Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là hệ thống quy định mới về lập, ký, kiểm soát và mẫu biểu chứng từ, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC kể từ năm tài chính 2026. Doanh nghiệp vẫn được tự thiết kế mẫu chứng từ, nhưng nay phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán và chịu trách nhiệm về nội dung sửa đổi. Bài viết cập nhật danh mục 33 mẫu chứng từ tại Phụ lục I, các điều khoản cần nắm và quy trình xử lý để doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm toán.
Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 là gì?
Mẫu chứng từ kế toán là căn cứ đầu tiên để ghi sổ, được định nghĩa tại khoản 7 Điều 3 Luật Kế toán 2015:
Mẫu chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thông tư 99/2025/TT-BTC không đưa ra định nghĩa riêng mà dẫn chiếu về Luật Kế toán. Điểm Thông tư 99 bổ sung là cách doanh nghiệp tổ chức hệ thống biểu mẫu, phân cấp ký và kiểm soát chứng từ trong nội bộ.
Vai trò của mẫu chứng từ kế toán
Cụ thể:
- Khởi đầu quy trình kế toán: Không có chứng từ thì không có căn cứ ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán.
- Căn cứ ghi sổ và lập Báo cáo tài chính: Chứng từ cung cấp số tiền, đối tượng, thời gian và nội dung giao dịch để phân loại đúng thu – chi, công nợ, tài sản.
- Xác định trách nhiệm cá nhân: Chữ ký trên chứng từ gắn từng giao dịch với người lập, người duyệt và người liên quan.
- Bằng chứng khi thanh tra, kiểm toán: Chi phí thiếu chứng từ hợp pháp có thể bị loại khi quyết toán thuế.
Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Thông tư này thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC; riêng một số điều khoản kế toán khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước của Thông tư 200 vẫn được áp dụng đến khi có văn bản thay thế.
Hệ quả thực tế: Từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp đang dùng Thông tư 200 phải chuyển sang Thông tư 99. Chứng từ phát sinh trong năm tài chính 2025 trở về trước vẫn được lập và lưu trữ theo Thông tư 200.
Phạm vi điều chỉnh tại Điều 1 Thông tư 99/2025/TT-BTC:
Thông tư này hướng dẫn về chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Ngân sách nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Đối tượng áp dụng
Điều 2 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định:
Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
Các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài thực hiện chế độ kế toán hoặc văn bản quy phạm pháp luật về kế toán theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Năm 2026 doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán nào?
Thông tư 99 thay Thông tư 200, nhưng không thay Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được dùng Thông tư 133 hoặc chọn Thông tư 99; doanh nghiệp siêu nhỏ có thêm lựa chọn Thông tư 58/2026/TT-BTC (thay Thông tư 132/2018/TT-BTC từ 01/07/2026).
| Chế độ kế toán | Đối tượng | Hiệu lực | Ghi chú về chứng từ |
| Thông tư 99/2025/TT-BTC | Mọi doanh nghiệp (trừ tổ chức tín dụng, chi nhánh, ngân hàng nước ngoài) | Năm tài chính từ 01/01/2026 | 33 mẫu tham khảo tại Phụ lục I, tự thiết kế phải có Quy chế hạch toán kế toán |
| Thông tư 133/2016/TT-BTC | Doanh nghiệp nhỏ và vừa | Vẫn còn hiệu lực | Thực hiện theo hệ thống chứng từ của Thông tư 133 |
| Thông tư 58/2026/TT-BTC | Doanh nghiệp siêu nhỏ; hộ, cá nhân kinh doanh tự nguyện | Từ 01/7/2026 | Hệ thống chứng từ, sổ tinh gọn theo Thông tư 58 |
Việc chuyển đổi chế độ kế toán chỉ nên thực hiện từ đầu năm tài chính, không hạch toán đan xen giữa các Thông tư trong cùng một kỳ.
Quy định về mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 tại Chương II
Chương II Thông tư 99 chỉ gồm ba điều (Điều 8, 9, 10), ngắn hơn nhiều so với Thông tư 200, vì phần lớn quy định gốc đã nằm trong Luật Kế toán. Ba điểm doanh nghiệp cần nắm:
- Mẫu tại Phụ lục I là mẫu tham khảo;
- Tự thiết kế mẫu phải kèm Quy chế hạch toán kế toán;
- Và kế toán trưởng không được ký “thừa ủy quyền”.
Quy định chung về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu hệ thống chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
- Trường hợp để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. Biểu mẫu chứng từ kế toán của doanh nghiệp khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung về biểu mẫu chứng từ kế toán thì doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc các tài liệu tương đương) về các nội dung sửa đổi, bổ sung để làm cơ sở thực hiện. Quy chế phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi, bổ sung đó và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về các nội dung đã sửa đổi, bổ sung.
- Trường hợp doanh nghiệp không thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung về biểu mẫu chứng từ kế toán thì áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
- Doanh nghiệp có phát sinh các chứng từ thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật khác thì chứng từ kế toán phải thực hiện theo quy định của pháp luật đó.
Lập, ký và kiểm soát mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Việc lập và ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, văn bản hướng dẫn Luật kế toán, hướng dẫn tại Thông tư này và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý, quy chế quản trị nội bộ để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan.
Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Khoản 3 gắn việc phân cấp ký với quy chế quản trị nội bộ mà doanh nghiệp phải tự xây dựng theo Điều 3 Thông tư 99. Vì vậy, ma trận phê duyệt (ai ký chứng từ nào, đến hạn mức bao nhiêu) nên được ban hành bằng văn bản, không chỉ thực hiện theo thói quen.
Khoản 4 xử lý một tình huống rất phổ biến: kế toán trưởng ký thay giám đốc trên phiếu chi, ủy nhiệm chi khi giám đốc vắng mặt. Từ năm 2026, cách ký này không được phép, trừ khi pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp cần ủy quyền cho một người quản lý, điều hành khác ký thay.
Danh mục mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
Phụ lục I Thông tư 99 gồm 33 mẫu chứng từ, chia 5 nhóm:
- Lao động – tiền lương;
- Hàng tồn kho;
- Bán hàng;
- Tiền tệ;
- Tài sản cố định;
Thay đổi lớn nhất so với Thông tư 200 nằm ở nhóm lao động – tiền lương: Giảm từ 12 xuống 8 mẫu và đánh số lại toàn bộ.
Nhóm lao động và tiền lương
Dưới đây bảng tổng các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 về nhóm lao động và tiền lương:
| Tên chứng từ | Số hiệu Thông tư 99 | Số hiệu cũ Thông tư 200 |
| Bảng thanh toán tiền lương | 01-LĐTL | 02-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thưởng | 02-LĐTL | 03-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 03-LĐTL | 06-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 04-LĐTL | 07-LĐTL |
| Hợp đồng giao khoán | 05-LĐTL | 08-LĐTL |
| Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 06-LĐTL | 09-LĐTL |
| Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 07-LĐTL | 10-LĐTL |
| Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương | 08-LĐTL | 11-LĐTL |
Lưu ý 04 mẫu của Thông tư 200 không còn trong Phụ lục I:
- Bảng chấm công (01a-LĐTL);
- Bảng chấm công làm thêm giờ (01b-LĐTL);
- Giấy đi đường (04-LĐTL);
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (05-LĐTL).
Việc không có mẫu hướng dẫn không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ các tài liệu này. Bảng chấm công vẫn là căn cứ tính lương và chứng minh chi phí tiền lương; doanh nghiệp tự thiết kế mẫu và quy định trong Quy chế hạch toán kế toán theo khoản 2 Điều 9.
Khi cập nhật phần mềm, cần rà lại số hiệu mẫu in trên chứng từ lương: Số hiệu 02-LĐTL theo Thông tư 200 là bảng lương, nhưng theo Thông tư 99 lại là bảng thưởng.
Nhóm hàng tồn kho
Dưới đây bảng tổng các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 về nhóm hàng tồn kho:
| Tên chứng từ Thông tư 99 | Số hiệu | Thay đổi so với Thông tư 200 |
| Phiếu nhập kho | 01-VT | Giữ nguyên |
| Phiếu xuất kho | 02-VT | Giữ nguyên |
| Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT | Giữ nguyên |
| Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT | Đổi tên (cũ: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ) |
| Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT | Đổi tên (cũ: Biên bản kiểm kê) |
| Bảng kê mua hàng | 06-VT | Giữ nguyên |
| Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT | Đổi tên (cũ: Bảng phân bổ nguyên liệu) |
Nhóm bán hàng
Giữ nguyên như Thông tư 200: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01-BH) và Thẻ quầy hàng (02-BH). Hóa đơn bán hàng không nằm trong Phụ lục I mà thực hiện theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ (khoản 3 Điều 9).
Nhóm tiền tệ
Giữ nguyên tên và số hiệu so với Thông tư 200.
| Chứng từ | Số hiệu |
| Phiếu thu | 01-TT |
| Phiếu chi | 02-TT |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| Biên lai thu tiền | 06-TT |
| Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng) | 08b-TT |
| Bảng kê chi tiền | 09-TT |
Nhóm tài sản cố định
Dưới đây là cụ thể 6 mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 thay đổi những gì so với Thông tư 200:
| Chứng từ theo Thông tư 99 | Số hiệu | Thay đổi so với Thông tư 200 |
| Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ | Giữ nguyên |
| Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ | Giữ nguyên |
| Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành | 03-TSCĐ | Mở rộng (cũ: Chỉ sửa chữa lớn hoàn thành) |
| Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ | Giữ nguyên |
| Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ | 05/TSCĐ | Đổi tên (cũ: Biên bản kiểm kê TSCĐ) |
| Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ | Giữ nguyên |
Nội dung chủ yếu của mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
Mọi chứng từ, kể cả mẫu doanh nghiệp tự thiết kế theo Thông tư 99, phải có đủ 7 nội dung tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được thêm chỉ tiêu phục vụ quản trị, không được bớt các nội dung trên.
Quy trình xử lý và lưu trữ mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
Quy trình gồm 6 bước, từ lập đến tiêu hủy; so với cách làm theo Thông tư 200, bước phân cấp ký nay phải dựa trên quy chế quản trị nội bộ bằng văn bản.
- Lập và tiếp nhận chứng từ: Mỗi nghiệp vụ lập chứng từ một lần, đúng mẫu đã ban hành (Phụ lục I hoặc mẫu trong Quy chế hạch toán kế toán); đối chiếu với nghiệp vụ thực tế và xác nhận với các bên liên quan.
- Dịch chứng từ tiếng nước ngoài: Chứng từ lập bằng tiếng nước ngoài dùng để ghi sổ, lập Báo cáo tài chính phải được dịch sang tiếng Việt và đính kèm bản gốc; doanh nghiệp chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch.
- Ký và phê duyệt: Ký theo đúng ma trận phân cấp trong quy chế quản trị nội bộ (khoản 3 Điều 10); kế toán trưởng không ký “thừa ủy quyền” thay người quản lý, điều hành (khoản 4 Điều 10).
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ: Rà hình thức, đủ 7 nội dung của Điều 16 Luật Kế toán, số liệu và chữ ký trước khi ghi sổ; chứng từ sai thì trả lại, không tự sửa.
- Luân chuyển và ghi sổ: Chuyển chứng từ qua các bộ phận theo quy trình đã ban hành, tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ.
- Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy: Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP: chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập Báo cáo tài chính lưu tối thiểu 10 năm; chứng từ chỉ phục vụ quản lý, điều hành (không dùng trực tiếp ghi sổ) lưu tối thiểu 5 năm. Tiêu hủy khi hết hạn phải có quyết định của người đại diện theo pháp luật và lập biên bản.
Với chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm lưu trữ được bản điện tử gốc, có thể truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, thay vì chỉ lưu bản in.
Với doanh nghiệp chưa đủ nhân sự để vận hành trọn quy trình 6 bước, từ soạn Quy chế hạch toán kế toán đến lưu trữ chứng từ đúng thời hạn, thuê dịch vụ kế toán ngoài là cách giữ hệ thống chứng từ đúng Thông tư 99 mà không phải tăng biên chế phòng kế toán.
Kết luận
Từ năm tài chính 2026, chứng từ kế toán của doanh nghiệp đang dùng Thông tư 200 phải chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Nếu doanh nghiệp cần rà soát hệ thống chứng từ, soạn Quy chế hạch toán kế toán hoặc chuyển đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99, MAN – Master Accountant Network với đội ngũ chuyên gia hơn 30 năm kinh nghiệm trong kế toán, thuế và kiểm toán sẵn sàng đồng hành, giúp doanh nghiệp làm đúng ngay từ kỳ kế toán đầu tiên.
Với dịch vụ kế toán trọn gói, MAN đảm nhận toàn bộ khâu lập, kiểm soát, ghi sổ và lưu trữ chứng từ theo Thông tư 99, để doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh. Chi phí từng gói được công bố minh bạch tại bảng báo giá dịch vụ kế toán của MAN.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
Thông tư 200/2014/TT-BTC còn hiệu lực không?
Không. Thông tư 200/2014/TT-BTC đã được thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Riêng một số điều khoản về kế toán khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước của Thông tư 200 vẫn áp dụng đến khi có văn bản thay thế.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng mẫu chứng từ tại Phụ lục I Thông tư 99 không?
Không bắt buộc. Theo Điều 9 Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp “tham khảo để áp dụng” mẫu tại Phụ lục I và được thiết kế thêm, sửa đổi, bổ sung mẫu. Nếu không tự thiết kế thì áp dụng nguyên hệ thống chứng từ tại Phụ lục I.
Tự thiết kế mẫu chứng từ theo Thông tư 99 cần điều kiện gì?
Mẫu tự thiết kế phải có đủ nội dung theo Điều 16 Luật Kế toán, phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra và đối chiếu. Doanh nghiệp phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi và trách nhiệm trước pháp luật.
Bảng chấm công có còn bắt buộc theo Thông tư 99 không?
Bảng chấm công không còn là mẫu hướng dẫn trong Phụ lục I Thông tư 99, nhưng doanh nghiệp vẫn nên duy trì. Đây là căn cứ tính lương và chứng minh chi phí tiền lương khi quyết toán thuế; doanh nghiệp tự thiết kế mẫu và quy định trong Quy chế hạch toán kế toán.
Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc trên chứng từ không?
Không được ký thừa ủy quyền. Khoản 4 Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý, điều hành doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chứng từ kế toán phải lưu trữ bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập Báo cáo tài chính lưu tối thiểu 10 năm; chứng từ chỉ phục vụ quản lý, điều hành, không dùng trực tiếp ghi sổ, lưu tối thiểu 5 năm, theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.
