Hướng dẫn chi tiết cách kê khai bổ sung trên thuế điện tử mới nhất

Việc kê khai bổ sung trên hệ thống thuế điện tử được thực hiện khi người nộp thuế phát hiện tờ khai đã nộp có sai sót như thiếu hóa đơn, sai doanh thu, nhầm chỉ tiêu hoặc kê sai số thuế phải nộp. Nếu thực hiện đúng và kịp thời, doanh nghiệp có thể tránh bị xử phạt nặng khi cơ quan thuế thanh tra.

Quy định về thời hạn và điều kiện kê khai bổ sung

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các nội dung sửa đổi bổ sung (có hiệu lực từ 01/01/2025), quy định về việc khai bổ sung như sau:

Thời hạn thực hiện kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Người nộp thuế có quyền kê khai bổ sung hồ sơ thuế trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót.

Lưu ý: Từ ngày 01/07/2026, thời hạn này sẽ được điều chỉnh giảm xuống còn 5 năm.

Thời hạn nộp tờ khai gốc:

• Thuế tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Thuế quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
• Quyết toán năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 (doanh nghiệp) hoặc tháng thứ 4 (cá nhân tự quyết toán) kể từ khi kết thúc năm dương lịch.

Điều kiện áp dụng kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Việc bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở. Nếu hồ sơ không nằm trong phạm vi hoặc thời kỳ đã thanh tra, người nộp thuế vẫn được phép khai bổ sung.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để quá trình thực hiện cách kê khai bổ sung trên thuế điện tử diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị:

• Tài khoản đăng nhập hệ thống thuế điện tử tại cổng thuế.
• Chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực.
• Hồ sơ cần thiết: Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS),Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS) và Hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến nội dung điều chỉnh.
• Phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất để tránh lỗi biểu mẫu.

Quy trình thực hiện kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Trước khi bắt đầu thao tác trên hệ thống, người nộp thuế cần rà soát lại tờ khai gốc, xác định chính xác chỉ tiêu sai sót và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan. Sau khi đã sẵn sàng, bạn có thể thực hiện cách kê khai bổ sung trên thuế điện tử theo các bước chi tiết dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập cổng Thuế điện tử tại:

• Đối với doanh nghiệp: thuedientu.gdt.gov.vn
• Đối với cá nhân: canhan.gdt.gov.vn

Sau đó đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu.

Bước 2: Chọn tờ khai cần bổ sung

Tại menu, chọn “Khai thuế”, sau đó “Kê khai trực tuyến” và chọn “Tờ khai bổ sung”.

Sau đó:

• Chọn loại thuế cần điều chỉnh: GTGT, TNCN, TNDN…
• Chọn đúng kỳ tính thuế có sai sót.
• Chọn tờ khai gốc đã nộp trước đó.

Bước 3: Nhập số liệu điều chỉnh

Hệ thống sẽ hiển thị lại tờ khai gốc. Bạn cần:

• Sửa lại chỉ tiêu bị sai.
• Nhập đúng số liệu sau điều chỉnh.
• Ghi rõ lý do khai bổ sung, ví dụ như là bỏ sót hóa đơn đầu vào, kê nhầm doanh thu đầu ra hoặc điều chỉnh lại chi phí được trừ.

Nếu có hồ sơ chứng minh, tải lên kèm theo:

• Biên bản giải trình.
• Hóa đơn điều chỉnh.
• Bảng kê chi tiết.

Bước 4: Lập mẫu 01/KHBS

Sau khi nhập lại số liệu, hệ thống sẽ tự sinh:

• Tờ khai bổ sung.
• Bản giải trình chênh lệch 01/KHBS.

Bạn cần kiểm tra kỹ:

• Số thuế tăng hoặc giảm.
• Chênh lệch giữa tờ khai cũ và mới.
• Tiền chậm nộp nếu phát sinh tăng số thuế phải nộp.

Bước 5: Ký số và nộp hồ sơ

Chọn “Ký và nộp”, cắm USB Token để ký điện tử.

Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo tiếp nhận hồ sơ. Hãy tải và lưu lại:

• Thông báo nộp thành công.
• File PDF/XML của tờ khai bổ sung.
• Mẫu 01/KHBS đã ký.

Nếu kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp thì sao?

Khi kê khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp, bạn cần nộp ngay:

• Phần thuế còn thiếu.
• Tiền chậm nộp tính từ ngày hết hạn nộp của tờ khai gốc đến ngày thực tế nộp.

Tiền chậm nộp hiện được tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Ví dụ: Nếu bổ sung làm tăng 10 triệu đồng tiền thuế và bạn nộp chậm 30 ngày thì tiền chậm nộp là:

Tiền chậm nộp = 10.000.000 x 0.03% = 90.000 VNĐ

Như vậy, cần phải nộp thêm 90.000 VNĐ tiền chậm nộp.

Một số lỗi thường gặp khi kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Những sai sót dưới đây là các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp và cá nhân thường gặp khi thực hiện cách kê khai bổ sung trên thuế điện tử. Việc nhận diện sớm sẽ giúp bạn tránh bị hồ sơ trả về, phát sinh tiền chậm nộp hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

• Chọn sai kỳ tính thuế.
• Kê khai bổ sung nhầm loại thuế.
• Không đính kèm bản giải trình hoặc hóa đơn điều chỉnh.
• Sử dụng HTKK phiên bản cũ khiến mẫu 01/KHBS không hiển thị đúng.
• Chỉ nộp tờ khai bổ sung nhưng quên nộp số thuế chênh lệch và tiền chậm nộp.
• Ký số không thành công do Token hết hạn hoặc trình duyệt chưa cài plugin.

Lưu ý quan trọng khi kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Tuy nhiên, để hồ sơ kê khai bổ sung được cơ quan thuế chấp nhận và tránh phát sinh rủi ro không đáng có, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:

• Luôn đối chiếu giữa tờ khai cũ và tờ khai mới trước khi gửi.
• Lưu toàn bộ chứng từ và thông báo điện tử để phục vụ giải trình sau này.
• Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị bị thanh tra, cần thực hiện khai bổ sung càng sớm càng tốt.
• Từ 01/07/2026, thời hạn khai bổ sung chỉ còn 5 năm nên doanh nghiệp cần rà soát sớm các kỳ cũ còn sai sót.

Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc cần hỗ trợ rà soát hồ sơ khai bổ sung, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói để được tư vấn, xử lý số liệu và hạn chế tối đa rủi ro về thuế.

Kết luận

Kê khai bổ sung trên thuế điện tử không chỉ là giải pháp xử lý sai sót sau khi nộp tờ khai mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ pháp luật thuế, hạn chế tiền phạt và giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra. Việc thực hiện đúng thời hạn, đúng mẫu biểu và đầy đủ hồ sơ giải trình sẽ giúp quá trình điều chỉnh diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định số liệu, lập mẫu 01/KHBS hoặc xử lý chênh lệch thuế phát sinh, việc tham vấn từ đơn vị chuyên Thuế – Kế toán – Kiểm toán uy tín như MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Câu hỏi thường gặp về kê khai bổ sung trên thuế điện tử

Kê khai bổ sung có bị phạt không?

Không phải mọi trường hợp kê khai bổ sung đều bị phạt. Nếu người nộp thuế tự phát hiện sai sót và thực hiện bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì thường không bị xử phạt về hành vi khai sai. Tuy nhiên, nếu việc bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp vẫn phải nộp phần thuế còn thiếu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày tính trên số tiền chênh lệch.

Có thể kê khai bổ sung nhiều lần cho cùng một kỳ thuế không?

Có. Người nộp thuế được phép kê khai bổ sung nhiều lần đối với cùng một kỳ tính thuế nếu tiếp tục phát hiện sai sót. Tuy nhiên, lần bổ sung sau phải được lập trên cơ sở số liệu đã điều chỉnh ở lần bổ sung gần nhất, không quay lại số liệu của tờ khai gốc.

Sau khi cơ quan thuế gửi thông báo kiểm tra thì còn được kê khai bổ sung không?

Người nộp thuế chỉ được kê khai bổ sung trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở. Nếu quyết định đã được công bố, doanh nghiệp chỉ được điều chỉnh đối với những nội dung hoặc kỳ thuế không thuộc phạm vi kiểm tra.

Kê khai bổ sung có cần nộp lại toàn bộ tờ khai không?

Có. Khi thực hiện kê khai bổ sung, hệ thống sẽ yêu cầu lập lại toàn bộ tờ khai của kỳ phát sinh sai sót, trong đó chỉ tiêu đúng sẽ giữ nguyên, còn chỉ tiêu sai sẽ được điều chỉnh. Đồng thời phải nộp kèm mẫu 01/KHBS để giải trình phần chênh lệch.

Trường hợp khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp thì xử lý thế nào?

Nếu việc bổ sung làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được khấu trừ, doanh nghiệp không bị tính tiền chậm nộp. Phần chênh lệch được bù trừ vào kỳ sau hoặc làm hồ sơ đề nghị hoàn thuế nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Hệ thống báo tờ khai đã tồn tại khi nộp bổ sung thì xử lý thế nào?

Lỗi này thường xuất hiện khi doanh nghiệp chọn nhầm chức năng nộp tờ khai mới thay vì tờ khai bổ sung, hoặc chọn sai kỳ tính thuế. Hãy quay lại mục Kê khai bổ sung, chọn đúng kỳ đã nộp trước đó rồi thực hiện điều chỉnh.

Không nộp mẫu 01/KHBS có được chấp nhận hồ sơ không?

Không. Mẫu 01/KHBS là tài liệu bắt buộc để giải trình nguyên nhân và số liệu chênh lệch giữa tờ khai cũ và tờ khai bổ sung. Nếu thiếu mẫu này, cơ quan thuế có thể từ chối hoặc yêu cầu nộp lại hồ sơ.

Kê khai bổ sung trên HTKK rồi có cần thực hiện lại trên cổng Thuế điện tử không?

Có. HTKK chỉ là công cụ để lập tờ khai. Sau khi kết xuất file XML từ HTKK, doanh nghiệp vẫn phải đăng nhập vào cổng Thuế điện tử để tải file lên, ký số và gửi chính thức cho cơ quan thuế.

Thời hạn kê khai bổ sung hiện nay là bao lâu?

Hiện tại, người nộp thuế được kê khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2026, thời hạn này sẽ giảm xuống còn 5 năm, vì vậy doanh nghiệp nên rà soát sớm các kỳ cũ để tránh mất quyền điều chỉnh.