Việc xuất hóa đơn cho các sản phẩm, dịch vụ dùng để cho, biếu hoặc tặng là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên tại các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, đặc biệt là sau khi có sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và hướng dẫn từ Công văn số 33436/HAN-QLDN3 của Cục Thuế TP. Hà Nội, kế toán cần nắm vững các quy định mới nhất về tiêu thức người mua và cách xác định giá tính thuế.
Không thu tiền vẫn phải xuất hóa đơn
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để:
- Quảng cáo, làm mẫu.
- Cho, biếu, tặng, trao đổi.
- Trả thay lương cho người lao động.
Lưu ý: Hoạt động cho biếu tặng mà không xuất hóa đơn sẽ bị coi là hành vi trốn thuế hoặc vi phạm quy định về lập hóa đơn, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Cách ghi thông tin người mua theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Sự thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc chi tiết hóa các trường hợp ghi tiêu thức người mua để giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp.
Đối với người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế
Nếu bên nhận quà là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có đăng ký thuế, hóa đơn phải thể hiện đầy đủ:
- Tên người mua: Tên đầy đủ của tổ chức hoặc cá nhân theo giấy phép.
- Địa chỉ: Trụ sở chính nơi đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế: Bắt buộc phải chính xác.
Đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh không có mã số thuế
Trong trường hợp này, quy định đã được nới lỏng để thuận tiện cho việc xuất hóa đơn số lượng lớn:
- Thông tin bắt buộc: Ghi rõ Tên và Địa chỉ của người nhận.
- Thông tin không bắt buộc: Không nhất thiết phải có Mã số thuế hoặc Số định danh cá nhân (trừ trường hợp khách hàng yêu cầu để khấu trừ thuế hoặc ghi nhận tài sản).
Trường hợp đặc biệt tại siêu thị, trung tâm thương mại
Căn cứ theo Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nếu việc tặng quà diễn ra trực tiếp cho khách lẻ tại các điểm bán này:
- Trên hóa đơn không nhất thiết phải có: Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và chữ ký số của người mua.
- Điều này áp dụng cho các chương trình khuyến mại tập trung, tặng quà kèm theo hóa đơn mua hàng ngay tại quầy.
Nguyên tắc xác định giá trị và thuế suất
Nhiều kế toán lúng túng khi xác định giá ghi trên hóa đơn cho biếu tặng vì thực tế không có dòng tiền thu về.
- Giá tính thuế GTGT: Theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, giá tính thuế đối với hàng cho biếu tặng là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng.
- Thuế suất: Áp dụng mức thuế suất (5%, 8% hoặc 10%) tùy theo loại hàng hóa, dịch vụ đó theo quy định của Luật Thuế GTGT và các Nghị định giảm thuế (nếu có).
- Cách thể hiện: Hóa đơn vẫn phải có đầy đủ: Thành tiền, Thuế suất, Tiền thuế và Tổng cộng tiền thanh toán. Tại phần nội dung hàng hóa nên ghi rõ: “Hàng cho biếu tặng không thu tiền”.
Điều kiện để chi phí quà tặng được trừ khi tính thuế TNDN
Để khoản chi cho biếu tặng được công nhận là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ “sạch” gồm:
- Hóa đơn đầu ra: Đã lập đúng quy định như hướng dẫn trên.
- Chứng từ chứng minh mục đích: Quyết định phê duyệt chương trình quà tặng, kế hoạch Marketing hoặc phê duyệt từ Ban Giám đốc.
- Hồ sơ nhận hàng: Biên bản bàn giao quà tặng, danh sách khách hàng đã ký nhận hoặc vận đơn vận chuyển (nếu gửi quà đi xa).
- Chứng từ đầu vào: Hóa đơn mua hàng hóa dùng để tặng để chứng minh nguồn gốc và giá vốn.
Kết luận và khuyến nghị
Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn tại Công văn 33436 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa số liệu tài chính mà còn là “lá chắn” pháp lý quan trọng khi làm việc với cơ quan Thuế. Một lỗi nhỏ trong việc ghi tiêu thức người mua hoặc thiếu sót hồ sơ đi kèm cũng có thể dẫn đến việc bị loại chi phí, gây thiệt hại trực tiếp về kinh tế cho doanh nghiệp.
Từ các cập nhật tại Công văn 33436/HAN-QLDN3, kế toán cần lưu ý:
- Rà soát đối tượng: Phân loại rõ khách hàng có MST và khách lẻ để ghi tiêu thức người mua chính xác ngay từ đầu. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể tham khảo các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ kiểm soát thông tin và đối soát hóa đơn định kỳ.
- Giá thị trường: Không nên ghi giá quá thấp so với giá bán thông thường để tránh bị cơ quan thuế ấn định thuế.
- Đồng bộ dữ liệu: Đảm bảo số lượng hàng xuất tặng trên hóa đơn khớp với phiếu xuất kho và danh sách bàn giao thực tế.
Bạn đang gặp vướng mắc trong việc xử lý hóa đơn điện tử cho các chương trình khuyến mại phức tạp? Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
