Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng không có một mốc chung cho mọi hợp đồng. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tài chính, mốc lập hóa đơn phụ thuộc vào bản chất công việc nhận thầu như cung cấp dịch vụ, xây dựng, lắp đặt, hay kinh doanh bất động sản.
Xác định sai bản chất đồng nghĩa với lập hóa đơn sai thời điểm, kéo theo sai kỳ kê khai thuế và rủi ro bị xử phạt. Bài viết hệ thống lại căn cứ pháp lý, ba trường hợp áp dụng, ví dụ để kế toán chủ động trước mỗi lần xuất hóa đơn.
Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng là khi nào?
Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng được xác định theo bản chất hợp đồng. Nếu là cung cấp dịch vụ thì thời điểm hoàn thành dịch vụ, hoặc thời điểm thu tiền khi thu trước, trong khi cung cấp.
Nếu là xây dựng, lắp đặt thì thời điểm nghiệm thu, bàn giao. Nếu là kinh doanh bất động sản theo điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nói ngắn gọn, câu hỏi đầu tiên của kế toán không phải “đã thu tiền chưa” mà là “công việc nhận thầu này thuộc nhóm nào”. Trả lời đúng câu hỏi đó thì mốc lập hóa đơn gần như đã được xác định.
Vì sao hợp đồng giao nhận thầu dễ bị lập hóa đơn sai thời điểm
Thứ nhất, tên hợp đồng không quyết định thời điểm. Hợp đồng giao nhận thầu xây dựng là cách gọi thương mại. Bên trong có thể là thi công, lắp đặt, nhưng cũng có thể chỉ là công việc mang tính dịch vụ. Mỗi nhóm áp dụng một khoản khác nhau của Điều 9.
Thứ hai, quy tắc về tiền thu trước khác nhau giữa các nhóm. Với dịch vụ, thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì thời điểm thu tiền là thời điểm lập hóa đơn. Với xây dựng, lắp đặt, Nghị định quy định rõ “không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”, mốc gắn với nghiệm thu, bàn giao.
Thứ ba, hệ quả lan sang nghĩa vụ thuế. Hóa đơn lập sớm hoặc muộn làm lệch kỳ kê khai thuế GTGT, lệch doanh thu tính thuế TNDN, và là hành vi có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Vì vậy, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng là việc phải làm ngay từ khâu đọc hợp đồng.
Căn cứ pháp lý xác định thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng
Để xác định thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng, kế toán cần đọc liền mạch ba căn cứ:
- Phạm vi hoạt động xây dựng trong Luật Xây dựng 2025;
- Nguyên tắc lập hóa đơn tại khoản 1 Điều 4;
- Và các mốc thời điểm tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khoản 1 Điều 3 Luật Xây dựng 2025: Phạm vi hoạt động xây dựng
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Hoạt động xây dựng gồm lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng, thiết kế xây dựng; khảo sát xây dựng; quản lý cấp phép xây dựng; thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng công trình; quản lý dự án đầu tư xây dựng; quản lý năng lực hoạt động xây dựng; quản lý chi phí đầu tư xây dựng; quản lý hợp đồng xây dựng; nghiệm thu, bàn giao, đưa công trình vào khai thác, sử dụng; quyết toán vốn đầu tư; bảo hành, bảo trì công trình xây dựng và các hoạt động khác có liên quan đến công trình xây dựng.
Góc nhìn kế toán: Phạm vi hoạt động xây dựng theo Luật Xây dựng rất rộng, bao gồm cả khảo sát, thiết kế, giám sát, quản lý dự án. Vì vậy, phải đối chiếu nội dung công việc thực tế với từng khoản của Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Điểm cần ghi nhớ: Nhà thầu là “người bán” và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập. Thời điểm lập là một nội dung của hóa đơn, nên sai thời điểm cũng là trách nhiệm của nhà thầu, không thể đẩy sang chủ đầu tư vì chậm thanh toán.
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Các mốc thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa:
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ:
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
c) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;
d) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
d.1) Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng;
Lưu ý: Khoản 1 về bán hàng hóa được dẫn để kế toán phân biệt: vật tư bán riêng, không gắn với công việc thi công, lắp đặt, sẽ theo mốc chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
3 trường hợp xác định thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng theo hướng dẫn Bộ Tài chính
Cùng MAN – Master Accountant Network tìm hiểu 03 trường hợp xác định thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng.
Trường hợp 1: Giao nhận thầu xây dựng là hoạt động cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng trong trường hợp này áp dụng khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Mốc chung: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Mốc khi có thu tiền trước: Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Ngoại trừ: Khoản thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự 2015 để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn.
Lưu ý: Ranh giới giữa “tiền thu trước” và “tiền đặt cọc” phải thể hiện rõ trong điều khoản hợp đồng. Nếu hợp đồng gọi là “đặt cọc” nhưng thực chất là khoản thanh toán trước cho dịch vụ, rủi ro bị xác định lập hóa đơn chậm là rất lớn.
Trường hợp 2: Giao nhận thầu xây dựng là hoạt động xây dựng, lắp đặt
Đây là trường hợp phổ biến nhất với nhà thầu thi công. Theo điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Hai nguyên tắc cốt lõi:
- Mốc gắn với nghiệm thu, bàn giao chứ không gắn với dòng tiền: Chủ đầu tư chưa thanh toán vẫn phải lập hóa đơn khi đã nghiệm thu, bàn giao. Chủ đầu tư đã chuyển tiền nhưng chưa nghiệm thu thì điểm c chưa đặt ra mốc lập hóa đơn.
- Nghiệm thu từng phần thì lập hóa đơn theo từng phần: Điều khoản liệt kê cả “hạng mục công trình” và “khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành”, nên mỗi lần nghiệm thu, bàn giao một hạng mục hay một khối lượng hoàn thành là một thời điểm lập hóa đơn tương ứng.
Để hiểu rõ vì sao nguyên tắc phải nghiệm thu công trình rồi mới xuất hóa đơn và cách lưu biên bản làm căn cứ, kế toán có thể tham khảo thêm bài phân tích chuyên sâu của MAN.
Trường hợp 3: Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
Thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trong đó, theo điểm d.1: trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
Với các tình huống khác thuộc điểm d (ngoài điểm d.1), doanh nghiệp cần đối chiếu toàn văn điểm d khoản 4 Điều 9 trước khi chốt mốc lập hóa đơn.
Bảng tổng hợp thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng
Dưới đây là bảng tổng hợp thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng:
| Bản chất hoạt động nhận thầu | Căn cứ | Thời điểm lập hóa đơn | Việc thu tiền |
| Cung cấp dịch vụ | Khoản 2 Điều 9 | Hoàn thành cung cấp dịch vụ; hoặc thời điểm thu tiền, nếu thu tru trước, trong khi cung cấp | Thu trước là mốc lập hóa đơn, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự |
| Xây dựng, lắp đặt | Điểm c Khoản 4 Điều 9 | Nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành | Không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền |
| Kinh doanh BĐS, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán, chuyển nhượng | Điểm d Khoản 4 Điều 9 | Chưa chuyển giao, thu theo tiến độ: ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán | Gắn với tiến độ thu tiền trong hợp đồng |
Ví dụ áp dụng thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng
Ví dụ 1: Hợp đồng thi công (trường hợp 2)
Giả sử công ty B nhận thầu thi công nhà xưởng, giá trị 12 tỷ đồng. Ngày 10/3, chủ đầu tư chuyển tạm ứng 1.2 tỷ đồng. Ngày 25/5, hai bên ký biên bản nghiệm thu hạng mục móng, khối lượng hoàn thành 4 tỷ đồng, nhưng chủ đầu tư hẹn tháng 7 mới thanh toán.
- Ngày 10/3: Chưa có nghiệm thu, bàn giao nên chưa phát sinh mốc lập hóa đơn theo điểm c.
- Ngày 25/5: Công ty B lập hóa đơn 4 tỷ đồng dù chưa thu được tiền.
Chi tiết bài viết: Thời điểm xuất hóa đơn tạm ứng tiền trong dịch vụ lắp đặt.
Ví dụ 2: Hợp đồng mang bản chất dịch vụ (trường hợp 1)
Công ty C nhận thầu một gói công việc được xác định là cung cấp dịch vụ, giá trị 600 triệu đồng. Hợp đồng quy định thanh toán trước 30% (180 triệu đồng) khi ký. Khi nhận 180 triệu đồng, Công ty C phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền. Nếu khoản 180 triệu đồng là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng, thì không lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc.
Hai ví dụ cho thấy cùng là “nhận tiền trước”, nhưng thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng lại khác nhau hoàn toàn tùy bản chất hợp đồng.
Kết luận
Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không do tên hợp đồng hay dòng tiền quyết định, mà do bản chất công việc nhận thầu. Ba điểm cần nhớ:
- Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước, trong khi cung cấp (trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).
- Xây dựng, lắp đặt: Lập hóa đơn khi nghiệm thu, bàn giao, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán, chuyển nhượng: Áp dụng điểm d khoản 4 Điều 9.
Với doanh nghiệp xây dựng có nhiều hợp đồng chạy song song, mỗi hợp đồng một tiến độ nghiệm thu và thu tiền, việc theo dõi thủ công rất dễ bỏ sót mốc. Nếu bộ phận kế toán đang quá tải, giải pháp dịch vụ kế toán trọn gói của MAN – Master Accountant Network giúp chuẩn hóa từ khâu đọc hợp đồng, lập hóa đơn đến kê khai thuế. Doanh nghiệp nhỏ, chưa cần bộ máy kế toán đầy đủ có thể cân nhắc thuê dịch vụ kế toán ngoài để có chuyên gia rà soát thời điểm lập hóa đơn cho từng hợp đồng nhận thầu.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng
Thời điểm lập hóa đơn hoạt động giao nhận thầu xây dựng được quy định ở đâu?
Tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể là khoản 2 (cung cấp dịch vụ), điểm c khoản 4 (xây dựng, lắp đặt) và điểm d khoản 4 (kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng), theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Nhà thầu thi công đã nghiệm thu nhưng chủ đầu tư chưa thanh toán thì có phải lập hóa đơn không?
Có. Điểm c khoản 4 Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Nghiệm thu từng hạng mục thì lập hóa đơn một lần hay nhiều lần?
Điều khoản nêu rõ công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, nên mỗi lần nghiệm thu, bàn giao hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành là một thời điểm lập hóa đơn tương ứng.
Nhận tiền đặt cọc hợp đồng dịch vụ có phải lập hóa đơn không?
Không. Khoản 2 Điều 9 loại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn khi nào?
Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng mà thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng (điểm d.1 khoản 4 Điều 9).
Ai chịu trách nhiệm nếu hóa đơn lập sai thời điểm?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
