Xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá là quy định nhiều kế toán còn nhầm lẫn khi lập hóa đơn xây lắp theo tiến độ hay vé điện tử có sẵn mệnh giá. Từ 01/7/2026, Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định rõ 04 trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Bài viết tổng hợp đầy đủ căn cứ pháp lý, điều kiện áp dụng cho từng nhóm và những lưu ý nghiệp vụ cần rà soát trước mốc hiệu lực.
Căn cứ pháp lý về việc xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá từ 01/7/2026
Quy định về các tiêu thức được phép giản lược trên hóa đơn điện tử hiện được đặt tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Điểm cần lưu ý đầu tiên nằm ngay ở cách diễn đạt của văn bản. Nghị định sử dụng cụm từ “hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung”, chứ không dùng cụm “không được ghi” hay “phải bỏ trống”. Đây là khác biệt về bản chất pháp lý mà kế toán cần phân biệt rõ trước khi triển khai.
Cụm từ “không nhất thiết” trong quy định hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào?
“Không nhất thiết phải có” là quy định mang tính cho phép giản lược, không phải quy định cấm. Nói cách khác, khi thuộc trường hợp được xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá, doanh nghiệp có hai lựa chọn hợp lệ:
- Bỏ trống các tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá, hóa đơn vẫn hợp lệ, không bị coi là thiếu nội dung bắt buộc;
- Vẫn ghi đầy đủ nếu phần mềm hóa đơn điện tử và đặc thù nghiệp vụ cho phép, điều này không vi phạm quy định.
Việc hiểu đúng bản chất “cho phép” thay vì “bắt buộc” giúp kế toán chủ động hơn khi làm việc với bên mua, đặc biệt trong các trường hợp bên mua yêu cầu hóa đơn có đủ thông tin để phục vụ đối chiếu nội bộ.
Ai chịu trách nhiệm khi áp dụng sai phạm vi miễn tiêu thức?
Trách nhiệm lập hóa đơn đúng quy định thuộc về người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Do đó, nguyên tắc xuyên suốt khi áp dụng quy định xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá là: chỉ áp dụng đúng nhóm đối tượng mà văn bản đã liệt kê, tuyệt đối không suy rộng sang nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường.
04 trường hợp xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Căn cứ theo Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung về số lượng và đơn giá cụ thể, bao gồm 04 nhóm dưới đây.
Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ
Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Quy định này chứa hai lớp miễn trừ với phạm vi khác nhau, kế toán rất dễ nhầm lẫn:
| Điều kiện | Tiêu thức được miễn |
| Áp dụng cho mọi hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ | Chữ ký số của người bán; tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế); tiền thuế; thuế suất thuế giá trị gia tăng |
| Chỉ khi tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá | Đơn vị tính; số lượng; đơn giá |
Như vậy, quyền xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá đối với nhóm tem, vé, thẻ chỉ phát sinh khi tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá. Đây là điều kiện then chốt, không phải mọi tem, vé, thẻ đều đương nhiên được miễn ba tiêu thức này.
Ngoài ra, cần chú ý điều kiện loại trừ ở lớp 1: nếu tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã thì vẫn phải có chữ ký số của người bán.
Ví dụ thực tế thường gặp: Vé xem phim in sẵn mệnh giá, vé tàu xe điện tử, thẻ dịch vụ nạp trước có mệnh giá cố định. Với các trường hợp này, bản thân mệnh giá đã phản ánh trọn vẹn giá trị giao dịch, việc tách thành số lượng × đơn giá không tạo thêm giá trị quản lý.
Hóa đơn hoạt động xây dựng, lắp đặt; xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ
Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Đây là nhóm phổ biến nhất và cũng là lý do khiến từ khóa xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá được tra cứu nhiều trong giới kế toán. Nguyên nhân xuất phát từ đặc thù nghiệp vụ: giá trị nghiệm thu theo từng đợt là một khối lượng công việc tổng hợp, không thể quy đổi hợp lý về một đơn vị tính hay một đơn giá đơn nhất.
Điều kiện áp dụng cần xác định rõ gồm:
- Hoạt động thuộc nhóm xây dựng, lắp đặt hoặc xây nhà để bán;
- Có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
MAN – Master Accountant Network khuyến nghị khi lập hóa đơn:
- Phần tên hàng hóa, dịch vụ nên ghi gắn với thông tin nhận diện cụ thể: số hợp đồng, tên công trình/hạng mục, đợt nghiệm thu hoặc giai đoạn thanh toán tương ứng;
- Lưu trữ đồng bộ biên bản nghiệm thu khối lượng, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành và chứng từ thanh toán để phục vụ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra;
- Thống nhất trước cách ghi với chủ đầu tư/bên mua để tránh vướng mắc ở khâu kê khai khấu trừ.
Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Đây là nhóm đặc thù, chỉ áp dụng cho hóa đơn phục vụ thanh toán Interline giữa các hãng hàng không và được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.
Đáng chú ý: Danh mục tiêu thức được miễn ở nhóm này rộng nhất trong bốn trường hợp: ngoài quyền xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá, hóa đơn còn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, thông tin người mua và chữ ký số của người mua.
Điều kiện gắn với chuẩn mực quốc tế là yếu tố bắt buộc, doanh nghiệp vận tải hàng không không thể vận dụng quy định này cho các nghiệp vụ bán vé thông thường tới hành khách.
Hóa đơn của doanh nghiệp quốc phòng an ninh
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
Trường hợp này đặt ra điều kiện kép, chủ thể phải là doanh nghiệp quốc phòng an ninh, đồng thời hoạt động phát sinh hóa đơn phải phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ. Thiếu một trong hai điều kiện thì không thuộc phạm vi được miễn tiêu thức.
Một điểm khác biệt so với ba trường hợp còn lại: Quy định hướng dẫn luôn cách ghi phần tên hàng hóa, dịch vụ, ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên. Nhờ vậy, dù xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá, hóa đơn vẫn giữ được khả năng truy vết về hợp đồng gốc.
Bảng tổng hợp nhanh 04 trường hợp
Để tiện tra cứu, kế toán có thể tham chiếu bảng tổng hợp các trường hợp được xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá dưới đây:
| Trường hợp | Điều kiện áp dụng | Tiêu thức không nhất thiết phải có |
| Tem , vé, thẻ điện tử | Có sẵn mệnh giá | Đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| Xây dựng , lắp đặt; xây nhà để bán | Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng | Đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| Thanh toán Interline giữa các hãng hàng không | Lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế | Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| Doanh nghiệp quốc phòng an ninh | Phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ | Đơn vị tính, số lượng, đơn giá (tên hàng hóa, dịch vụ ghi theo hợp đồng ký kết giữa các bên) |
Những lưu ý nghiệp vụ khi xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá
Xác định đúng trường hợp mới là bước đầu. Để triển khai an toàn trên thực tế, kế toán cần lưu ý thêm sáu điểm sau:
- Thứ nhất, không mở rộng phạm vi áp dụng. Quy định chỉ liệt kê 04 nhóm nêu trên. Doanh nghiệp thương mại, sản xuất, dịch vụ thông thường không thuộc phạm vi này và vẫn phải ghi đầy đủ tiêu thức theo quy định chung.
- Thứ hai, “không nhất thiết” không đồng nghĩa với “không được ghi”. Nếu bên mua có nhu cầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi đầy đủ đơn vị tính, số lượng, đơn giá mà không vi phạm.
- Thứ ba, rà soát cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử. Nhiều phần mềm đặt số lượng và đơn giá là trường bắt buộc. Kế toán cần làm việc với nhà cung cấp dịch vụ để mở cấu hình cho phép xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá đối với đúng nhóm nghiệp vụ, thay vì nhập giá trị giả để “qua” bước kiểm tra dữ liệu.
- Thứ tư, chuẩn hóa hồ sơ chứng minh điều kiện áp dụng. Với hóa đơn xây lắp theo tiến độ, bộ hồ sơ tối thiểu gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thu tiền theo tiến độ.
- Thứ năm, thống nhất trước với bên mua. Việc chủ động trao đổi giúp bên mua yên tâm khi hạch toán và kê khai, tránh phát sinh yêu cầu điều chỉnh hóa đơn không cần thiết.
- Thứ sáu, khi còn vướng mắc, nên có văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp và lưu công văn trả lời vào hồ sơ kế toán để làm cơ sở giải trình về sau.
Xuất hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa bị phạt cao nhất bao nhiêu tiền?
Bên cạnh nội dung tiêu thức, thời điểm lập hóa đơn là rủi ro thường trực và có chế tài rõ ràng. Ngay cả khi doanh nghiệp áp dụng đúng quy định xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá, việc lập hóa đơn sai thời điểm vẫn bị xử phạt độc lập.
Căn cứ vào khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP có quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:
| Số lượng hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
| 01 số hóa đơn | Phạt cảnh cáo hoặc phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy trường hợp |
| Từ 02 đến dưới 10 số | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 số | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 20 đến dưới 50 số | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 100 số | 30.000.000 – 50.000.000 đồng |
| Từ 100 số trở lên | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Như vậy, đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt cao nhất là 70.000.000 đồng, áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 100 số hóa đơn trở lên.
Kết luận
Tóm lại, theo Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 04 trường hợp được xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá:
- Tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá;
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt và xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng;
- Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế;
- Và hoạt động của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ.
Chính sách hóa đơn điện tử năm 2026 có nhiều điểm mới cần theo dõi liên tục. Bạn có thể tiếp tục tham khảo các bài viết chuyên sâu về thời điểm lập hóa đơn điện tử, tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu, nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá
Xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá có bị coi là hóa đơn không hợp lệ không?
Không. Nếu nghiệp vụ thuộc đúng trường hợp quy định tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì hóa đơn không nhất thiết phải có các tiêu thức này và vẫn hợp lệ.
Hóa đơn hoạt động xây dựng, lắp đặt có bắt buộc phải bỏ trống đơn giá không?
Không bắt buộc. Quy định nêu không nhất thiết phải có, nghĩa là doanh nghiệp được quyền lựa chọn bỏ trống hoặc ghi đầy đủ.
Tem, vé, thẻ không có sẵn mệnh giá có được miễn tiêu thức số lượng, đơn giá không?
Quy định chỉ nêu trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Doanh nghiệp thương mại thông thường có được xuất hóa đơn không cần ghi số lượng và đơn giá không?
Doanh nghiệp thương mại thông thường không thuộc 04 nhóm được liệt kê tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên bị phạt bao nhiêu?
Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với tổ chức; mức phạt của cá nhân bằng phân nửa mức phạt của tổ chức.
