Thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho là bài toán mà hầu như doanh nghiệp xuất khẩu, gia công nào cũng phải đối mặt khi hàng hóa hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên, lỗi mốt, lạc hậu kỹ thuật hoặc không còn giá trị sử dụng. Vậy thủ tục này phải được thực hiện đúng trình tự, đúng hồ sơ pháp lý thì chi phí mới được cơ quan thuế chấp nhận và thuế GTGT đầu vào mới không bị truy thu. Qua thực tế tư vấn trực tiếp cho nhiều doanh nghiệp ngành dệt may, gia công xuất khẩu, MAN – Master Accountant Network nhận thấy chỉ cần sai một khâu thiếu thông báo hải quan, thiếu hình ảnh video, hoặc lệch số liệu giữa các chứng từ, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc bị loại toàn bộ chi phí, truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
Bài viết này hệ thống hóa toàn bộ thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho theo các văn bản pháp luật hiện hành áp dụng từ năm 2026, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp nắm được ba nhóm nghĩa vụ cần xử lý đồng thời, quy trình các bước với cơ quan hải quan, bộ hồ sơ tối thiểu cần lưu giữ, cùng những lưu ý đặc thù đối với doanh nghiệp gia công xuất khẩu.
Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho?
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn coi tiêu hủy hàng tồn kho là một nghiệp vụ nội bộ đơn giản: lập biên bản, ký duyệt rồi mang đi hủy. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro rất lớn, đặc biệt với doanh nghiệp có nguyên phụ liệu nhập khẩu theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, nhóm hàng đang được miễn thuế nhập khẩu và chịu sự giám sát của cơ quan hải quan.
Khi thực hiện thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho, doanh nghiệp phải xử lý đồng thời ba nhóm nghĩa vụ sau:
| Content | Conclude | Điều kiện bắt buộc |
| Thủ tục hải quan | Bắt buộc thông báo trước khi tiêu hủy | Gửi thông báo qua Hệ thống theo Mẫu số 22a Phụ lục II; chờ phản hồi về việc có giám sát trực tiếp hay không rồi mới được hủy |
| Chi phí thuế TNDN | Included in deductible expenses. | Chi với hàng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; lưu đủ hồ sơ tiêu hủy tại doanh nghiệp |
| Thuế GTGT đầu vào | Được khấu trừ, không phải điều chỉnh giảm | Có hồ sơ chứng minh tổn thất không được bồi thường |
Nếu bỏ sót bất kỳ nhóm nghĩa vụ nào, doanh nghiệp đều có thể gánh chịu hậu quả: từ truy thu thuế nhập khẩu, truy thu thuế GTGT khâu nhập khẩu, đến việc toàn bộ giá vốn hàng hủy bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp gia công, xuất khẩu nên chủ động tham khảo full package tax accounting services ngay từ giai đoạn lập phương án, để đảm bảo cả ba nhóm nghĩa vụ hải quan – thuế TNDN, thuế GTGT được xử lý đồng bộ, không bỏ sót bất kỳ khâu nào.
Căn cứ pháp lý quy định về thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho
Để thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho được thực hiện đúng quy định và có giá trị pháp lý khi giải trình với cơ quan thuế, hải quan, doanh nghiệp cần bám sát các văn bản sau:
- Law on Corporate Income Tax No. 67/2025/QH15
- Điểm i7 và điểm j khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15
- Khoản 1 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP
- Điều 55, Điều 64 (điểm d khoản 3), Điều 71, Điều 75 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC)
- Công văn 18294/CHQ-GSQL ngày 30/6/2026 của Cục Hải quan
- Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
- Luật Bảo vệ môi trường năm 2020 và Nghị định 08/2022/NĐ-CP
- Thông tư 48/2019/TT-BTC và Thông tư 99/2025/TT-BTC
Đây chính là nền tảng pháp lý bắt buộc phải viện dẫn khi lập hồ sơ tiêu hủy, để tránh tình trạng cơ quan thuế bác bỏ chi phí do doanh nghiệp căn cứ vào văn bản đã hết hiệu lực.
Ba nhóm nghĩa vụ bắt buộc khi thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho
Về bản chất, thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho không phải là một thủ tục đơn lẻ mà là sự giao thoa giữa ba lĩnh vực quản lý nhà nước:
- Hải quan (đối với hàng có nguồn gốc nhập khẩu);
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (chi phí được trừ)’
- Và thuế giá trị gia tăng (khấu trừ đầu vào).
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ để cả ba nhóm nghĩa vụ này được xử lý song song, không tách rời, vì hồ sơ của nhóm này thường là căn cứ chứng minh cho nhóm kia.
Quy trình tiêu hủy theo quy định hải quan
Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu theo loại hình gia công, xuất khẩu đang miễn thuế nhập khẩu và chịu giám sát hải quan, việc tiêu hủy mà không thông báo trước sẽ bị xác định là tự ý thay đổi mục đích sử dụng hàng hóa, dẫn đến truy thu thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và xử phạt vi phạm hành chính. Vì vậy, thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho đối với nhóm hàng này bắt buộc phải thực hiện đầy đủ 5 bước sau.
Bước 1: Lập phương án tiêu hủy
Doanh nghiệp cần xây dựng phương án chi tiết gồm:
- Danh mục hàng hóa, số lượng;
- Tờ khai nhập khẩu tương ứng;
- Hợp đồng gia công liên quan;
- Lý do tiêu hủy, phương pháp thực hiện, địa điểm và đơn vị xử lý được lựa chọn.
Bước 2: Thông báo cho cơ quan hải quan trước khi tiêu hủy
Đây là bước then chốt trong thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho đối với hàng có nguồn gốc nhập khẩu. Doanh nghiệp gửi thông báo tiêu hủy qua Hệ thống theo Mẫu số 22a Phụ lục II. Trường hợp Hệ thống chưa đáp ứng hoặc gặp sự cố kỹ thuật, doanh nghiệp nộp bản giấy theo Mẫu số 18b/THHH/GSQL Phụ lục V.
Bước 3: Chờ phản hồi từ cơ quan hải quan
Cơ quan hải quan sẽ phản hồi về việc có cử công chức giám sát trực tiếp quá trình tiêu hủy hay không. Doanh nghiệp tuyệt đối không được tiến hành tiêu hủy khi chưa nhận được phản hồi này.
Bước 4: Thực hiện tiêu hủy đúng phương án đã thông báo
Việc tiêu hủy phải lập biên bản có đầy đủ chữ ký các bên liên quan; đồng thời quay phim, chụp ảnh toàn bộ quá trình thực hiện. Đây được xem là bằng chứng quan trọng nhất mà cơ quan thuế và hải quan xem xét khi kiểm tra sau này. Lưu ý: doanh nghiệp không được tự đốt, chôn lấp trong khuôn viên nhà máy mà phải thuê đơn vị có giấy phép về môi trường, đồng thời lưu giữ bản sao giấy phép đó.
Bước 5: Phản ánh vào báo cáo quyết toán
Sau khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải cập nhật lượng nguyên phụ liệu đã tiêu hủy vào sổ chi tiết nguyên phụ liệu và báo cáo quyết toán nộp cho cơ quan hải quan.
Ngoài ra, một mốc thời gian quan trọng cần lưu ý: chậm nhất 30 ngày kể từ ngày hợp đồng gia công kết thúc hoặc hết hiệu lực, doanh nghiệp phải hoàn tất việc xử lý nguyên phụ liệu dư thừa, phế liệu, phế phẩm. Trường hợp lựa chọn bán phế liệu, phế phẩm vào nội địa thay vì tiêu hủy, doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu nhưng phải kê khai, nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Hồ sơ thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho cần chuẩn bị
Một điểm cần lưu ý là Nghị định 320/2025/NĐ-CP không liệt kê danh mục hồ sơ cụ thể, mà chỉ yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ khi được thanh tra, kiểm tra. Nói cách khác, nghĩa vụ chứng minh tính hợp lệ của thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho thuộc về chính doanh nghiệp. Đây cũng chính là hạng mục mà các đơn vị cung cấp full accounting service như MAN thường hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch tiêu hủy, nhằm đảm bảo hồ sơ đầy đủ và nhất quán khi bị kiểm tra. Dưới đây là bộ hồ sơ tối thiểu cần xây dựng và lưu trữ:
| Hồ sơ | Note |
| Biên bản kiểm kê hàng tồn kho | Mã hàng, số lượng, giá vốn, ngày nhập kho, tuổi tồn kho |
| Biên bản đánh giá chất lượng hoặc Tờ trình đề xuất tiêu hủy | Quan trọng nhất; nêu nguyên nhân đúng ngôn ngữ pháp lý: hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên, lạc hậu mốt, lỗi thời hoặc không còn giá trị sử dụng |
| Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy và Quyết định phê duyệt tiêu hủy | Chứng minh thẩm quyền phê duyệt; kèm danh mục và giá trị chi tiết |
| Biên bản tiêu hủy có đủ chữ ký Hội đồng | Ghi rõ thời gian, địa điểm, phương thức, số lượng thực hủy, giá trị thu hồi (nếu có) |
| Hình ảnh và video toàn bộ quá trình tiêu hủy | Bằng chứng được cơ quan thuế và hải quan coi trọng nhất trong ngành may mặc |
| Phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật tư | Đối chiếu khớp số lượng với biên bản tiêu hủy |
| Hợp đồng xử lý chất thải, biên bản bàn giao, chứng từ cân, hóa đơn, ủy nhiệm chi | Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 5 triệu đồng trở lên |
| Văn bản xác nhận không được bảo hiểm bồi thường; thông báo tiêu hủy và phản hồi của hải quan | Phần được bồi thường phải tự loại trừ trước khỏi chi phí được trừ; hồ sơ hải quan lưu chung để chứng minh tính hợp lệ của việc tiêu hủy |
Việc chuẩn bị đầy đủ 8 loại hồ sơ trên không chỉ phục vụ cho thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho, mà còn là căn cứ bảo vệ doanh nghiệp trong các đợt kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra quyết toán thuế sau này.
Điều kiện để chi phí tiêu hủy hàng tồn kho được trừ khi tính thuế TNDN
Một trong những điểm doanh nghiệp gia công xuất khẩu cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho là phải xác định đúng quyền sở hữu đối với hàng hóa bị tiêu hủy, vì điều này quyết định trực tiếp đến việc chi phí có được ghi nhận hay không.
Trường hợp nguyên phụ liệu thuộc sở hữu bên đặt gia công nước ngoài
Với hàng nhận gia công, được theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp không được ghi nhận giá vốn hàng hủy vào chi phí, vì đây không phải là tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ có phần chi phí dịch vụ tiêu hủy do doanh nghiệp thực chi (thuê đơn vị xử lý, vận chuyển…) mới được tính vào chi phí được trừ.
Trường hợp hàng hóa thuộc sở hữu doanh nghiệp
Đối với nguyên phụ liệu do doanh nghiệp tự mua, hoặc thành phẩm hoặc bán thành phẩm thuộc sở hữu doanh nghiệp (loại hình sản xuất xuất khẩu hoặc phụ liệu doanh nghiệp tự cung ứng), doanh nghiệp được ghi nhận đầy đủ giá vốn hàng hủy vào chi phí được trừ, theo quy định tại điểm i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Ngoài ra, nếu hợp đồng gia công quy định bên đặt gia công hoàn trả chi phí tiêu hủy cho doanh nghiệp, khoản thu hồi này phải xuất hóa đơn và ghi nhận vào doanh thu hoặc thu nhập khác, không được bỏ sót khi kê khai thuế.
Phạm vi chi phí được trừ đã được mở rộng
So với quy định trước đây, điểm i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã ghi nhận trực tiếp nhóm hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, không còn giá trị sử dụng, nhóm nguyên nhân trước đây thường bị loại theo Thông tư 96/2015. Chi phí được trừ trong thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho hiện nay bao gồm cả giá vốn hàng hủy (trừ phần đã trích lập dự phòng) và các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu hủy.
Thuế GTGT đầu vào khi tiêu hủy hàng tồn kho có phải điều chỉnh giảm không?
Đây là câu hỏi được nhiều kế toán quan tâm khi thực hiện thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho. Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
Doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào, kể cả phần thuế đầu vào của hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường, nghĩa là không phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đã khấu trừ trước đó, miễn là có đầy đủ hồ sơ chứng minh tổn thất không được bồi thường.
Cần lưu ý thêm hai điểm:
- Nguyên phụ liệu nhập khẩu được miễn thuế thì không phát sinh thuế GTGT đầu vào khâu nhập khẩu, nên không đặt ra vấn đề điều chỉnh.
- Thuế GTGT của các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu hủy như chi phí vận chuyển, chi phí xử lý chất thải, vẫn được khấu trừ bình thường như mọi chi phí hợp lệ khác.
Về vấn đề hóa đơn, nguyên tắc chung là không xuất hóa đơn khi tiêu hủy hàng hóa. Tuy nhiên, nếu quá trình tiêu hủy có phát sinh thu hồi, bán phế liệu (ví dụ vải vụn, bông sợi trong ngành dệt may), doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra đối với phần giá trị thu hồi này.
Những sai sót thường gặp khi thực hiện thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho
Qua thực tế tư vấn, MAN nhận thấy có một số lỗi lặp lại nhiều lần khiến doanh nghiệp gặp rủi ro khi cơ quan thuế, hải quan kiểm tra hồ sơ thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho:
- Bỏ qua bước thông báo hải quan: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất đối với hàng nhập khẩu theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, có thể bị quy kết là tự ý thay đổi mục đích sử dụng, dẫn đến truy thu thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu.
- Thiếu hình ảnh, video quá trình tiêu hủy: Chỉ có biên bản giấy mà không có bằng chứng hình ảnh là không đủ căn cứ. Cơ quan quản lý luôn đặt nghi vấn liệu hàng hóa (đặc biệt là hàng may mặc) có thực sự bị tiêu hủy đến mức không còn khả năng tái sử dụng, tức cắt, xé, băm nhỏ, hay đã được đưa ra thị trường tiêu thụ.
- Chênh lệch số liệu giữa các loại chứng từ: Thông báo tiêu hủy, biên bản tiêu hủy, chứng từ cân của đơn vị xử lý, sổ kho và báo cáo quyết toán phải khớp tuyệt đối với nhau. Đây là điểm bị cơ quan hải quan truy vấn thường xuyên nhất khi kiểm tra sau thông quan.
- Ghi nhận chi phí sai kỳ kế toán: Chi phí tiêu hủy phải được ghi nhận theo ngày lập biên bản tiêu hủy thực tế, chứ không phải theo kỳ phát hiện hư hỏng. Nếu doanh nghiệp muốn phản ánh sự sụt giảm giá trị hàng tồn kho sớm hơn, cần thực hiện thông qua cơ chế trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Circular 48/2019/TT-BTC, không thể ghi thẳng vào chi phí tiêu hủy trước khi việc tiêu hủy thực sự diễn ra.
Về hạch toán kế toán, khi thực hiện thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho, doanh nghiệp ghi nhận:
- Nợ TK 2294 (đối với phần đã trích lập dự phòng) hoặc Nợ TK 632 (đối với phần còn lại);
- Có các TK 152, 155, 156 tương ứng.
Trong giai đoạn chuyển đổi quy định như hiện nay, không ít doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ kế toán ngoài từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiêm như MAN – Master Accountant Network để thực hiện rà soát lại toàn bộ việc ánh xạ tài khoản và hạch toán chi phí tiêu hủy, thay vì để bộ phận nội bộ tự xử lý và tiềm ẩn rủi ro sai sót.
Conclude
Có thể thấy, thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho không đơn thuần là một nghiệp vụ kế toán nội bộ, mà là sự kết hợp chặt chẽ giữa tuân thủ hải quan, chuẩn hóa hồ sơ chứng minh chi phí và bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT. Để giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt, doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp ngành dệt may, gia công xuất khẩu.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị thực hiện tiêu hủy một lô hàng tồn kho lớn, hoặc còn băn khoăn về việc phân loại chi phí, xác định quyền sở hữu hàng hóa gia công, việc tham vấn trước với đơn vị kế toán – kiểm toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có khi quyết toán thuế và kiểm tra sau thông quan.
Contact MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho
Tiêu hủy hàng tồn kho có bắt buộc phải thông báo cho cơ quan hải quan không?
Có, đối với hàng hóa có nguồn gốc nhập khẩu theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu đang chịu giám sát hải quan. Doanh nghiệp phải gửi thông báo theo Mẫu số 22a Phụ lục II qua Hệ thống và chờ phản hồi trước khi tiến hành tiêu hủy.
Chi phí tiêu hủy hàng tồn kho có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Có, nếu hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ hồ sơ tiêu hủy theo quy định tại điểm i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Trường hợp hàng thuộc sở hữu bên đặt gia công nước ngoài, chỉ chi phí dịch vụ tiêu hủy thực chi mới được trừ.
Thuế GTGT đầu vào của hàng tiêu hủy có bị điều chỉnh giảm không?
Không, theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào của hàng bị tổn thất không được bồi thường, miễn là có hồ sơ chứng minh đầy đủ.
Hồ sơ thủ tục tiêu hủy hàng tồn kho tối thiểu gồm những gì?
Tối thiểu gồm 8 loại: Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá chất lượng hoặc tờ trình đề xuất, quyết định thành lập hội đồng và phê duyệt tiêu hủy, biên bản tiêu hủy, hình ảnh/video quá trình tiêu hủy, phiếu xuất kho, hợp đồng xử lý chất thải kèm chứng từ thanh toán, và văn bản xác nhận không được bảo hiểm bồi thường.
