Từ năm 2026, quy định về hình thức chi trả cho người lao động có sự thay đổi đáng chú ý. Theo hướng dẫn tại Công văn số 1000/CTH-QLDN1 của Cục Thuế TP. Cần Thơ, các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt nếu doanh nghiệp muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Thay đổi lớn về ngưỡng thanh toán bằng tiền mặt
Trước đây, nhiều doanh nghiệp quen với mức kiểm soát cao hơn đối với thanh toán tiền mặt. Tuy nhiên, theo hướng dẫn mới căn cứ trên Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và các văn bản liên quan, mốc 5 triệu đồng đã trở thành giới hạn quan trọng cần đặc biệt lưu ý.
Điều này đồng nghĩa, mỗi khi phát sinh khoản chi trả cho người lao động đạt từ 5 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp không được thanh toán bằng tiền mặt nếu muốn đảm bảo điều kiện khấu trừ chi phí hợp lệ.
Bắt buộc chuyển khoản với khoản chi từ 5 triệu đồng
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đối với:
- Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho người lao động có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần chi trả.
- Các giao dịch dưới 5 triệu đồng nhưng phát sinh nhiều lần trong cùng một ngày với cùng một đối tượng, nếu tổng cộng đạt từ 5 triệu đồng trở lên.
Như vậy, không chỉ từng khoản chi riêng lẻ mà cả giá trị cộng dồn trong ngày cũng được đưa vào diện kiểm soát. Việc chi trả bằng chuyển khoản qua ngân hàng trở thành yêu cầu bắt buộc để khoản chi được công nhận là hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế.
Điều kiện để tính vào chi phí được trừ
Phản hồi công văn của doanh nghiệp, cơ quan thuế nhấn mạnh: khoản thanh toán cho người lao động từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:
- Chi phí thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Có chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc diện bắt buộc chuyển khoản.
Thiếu một trong các điều kiện trên, doanh nghiệp có nguy cơ bị loại chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Lưu ý quan trọng cho kế toán doanh nghiệp
Việc hạ ngưỡng kiểm soát từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng tạo ra áp lực lớn hơn cho bộ phận kế toán. Doanh nghiệp cần:
- Rà soát và cập nhật đầy đủ thông tin tài khoản ngân hàng của người lao động.
- Thiết lập quy trình chi trả lương, thưởng và các khoản phụ cấp qua ngân hàng.
- Theo dõi giá trị thanh toán cộng dồn trong ngày để tránh vi phạm do chủ quan.
Không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định thuế, việc chuyển sang thanh toán không dùng tiền mặt còn giúp doanh nghiệp minh bạch dòng tiền, hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Tóm lại, từ năm 2026, mọi khoản thanh toán cho người lao động từ 5 triệu đồng trở lên cần được thực hiện qua ngân hàng nếu doanh nghiệp muốn bảo toàn quyền lợi về thuế. Chủ động điều chỉnh quy trình chi trả ngay từ đầu năm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình quyết toán.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
