Hạn chót 31/10/2026 đang đến rất gần, doanh nghiệp phải hoàn tất khám sức khỏe định kỳ cho 100% người lao động và báo cáo tiến độ trên hệ thống mới của Sở Y tế. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe theo từng trường thông tin, kèm căn cứ pháp lý và các lưu ý thực tế để kế toán, nhân sự nộp đúng ngay từ lần đầu.
Vì sao kế toán, nhân sự cần nắm cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe ngay lúc này?
Từ ngày 04/10/2026, Sở Y tế đã chuyển công cụ báo cáo tiến độ khám sức khỏe năm 2026 từ Google Form sang một hệ thống nhập liệu mới. Đồng thời, Công văn 16093/SNV-VLATLĐ năm 2026 yêu cầu doanh nghiệp bảo đảm 100% người lao động thuộc phạm vi quản lý được khám trước ngày 31/10/2026.
Trên thực tế, phần việc này thường rơi vào bộ phận kế toán hoặc hành chính – nhân sự ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Biểu mẫu mới có 13 trường thông tin, trong đó nhiều trường gắn với điều kiện cư trú trên VNeID và ngày khám thực tế, nên chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể phải gửi báo cáo đính chính.
Nắm vững cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe giúp doanh nghiệp:
- Hoàn thành nghĩa vụ báo cáo đúng hạn, đúng kênh tiếp nhận mới.
- Hạn chế sai số liệu, tránh bị cơ sở y tế liên hệ xác minh nhiều lần.
- Có hồ sơ đối chiếu rõ ràng giữa số lao động, số đã khám và chi phí khám thực tế.
Căn cứ pháp lý về khám sức khỏe định kỳ cho người lao động
Trước khi đi vào cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, doanh nghiệp cần hiểu đúng nghĩa vụ gốc, vì số liệu báo cáo phản ánh trực tiếp việc thực hiện nghĩa vụ này.
Nghĩa vụ theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015
Căn cứ Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định về khám sức khỏe hằng năm và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động, tổ chức, cá nhân là người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất 1 lần/năm đối với người lao động, không giới hạn số lượng người lao động.
Đối với người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động là người khuyết tật, người lao động chưa thành niên, người lao động cao tuổi được khám sức khỏe ít nhất 06 tháng một lần.
| Nhóm người lao động | Tần suất khám tối thiểu |
| Người lao động nói chung | 1 lần/năm |
| Làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 06 tháng/lần |
| Người lao động là người khuyết tật | 06 tháng/lần |
| Người lao động chưa thành niên | 06 tháng/lần |
| Người lao động cao tuổi | 06 tháng/lần |
Điểm kế toán cần lưu ý: Nghĩa vụ này áp dụng cho mọi người sử dụng lao động, không phụ thuộc doanh nghiệp có bao nhiêu lao động.
Yêu cầu tại Công văn 16093/SNV-VLATLĐ năm 2026
Theo Công văn 16093/SNV-VLATLĐ năm 2026, các công ty, tổng công ty, doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp phải khẩn trương tổ chức khám sức khỏe định kỳ, bảo đảm 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý được khám trước ngày 31/10/2026.
Nói cách khác, 31/10/2026 là mốc để cơ quan quản lý đánh giá mức độ hoàn thành. Báo cáo tiến độ chính là dữ liệu để đối chiếu mốc này.
Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe năm 2026 có gì mới?
Từ 04/10/2026, nhằm thuận tiện cho các cơ quan, đơn vị trong việc nhập liệu, tra cứu và quản lý thông tin báo cáo, Sở Y tế đã nâng cấp công cụ Báo cáo tiến độ khám sức khỏe năm 2026 sang hệ thống nhập liệu mới.
Các đơn vị không tiếp tục nhập dữ liệu tại Google Form trước đó và thực hiện báo cáo tại đường dẫn: HỆ THỐNG BÁO CÁO TIẾN ĐỘ KHÁM SỨC KHỎE NĂM 2026.
Biểu mẫu gồm 3 phần với 13 trường thông tin. Kế toán nên chuẩn bị sẵn dữ liệu trước khi mở hệ thống để thao tác liền mạch:
| Phần | Содержание | Trường | Dữ liệu cần chuẩn bị |
| I | Thông tin cơ quan, đơn vị | [1] – [6] | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách lao động có thông tin cư trú tại TP.HCM trên VNeID |
| II | Các đợt khám đã thực hiện | [7] – [11] | Hợp đồng khám, kết quả khám, danh sách người đã khám theo từng ngày |
| III | Người báo cáo | [12] – [13] | Họ tên, số điện thoại người chịu trách nhiệm |
Phần dưới đây trình bày cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe theo đúng thứ tự trên biểu mẫu.
Cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe
Cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, cụ thể các phần:
Phần I: Thông tin cơ quan, đơn vị
Phần I xác định doanh nghiệp là ai, ở đâu và quản lý bao nhiêu lao động. Đây là phần dễ sai nhất ở trường [1] và trường [6].
[1] Tên cơ quan, đơn vị
Tìm tên công ty trong danh sách có sẵn. Nếu không tìm thấy thì tích ô “Đơn vị không có trong danh sách” rồi nhập tên đầy đủ, viết IN HOA theo giấy đăng ký doanh nghiệp.
[2] Địa chỉ cơ quan, đơn vị
Điền địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm đơn vị đang hoạt động theo thông tin đăng ký của công ty.
[3] Phường, xã nơi cơ quan, đơn vị trú đóng
Chọn phường, xã tương ứng với địa chỉ công ty.
[4] Đơn vị chủ quản
Nếu công ty tư nhân thì chọn “Không có (đơn vị tư nhân)”.
[5] Thuộc khu chế xuất/khu công nghiệp
Nếu công ty không nằm trong khu chế xuất hoặc khu công nghiệp được liệt kê thì chọn “Không thuộc KCX/KCN”.
[6] Tổng số người lao động do cơ quan quản lý
Nhập tổng số lao động thuộc công ty có thông tin thường trú, tạm trú hoặc nơi ở tại TP.HCM trên VNeID. Số này bao gồm cả người đã khám và người chưa khám.
Kinh nghiệm thực tế: Khi áp dụng cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe ở trường [6], kế toán nên lập một bảng tổng hợp riêng từ danh sách lao động, lọc theo thông tin cư trú tại TP.HCM trên VNeID. Bảng này sẽ dùng lại để đối chiếu với số người đã khám ở Phần II.
Phần II: Các đợt khám đã thực hiện
Phần II ghi nhận từng đợt khám đã hoàn thành. Nguyên tắc xuyên suốt: chỉ khai số liệu thực tế, không khai số dự kiến.
[7] Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đã khám
Tìm và chọn đúng tên bệnh viện hoặc phòng khám nơi công ty đã tổ chức khám. Chỉ tích ô “Cơ sở không có trong danh sách” nếu đã tìm nhưng không thấy cơ sở đó.
[8] Số người lao động đã khám
Nhập số người thực tế đã khám tại cơ sở đó vào đúng ngày khám, đồng thời đáp ứng điều kiện cư trú tại TP.HCM theo biểu mẫu.
[9] Ngày khám
Chọn ngày đã khám thực tế và đã nhận kết quả sức khỏe. Không nhập ngày dự kiến.
[10] Ghi chú
Không có nội dung cần ghi thì để trống.
[11] Đây là báo cáo đính chính
Chỉ tích nếu đơn vị đang gửi lại báo cáo để sửa thông tin đã gửi trước đó.
Trường hợp khám nhiều đợt
Nếu công ty khám tại hai bệnh viện hoặc khám vào hai ngày khác nhau thì bấm “+ Thêm đợt khám” để khai riêng từng đợt.
Например: Công ty A có 120 lao động đáp ứng điều kiện cư trú tại TP.HCM. Ngày 10/10/2026 khám 70 người tại Bệnh viện X; ngày 20/10/2026 khám 50 người tại Phòng khám Y. Khi áp dụng cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, Công ty A khai 2 đợt riêng biệt:
| Đợt | Cơ sở khám [7] | Số người đã khám [8] | Ngày khám [9] |
| 1 | Bênh viện X | 70 | 10/10/2026 |
| 2 | Phòng khám Y | 50 | 20/10/2026 |
Tổng số người đã khám qua các đợt (120 người) khớp với trường (6), cho thấy đơn vị đã hoàn thành 100% theo yêu cầu.
Phần III: Người báo cáo
Phần III xác định đầu mối chịu trách nhiệm về số liệu đã gửi.
[12] Họ và tên
Điền họ tên người chịu trách nhiệm gửi báo cáo.
[13] Số điện thoại
Điền số điện thoại đang sử dụng để cơ sở y tế liên hệ khi cần xác minh số liệu.
Kinh nghiệm thực tế: Nên để người trực tiếp tổng hợp danh sách lao động đứng tên báo cáo. Khi được liên hệ xác minh, người này có thể giải trình ngay số liệu ở trường [6] và trường [8] mà không mất thời gian chuyển tiếp nội bộ.
Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe
Từ kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp, đa số báo cáo phải đính chính đều xuất phát từ một vài lỗi lặp lại. Kế toán nên rà soát theo bảng dưới đây trước khi bấm gửi:
| Sai sót thường gặp | Cách làm đúng |
| Tiếp tục nhập vào Google Form cũ | Báo cáo tại hệ thống mới |
| Trường [6] chỉ ghi số người đã khám | Ghi tổng số lao động, gồm cả người đã khám và chưa khám |
| Đếm cả người lao động không cư trú tại TP.HCM | Chỉ tính người có tính thông tin thường trú, tạm trú hoặc nơi ở tại TP.HCM trên VNeID |
| Nhập ngày khám dự kiến | Chỉ nhập ngày đã khám thực tế và đã nhận kết quả |
| Gộp nhiều bệnh viện, nhiều ngày vào một dòng | Bấm “+ Thêm đợt khám” để khai riêng từng đợt |
| Tích “báo cáo đính chính” ở lần gửi đầu | Chỉ tích khi gửi lại để sửa thông tin đã gửi |
| Tên đơn vị tự nhập viết thường | Viết IN HOA theo giấy đăng ký doanh nghiệp |
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có lao động thuộc nhóm làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, lao động là người khuyết tật, chưa thành niên hoặc cao tuổi cần theo dõi riêng lịch khám ít nhất 06 tháng một lần theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.
Với doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách, việc vừa nắm cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, vừa theo dõi các nghĩa vụ lao động, BHXH – thuế song song dễ gây quá tải. Khi đó, việc tham khảo консультационные услуги в области бухгалтерского учета giúp doanh nghiệp được rà soát số liệu và quy trình trước khi nộp, hạn chế phải đính chính.
Chi phí khám sức khỏe được quy định như thế nào?
Số liệu trong báo cáo tiến độ cần khớp với chứng từ chi phí khám mà kế toán ghi nhận. Căn cứ tại Điều 33 Thông tư 32/2023/TT-BYT quy định chi phí khám sức khỏe như sau:
- Tổ chức, cá nhân đề nghị khám sức khỏe phải trả chi phí khám sức khỏe cho cơ sở khám sức khỏe, theo mức giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa hai đơn vị, trừ các trường hợp được miễn hoặc giảm theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp người được khám sức khỏe có yêu cầu cấp từ hai giấy khám sức khỏe trở lên, người được khám sức khỏe phải nộp thêm phí cấp giấy khám sức khỏe theo quy định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đó.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng nguồn thu phí từ hoạt động khám sức khỏe được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Góc nhìn kế toán: Để thuận tiện đối chiếu sau khi hoàn tất cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, nên lưu cùng một bộ hồ sơ gồm hợp đồng hoặc thỏa thuận với cơ sở khám, hóa đơn, danh sách người lao động đã khám theo từng đợt và kết quả khám. Số người trên danh sách này nên khớp với trường [8] đã khai.
Заключить
Hạn 31/10/2026 theo Công văn 16093/SNV-VLATLĐ không còn nhiều thời gian. Nắm đúng cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ đúng hạn, số liệu nhất quán và hạn chế phải đính chính.
Nếu doanh nghiệp muốn tập trung vào kinh doanh thay vì tự xử lý các báo cáo hành chính, sổ sách và nghĩa vụ định kỳ, полное бухгалтерское обслуживание là lựa chọn giúp quản lý toàn bộ hồ sơ kế toán, thuế và lao động trên một đầu mối.
Với doanh nghiệp nhỏ cần linh hoạt chi phí, có thể cân nhắc нанять бухгалтерские услуги để có người theo dõi hạn nộp và chuẩn bị số liệu cho từng kỳ báo cáo.
Hãy rà soát danh sách lao động ngay hôm nay và hoàn tất báo cáo trước 31/10/2026.
Свяжитесь с MAN – Master Accountant Network Бесплатная поддержка и консультации!
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
- Профиль компании в Google: Посмотреть профиль MAN – Master Accountant Network в Google Business Profile
- Основатель LinkedIn: Просмотрите профиль эксперта Ле Хоанг Туена на LinkedIn.
Ответственный за производство и профессиональную проверку контента: г-н. Ле Хоанг Туен – основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network.Он является сертифицированным аудитором (CPA) Вьетнама с более чем 30-летним опытом работы в области бухгалтерского учета, аудита, налогообложения и корпоративного юридического консультирования.
Câu hỏi thường gặp về cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe
Doanh nghiệp đã báo cáo qua Google Form trước đây có cần nhập lại không?
Theo hướng dẫn, từ 04/10/2026 các đơn vị không tiếp tục nhập dữ liệu tại Google Form trước đó mà thực hiện báo cáo tại hệ thống mới. Doanh nghiệp nên rà soát số liệu và báo cáo tại hệ thống mới để thống nhất dữ liệu.
Chưa khám xong có được nhập ngày khám dự kiến không?
Không. Trường [9] chỉ nhập ngày đã khám thực tế và đã nhận kết quả sức khỏe.
Gửi xong mới phát hiện sai số liệu thì xử lý thế nào?
Gửi lại báo cáo và tích ô “Đây là báo cáo đính chính” tại trường [11]. Đây là điểm quan trọng trong cách điền Hệ thống báo cáo tiến độ khám sức khỏe khi cần sửa thông tin đã gửi.
