Theo Thông tư 11/2021/TT-BXD, chi phí xây dựng không chỉ đơn thuần là số tiền bỏ ra để mua gạch, cát, đá hay trả lương cho công nhân, mà nó là một hệ thống các khoản mục được phân loại khoa học nhằm phục vụ công tác quản lý đầu tư và quyết toán thuế. Đối với một kế toán xây dựng, việc hiểu sai bản chất của các loại chi phí này có thể dẫn đến rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế hoặc làm sai lệch hiệu quả kinh tế của cả một dự án hàng trăm tỷ đồng.
Bài viết này sẽ đi sâu vào việc bóc tách cơ cấu chi phí xây dựng, hướng dẫn hạch toán chi tiết và cung cấp các góc nhìn quản trị rủi ro.
Nghị định 10/2021/NĐ-CP quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Nghị định 10/2021/NĐ-CP là văn bản pháp lý cao nhất hiện nay quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Theo đó, tổng mức đầu tư xây dựng bao gồm nhiều loại chi phí, trong đó chi phí xây dựng chiếm tỷ trọng lớn nhất và bao gồm các thành phần sau:
Chi phí trực tiếp chính là “xương sống” của cả công trình, bao gồm:
- Chi phí vật liệu: Giá trị các loại vật liệu xây dựng, cấu kiện, bán thành phẩm được sử dụng trực tiếp vào việc thi công.
- Chi phí nhân công: Tiền lương của công nhân trực tiếp thi công xây dựng và các khoản phụ cấp theo lương.
- Chi phí máy thi công: Chi phí sử dụng máy móc, thiết bị thi công phục vụ trực tiếp cho việc xây dựng công trình.
Và các loại chi phí quan trọng khác:
- Chi phí gián tiếp: Gồm chi phí chung (quản lý doanh nghiệp tại công trường, điều hành sản xuất), chi phí nhà tạm để ở và điều hành thi công, và các chi phí khác không xác định được khối lượng từ thiết kế.
- Thu nhập chịu thuế tính trước: Khoản lợi nhuận định mức của doanh nghiệp xây dựng được tính vào giá trị dự toán.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Theo mức thuế suất quy định hiện hành đối với hoạt động xây dựng.
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa dự toán xây dựng và quyết toán xây dựng trở nên đặc biệt quan trọng, nhằm đảm bảo các khoản chi được hạch toán chính xác và hợp pháp.
Sự khác biệt giữa Dự toán xây dựng và Quyết toán xây dựng
Một sai lầm phổ biến của người mới vào nghề là đánh đồng con số trong dự toán và con số thực tế hạch toán.
- Dự toán: Là con số “tính toán trước”, dựa trên định mức, đơn giá và khối lượng thiết kế.
- Quyết toán: Là con số “thực tế phát sinh”, dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Nhiệm vụ của kế toán là phải giải trình được sự chênh lệch giữa hai con số này. Nếu chi phí xây dựng thực tế cao hơn dự toán mà không có phụ lục hợp đồng hoặc phê duyệt bổ sung, doanh nghiệp có nguy cơ không được hoàn thuế hoặc không được chủ đầu tư thanh toán.
Hiểu rõ sự khác biệt giữa dự toán và quyết toán xây dựng giúp kế toán nắm vững căn cứ hạch toán. Tiếp theo, cùng MAN – Master Accountant Network đi sâu vào chi tiết từng khoản mục chi phí xây dựng dưới góc độ kế toán, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý dự án.
Chi tiết các khoản mục chi phí xây dựng
Dưới đây là hướng dẫn nghiệp vụ chuyên sâu cho từng khoản mục chi phí xây dựng mà kế toán cần nắm vững.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 60 – 70% tổng chi phí xây dựng.
- Hạch toán: Khi xuất kho vật liệu cho công trình, kế toán ghi Nợ TK 621 / Có TK 152. Nếu mua ngoài giao thẳng tới công trường, ghi Nợ TK 621 / Nợ TK 1331 / Có TK 331.
- Xử lý chênh lệch giá: Năm 2025, với sự biến động mạnh của giá thép và bê tông, kế toán cần theo dõi sát sao “Giá dự toán” và “Giá thực tế”. Các khoản chi phí vượt định mức (do lãng phí hoặc sai hỏng) sẽ bị loại khỏi giá thành tính thuế.
- Định mức hao hụt: Cần phân biệt rõ hao hụt trong khâu vận chuyển, lưu kho và hao hụt trong khâu thi công. Kế toán phải căn cứ vào định mức của Bộ Xây dựng để đối soát.
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)
Quản lý chi phí nhân công trong chi phí xây dựng là khâu dễ xảy ra sai phạm nhất về thuế.
- Cơ cấu lương: Bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp lưu động, phụ cấp khu vực (nếu có).
- Tỷ lệ trích theo lương 2025: Cần cập nhật mức lương cơ sở mới nhất để trích BHXH, BHYT đúng quy định. Việc sử dụng lao động thời vụ không có hợp đồng lao động chuẩn chỉ sẽ khiến chi phí xây dựng bị bác bỏ khi quyết toán.
- Hồ sơ chứng từ: Phải có danh sách nhân công, CCCD photo, bảng chấm công có xác nhận của chỉ huy trưởng công trường và chữ ký trên bảng thanh toán lương.
Chi phí sử dụng máy móc thi công (TK 623)
Đây là khoản mục đặc thù của kế toán xây lắp.
- Khấu hao: Kế toán cần dựa vào thời gian sử dụng hữu ích của máy (cần trục, máy xúc, máy ủi) để phân bổ.
- Chi phí nhiên liệu: Phải xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu (lít dầu/giờ hoặc lít/km) để kiểm soát, tránh việc lái máy “tuồn” dầu ra ngoài, làm đội chi phí xây dựng.
- Thuê máy ngoài: Phải có hợp đồng thuê và hóa đơn GTGT kèm theo.
Chi phí sản xuất chung (TK 627)
Bao gồm chi phí cho bộ máy quản lý tại công trường, chi phí điện nước, chi phí bảo vệ công trường. Để tính toán chính xác chi phí xây dựng cho từng hạng mục, kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp (thường là phân bổ theo chi phí trực tiếp).
Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành xây lắp
Việc tính toán giá thành trong chi phí xây dựng không giống với sản xuất công nghiệp vì sản phẩm xây dựng mang tính đơn chiếc và kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.
Kế toán cần mở thẻ chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Tránh việc hạch toán chung chung khiến không thể bóc tách được lãi lỗ của từng dự án.
Quy trình hạch toán chi phí xây dựng chuẩn
Để đảm bảo chi phí xây dựng được hạch toán chính xác và minh bạch, kế toán cần tuân thủ một quy trình rõ ràng. Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp tập hợp, phân bổ và kết chuyển chi phí xây dựng.
| Bước | Nội dung |
| Kiểm soát đầu vào | Mở thẻ kho, theo dõi chặt chẽ vật tư nhập – xuất. |
| Tập hợp chi phí trực tiếp | Hàng tháng kết chuyển các tài khoản 621, 622, 623 sang TK 154. |
| Phân bổ chi phí chung | Sử dụng TK 627 để tập hợp và phân bổ cuối kỳ vào TK 154. |
| Xác định chi phí dở dang | Đánh giá khối lượng thi công dở dang cuối kỳ dựa trên biên bản xác nhận khối lượng với giám sát. |
| Kết chuyển giá vốn | Khi công trình hoàn thành hoặc nghiệm thu giai đoạn, kết chuyển từ TK 154 sang TK 632 để xác định kết quả kinh doanh. |
Việc thực hiện đầy đủ 5 bước trên không chỉ giúp kế toán kiểm soát chi phí chính xác mà còn đảm bảo hồ sơ minh bạch, phục vụ tốt cho quyết toán thuế và đánh giá hiệu quả kinh tế của từng dự án.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí xây dựng
Trong Kế toán xây dựng, các yếu tố ảnh hưởng chi phí xây dựng bao gồm:
- Quy mô và thiết kế
- Vật liệu và nhân công
- Nhà thầu, nhà cung cấp vật tư
- Tiến độ và quản lý dự án
- Chi phí dự phòng
Các yếu tố này tác động trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, quản lý và chi phí chung, đòi hỏi phải được hạch toán chi tiết để kiểm soát và lập báo cáo tài chính chính xác.
Hồ sơ, Chứng từ và Kiểm soát rủi ro
Một bài toán chi phí xây dựng được coi là hoàn hảo không chỉ ở con số rẻ mà phải là con số “sạch” về mặt pháp lý.
Bộ Hồ sơ, Chứng từ đầy đủ
Để cơ quan thuế chấp nhận chi phí xây dựng là hợp lý, doanh nghiệp cần có hợp đồng, dự toán, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu (Mẫu số 08/CP) và Hồ sơ hoàn công.
Các sai sót tương ứng với mức xử phạt
Việc quản lý sai lệch chi phí xây dựng không chỉ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí thuế mà còn đối mặt với các mức phạt hành chính nặng nề theo quy định pháp luật.
Vi phạm về Quản lý Chi phí được quy định tại Nghị định 16/2022/NĐ-CP:
- Lập dự toán không đúng quy định: Phạt tiền từ 50.000.000đ đến 70.000.000đ đối với hành vi lập dự toán không đúng định mức, đơn giá hoặc các quy định của pháp luật về quản lý chi phí xây dựng.
- Tính toán sai khối lượng: Phạt tiền từ 80.000.000đ đến 100.000.000đ nếu nghiệm thu, thanh toán khối lượng không đúng thực tế thi công hoặc không đúng với dự toán được phê duyệt.
Vi phạm về Kế toán và Chứng từ quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP:
- Chứng từ không khách quan, không đúng thực tế: Phạt tiền từ 20.000.000đ đến 30.000.000đ đối với hành vi lập chứng từ kế toán không phản ứng đúng nội dung kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí xây dựng.
- Hạch toán sai tài khoản: Phạt tiền từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ nếu hạch toán không đúng nội dung tài khoản kế toán được quy định.
Vi phạm về Hóa đơn quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Sử dụng Hóa đơn không hợp pháp, đây chính là rủi ro lớn nhất trong ngành xây dựng. Ngoài việc bị loại toàn bộ chi phí xây dựng tương ứng khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp còn bị phạt tiền từ 20.000.000đ đến 50.000.000đ.
- Trong trường hợp nghiêm trọng có dấu hiệu trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn và bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.
- Lập Hóa đơn sai thời điểm phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ (thường gặp khi công trình đã nghiệm thu nhưng chưa xuất hóa đơn ngay).
Quản lý chi phí xây dựng là một nghệ thuật phối hợp giữa kỹ thuật xây dựng, tư duy tài chính và sự am hiểu pháp luật. Việc nắm vững mức phạt và các quy định nghiêm ngặt giúp doanh nghiệp tránh được những thiệt hại kinh tế không đáng có.
Kết luận
Chi phí xây dựng không chỉ là bài toán con số, mà là thước đo phản ánh năng lực quản trị dự án, sự tuân thủ pháp lý và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp xây lắp. Trong bối cảnh năm 2025 với nhiều biến động về giá vật liệu, chính sách tiền lương và yêu cầu minh bạch hồ sơ, việc hạch toán đúng, đủ và kịp thời từng khoản mục chi phí xây dựng trở thành yếu tố sống còn, đặc biệt trong công tác quyết toán thuế và làm việc với chủ đầu tư.
Để giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính “sạch” của hồ sơ kế toán xây dựng, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn hóa ngay từ đầu quy trình hạch toán và kiểm soát chi phí. Nếu doanh nghiệp đang cần một giải pháp chuyên sâu, bài bản và đồng hành lâu dài, dịch vụ kế toán trọn gói của MAN – Master Accountant Network sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí xây dựng hiệu quả, tuân thủ pháp luật và tối ưu lợi nhuận dự án.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
