Công văn 3209/SNV-VLATLĐ về Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Trong hoạt động quản trị vận hành doanh nghiệp, việc thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước không chỉ thể hiện tính tuân thủ pháp luật chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro tài chính không đáng có. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách nhất mà bộ phận Kế toán và Nhân sự cần triển khai ngay đầu tháng 6 này chính là hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

Để hướng dẫn và thống nhất quy trình nộp báo cáo Sở Nội vụ TP. Hà Nội đã chính thức ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện bối cảnh pháp lý, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện 7 bước trực tuyến chuẩn xác và các chế tài xử phạt nghiêm khắc được quy định rõ tại Công văn 3209/SNV-VLATLĐ năm 2026.

Bối cảnh pháp lý Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Ngày 18/5/2026, Công văn 3209/SNV-VLATLĐ được ban hành nhằm hướng dẫn về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026. Đây là văn bản hành chính quan trọng, cụ thể hóa các quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Nội dung triển khai trong văn bản này được xây dựng vững chắc dựa trên các căn cứ pháp lý cốt lõi sau:

• Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, trong đó quy định rõ nghĩa vụ báo cáo định kỳ định kỳ 6 tháng và hàng năm của người sử dụng lao động.
• Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP ngày 28/05/2022: Nghị định của Chính phủ quy định về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế. Khoản điều khoản này sửa đổi, bổ sung phương thức báo cáo, quy định rõ trách nhiệm thông báo và gửi kết quả báo cáo của các đơn vị hoạt động bên trong các phân khu chuyên trách này về Ban Quản lý.

Mục đích của Công văn nhằm tăng tính chính xác của cơ sở dữ liệu lao động, đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số, tối giản hóa thủ tục hành chính thông qua việc nộp hồ sơ trực tuyến liên thông.

Đối tượng và phạm vi áp dụng bắt buộc theo Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể là cho rằng nghĩa vụ báo cáo lao động chỉ dành cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Tuy nhiên, phạm vi áp dụng được quy định cực kỳ rõ ràng và chặt chẽ trong Công văn 3209/SNV-VLATLĐ như sau:

Ai là người phải nộp báo cáo sử dụng lao động?

Đối tượng thực hiện báo cáo bao gồm tất cả các chủ thể có sử dụng lao động sau đây:

• Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động.
• Tất cả các loại hình doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty Hợp danh, Tập đoàn kinh tế, Doanh nghiệp FDI,…).
• Các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có thuê mướn, sử dụng người lao động không phải là thành viên.
• Các hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh và có phát sinh việc thuê mướn, sử dụng người lao động.

Lưu ý: Tất cả các đơn vị nêu trên phải có trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm hoạt động thực tế. Theo quy định của Công văn 3209/SNV-VLATLĐ, mọi đơn vị đáp ứng điều kiện này đều thuộc diện bắt buộc phải nộp báo cáo mà không có bất kỳ ngoại lệ nào về quy mô nhân sự.

Đối với các đơn vị không có bộ phận chuyên trách, việc tìm đến các công ty dịch vụ kế toán uy tín để hỗ trợ soát xét dữ liệu trước khi nộp là một giải pháp an toàn và đảm bảo đúng hạn nộp theo quy định.

Nội dung báo cáo lao động chi tiết theo quy định tại Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Khi thực hiện báo cáo, bộ phận Kế toán và Nhân sự không tự ý sáng tạo biểu mẫu mà phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy chuẩn pháp luật.

Đơn vị phải lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm 2026 theo đúng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Các chỉ tiêu thông tin cần thu thập và kê khai chính xác:

• Tổng số lao động tại thời điểm báo cáo: Bao gồm cả số lao động đang làm việc thực tế và số lao động đang tạm hoãn hợp đồng (thai sản, ốm đau dài ngày, nghỉ không lương).
• Thông tin phân loại chi tiết: Số lượng lao động là người nước ngoài có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn cấp giấy phép và Số lượng lao động từ 35 tuổi trở lên.
• Cơ cấu theo loại Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Số lượng nhân sự ký HĐLĐ không xác định thời hạn. Số lượng nhân sự ký HĐLĐ xác định thời hạn (từ 01 tháng đến dưới 36 tháng) và Số lượng nhân sự đang trong thời gian thử việc.
• Biến động lao động trong kỳ: Tổng hợp chính xác số lượng lao động tăng mới (mới tuyển dụng) và số lượng lao động giảm (đã chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc) trong khoảng thời gian từ ngày 01/01/2026 đến hết ngày 31/5/2026.

Lưu ý: Các doanh nghiệp, đơn vị thuộc phạm vi áp dụng cần rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo số liệu báo cáo khớp với dữ liệu đóng BHXH hàng tháng của đơn vị nhằm tránh các rủi ro phát sinh trong công tác thanh tra liên ngành sau này.

Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu do khối lượng nghiệp vụ quá lớn, có thể cân nhắc sử dụng phương án thuê kế toán dịch vụ chuyên nghiệp để xử lý hồ sơ nhanh chóng, đảm bảo khớp đúng với dữ liệu đóng Bảo hiểm xã hội trước khi gửi lên hệ thống.

Hai hình thức nộp báo cáo trực tuyến linh hoạt theo Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Một điểm cộng lớn của kỳ báo cáo năm nay là việc loại bỏ hoàn toàn phương thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại bộ phận Cơ quan. Công văn 3209/SNV-VLATLĐ chỉ định rõ hai hình thức nộp trực tuyến hoàn toàn, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí đi lại cho doanh nghiệp:

Hình thức 1: Nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đây là phương thức nộp liên thông được cơ quan quản lý khuyến khích đối với các doanh nghiệp đã đồng bộ hóa chữ ký số doanh nghiệp.

• Địa chỉ truy cập chính thức: https://dichvucong.gov.vn/
• Thao tác thực hiện: Đơn vị thực hiện “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
• Lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp đặc thù: Đối với các đơn vị sử dụng lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, bên cạnh việc nộp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo hướng dẫn của Công văn 3209/SNV-VLATLĐ, đơn vị phải đồng thời thực hiện thông báo và gửi kết quả báo cáo đến Ban Quản lý các Khu công nghệ cao và Khu công nghiệp để đảm bảo đúng quy định của Nghị định 35/2022/NĐ-CP.

Hình thức 2: Nộp trực tuyến về Sở Nội vụ

Trong trường hợp gặp khó khăn kỹ thuật khi liên thông trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án gửi hồ sơ trực tiếp đến hệ thống trực tuyến của Sở.

• Phương thức thực hiện: Đơn vị truy cập Hệ thống tiếp nhận thông tin trực tuyến của Sở Nội vụ, thực hiện kê khai các trường thông tin số liệu bắt buộc.
• Yêu cầu tệp đính kèm: Đơn vị bắt buộc phải đính kèm bản quét (scan) từ bản gốc báo cáo giấy đã được người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu đỏ của đơn vị (yêu cầu định dạng tệp là pdf). Bản scan phải rõ nét, đầy đủ thông tin và không bị mờ nhòe chữ ký hay con dấu.

Hướng dẫn chi tiết các bước nộp báo cáo lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Quy trình nộp báo cáo liên thông trên hệ thống quốc gia có thể gây bối rối cho một số kế toán mới. Để đơn giản hóa quy trình này, dưới đây là hướng dẫn chi tiết 7 bước chuẩn hóa giúp các đơn vị dễ dàng theo dõi và thực hiện theo đúng tính thần của Công văn.

• Bước 1 – Truy cập hệ thống dịch vụ công Truy cập vào địa chỉ Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Bước 2 – Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp: Nhấn chọn mục Đăng nhập ở góc phải màn hình. Thực hiện đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia dành cho doanh nghiệp đã có chữ ký số. Nếu đơn vị chưa có tài khoản, hãy chuẩn bị Chữ ký số hoạt động bình thường, nhấn vào nút Đăng ký và làm theo hướng dẫn của hệ thống để khởi tạo.
• Bước 3 – Tìm kiếm thủ tục liên thông báo báo cáo lao động: Sau khi đã đăng nhập thành công vào trang quản trị cá nhân/doanh nghiệp, bạn tìm và chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”. Tại thanh công cụ tìm kiếm của cổng dịch vụ công, bạn nhập chính xác từ khóa: “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”. Hệ thống sẽ hiển thị các kết quả phù hợp, bạn tìm chọn thủ tục: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
• Bước 4 – Nhấp chọn nộp trực tuyến: Khi giao diện thông tin chi tiết về thủ tục xuất hiện, hãy đọc kỹ các lưu ý kỹ thuật rồi nhấn chọn nút “Nộp trực tuyến” màu xanh để chuyển sang bước kê khai dữ liệu.
• Bước 5 – Kê khai thông tin chi tiết: Tại bước này, hệ thống sẽ yêu cầu bạn kê khai thông tin chi tiết của đơn vị. Một lưu ý cực kỳ quan trọng được nhấn mạnh trong Công văn 3209/SNV-VLATLĐ là tại mục lựa chọn cơ quan nhà nước nhận báo cáo, bạn phải chọn đúng tên Sở Nội vụ hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp nơi đơn vị đặt trụ sở chính, chi nhánh hay văn phòng đại diện.
• Bước 6 – Đăng ký thông tin lên hệ thống: Kiểm tra lại một lần nữa tính chuẩn xác của các số liệu nhân sự đã điền. Khi đã chắc chắn thông tin không có sai lệch, bạn nhấn vào nút “Đăng ký”. Hệ thống dịch vụ công quốc gia sẽ tự động ghi nhận và đồng bộ hóa thông tin của doanh nghiệp bạn lên cơ sở dữ liệu chung.
• Bước 7 – Xác nhận hoàn tất: Khi màn hình máy tính hiển thị bảng thông báo chúc mừng với nội dung: “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”, lúc này thủ tục của bạn đã được tiếp nhận hoàn tất.

Lưu ý sau nộp: Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo song song đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực trực tiếp quản lý nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Thời gian nộp báo cáo và hậu quả của việc chậm trễ

Một trong những nội dung quan trọng nhất mà Công văn 3209/SNV-VLATLĐ muốn chuyển tải đến toàn thể cộng đồng doanh nghiệp chính là mốc thời gian hoàn thành nghĩa vụ báo cáo.

Hạn chót nộp báo cáo lao động 6 tháng đầu năm 2026 là ngày nào?

Các đơn vị bắt buộc phải hoàn thành việc gửi báo cáo trước ngày 05/6/2026.

Ngay sau ngày 05/6/2026 sẽ chính thức đóng toàn bộ hệ thống tiếp nhận trực tuyến. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện hành vi nộp muộn hay nộp bù trực tuyến được nữa.

Hệ thống sẽ tự động kết xuất dữ liệu và tiến hành tổng hợp danh sách các đơn vị chưa thực hiện nghĩa vụ báo cáo. Danh sách này sẽ được gửi trực tiếp đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền để làm cơ sở cho việc thanh tra, kiểm tra đột xuất và đánh giá việc chấp hành pháp luật lao động của doanh nghiệp khi có yêu cầu.

Mức phạt hành chính với hành vi vi phạm theo Công văn 3209/SNV-VLATLĐ

Dưới đây là những mức phạt theo quy định đối với hành vi vi phạm:

Trễ hạn nộp báo cáo lao động bị xử lý như thế nào?

Dưới góc độ pháp lý, luật hiện hành không quy định riêng biệt một khung hình phạt về phạt nộp trễ hạn báo cáo lao động. Tuy nhiên, do Sở Nội vụ sẽ đóng hệ thống tiếp nhận vào ngày 05/6/2026, nên mọi hành vi nộp trễ hạn khiến hệ thống không thể ghi nhận đều bị cơ quan chức năng quy vào hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ theo quy định (tức là coi như không nộp báo cáo).

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, mức phạt tiền đối với hành vi này được quy định cụ thể như sau:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân, hộ gia đình kinh doanh: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã: Áp dụng nguyên tắc phạt tiền gấp đôi được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt áp dụng sẽ dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Doanh nghiệp hoặc đơn vị vi phạm quy định tại Công văn 3209/SNV-VLATLĐ sẽ bị ghi nhận điểm trừ uy tín nghiêm trọng trên hệ thống thông tin của Sở Nội vụ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cũng như cơ quan BHXH địa phương. Doanh nghiệp vi phạm sẽ rơi vào nhóm đối tượng có rủi ro cao và thường xuyên bị đưa vào danh sách kiểm tra liên ngành trực tiếp tại trụ sở.

Để được hỗ trợ chuyên sâu và đảm bảo tính thống nhất trong công tác quản lý nhân sự – tiền lương toàn hệ thống, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán từ những đơn vị uy tín và có kinh nghiệm. Điều này giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ Công văn 3209/SNV-VLATLĐ vừa kiểm soát tốt rủi ro pháp lý lao động.

Giải đáp thắc mắc Công văn 3209/SNV-VLATLĐ về báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp mới thành lập trong tháng 5/2026 và chưa phát sinh lao động nào thì có phải nộp báo cáo này không?

Có. Theo quy định của Công văn 3209/SNV-VLATLĐ, tất cả các đơn vị đều thuộc diện điều chỉnh. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập chưa tuyển dụng nhân sự hoặc chưa ký HĐLĐ nào, kế toán vẫn thực hiện nộp báo cáo với số liệu lao động bằng 0 (Báo cáo trắng) để hệ thống ghi nhận trạng thái tuân thủ của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không có bất kỳ biến động tăng hay giảm nhân sự nào trong suốt 6 tháng đầu năm 2026, vậy có được miễn nộp báo cáo không?

Không. Kể cả khi số lượng và thông tin nhân sự hoàn toàn giữ nguyên, không phát sinh tăng giảm, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập báo cáo theo Mẫu 01/PLI để xác nhận tình hình sử dụng lao động thực tế hiện tại gửi cơ quan quản lý trước ngày 05/6/2026.

Lỡ nộp sai số liệu trên hệ thống trực tuyến nhưng chưa đến ngày 05/6/2026 thì có sửa lại được không?

Được. Trước khi hệ thống tiếp nhận đóng cửa vào ngày 05/6/2026, nếu phát hiện có sai sót về mặt số liệu, doanh nghiệp hoàn toàn được thực hiện kê khai điều chỉnh và đăng ký nộp lại bản báo cáo mới thay thế trực tiếp trên hệ thống trực tuyến. Hệ thống sẽ ghi nhận phiên bản nộp cuối cùng của bạn làm dữ liệu chính thức.

Kết luận

Công văn 3209/SNV-VLATLĐ năm 2026 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm triển khai việc báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm 2026 đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố. Theo hướng dẫn tại Công văn 3209/SNV-VLATLĐ, các đơn vị phải hoàn thành việc gửi báo cáo trước ngày 05/06/2026.

Trong bối cảnh các cơ quan quản lý nhà nước ngày càng đẩy mạnh chuyển đổi số và tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra lao động, việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của Công văn 3209/SNV-VLATLĐ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự minh bạch, chính xác và phù hợp với quy định của pháp luật lao động năm 2026. Đây là nhiệm vụ mà các đơn vị sử dụng lao động  cần đặc biệt lưu ý để bảo đảm tuân thủ và hạn chế các phát sinh không đáng có trong quá trình hoạt động. 

Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời!

Thông tin liên hệ MAN – Master Accounntant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.