Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99 là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC từ năm 2026. Không chỉ cần sử dụng đúng biểu mẫu, kế toán còn phải nắm rõ kết cấu, nguyên tắc ghi nhận và cách đối chiếu số liệu để bảo đảm sổ kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Trong bài viết này, MAN tổng hợp Mẫu Nhật ký – Sổ Cái S01-DN, hướng dẫn cách ghi từng phần và những lưu ý quan trọng khi chuyển đổi, giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định và hạn chế sai sót trong quá trình lập sổ.
Cấu trúc của Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Theo Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Nhật ký – Sổ Cái có Mẫu số S01-DN. Đây là sổ kế toán tổng hợp duy nhất của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và đồng thời hệ thống hóa theo nội dung kinh tế, tức theo tài khoản kế toán. Số liệu trên sổ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần phân biệt Nhật ký – Sổ Cái với Sổ Nhật ký chung. Đây là hai loại sổ thuộc các hình thức kế toán khác nhau. Theo danh mục biểu mẫu tại Phụ lục III TT99, Nhật ký – Sổ Cái có ký hiệu S01-DN, trong khi Sổ Nhật ký chung là S03a-DN và Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký chung là S03b-DN.
Phần Nhật ký
Phần Nhật ký dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
Các nội dung chính trên mẫu gồm:
- Ngày, tháng ghi sổ: Ghi thời điểm nghiệp vụ được ghi nhận vào sổ kế toán.
- Số hiệu: Ghi số hiệu của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Ngày, tháng của chứng từ: Ghi ngày, tháng trên chứng từ kế toán.
- Diễn giải: Ghi nội dung hoặc bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Số tiền phát sinh: ghi số tiền của nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Theo hướng dẫn tại Phụ lục III, mỗi chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi vào Nhật ký – Sổ Cái trên một dòng và đồng thời phản ánh ở cả phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Phần Sổ Cái
Phần Sổ Cái dùng để hệ thống hóa nghiệp vụ theo tài khoản kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi số phát sinh Nợ, Có của các tài khoản được sử dụng.
Mỗi tài khoản được bố trí các cột tương ứng để phản ánh số tiền phát sinh bên Nợ và Có. Số lượng cột phụ thuộc vào số lượng tài khoản mà đơn vị kế toán sử dụng.
Cách thiết kế này giúp cùng một nghiệp vụ được phản ánh đồng thời theo hai góc độ:
- Theo trình tự thời gian ở phần Nhật ký.
- Theo nội dung kinh tế và tài khoản kế toán ở phần Sổ Cái.
Đây cũng là đặc điểm quan trọng giúp Nhật ký – Sổ Cái vừa cung cấp thông tin tổng hợp, vừa tạo cơ sở để kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ, định khoản và số liệu kế toán.
Lưu ý: Doanh nghiệp không nên lấy mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái của chế độ kế toán cũ để tiếp tục sử dụng cho năm 2026 nếu mẫu đó không phù hợp với biểu mẫu và chế độ kế toán đang áp dụng. Khi triển khai TT99, cần đối chiếu trực tiếp với Mẫu S01-DN tại Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Xem thêm: Nguyên tắc và phân loại sổ sách kế toán.
Tải xuống Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái chuẩn Thông tư 99/2025/TT-BTC
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái, Mẫu S01-DN là biểu mẫu cần tham chiếu khi thiết lập hệ thống sổ kế toán từ năm 2026.
Tải Mẫu:
Trường hợp doanh nghiệp đang xây dựng lại hệ thống chứng từ để đồng bộ với sổ kế toán, có thể tham khảo thêm mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 để bảo đảm dữ liệu đầu vào và hệ thống sổ có sự thống nhất.
Hướng dẫn ghi Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Để hạn chế sai sót, kế toán nên thực hiện việc ghi Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo trình tự như sau:
- Kiểm tra chứng từ;
- Xác định tài khoản;
- Ghi phần Nhật ký;
- Ghi phần Sổ Cái;
- Cuối cùng đối chiếu và khóa sổ.
Ghi sổ hàng ngày
Hàng ngày, khi tiếp nhận chứng từ kế toán, người phụ trách Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái cần kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ và căn cứ nội dung nghiệp vụ để xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có.
Đối với các chứng từ kế toán cùng loại, kế toán có thể lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại theo quy định trước khi thực hiện ghi sổ.
Sau đó, các thông tin cần thiết trên chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi vào Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Theo hướng dẫn tại Phụ lục III, mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại được phản ánh trên một dòng, đồng thời ở cả phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Ghi các nội dung ở phần Nhật ký
Tại phần Nhật ký, kế toán lần lượt ghi:
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu chứng từ.
- Ngày, tháng của chứng từ.
- Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Số tiền phát sinh theo chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Việc ghi nhận cần bảo đảm thông tin trên sổ phù hợp với chứng từ làm căn cứ. Đây là bước quan trọng để khi đối chiếu giữa chứng từ và sổ kế toán không phát sinh chênh lệch.
Ghi các tài khoản ở phần Sổ Cái
Sau khi ghi phần Nhật ký, kế toán tiếp tục phản ánh số tiền phát sinh vào cột Nợ và Có của các tài khoản liên quan.
Theo hướng dẫn của Mẫu S01-DN:
- Cột F, G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kinh tế.
- Cột H: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Nhật ký – Sổ Cái.
- Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh của từng tài khoản theo quan hệ đối ứng đã được định khoản tại các cột F, G.
Điểm cần lưu ý: Phải bảo đảm quan hệ đối ứng tài khoản trên phần Sổ Cái thống nhất với nội dung nghiệp vụ đã ghi ở phần Nhật ký. Nếu chỉ nhập số liệu theo mẫu mà không kiểm tra định khoản, sai sót có thể kéo theo chênh lệch khi đối chiếu cuối kỳ.
Cộng sổ và xử lý số liệu cuối tháng
Cuối tháng, kế toán thực hiện cộng số tiền phát sinh ở phần Nhật ký, đồng thời cộng số phát sinh Nợ, Có của từng tài khoản, xác định số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản theo hướng dẫn của mẫu sổ.
Các số liệu này là cơ sở phục vụ việc lập Báo cáo tài chính.
Trước khi khóa sổ, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu giữa Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái với các chứng từ, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan để kịp thời phát hiện trường hợp ghi thiếu, ghi trùng hoặc định khoản chưa phù hợp.
Lưu ý khi áp dụng và chuyển đổi sang mẫu mới
Việc chuyển sang chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không nên được thực hiện đơn thuần bằng cách thay đổi file mẫu. Doanh nghiệp cần xem xét đồng bộ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán, phần mềm và quy trình kiểm soát dữ liệu.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán hoặc có số lượng nghiệp vụ lớn, bởi một thay đổi ở danh mục tài khoản hoặc cách thiết lập sổ có thể ảnh hưởng đến dữ liệu tổng hợp và báo cáo cuối kỳ.
Các bước chuẩn bị trước khi chuyển đổi
Cụ thể các bước:
Rà soát hệ thống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp cần đối chiếu hệ thống tài khoản đang sử dụng với hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, xác định những tài khoản cần cập nhật và kiểm tra cách mapping dữ liệu trên phần mềm.
Không nên thực hiện việc chuyển đổi bằng cách đổi tên hoặc đổi mã tài khoản một cách máy móc. Kế toán cần xác định bản chất và nội dung kinh tế của từng tài khoản để bảo đảm số dư chuyển sang kỳ mới có cơ sở phù hợp.
Kiểm tra số dư đầu kỳ
Trước khi bắt đầu kỳ kế toán năm 2026, doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu đến ngày 31/12/2025, đặc biệt là các tài khoản có số dư lớn hoặc có nhiều sổ chi tiết đi kèm.
Việc kiểm tra này giúp hạn chế tình trạng số dư đầu kỳ trên hệ thống mới không khớp với số liệu đã khóa của kỳ trước.
Đào tạo và phổ biến nội bộ
Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán nên hướng dẫn bộ phận kế toán về những thay đổi liên quan đến biểu mẫu, tài khoản, quy trình ghi nhận và cách kiểm tra dữ liệu.
Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự kế toán, nên thống nhất cách đặt tên file, cách lưu chứng từ, quy trình kiểm tra và trách nhiệm của từng người trước khi chính thức vận hành.
Lưu ý khi cập nhật phần mềm và định dạng sổ điện tử
Dưới đây là những lưu ý khi cập nhật phần mềm và định dạng sổ điện tử:
Cập nhật phần mềm kế toán
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm cần kiểm tra phiên bản đang vận hành và trao đổi với nhà cung cấp về khả năng đáp ứng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Đặc biệt, cần kiểm tra việc thiết lập Mẫu S01-DN, hệ thống tài khoản, số dư đầu kỳ và các phần mềm kết xuất số liệu lên báo cáo.
Quản lý và bảo mật dữ liệu điện tử
Đối với sổ kế toán điện tử, doanh nghiệp cần tổ chức lưu trữ, sao lưu và kiểm soát quyền truy cập phù hợp. Dữ liệu sau khi khóa sổ cần được kiểm soát để hạn chế việc chỉnh sửa không có căn cứ hoặc không được phê duyệt.
Việc quản lý dữ liệu không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu lưu trữ mà còn giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục và khả năng truy xuất số liệu khi cần kiểm tra.
Kiểm tra quy trình in và ký sổ
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện in sổ kế toán, cần kiểm tra đầy đủ các thông tin, chữ ký và trách nhiệm của những người có liên quan theo quy định áp dụng cho hình thức và phương thức ghi sổ của doanh nghiệp.
Không nên mặc định rằng chỉ cần in đúng file mẫu là hoàn tất việc lập sổ. Nội dung, số liệu, căn cứ chứng từ và quy trình phê duyệt vẫn phải được kiểm soát đồng bộ.
Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu sau khi áp dụng Thông tư 99
Sau khi chuyển sang hệ thống mới, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra theo từng lớp thay vì chờ đến cuối năm mới phát hiện sai lệch.
Đối chiếu Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái với chứng từ và sổ chi tiết
Kiểm tra một số nghiệp vụ đại diện theo từng nhóm như doanh thu, chi phí, tiền, công nợ, hàng tồn kho và tài sản cố định. Mục tiêu là xác định số liệu trên sổ có phản ánh đúng chứng từ và tài khoản hay không.
Đối chiếu số liệu tổng hợp
Kiểm tra số phát sinh Nợ, Có và số dư giữa các sổ liên quan với bảng tổng hợp và báo cáo kế toán. Những tài khoản có chênh lệch cần được truy ngược về chứng từ để xác định nguyên nhân.
Lập hồ sơ kiểm soát chuyển đổi
Doanh nghiệp nên lưu lại tài liệu thể hiện quá trình chuyển đổi, bao gồm số liệu trước và sau chuyển đổi, bảng đối chiếu số dư, danh mục tài khoản mapping và người thực hiện kiểm tra.
Cách làm này giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình nguồn gốc số liệu nếu phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc cần rà soát lại dữ liệu trong những kỳ sau.
Kết luận
Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99 đối với hình thức Nhật ký – Sổ Cái là Mẫu S01-DN, được quy định tại Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mẫu sổ gồm phần Nhật ký và phần Sổ Cái, trong đó nghiệp vụ được phản ánh vừa theo trình tự thời gian vừa theo tài khoản kế toán.
Việc rà soát với đơn vị tư vấn kế toán chuyên nghiệp có thể giúp giảm rủi ro sai lệch trong quá trình chuyển đổi.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái
Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99 là mẫu nào?
Mẫu sổ Nhật ký và Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Mẫu S01-DN, được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư. Đây là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của từng tài khoản.
Nhật ký – Sổ Cái khác Sổ Nhật ký chung như thế nào?
Nhật ký – Sổ Cái và Sổ Nhật ký chung là hai loại sổ thuộc các hình thức kế toán khác nhau. Nhật ký – Sổ Cái được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái và kết hợp việc ghi theo trình tự thời gian với việc phân loại theo tài khoản trên cùng một sổ. Trong khi đó, Sổ Nhật ký chung thuộc hình thức kế toán Nhật ký chung và được sử dụng cùng hệ thống Sổ Cái tương ứng.
Phần Nhật ký của Mẫu S01-DN ghi những nội dung gì?
Phần Nhật ký chủ yếu phản ánh ngày, tháng ghi sổ; số hiệu; ngày, tháng của chứng từ; diễn giải nghiệp vụ và số tiền phát sinh. Các thông tin này phải phù hợp với chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại làm căn cứ ghi sổ.
Cuối tháng kế toán cần làm gì với Nhật ký – Sổ Cái?
Cuối tháng, kế toán phải cộng số phát sinh ở phần Nhật ký và số phát sinh Nợ, Có của các tài khoản; xác định số dư và thực hiện cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý theo hướng dẫn của mẫu. Số liệu sau khi kiểm tra là cơ sở phục vụ lập Báo cáo tài chính và đối chiếu với các sổ, báo cáo liên quan.
Sai số trên Nhật ký – Sổ Cái nên xử lý như thế nào?
Khi phát hiện sai sót, kế toán cần xác định nguyên nhân, thời điểm và nội dung sai sót để áp dụng phương pháp sửa chữa sổ kế toán phù hợp theo quy định. Không nên tự ý xóa hoặc sửa dữ liệu làm mất dấu vết nghiệp vụ, đặc biệt đối với sổ kế toán điện tử đã được khóa hoặc dữ liệu đã sử dụng để lập báo cáo.
