Đáng chú ý, từ ngày 01/7/2026, cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 đã được quy định lại tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, với nhiều điểm mà kế toán doanh nghiệp cần cập nhật ngay để tránh áp dụng sai quy định cũ. Vậy cụ thể, quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo văn bản mới này có gì đáng lưu ý? Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa toàn bộ nội dung theo đúng căn cứ pháp lý hiện hành.
Căn cứ pháp lý về cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026
Toàn bộ nội dung hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực áp dụng từ ngày 01/7/2026. Đây là văn bản hướng dẫn chi tiết việc xử lý các hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát sinh sai sót ở nhiều mức độ khác nhau, từ sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế cho đến sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất.
Song song với đó, kế toán cũng cần đối chiếu thêm với xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP văn bản quy định về nội dung hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và các chế tài liên quan để áp dụng đồng bộ, tránh tình trạng chỉ nắm một phần quy định mà bỏ sót các nội dung liên quan.
Về bản chất, Thông tư 91/2026/TT-BTC không thay đổi triết lý xử lý hóa đơn sai sót (vẫn dựa trên nguyên tắc thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế) nhưng đã hệ thống hóa lại thành các nhóm trường hợp cụ thể, giúp kế toán dễ tra cứu và áp dụng chính xác hơn so với các quy định trước đây.
See more: Điểm mới Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Phân loại các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026
Đây là phần cốt lõi trong cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026, được chia thành ba nhóm trường hợp chính dựa trên mức độ ảnh hưởng của sai sót đến nghĩa vụ thuế.
Sai sót không liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa
Trường hợp đầu tiên áp dụng khi hóa đơn điện tử sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn.
Với nhóm sai sót này, người bán không cần lập lại hóa đơn mà chỉ cần:
- Thông báo cho người mua về nội dung sai sót;
- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Đây là quy trình xử lý đơn giản nhất trong toàn bộ hệ thống quy định, phù hợp với các lỗi mang tính hình thức, không làm thay đổi bản chất giao dịch hay nghĩa vụ kê khai thuế.
Sai sót về mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế
Đối với các sai sót nghiêm trọng hơn, bao gồm sai mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; sai số tiền; sai thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác không thuộc nhóm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất thì người bán được lựa chọn một trong hai phương án xử lý:
- Phương án 1 – Điều chỉnh hóa đơn đã lập sai: Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chú thích ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Phương án 2 – Thay thế hóa đơn đã lập sai: Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chú thích ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Việc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế phụ thuộc vào tính chất sai sót và thỏa thuận giữa hai bên, nhưng một khi đã chọn một hình thức thì cần lưu ý nguyên tắc nhất quán sẽ được trình bày ở phần sau.
Sai sót lặp lại trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong tháng
Trường hợp đặc thù thứ ba là khi phát sinh sai sót cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng một tháng. Trong tình huống này, người bán được phép:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho toàn bộ các hóa đơn điện tử đã lập sai trong tháng đó;
- Đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán trong các trường hợp giao dịch phát sinh thường xuyên với cùng một đối tác.
Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán trong các trường hợp giao dịch phát sinh thường xuyên với cùng một đối tác.
Xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc thù theo Thông tư 91/2026
Ngoài ba nhóm sai sót cơ bản nêu trên, Thông tư còn quy định riêng cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 đối với một số tình huống đặc thù trong thực tế kinh doanh:
- Thanh toán thực tế hoặc quyết toán làm thay đổi giá trị, khối lượng: Nếu hóa đơn đã lập không sai nhưng phát sinh chênh lệch qua thanh toán hoặc quyết toán, người bán lập hóa đơn điện tử mới cho phần chênh lệch, ghi số âm nếu giảm, ghi số dương nếu tăng, phù hợp thực tế.
- Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số: Số tiền chiết khấu được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
- Trả lại hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa. Trường hợp các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
- Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng: Nếu tài sản đã đăng ký theo tên người mua và người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, bảo đảm phù hợp quy định pháp luật liên quan.
- Bảo hiểm và các khoản giảm thu: Khi hoàn phí, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ số tiền và lý do hoàn, giảm.
- Thu tiền trước, dịch vụ thanh toán, viễn thông, khí thiên nhiên: Mỗi lĩnh vực có cách xử lý riêng, từ việc điều chỉnh khi hủy/chấm dứt giao dịch bất động sản, xây dựng, đến việc căn cứ bảng kê dữ liệu để lập hóa đơn điều chỉnh đối với dịch vụ viễn thông trả trước hay chênh lệch tỷ giá khi bán khí thiên nhiên.
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu: Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp thuộc quy định riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Ngành hàng không: Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Việc nắm rõ từng tình huống đặc thù giúp kế toán tránh áp dụng máy móc một quy trình chung cho mọi loại hình giao dịch, vốn có thể dẫn đến sai sót thứ cấp không đáng có.
Quy trình xử lý Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử sai sót
Bên cạnh việc xử lý từng hóa đơn riêng lẻ, cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 còn quy định rõ quy trình đối với Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, vốn là báo cáo định kỳ mà nhiều doanh nghiệp phải gửi cơ quan thuế:
- Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu của các kỳ tiếp theo, không cần gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bảng tổng hợp đã gửi thiếu hoặc sai: Người bán gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung, điền đầy đủ thông tin liên quan theo mẫu áp dụng.
- Cơ sở dữ liệu giao dịch gửi thiếu hoặc sai: Người bán gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung.
- Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử lập sai: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT; người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định. Nếu xử lý theo hình thức thông báo (mục 1), hệ thống sẽ tự động phản hồi tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT.
Quy trình này cho thấy vai trò chủ động rà soát của kế toán là rất quan trọng, không nên chờ đến khi cơ quan thuế phát hiện và gửi thông báo mới xử lý, vì điều đó có thể kéo theo rủi ro về thời hạn kê khai và xử phạt.
Với những doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ đủ chuyên sâu để cập nhật kịp thời các quy định mới, việc hire accounting services chuyên nghiệp từ các đơn vị uy tín như MAN – Master Accountant Network sẽ giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro xử lý sai quy trình hóa đơn điện tử.
Những lưu ý quan trọng khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử
Khi áp dụng cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026, kế toán cần đặc biệt lưu ý một số nguyên tắc sau để tránh vi phạm quy trình:
Nguyên tắc nhất quán hình thức xử lý
Nếu người bán đã xử lý hóa đơn sai theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót trên chính hóa đơn đó, thì các lần xử lý tiếp theo bắt buộc phải theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên. Điều này tránh tình trạng một hóa đơn gốc bị vừa điều chỉnh, vừa thay thế gây khó khăn cho việc tra soát.
Trường hợp chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai, thì người bán chỉ được thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, không được lựa chọn hình thức thay thế.
Nguyên tắc kê khai hóa đơn điều chỉnh
Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, bắt buộc phải điều chỉnh tăng bằng cách ghi số dương, điều chỉnh giảm bằng cách ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh. Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, hai mốc thời gian này không nhất thiết trùng nhau.
Văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn
Một điểm dễ bị bỏ sót trong quá trình áp dụng cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 là yêu cầu về văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn đối với hai nhóm sai sót đã nêu ở phần trên:
- Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót; người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản này tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo công khai trên website của người bán (nếu có), đồng thời vẫn phải lưu giữ văn bản thỏa thuận để xuất trình khi được yêu cầu.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc lập văn bản thỏa thuận. Người bán được miễn yêu cầu này trong các tình huống như:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu;
- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch;
- Hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
See more: 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Lưu ý liên quan khi xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân, khách lẻ
Việc nắm vững cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 sẽ trọn vẹn hơn nếu kế toán đồng thời cập nhật quy định về nội dung và thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bởi phần lớn sai sót phát sinh ngay từ khâu lập hóa đơn ban đầu.
Theo đó, hóa đơn xuất cho cá nhân/khách lẻ cần phân biệt rõ ba nhóm đối tượng:
- Cá nhân kinh doanh hay hộ kinh doanh (bắt buộc ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế);
- Cá nhân không kinh doanh có yêu cầu lấy hóa đơn (nên ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân);
- Và cá nhân, khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn, nhóm này không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và chữ ký số người mua, có thể ghi tên đơn vị là “Bán cho người tiêu dùng”.
Về thời điểm xuất hóa đơn, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khác nhau theo từng loại hình:
- Đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, không phân biệt đã thu tiền hay chưa;
- Đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước;
- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành;
- Kinh doanh bất động sản, thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào việc đã chuyển giao quyền hay chưa.
Nắm chắc các mốc thời điểm này chính là cách phòng ngừa sai sót ngay từ đầu, thay vì phải xử lý điều chỉnh, thay thế về sau.
Ngoài ra, cần lưu ý quy định tại khoản 5 Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về việc khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn:
Mức khen thưởng không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính của vụ việc, tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc.
Đây là căn cứ cho thấy cơ quan quản lý đang siết chặt việc tuân thủ hóa đơn từ cả phía người bán lẫn kênh giám sát từ người tiêu dùng, càng đòi hỏi doanh nghiệp phải xử lý hóa đơn sai sót đúng quy trình, đúng thời hạn.
Trường hợp doanh nghiệp muốn được hỗ trợ trực tiếp trong việc rà soát, xử lý hóa đơn điện tử sai sót và thực hiện đầy đủ các thủ tục kê khai, báo cáo thuế theo đúng quy định hiện hành, có thể tham khảo full accounting service, giải pháp giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật mà không cần lo lắng về việc cập nhật văn bản mới.
Conclude
Có thể thấy, cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026 được xây dựng theo hướng phân loại rõ ràng theo mức độ sai sót, đi kèm các mẫu biểu cụ thể cho từng tình huống, từ Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Mẫu số 01/BK-ĐCTT cho đến Mẫu 01/TB-RSĐT, Mẫu 01/TB-SSĐT. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp kế toán xử lý đúng thủ tục khi phát sinh sai sót, mà còn là cơ sở để phòng ngừa rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đảm bảo tính chính xác trong công tác kê khai, quyết toán thuế của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn về việc lựa chọn giữa hình thức điều chỉnh hay thay thế hóa đơn, hoặc cách trình bày văn bản thỏa thuận đúng quy định, hãy liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ giải đáp và tư vấn về chính sách hóa đơn, thuế mới nhất.
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026
Hóa đơn điện tử sai sót có bắt buộc phải hủy hóa đơn không?
Không. Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai. Tùy theo mức độ sai sót, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế (đối với sai sót không liên quan mã số thuế, số tiền, thuế suất), hoặc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (đối với sai sót về mã số thuế, số tiền, hàng hóa, thuế suất). Hóa đơn gốc vẫn được lưu trữ, không bị xóa bỏ khỏi hệ thống.
Nên chọn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử khi sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất?
Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép người bán tự lựa chọn một trong hai hình thức, không bắt buộc theo thứ tự ưu tiên nào. Trên thực tế, kế toán thường chọn lập hóa đơn điều chỉnh khi chỉ cần sửa một phần thông tin (ví dụ điều chỉnh số tiền, thuế suất), và chọn lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn sai quá nhiều nội dung, cần lập lại toàn bộ cho rõ ràng.
Một hóa đơn điện tử có được điều chỉnh hoặc thay thế nhiều lần không?
Có, nếu sau khi điều chỉnh hoặc thay thế mà tiếp tục phát hiện sai sót. Tuy nhiên, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã sử dụng ở lần xử lý đầu tiên (đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế), nhằm đảm bảo tính thống nhất và dễ tra soát.
Xử lý nhiều hóa đơn sai sót của cùng một khách hàng trong tháng như thế nào cho đúng quy định?
Nếu các hóa đơn sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất và phát sinh trong cùng một tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho toàn bộ các hóa đơn sai đó, kèm theo Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT liệt kê chi tiết các hóa đơn cần xử lý. Cách này giúp giảm tải khối lượng công việc so với việc lập riêng từng hóa đơn điều chỉnh.
Ai chịu trách nhiệm kê khai khi có hóa đơn điều chỉnh, bên bán hay bên mua?
Cả hai bên đều phải kê khai, nhưng vào các kỳ khác nhau: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Về giá trị, điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh phát sinh.
