Điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào là hai nghiệp vụ mà bất kỳ kế toán nào cũng phải nắm vững, bởi chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế của doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành, không ít doanh nghiệp phải đối mặt với những tình huống phát sinh ngoài dự kiến như hàng hóa bị lỗi trong sản xuất buộc phải bồi thường tiền cho khách hàng, hoặc phải xuất hàng mẫu không thu tiền để phục vụ mục đích thương mại, giới thiệu sản phẩm.
Đây chính là lý do việc nắm vững quy định về điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào trở thành yêu cầu bắt buộc với bất kỳ kế toán nào, đặc biệt trong bối cảnh khung pháp lý đã có nhiều thay đổi quan trọng kể từ giữa năm 2025. 政令70/2025/ND-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và 政令181/2025/ND-CP (hướng dẫn chi tiết Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15) đã đặt ra những nguyên tắc rõ ràng hơn nhưng cũng đồng thời siết chặt hơn về điều kiện áp dụng. Một sai sót nhỏ trong việc điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lý, bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt chậm nộp. Bài viết này sẽ hệ thống hóa các quy định hiện hành, đồng thời phân tích hai tình huống thực tế thường gặp để kế toán có căn cứ áp dụng chính xác.
Điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào là gì?
Về bản chất, đây là hai nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ nhưng phục vụ hai mục đích khác nhau trong công tác kế toán – thuế:
- Điều chỉnh hóa đơn: Là việc bên bán lập một hóa đơn mới để sửa đổi thông tin (số lượng, đơn giá, thuế suất, số tiền…) trên hóa đơn đã lập trước đó, thay vì hủy bỏ hóa đơn gốc như quy định cũ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai hình thức giữa lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy vào bản chất sai sót và thỏa thuận với bên mua.
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Là quyền của cơ sở kinh doanh được trừ số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ vào số thuế GTGT phải nộp, với điều kiện đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn, chứng từ theo Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn.
Nếu hóa đơn đầu vào có sai sót cần điều chỉnh, hoặc hóa đơn không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán, thì quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng cũng sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp. Vì vậy, việc hiểu đúng và làm đúng ngay từ khâu điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tránh rủi ro khi quyết toán thuế.
Căn cứ pháp lý về điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành điều chỉnh hai nghiệp vụ này bao gồm:
- 政令123/2020/ND-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, văn bản nền tảng, hiện đã được sửa đổi, bổ sung.
- 政令70/2025/ND-CP, có hiệu lực từ 01/6/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó khoản 13 Điều 1 là căn cứ trực tiếp quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, quy định nguyên tắc chung về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- 政令181/2025/ND-CP, có hiệu lực từ 01/7/2025, quy định chi tiết thi hành Luật Thuế GTGT, trong đó Điều 25, Điều 26 và khoản 9 Điều 28 là các căn cứ trực tiếp liên quan đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Một điểm thay đổi quan trọng cần lưu ý: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế thì không được hủy tùy tiện, mà phải xử lý thông qua hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự pháp luật quy định. Đây là nền tảng để hiểu rõ hơn cách xử lý các tình huống thực tế về điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào dưới đây.
Điều chỉnh hóa đơn khi bồi thường tiền hàng do lỗi chất lượng
Đây là tình huống khá phổ biến trong hoạt động sản xuất, thương mại như hàng hóa bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn chất lượng trong quá trình sản xuất, buộc công ty bán hàng phải bồi thường một khoản tiền cho khách hàng.
Khi nào công ty bán hàng phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?
Trong trường hợp này, căn cứ theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), công ty bán hàng có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó, hoặc;
- Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó.
Sau khi lựa chọn hình thức phù hợp, công ty thực hiện khai bổ sung theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Việc được quyền lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế cho phép kế toán linh hoạt hơn trong xử lý nghiệp vụ, tùy theo tính chất của khoản bồi thường và mức độ sai lệch so với hóa đơn gốc.
Quy định về nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế
Để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ đối chiếu với hóa đơn gốc, pháp luật quy định rõ nội dung bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử điều chỉnh và hóa đơn điện tử thay thế:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn điện tử thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
注記： Nếu thiếu dòng chữ này, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có thể bị coi là không hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra, ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào của cả hai bên mua – bán.
Xuất hàng mẫu không thu tiền và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Tình huống thứ hai thường gặp trong thực tế là việc doanh nghiệp xuất hàng mẫu không thu tiền, phục vụ mục đích giới thiệu sản phẩm, marketing hoặc mở rộng thị trường. Tuy nhiên, điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng làm mẫu lại khác nhau tùy vào việc hàng mẫu được tiêu thụ trong nước hay xuất khẩu ra nước ngoài.
Xuất hàng mẫu trong nước không thu tiền
Đối với trường hợp xuất hàng mẫu trong nước không thu tiền, nếu công ty tuân thủ đúng quy định pháp luật về thương mại, đồng thời đầu vào của hàng hóa này đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo Điều 25 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thì công ty được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.
Nói cách khác, điều kiện tiên quyết ở đây gồm hai yếu tố song song:
- Hoạt động xuất hàng mẫu phải phù hợp với quy định pháp luật về thương mại (không thuộc trường hợp bị cấm hoặc hạn chế);
- Hàng hóa dùng làm mẫu phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ nộp thuế hợp lệ (Điều 25) và đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Điều 26) như đối với các giao dịch mua vào thông thường.
Nếu thỏa mãn cả hai điều kiện trên, việc điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng mẫu trong nước được thực hiện bình thường như các giao dịch mua bán khác.
Xuất khẩu hàng mẫu không thu tiền ra nước ngoài
Trường hợp thứ hai phức tạp hơn: công ty xuất khẩu hàng mẫu không thu tiền ra nước ngoài nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (do bản chất là không thu tiền, nên không phát sinh dòng tiền thanh toán qua ngân hàng).
Theo quy định tại khoản 9 Điều 28 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, trong trường hợp này công ty:
- 控除対象外 thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với hàng hóa xuất khẩu làm mẫu; và
- Không phải tính thuế giá trị gia tăng đầu ra đối với hàng hóa mẫu xuất khẩu đó.
Đây là điểm khác biệt căn bản so với trường hợp xuất hàng mẫu trong nước, và là nội dung kế toán cần ghi nhớ để tránh áp dụng nhầm lẫn giữa hai tình huống khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến hàng mẫu.
Ngoài ra, với những doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ hoặc muốn tối ưu nguồn lực vận hành, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài cũng là phương án đáng cân nhắc, đặc biệt khi doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ hóa đơn, thuế GTGT và cần được hỗ trợ rà soát hồ sơ trước khi quyết toán thuế.
So sánh nhanh hai trường hợp xuất hàng mẫu không thu tiền
Để dễ hình dung sự khác biệt khi xử lý điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng mẫu không thu tiền, có thể đối chiếu nhanh hai trường hợp qua bảng sau:
| 基準 | Hàng mẫu trong nước | Hàng mẫu xuất khẩu |
| 法的根拠 | Điều 25, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP | Khoản 9 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP |
| Điều kiện tiên quyết | Tuân thủ pháp luật thương mại và đủ điều kiện khấu trừ đầu vào | Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Được khấu trừ nếu đủ điều kiện | 控除対象外 |
| Tính thuế GTGT đầu ra | Theo quy định thông thường | Không phải tính |
Bảng so sánh trên cho thấy rõ, cùng là hàng mẫu không thu tiền, nhưng yếu tố “trong nước” hay “xuất khẩu” cùng với việc có hay không có chứng từ thanh toán sẽ quyết định hoàn toàn kết quả xử lý về điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Những rủi ro kế toán thường gặp khi điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Từ hai tình huống phân tích ở trên và trong quá trình hỗ trợ tư vấn cho doanh nghiệp, MAN thống kê và tổng hợp một số rủi ro phổ biến mà kế toán, doanh nghiệp cần tránh:
- Nhầm kỳ kê khai bổ sung: Kê khai hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vào kỳ hiện tại thay vì kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị điều chỉnh, bị thay thế.
- Thiếu dòng chữ bắt buộc: Không thể hiện đầy đủ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…” theo đúng mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm của hóa đơn gốc.
- Bỏ qua điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà chưa đối chiếu đầy đủ điều kiện tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đặc biệt với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
- Nhầm lẫn giữa hàng mẫu trong nước và hàng mẫu xuất khẩu: Áp dụng sai căn cứ pháp lý dẫn đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào không đúng quy định, tiềm ẩn rủi ro bị truy thu khi quyết toán.
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ kế toán – thuế, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai và xử lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể tham khảo フルサービス会計 từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiệm như MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ từ khâu ghi nhận chứng từ, hạch toán đến lập báo cáo và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan.
結論する
Có thể thấy, việc điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào không đơn thuần là một thao tác nghiệp vụ, mà đòi hỏi kế toán phải bám sát từng căn cứ pháp lý cụ thể, từ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hình thức, nội dung và kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế, cho đến Điều 25, Điều 26 và khoản 9 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong từng tình huống cụ thể.
Trong bối cảnh khung pháp lý về hóa đơn, chứng từ và thuế GTGT liên tục được cập nhật, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thường xuyên rà soát các tình huống phát sinh để đảm bảo việc điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào luôn tuân thủ đúng quy định hiện hành. Đối với doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh nhưng vẫn muốn đảm bảo công tác thuế được thực hiện đúng quy định, フルサービスの税務会計 chính là một giải pháp phù hợp để hỗ trợ quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến thuế.
MAN – マスターアカウンタントネットワークへのお問い合わせ để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!
連絡先 MAN – マスター会計士ネットワーク
- 住所： Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- モバイル/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Eメール: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế được kê khai bổ sung vào kỳ nào?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế được khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế, ức là kỳ của hóa đơn gốc, không phải kỳ hiện tại lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Xuất hàng mẫu không thu tiền có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
Còn tùy trường hợp. Nếu là hàng mẫu tiêu thụ trong nước, tuân thủ pháp luật thương mại và đáp ứng điều kiện tại Điều 25, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP thì được khấu trừ. Nếu là hàng mẫu xuất khẩu ra nước ngoài mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo khoản 9 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời cũng không phải tính thuế GTGT đầu ra.
Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi xuất khẩu hàng mẫu thì xử lý thế nào?
Theo khoản 9 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trường hợp này công ty không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng nhưng bù lại cũng không phải tính thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa mẫu xuất khẩu đó.
Bồi thường tiền hàng do lỗi chất lượng, công ty bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hay có thể chọn hình thức khác?
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, công ty được quyền lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó, tùy vào tình huống thực tế, sau đó thực hiện khai bổ sung theo đúng quy định.
Hóa đơn đã lập sai còn được hủy để lập hóa đơn mới như trước đây không?
Không. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn đã lập sai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thay vào đó, hóa đơn điện tử đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế bắt buộc phải xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, không được hủy tùy tiện.
