khác.
Nhận quyết định xử phạt năm 2027 cho tờ khai năm 2026 thì ghi vào năm nào?
Theo hướng dẫn tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC nêu trên, khoản phạt được hạch toán vào chi phí khác tại năm doanh nghiệp nhận quyết định xử phạt, tức năm 2027.
Tiền phạt do kế toán làm sai, công ty có được bắt nhân viên bồi thường không?
Nếu quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định cá nhân phải bồi thường, kế toán ghi giảm chi phí hoặc theo dõi khoản phải thu cá nhân (TK 1388) đối với phần được bồi thường. Phần doanh nghiệp tự chịu vẫn hạch toán vào TK 811.
