Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 vừa được Bộ Tài chính quy định chi tiết tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng chính thức từ 01/7/2026, hướng dẫn cụ thể Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo đó, tùy mức độ sai sót, kế toán có thể chỉ cần gửi Thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT mà không lập lại hóa đơn, hoặc phải lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đúng quy trình để đảm bảo tính hợp lệ. Bài viết tổng hợp đầy đủ 11 trường hợp xử lý theo văn bản pháp luật mới nhất, giúp kế toán, doanh nghiệp áp dụng chính xác, tránh rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế.
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định gì về xử lý hóa đơn sai sót?
Cụ thể, tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, Bộ Tài chính đã hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, áp dụng thống nhất từ ngày 01/7/2026. Đây là văn bản hướng dẫn thi hành cho Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nên các nguyên tắc trong Thông tư 91/2026 mang tính bắt buộc áp dụng đối với toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử.
So với các quy định trước đây, nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 được hệ thống hóa rõ ràng hơn theo từng nhóm tình huống, từ sai sót không ảnh hưởng đến số thuế, sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế, cho đến các trường hợp phát sinh nhiều lần trong cùng một tháng hoặc phát sinh liên tiếp trên cùng một hóa đơn gốc. Việc nắm chắc từng nhóm tình huống này giúp kế toán chủ động xử lý đúng ngay từ lần đầu, tránh phải sửa đi sửa lại nhiều lần gây rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn.
Xem thêm: Điểm mới Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tổng hợp nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 theo từng trường hợp
Đây là phần nội dung cốt lõi mà kế toán cần lưu tâm nhất. Dưới đây là toàn bộ các trường hợp sai sót được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng nguyên tắc xử lý tương ứng.
Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua hoặc nội dung khác (không sai mã số thuế, tiền thuế, thuế suất, hàng hóa)
Đây là nhóm sai sót nhẹ, không làm ảnh hưởng đến bản chất số liệu thuế. Theo quy định, nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc các nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, thì người bán không phải lập lại hóa đơn.
Thay vào đó, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót, đồng thời gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để ghi nhận. Đây là điểm mà nhiều kế toán mới thường bỏ sót, vì nghĩ rằng sai nhỏ thì không cần thông báo, tuy nhiên theo nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026, việc gửi thông báo này là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch với cơ quan thuế.
Trường hợp sai mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế
Đối với nhóm sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kê khai, bao gồm sai mã số thuế; tên hàng hóa, dịch vụ; quy cách, chất lượng; đơn giá; số lượng; thành tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán được lựa chọn một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh; hoặc
- Lập hóa đơn điện tử thay thế.
Đây chính là điểm mấu chốt trong nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 quy định cho phép kế toán chủ động lựa chọn phương án phù hợp với tình huống thực tế của doanh nghiệp, thay vì bắt buộc theo một hình thức duy nhất như một số quy định trước đây.
Cách ghi nội dung khi lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế
Để kế toán dễ đối chiếu và tránh nhầm lẫn khi lập hóa đơn, dưới đây là bảng tổng hợp cách ghi nội dung bắt buộc cho từng phương án:
| Phương án | Bắt buộc phải ghi trên hóa đơn | Bản chất xử lý |
| Hóa đơn điều chỉnh | Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm… | Chỉ điều chỉnh phần chênh lệch (tăng/giảm) so với hóa đơn gốc, hóa đơn gốc vẫn còn giá trị pháp lý một phần |
| Hóa đơn thay thế | Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm… | Thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn sai trước đó, hóa đơn gốc không còn giá trị sử dụng |
Việc dẫn chiếu chính xác thông tin hóa đơn gốc (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập) trong dòng chữ nêu trên là yêu cầu bắt buộc, giúp cơ quan thuế và các bên liên quan dễ dàng đối chiếu, truy vết lịch sử điều chỉnh của hóa đơn. Kế toán cần cân nhắc kỹ giữa hai phương án này tùy theo mức độ sai sót và thỏa thuận với bên mua.
Xử lý khi nhiều hóa đơn của cùng một người mua sai cùng một nội dung trong tháng
Trong thực tế, không hiếm trường hợp một doanh nghiệp lập nhiều hóa đơn cho cùng một khách hàng trong tháng và tất cả đều mắc chung một lỗi. Đối với tình huống này, nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 cho phép người bán:
- Lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn thay thế chung cho nhiều hóa đơn sai, kèm theo Bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán khi phải xử lý hàng loạt hóa đơn sai cùng một nguyên nhân, thay vì phải lập riêng lẻ từng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho từng hóa đơn gốc.
Thủ tục trước khi điều chỉnh, thay thế đối với người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh
Một điểm quan trọng khác trong nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 là yêu cầu về thủ tục phối hợp giữa hai bên. Cụ thể, trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, thì trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, hai bên phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nói cách khác, việc điều chỉnh hay thay thế hóa đơn không phải là quyết định đơn phương từ phía người bán, mà cần có sự thống nhất, phối hợp với bên mua để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn mới.
Kê khai thuế sau khi xử lý hóa đơn sai sót
Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp không được bỏ qua bước kê khai thuế. Theo quy định, việc kê khai phải được thực hiện theo đúng pháp luật về quản lý thuế và thuế giá trị gia tăng (GTGT), đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch thực tế phát sinh.
Đây là bước dễ bị bỏ sót nhất trong quy trình xử lý hóa đơn sai sót, bởi nhiều kế toán chỉ tập trung vào việc lập lại hóa đơn mà quên rà soát lại số liệu kê khai thuế tương ứng của kỳ phát sinh, dẫn đến chênh lệch giữa hóa đơn và tờ khai thuế.
Trường hợp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, dịch vụ
Ngoài các trường hợp sai sót về nội dung hóa đơn, Thông tư 91/2026 còn quy định rõ tình huống người mua trả lại hàng hóa, dịch vụ. Khi đó, các bên phải lập hóa đơn để phản ánh giá trị hàng hóa, dịch vụ trả lại, làm căn cứ điều chỉnh doanh thu và nghĩa vụ thuế tương ứng của cả hai bên.
Trường hợp chiết khấu thương mại xác định sau khi xuất hóa đơn
Đối với khoản chiết khấu thương mại được xác định sau khi đã xuất hóa đơn, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định để điều chỉnh lại giá trị và số thuế GTGT của hóa đơn đã lập trước đó. Đây cũng là một phần không thể tách rời khi bàn về nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026, bởi bản chất đây vẫn là một dạng điều chỉnh số liệu trên hóa đơn gốc.
Lưu ý về việc thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thiếu dòng ghi chú dẫn chiếu hóa đơn gốc như đã nêu ở các mục trên, hóa đơn đó sẽ bị coi là không hợp lệ. Điều này có nghĩa là toàn bộ giá trị pháp lý của việc điều chỉnh hoặc thay thế sẽ không được công nhận, kéo theo rủi ro về thuế cho cả người bán lẫn người mua.
Xử lý khi hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế khi tiếp tục phát hiện sai sót
Đây là tình huống phức tạp nhưng khá phổ biến trong thực tế: Sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán lại tiếp tục phát hiện sai sót mới. Theo nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026, người bán tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với hóa đơn có sai sót theo đúng quy định, cụ thể:
- Đối với hóa đơn thay thế: các hóa đơn được nối tiếp theo chuỗi F0, F1, F2, F3, … Fn (hóa đơn sau thay thế hóa đơn trước)
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: giá trị được cộng dồn theo công thức F0 + F1 + F2 + F3 +…+ Fn.
Đặc biệt, kế toán cần lưu ý nguyên tắc: Không được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập trước đó. Đây là quy định nhằm đảm bảo tính liên tục, minh bạch của chuỗi hóa đơn điều chỉnh, tránh tình trạng hủy bỏ tùy tiện gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu về sau.
Vì sao cần nắm rõ nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026?
Sau khi đã điểm qua toàn bộ các trường hợp cụ thể, có thể thấy quy định tại Thông tư 91/2026 không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ kế toán – thuế của doanh nghiệp.
Nếu kế toán xử lý sai quy trình, ví dụ như chọn sai giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, quên gửi Thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, hoặc thiếu dòng ghi chú dẫn chiếu hóa đơn gốc, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ. Hệ quả kéo theo là chi phí không được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, hoặc doanh nghiệp bị truy thu, xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để được đội ngũ chuyên môn của MAN – Master Accountant Network cập nhật và áp dụng đúng các quy định mới ngay từ đầu, thay vì tự xử lý và tiềm ẩn rủi ro sai sót.
Ngược lại, khi doanh nghiệp và kế toán nắm vững nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 ngay từ đầu, việc xử lý sai sót sẽ diễn ra nhanh chóng, đúng quy trình, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh sai sót dây chuyền, đặc biệt trong các chuỗi hóa đơn thay thế liên tiếp vốn dễ gây nhầm lẫn nếu không theo dõi chặt chẽ.
Một số lưu ý thực tế khi áp dụng nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026
Trong quá trình áp dụng, kế toán nên lưu ý một số điểm sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định:
- Ưu tiên xác định đúng bản chất sai sót: Trước khi quyết định hướng xử lý sai sót có làm thay đổi mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa hay không, từ đó mới xác định có cần lập lại hóa đơn hay chỉ cần gửi thông báo.
- Thống nhất phương án với bên mua: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đặc biệt khi bên mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh.
- Kiểm tra kỹ dòng ghi chú dẫn chiếu trên hóa đơn điều chỉnh, thay thế (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập của hóa đơn gốc) để tránh hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
- Theo dõi chặt chẽ chuỗi hóa đơn: Trong trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế nhiều lần, tuyệt đối không hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập trước đó.
- Rà soát lại số liệu kê khai thuế: Ngay sau khi xử lý xong hóa đơn sai sót, đảm bảo tờ khai phản ánh đúng giao dịch thực tế.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT, biên bản thỏa thuận (nếu có) với bên mua, phục vụ công tác đối chiếu, giải trình khi cần thiết.
Tham khảo: 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Kết luận và khuyến nghị
Có thể thấy, nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 đã được quy định khá chi tiết, bao quát từ những sai sót nhỏ không ảnh hưởng đến số thuế, đến các sai sót nghiêm trọng liên quan trực tiếp đến mã số thuế, số tiền, thuế suất; từ trường hợp phát sinh đơn lẻ đến trường hợp phát sinh hàng loạt trong cùng một tháng; và cả tình huống phải xử lý liên tiếp nhiều lần trên cùng một hóa đơn gốc.
Việc nắm vững và áp dụng đúng các nguyên tắc này ngay từ thời điểm Thông tư 91/2026 sẽ giúp kế toán, doanh nghiệp chủ động xử lý hóa đơn sai sót một cách chính xác, hạn chế tối đa rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn cũng như các vấn đề phát sinh khi quyết toán thuế sau này.
Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót, kê khai và quyết toán thuế theo đúng quy định mới nhất, giải pháp thuê kế toán dịch vụ từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiệm như MAN để được đội ngũ chuyên gia đồng hành, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian vận hành.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026
Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua có bắt buộc phải lập lại không?
Không. Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc các nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán không phải lập lại hóa đơn. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Sai mã số thuế trên hóa đơn thì xử lý thế nào?
Đây là trường hợp sai sót ảnh hưởng đến nội dung bắt buộc của hóa đơn. Người bán được lựa chọn một trong hai phương án là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy theo thỏa thuận với bên mua.
Nên chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?
Thông tư 91/2026 cho phép người bán tự lựa chọn. Về bản chất, hóa đơn điều chỉnh chỉ xử lý phần chênh lệch so với hóa đơn gốc, còn hóa đơn thay thế sẽ thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn sai. Kế toán nên căn cứ vào mức độ sai sót và thống nhất với bên mua trước khi quyết định.
Hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế rồi mà vẫn phát hiện sai sót thì xử lý ra sao?
Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định. Với hóa đơn thay thế, các hóa đơn nối tiếp nhau theo chuỗi F0, F1, F2, F3,… Fn. Với hóa đơn điều chỉnh, giá trị được cộng dồn F0 + F1 + F2 + F3,…+ Fn.Tuyệt đối không được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập trước đó.
Sau khi xử lý hóa đơn sai sót, có cần kê khai lại thuế không?
Có. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế và thuế GTGT, đảm bảo phản ánh đúng giao dịch thực tế phát sinh, tránh chênh lệch giữa hóa đơn và tờ khai thuế.
