Đối với người làm kế toán, mỗi lần chính sách hóa đơn điện tử thay đổi là một lần phải rà soát lại toàn bộ quy trình lập, xuất hóa đơn của doanh nghiệp – từ thời điểm lập, đối tượng áp dụng, cho đến thủ tục đăng ký sử dụng. Sai một thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thậm chí ảnh hưởng đến việc kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Chính vì vậy, bất kỳ văn bản hướng dẫn mới nào từ cơ quan thuế cũng cần được cập nhật kịp thời và chính xác.
Công văn 4831/CT-CS là văn bản do Cục Thuế ban hành nhằm giới thiệu những nội dung mới, đáng chú ý tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC, hai văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh trực tiếp hoạt động lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa toàn bộ nội dung trọng tâm của Công văn 4831/CT-CS, giúp kế toán doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nắm bắt nhanh, đầy đủ và chính xác các quy định mới nhất.
Công văn 4831/CT-CS là gì và được ban hành trong bối cảnh nào?
Công văn 4831/CT-CS được Cục Thuế phát hành với mục đích giới thiệu, phổ biến một số nội dung mới tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Đây là hai văn bản có tác động trực tiếp đến quy trình lập hóa đơn điện tử cũng như thủ tục đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Nội dung được đề cập trong Công văn 4831/CT-CS bao trùm hai nhóm vấn đề lớn:
- Nhóm thứ nhất liên quan đến thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, trong đó có nhiều trường hợp cụ thể được bổ sung, làm rõ so với quy định trước đây.
- Nhóm thứ hai liên quan đến đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Với phạm vi đối tượng áp dụng rộng, từ doanh nghiệp bảo hiểm, ngân hàng, công nghệ thông tin, thương mại điện tử cho đến các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Công văn có ý nghĩa thực tiễn cao và cần được kế toán các đơn vị nghiên cứu, áp dụng ngay để tránh sai sót trong công tác lập hóa đơn.
Những điểm mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP được nêu trong Công văn 4831/CT-CS
Phần nội dung đầu tiên mà Công văn 4831/CT-CS tập trung giới thiệu là các sửa đổi, bổ sung tại Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn. Đây cũng là nội dung được nhiều kế toán quan tâm nhất bởi liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.
Bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn khi thu tiền đặt cọc
Theo hướng dẫn tại Công văn 4831/CT-CS, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung quy định đối với trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Theo đó, đối với khoản tiền đặt cọc mang tính chất bảo đảm thực hiện hợp đồng này, bên bán không phải lập hóa đơn. Quy định này giúp phân định rõ ràng giữa khoản tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng với khoản tiền ứng trước, thanh toán trước cho dịch vụ, vốn là điểm dễ gây nhầm lẫn trong thực tế hạch toán tại nhiều doanh nghiệp dịch vụ.
Nhóm dịch vụ được lập hóa đơn chậm sau 07 ngày
Một nội dung quan trọng khác được Công văn 4831/CT-CS đề cập là việc bổ sung thời điểm lập hóa đơn đối với một số dịch vụ có tính chất phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu giữa các bên. Theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 9, các nhóm dịch vụ sau được phép lập hóa đơn chậm nhất sau 07 ngày kể từ thời điểm phát sinh:
- Dịch vụ hoa tiêu hàng hải;
- Dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử;
- Dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm cả dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin, trừ trường hợp quy định riêng tại điểm b khoản này);
- Dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, dịch vụ bảo hiểm;
- Dịch vụ bảo vệ;
- Dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo quy định pháp luật về đường bộ, áp dụng khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.
Đây là những ngành nghề có đặc thù giao dịch phát sinh liên tục, số lượng lớn, cần thời gian tổng hợp và đối soát dữ liệu giữa các hệ thống trước khi xuất hóa đơn chính thức. Việc Công văn 4831/CT-CS làm rõ danh mục này giúp doanh nghiệp trong các lĩnh vực nêu trên chủ động hơn trong quy trình lập hóa đơn, tránh bị coi là chậm trễ hoặc vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
Nhóm sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu với thời hạn lập hóa đơn không quá 02 tháng
Bên cạnh nhóm dịch vụ nêu trên, Công văn 4831/CT-CS cũng giới thiệu quy định riêng tại điểm b khoản 4 Điều 9 đối với sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu. Do đặc thù cần thời gian đối soát dữ liệu phức tạp hơn, thời điểm lập hóa đơn đối với nhóm này được phép chậm nhất là không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh giao dịch.
Quy định riêng đối với hợp đồng đồng bảo hiểm
Một điểm mới đáng chú ý khác được Công văn 4831/CT-CS đề cập là quy định bổ sung tại điểm o khoản 4 Điều 9 đối với hợp đồng đồng bảo hiểm, hình thức nhiều doanh nghiệp bảo hiểm cùng tham gia bảo hiểm cho một đối tượng. Cụ thể:
- Khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng tương ứng với phần phí bảo hiểm mà mình nhận được.
- Trường hợp các bên ủy quyền cho một doanh nghiệp đứng ra thu hộ phí bảo hiểm, doanh nghiệp thu hộ sẽ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng; đồng thời, doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ tương ứng với phần phí bảo hiểm được hưởng theo thỏa thuận.
- Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán chi phí liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, nếu một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp này sẽ lập hóa đơn khi thu đòi lại từ các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ.
Quy định này giúp giải quyết dứt điểm những vướng mắc mà nhiều doanh nghiệp bảo hiểm gặp phải trong thực tế, khi cơ chế thu hộ – chi hộ giữa các bên đồng bảo hiểm trước đây chưa có hướng dẫn cụ thể về lập hóa đơn.
Điểm mới đáng chú ý: Bảng thông tin chi tiết giao dịch
Một trong những nội dung được Công văn 4831/CT-CS nhấn mạnh là quy định bổ sung tại điểm r khoản 4 Điều 9 về việc lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch, áp dụng cho một số dịch vụ cung cấp trực tiếp cho cá nhân là người tiêu dùng, bao gồm:
- Dịch vụ ngân hàng, dịch vụ trung gian thanh toán, dịch vụ thông tin tín dụng;
- Kinh doanh chứng khoán, giao dịch tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon;
- Kinh doanh bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử;
- Dịch vụ ngừng, cấp điện trở lại;
- Dịch vụ thương mại điện tử; dịch vụ bưu chính, vận chuyển trực tiếp phục vụ hoạt động thương mại điện tử;
- Dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng tàu điện, xe buýt; kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh;
- Dịch vụ trông giữ xe, hoạt động chiếu phim và một số dịch vụ khác.
Điều kiện để áp dụng hình thức này là doanh nghiệp phải có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền được lưu trữ trên hệ thống theo từng giao dịch phát sinh. Khi đáp ứng điều kiện, cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch của doanh nghiệp sẽ được chuyển đến cơ quan thuế theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, sử dụng mẫu số 01/TTGD tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm
Ngoài ra, Công văn 4831/CT-CS cũng giới thiệu quy định bổ sung áp dụng cho trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động. Đối với trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn được lùi lại, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo, thay vì buộc phải lập ngay trong đêm như quy định trước đây, một điều chỉnh phù hợp với thực tế vận hành của nhiều mô hình kinh doanh 24/7.
Xem thêm: Xuất hóa đơn Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Điểm mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC theo hướng dẫn của Công văn 4831/CT-CS
Bên cạnh các nội dung tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, Công văn 4831/CT-CS còn giới thiệu một số điểm mới quan trọng tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC, tập trung vào thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tiêu chí quản lý rủi ro.
Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Công văn 4831/CT-CS, Thông tư số 91/2026/TT-BTC đã sửa đổi quy định về trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, trừ trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, các trường hợp thay đổi thông tin khác sẽ phải thực hiện xác thực sinh trắc học.
Theo quy định mới, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC, thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Công văn 4831/CT-CS cũng đối chiếu quy định này với Nghị định số 70/2025/NĐ-CP – theo đó, trường hợp người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử do thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thành viên góp vốn, chủ sở hữu thì trình tự thủ tục thực hiện theo quy định riêng tại khoản 1a Điều 6.
Ngoài ra, một điều chỉnh đáng lưu ý khác được Công văn 4831/CT-CS đề cập là việc kéo dài thời hạn giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu từ 2 ngày lên 3 ngày làm việc, áp dụng trong trường hợp cơ quan thuế ban hành thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung hồ sơ liên quan đến đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc kéo dài thêm 1 ngày làm việc tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tránh bị xử lý do không kịp phản hồi trong thời hạn cũ.
Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nội dung cuối cùng được Công văn giới thiệu liên quan đến việc sửa đổi tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao tại Điều 7 Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Cụ thể, tiêu chí số 3 được sửa đổi theo hướng: người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính, hoặc đăng ký tại căn hộ chung cư, sẽ bị xem xét thuộc nhóm rủi ro cao.
Tuy nhiên, quy định này cũng nêu rõ trường hợp loại trừ:
Không áp dụng đối với căn hộ hoặc phần diện tích của nhà chung cư được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh theo quy định của pháp luật, cũng như có ngoại lệ riêng đối với cá nhân kinh doanh.
Đây là điểm kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi đăng ký hoặc rà soát lại địa chỉ trụ sở chính, nhằm tránh bị đưa vào diện quản lý rủi ro cao, dẫn đến việc bị giám sát chặt chẽ hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Với những doanh nghiệp có quy mô kế toán nội bộ còn hạn chế, việc cập nhật kịp thời các quy định như Công văn 4831/CT-CS có thể trở thành gánh nặng đáng kể. Trong trường hợp này, sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói là giải pháp giúp doanh nghiệp yên tâm về tính chính xác, kịp thời trong việc áp dụng chính sách hóa đơn điện tử mới, đồng thời giảm thiểu rủi ro về thời điểm lập hóa đơn và thủ tục đăng ký.
Kế toán doanh nghiệp cần lưu ý gì từ Công văn 4831/CT-CS?
Từ những nội dung mà Công văn 4831/CT-CS giới thiệu, kế toán doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên chủ động thực hiện một số công việc sau:
- Rà soát lại quy trình lập hóa đơn theo từng nhóm ngành nghề cụ thể, đặc biệt là các lĩnh vực có quy định thời điểm lập hóa đơn riêng như dịch vụ đối soát dữ liệu, dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ vận tải hành khách công nghệ.
- Đánh giá lại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hiện có, xem đơn vị có thuộc nhóm đối tượng phải lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo mẫu số 01/TTGD hay không, từ đó có kế hoạch nâng cấp hệ thống phù hợp.
- Chuẩn bị hồ sơ, quy trình xác thực sinh trắc học khi có phát sinh thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời lưu ý thời hạn giải trình mới là 3 ngày làm việc.
- Kiểm tra lại địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký, đặc biệt với doanh nghiệp đặt trụ sở tại căn hộ chung cư, để đối chiếu với tiêu chí rủi ro cao mới được sửa đổi.
- Trong mọi trường hợp áp dụng cụ thể, kế toán nên tham khảo trực tiếp toàn văn Công văn 4831/CT-CS cùng Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC để có căn cứ chính xác nhất, tránh áp dụng sai lệch do hiểu chưa đầy đủ ngữ cảnh quy định.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có bộ phận kế toán chuyên trách, hình thức thuê kế toán dịch vụ từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiệm dày dặn như MAN – Master Accountant Network là lựa chọn tối ưu để đảm bảo mọi thay đổi từ Công văn 4831/CT-CS và các văn bản liên quan được cập nhật, áp dụng đúng thời hạn quy định.
Kết luận
Công văn 4831/CT-CS đã hệ thống hóa ba nhóm nội dung quan trọng:
- Thời điểm lập hóa đơn theo các trường hợp đặc thù tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP;
- Quy định về đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử;
- Và tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Đây đều là những nội dung có tác động trực tiếp đến hoạt động lập, quản lý hóa đơn điện tử hằng ngày của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Việc nắm rõ và áp dụng đúng các quy định được giới thiệu tại Công văn 4831/CT-CS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật thuế mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt do sai sót về thời điểm lập hóa đơn hay thủ tục đăng ký.
Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn cụ thể hơn về cách áp dụng cho từng trường hợp phát sinh thực tế, đừng ngần ngại liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Công văn 4831/CT-CS
Doanh nghiệp nào phải lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo hướng dẫn tại Công văn 4831/CT-CS?
Đó là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trực tiếp cho cá nhân người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực như ngân hàng, trung gian thanh toán, bảo hiểm, chứng khoán, thương mại điện tử, vận tải hành khách… và có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch.
Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc xác thực sinh trắc học không?
Theo nội dung Công văn 4831/CT-CS giới thiệu, trừ trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, các trường hợp thay đổi thông tin đăng ký khác đều phải thực hiện xác thực sinh trắc học.
Thời hạn giải trình, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế là bao lâu?
Theo hướng dẫn tại Công văn 4831/CT-CS, thời hạn này đã được điều chỉnh tăng từ 2 ngày lên 3 ngày làm việc.
