В контексте цифровой экономики и нормативных актов в области управления налогами (таких как Постановление 123/2020/ND-CP В условиях ужесточения правил, касающихся счетов-фактур и подтверждающих документов, бухгалтерский отдел перестал быть просто подразделением «ведения учета» и стал основой управления корпоративными рисками. Классический вопрос, с которым сталкивается каждый генеральный директор при разработке операционной структуры, звучит так: следует ли нанимать внешних или штатных бухгалтеров?
Это решение влияет не только на денежный поток, но и определяет долгосрочную юридическую безопасность бизнеса. В данной статье будут подробно проанализированы эти две модели с точки зрения профессионального и практического управления.
Внутренний бухгалтерский учет: Проактивный контроль, но высокие затраты.
Внутренние бухгалтеры — это штатные сотрудники, работающие непосредственно в офисе компании. Это традиционная модель, которая помогает предприятиям поддерживать тесную связь между данными и реальностью бизнеса.
Основные преимущества внутреннего бухгалтерского учета:
- Понимание бизнес-модели: Внутренние сотрудники обладают глубоким пониманием основной деятельности компании, от привычек расходования средств до конкретных процессов в подразделениях. Это приводит к более подробным и точным управленческим отчетам.
- Оперативное реагирование: Когда генеральному директору срочно необходимы данные для принятия инвестиционных решений или предоставления пояснений регулирующим органам, штатные бухгалтеры могут предоставить их незамедлительно, исключая задержки в предоставлении информации.
- Внутренняя защита данных: все оригинальные документы и программные данные находятся под контролем компании, что сводит к минимуму риск утечки информации третьим лицам.
Возможные препятствия:
- Высокая общая стоимость владения (TCO): Согласно Закону о социальном страховании и Трудовому законодательству, помимо конкурентоспособной заработной платы, предприятия также должны нести расходы на социальное страхование, медицинское страхование, праздничные премии, офисные расходы, компьютеры и лицензии на бухгалтерское программное обеспечение.
- Риск кадровых перестановок: В малых и средних предприятиях уход единственного бухгалтера часто приводит к серьезным сбоям в работе и легко может вызвать ошибки в периодической налоговой отчетности.
- Ограничения в широком круге компетенций: Штатный бухгалтер иногда может быть знаком только с конкретным видом бизнеса, что приводит к путанице, когда бизнес расширяется в новые области или сталкивается со сложными юридическими ситуациями.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг: специализация и оптимизация затрат.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг подразумевает делегирование финансовых и налоговых операций профессиональной фирме, имеющей лицензию на осуществление деятельности в соответствии с Законом о бухгалтерском учете 2015 года.
Стратегические преимущества:
- Преобразуйте фиксированные затраты в переменные: вместо выплаты фиксированной ежемесячной зарплаты вы платите только ту сумму, которая зависит от фактического объема обработанных документов. Это особенно эффективно для стартапов или предприятий с сезонной деятельностью.
- Универсальная команда экспертов: выбирая это решение, компании нанимают не просто отдельного специалиста, а целую систему. Авторитетные подразделения всегда в курсе последних новостей Главного налогового управления, помогая предприятиям избегать ненужных штрафов из-за несоответствия законодательным требованиям.
- Обязательства по юридической ответственности: Самое существенное различие при выборе между внешним и штатным бухгалтером заключается в гарантиях. Договоры на оказание услуг часто включают пункты о компенсации в случае ошибок, допущенных поставщиком услуг, что дает руководителям компаний больше уверенности в отношении финансовых рисков.
- Налоговая политика постоянно обновляется.
Наряду с этим возникают и трудности:
- Задержки в коммуникации: Поскольку работа не ведется непосредственно в офисе, для предотвращения задержек в обработке бумажных документов или решении возникающих проблем необходим хорошо скоординированный процесс.
- Зависимость от репутации партнера: эффективность этой модели полностью зависит от возможностей поставщика услуг. Предприятиям необходимо тщательно оценивать профессиональные лицензии и репутацию своих партнеров, прежде чем заключать какие-либо соглашения.
Итак, что же лучше: нанять внешнего бухгалтера или штатного?
Чтобы помочь руководителям получить более четкое и легко сопоставимое представление о двух вариантах, в таблице ниже приведены наиболее важные критерии, которые следует учитывать при принятии решения о том, передавать ли бухгалтерский учет на аутсорсинг или вести его внутри компании. От стоимости и непрерывности до уровня контроля и юридической ответственности — каждый фактор напрямую влияет на операционную эффективность и бизнес-риски.
| Критерии | Внутренний учет | Наймите внешнего бухгалтера. |
| Расходы | Высокий | Гибкие условия (в зависимости от пакета услуг). |
| Непрерывность | При увольнении сотрудников легко могут возникнуть сбои в работе. | Непрерывность всегда обеспечивается. |
| Экспертиза | Специализируйтесь в одной конкретной области деятельности компании. | Разносторонний и высококвалифицированный специалист. |
| Контроль | Высокий | Гибкий формат (подписание отчета или заключение договора). |
| Ответственность | Ответственность несут сами люди. | В случае возникновения каких-либо операционных ошибок ответственность несет организация или подразделение, предоставляющее услугу. |
Из приведенной выше сравнительной таблицы видно, что основное различие между двумя моделями заключается не только в стоимости, но и в том, как предприятия управляют рисками и функционируют своими финансовыми системами. Внутренний бухгалтерский учет обеспечивает прямой контроль и быструю реакцию, но сопряжен с высокими фиксированными затратами и риском сбоев из-за зависимости от отдельных сотрудников. Напротив, аутсорсинг выделяется своей гибкостью, обеспечивая непрерывность и используя разнообразный опыт команды профессионалов, при этом передавая часть ответственности поставщику услуг посредством контракта.
Поэтому, принимая решение о том, передавать ли бухгалтерский учет на аутсорсинг или вести его внутри компании, предприятиям следует учитывать не только непосредственные затраты, но и оценивать общий масштаб, сложность операций и долгосрочную стратегию развития, чтобы выбрать наиболее подходящую модель.
Формула расчета общей себестоимости продукции (TCO) для принятия решения о том, следует ли передавать бухгалтерский учет на аутсорсинг или вести его собственными силами.
Чтобы определить, нанимать ли внешнего или штатного бухгалтера, генеральному директору необходимо взвесить экономические аспекты:
Для внутреннего учета:
|
Совокупные затраты на содержание предприятия (TCO) = Заработная плата + Социальное страхование (21,5% заработной платы) + Операционные расходы + Бонусы + Обучение |
Примечание: Эти расходы, как правило, резко возрастают со временем и по мере роста штата сотрудников.
Для аутсорсинга бухгалтерского учета:
|
Совокупная стоимость владения (TCO) = Фиксированная плата за услуги + Дополнительные консультационные сборы (если таковые имеются) |
Примечание: С управлением человеческими ресурсами не связано никаких скрытых затрат.
Итак, когда следует нанимать внешнего бухгалтера, а когда — штатного?
Должен нанять бухгалтерские услуги обслуживание при:
- Вновь созданные или малые предприятия
- Хотите оптимизировать затраты?
- У нас нет команды специализированных бухгалтеров.
- Нам необходимо снизить юридические риски.
Внутренний учет следует применять в следующих случаях:
- Крупные предприятия
- Высокий объем торгов
- Данные необходимо строго контролировать.
- Необходимо обеспечить непрерывную отчетность в режиме реального времени.
Важные юридические аспекты, которые следует учитывать при найме внешнего бухгалтера.
Согласно правилам, установленным в Закон о бухгалтерском учете № 88/2015/QH13при аренде бухгалтерские услугиПредприятиям следует обратить внимание на следующее:
- Нанимаемая организация должна быть включена в список организаций, имеющих право предоставлять бухгалтерские услуги, опубликованный Министерством финансов.
- В договоре должно быть четко указано соглашение о неразглашении информации (NDA) и ответственность за компенсацию в случае ошибок, повлекших экономический ущерб.
Предупреждение: «Ловушка» дешевых бухгалтерских услуг в налоговый сезон.
Пиковый период с января по 31 марта (крайний срок подачи финансовой отчетности и годовых налоговых деклараций) — это время, когда «дешевые бухгалтерские» услуги появляются как грибы после дождя. Руководителям компаний следует проявлять крайнюю осторожность, прежде чем принимать решение о найме внешнего или штатного бухгалтера, основываясь исключительно на стоимости услуг.
Риски использования дешевых услуг:
- «Выполнение задачи» вместо «правильного выполнения»: чтобы максимизировать прибыль при низких затратах, эти организации часто пропускают этапы внутреннего контроля, проверяют поддельные счета-фактуры или проверяют обоснованность расходов.
- Задержки в ежемесячной и квартальной отчетности: В разгар налогового сезона поставщики недорогих услуг часто перегружены, что приводит к задержкам в подаче отчетов и наложению административных штрафов в соответствии с Указом 125/2020/ND-CP (штрафы могут достигать десятков миллионов донгов).
- Отсутствие ответственности после аудита: Многие недорогие сервисы исчезают или отказываются оказывать поддержку, когда налоговые органы проводят аудит предприятий спустя 3-5 лет. В этот момент потери от неуплаченных налогов и штрафов будут во много раз превышать сумму сэкономленных средств на оплате услуг.
Что касается рисков, связанных с дешевыми услугами, которые могут нанести значительный ущерб бизнесу:
- «Сделайте это» вместо «сделайте это правильно»: Недорогие поставщики услуг часто уклоняются от проверки документов. Штрафы за неверное декларирование налоговой базы или суммы освобожденного или уменьшенного от уплаты налога могут быть существенными. 20% Сумма недодекларированного налога.
Несвоевременная подача финансовой отчетности и налоговых деклараций:
- Задержки от 1 до 30 дней: штрафы в размере от 2 000 000 до 5 000 000 VND.
- Задержки от 31 до 60 дней: штрафы в размере от 5 000 000 до 8 000 000 донгов.
- За несвоевременную подачу документов (на 61-90 дней) или за неподачу документов в полном объеме предусмотрены штрафы в размере от 8 000 000 до 15 000 000 VND.
- За несвоевременную подачу налоговой декларации (более 90 дней) предусмотрены штрафы в размере от 15 000 000 до 25 000 000 донгов.
Ошибки в документах и записях: За утерю или повреждение бухгалтерских документов, а также за неполное отражение экономических операций, будут налагаться штрафы в размере от 20 000 000 до 30 000 000 донгов.
Отсутствие ответственности после аудита: во время проверок предприятия часто не сопровождаются недорогими услугами. В это время, если обнаруживается налоговое мошенничество, штраф может составлять от 1 до 3 раз сумму неуплаченных налогов.
Примечание: Особенно в период подачи налоговых деклараций 31 марта, отдавайте приоритет качеству и профессионализму, а не рискованным предложениям по низкой цене.
Вывод: Для оптимизации операционной деятельности следует ли нанимать внешнего или штатного бухгалтера?
Выбор между аутсорсингом и собственным бухгалтерским учетом не имеет однозначного ответа для каждого бизнеса; он напрямую зависит от размера, стадии развития и стратегии финансового управления каждой отдельной организации.
Внутренний бухгалтерский учет подходит для устоявшихся компаний с большим объемом транзакций и необходимостью жесткого контроля в режиме реального времени. В то же время, услуги аутсорсинга бухгалтерского учета являются оптимальным решением для стартапов и малых и средних предприятий благодаря своей гибкости, разумной стоимости и доступу к команде опытных специалистов.
Что еще более важно, предприятиям необходимо рассматривать этот вопрос в долгосрочной перспективе: не только с точки зрения затрат, но и с точки зрения способности контролировать риски, обеспечивать соблюдение нормативных требований и оптимизировать финансовые показатели.
Обратитесь в MAN – Master Accountant Network за консультациями и поддержкой!
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Зало: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
Модераторами контента являются: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор компании Man, дипломированный аудитор CPA Vietnam с более чем 30-летним опытом работы в области бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.
Отвечая на вопрос: следует ли нанимать внешнего или штатного бухгалтера?
Многие руководители компаний обеспокоены долгосрочной перспективой использования аутсорсинговых услуг; вот несколько ключевых моментов, которые следует учесть:
Если после окончания действия контракта налоговые органы проведут проверку за предыдущие годы, будет ли поставщик услуг оказывать поддержку?
Авторитетные фирмы всегда обязуются предоставлять финансовые отчеты за период работы, даже после окончания контракта. Генеральным директорам необходимо внимательно изучить условия и обязанности после расторжения контракта, прежде чем подписывать его. И наоборот, очень сложно добиться от бывших штатных бухгалтеров объяснений, если они покинули компанию много лет назад.
Если налоговый штраф наложен из-за ошибки при оказании услуг аутсорсинга, кто несет за это ответственность?
Согласно пункту о компенсации в договоре на оказание услуг, привлеченное подразделение обязано возместить компании сумму штрафа. Поставщики услуг с низкими ценами часто пытаются уклониться от этой ответственности, используя расплывчатые формулировки.
