Архивирование документов и урегулирование налоговых споров: что нужно знать предприятиям.

Архивирование документов и урегулирование налоговых споров — две важнейшие задачи, определяющие правовую безопасность и финансовую прозрачность бизнеса при каждой налоговой проверке и инспекции. В условиях растущей цифровизации данных и контроля рисков со стороны регулирующих органов, особенно важно правильно понимать правила, касающиеся сроков архивирования, форматов электронных счетов-фактур и подготовки документов для урегулирования налоговых споров в соответствии с требованиями Министерства финансов Вьетнама и Главного налогового управления Вьетнама. В данной статье будут представлены подробные, актуальные рекомендации, основанные на действующих правовых документах, которые помогут предприятиям правильно архивировать документы и урегулировать налоговые споры, минимизировать риск налоговой задолженности и оптимизировать эффективность финансового управления.

Правовая основа для архивирования документов и урегулирования налоговых споров.

Ниже приведено подробное руководство, основанное на действующих правовых документах Вьетнама.

Фундаментальная правовая основа

Вся деятельность, связанная с архивированием документов и урегулированием налоговых вопросов во Вьетнаме в 2026 году, должна осуществляться в рамках следующего правового поля:

• Закон о бухгалтерском учете № 88/2015/QH13: Высший правовой документ определяет принципы, содержание и организационную структуру системы бухгалтерского учета.
• Постановление 123/2020/ND-CP: Правила оформления счетов-фактур и сопроводительных документов. Это основной документ, регулирующий все аспекты использования и хранения электронных счетов-фактур.
• Циркуляр 78/2021/TT-BTC: Руководящие указания по применению отдельных положений Закона об управлении налогами и Указа № 123.
• Постановление 174/2016/ND-CP: В данном документе подробно изложены некоторые положения Закона о бухгалтерском учете, в частности, касающиеся сроков хранения и уничтожения бухгалтерских документов.

Срок хранения бухгалтерских документов: правила и практика.

Согласно Постановлению 174/2016/ND-CP, архивирование документов и урегулирование налоговых споров подразделяются на три конкретных временных периода:

Хранить не менее 5 лет.

Это относится к бухгалтерским документам, используемым для управления и функционирования бухгалтерского подразделения, включая бухгалтерские ваучеры, не используемые напрямую для регистрации бухгалтерских записей и подготовки финансовой отчетности.

Например: Квитанции, платежные поручения, а также накладные на прием и отгрузку товаров не хранятся в бухгалтерии.

Хранить не менее 10 лет.

Это наиболее важная группа в архивировании документов и налоговом урегулировании. Применимо к:

• Бухгалтерские документы используются непосредственно для регистрации бухгалтерских записей и подготовки финансовой отчетности, сводных отчетов и подробных счетов главной книги.
• Годовой финансовый отчет, годовой отчет о согласовании бюджета.
• Протокол об уничтожении бухгалтерских документов и других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и подготовкой финансовой отчетности.

Постоянное хранение

Это относится к бухгалтерским документам, имеющим историческое значение и имеющим экономические последствия, а также последствия для безопасности или национальной обороны. Как правило, для предприятий это документы, связанные с капиталовложениями и ключевыми инвестиционными проектами.

Процесс электронного архивирования документов: фатальные ошибки

Согласно дорожной карте Главного налогового управления, к 2026 году 1001 вьетнамское предприятие перейдет на электронные счета-фактуры. Однако хранение документов и урегулирование налоговых вопросов в электронном формате по-прежнему вызывают путаницу у многих бухгалтеров.

Золотое правило: XML — это исходный документ, PDF — лишь его отображение. Многие компании сохраняют только PDF-файлы или распечатывают их на бумаге для хранения. Согласно статье 3 Декрета 123/2020/ND-CP, электронный счет-фактура представляет собой набор электронных данных. Файл с наивысшей юридической силой — это исходный файл данных (обычно в формате .XML).

Шаги для безопасного и соответствующего законодательству хранения:

• Получение: Загрузите полный набор XML- и PDF-файлов сразу после получения счета от поставщика.
• Проверка достоверности: Воспользуйтесь порталом Главного налогового управления для проверки операционного статуса организации, выставляющей счета-фактуры.
• Систематизация: хранение данных в высокозащищенной облачной вычислительной инфраструктуре, классифицированных по месяцам/кварталам/годам и по типам расходов.
• Резервное копирование: Всегда имейте как минимум две резервные копии в двух разных физических местах (например, в Google Drive и на физическом жестком диске), чтобы избежать риска потери данных при хранении документов и уплате налогов.

Чтобы избежать ненужных ошибок, особенно в пиковый период предстоящего крайнего срока уплаты налогов 31 марта, и снизить налоговую нагрузку, связанную с электронными счетами-фактурами, бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью, предприятия могут руководствоваться следующими рекомендациями. полное бухгалтерское обслуживание MAN – Master Accountant Network – это сеть, призванная поддерживать и сопровождать предприятия в предстоящий сложный период.

Основное внимание в работе по урегулированию налоговых споров будет уделено 2026 году.

В 2026 году налоговые органы будут широко применять ИИ и большие данные для оценки рисков. В архивировании документов и налоговых расчетах следует уделить особое внимание следующим новым аспектам:

• Урегулирование подоходного налога с физических лиц: Благодаря широкому распространению мобильного приложения eTax и электронной идентификации VNeID, данные о доходах физических лиц централизуются. Предприятиям необходимо обеспечить корректное оформление электронных свидетельств об удержании подоходного налога с физических лиц и их синхронизацию с системой налогового органа.
• Законные и обоснованные расходы: Налоговые органы будут уделять особое внимание проверке расходов социального характера или расходов, которые не связаны напрямую с производственной и предпринимательской деятельностью, но включены для уменьшения суммы подлежащего уплате налога.
• Риски, связанные с компаниями, которые «скрываются»: архивирование документов и урегулирование налоговых споров должны включать периодические проверки правового статуса делового партнера. Если входящий счет-фактура принадлежит компании, прекратившей свою деятельность до выставления счета, эти расходы будут отклонены, и существует риск наложения крупных административных налоговых штрафов.

Юридические риски, связанные с хранением документов и урегулированием налоговых споров.

Для оптимизации архивирования документов и урегулирования налоговых споров предприятиям необходимо понимать размер административных штрафов.

Распространенные нарушения и наказания

Чтобы помочь предприятиям лучше понять юридические риски нарушения правил хранения бухгалтерской документации, действующее законодательство устанавливает штрафные санкции за каждое действие, связанное с хранением документов и урегулированием налогов. Эти санкции в основном предусмотрены в Постановлении 41/2018/ND-CP об административных санкциях в сфере бухгалтерского учета. Ниже приведена сводная таблица распространенных нарушений и соответствующих им штрафных санкций, на которые предприятиям и бухгалтерским отделам следует обратить особое внимание, чтобы избежать ненужных рисков при управлении и хранении бухгалтерской документации.

Доска: Положения о штрафах за нарушения, касающиеся хранения документов и налоговых расчетов, изложены в Постановлении 41/2018/ND-CP.

Нарушение	Размер штрафа (VND)	Примечание
Бухгалтерская документация ведется не в полном объеме и ненадлежащим образом, как того требуют правила.	5.000.000 – 10.000.000	Штрафные санкции налагаются за каждый отчетный период.
Утеря или повреждение бухгалтерских документов в течение срока их хранения.	5.000.000 – 10.000.000	За исключением случаев форс-мажора.
Уничтожение бухгалтерских документов до истечения срока их хранения.	10.000.000 – 20.000.000	Серьезное нарушение Закона о бухгалтерском учете.
Комитет по уничтожению отходов не был создан, и никаких записей об уничтожении не велось.	5.000.000 – 10.000.000	Нарушение процедур.

Как показывает приведенная выше сводка, ошибки в хранении документов и налоговых расчетах — это не просто операционные ошибки, но и могут привести к значительным административным штрафам в соответствии с Постановлением 41/2018/ND-CP и соответствующими документами Министерства финансов Вьетнама. Поэтому предприятиям необходимо разработать процедуры управления, хранения и уничтожения бухгалтерской документации в соответствии с правилами, а также регулярно проверять свои записи, чтобы избежать юридических рисков во время налоговых проверок и инспекций. Строгое соблюдение правил хранения документов и налоговых расчетов не только помогает предприятиям ограничить нарушения, но и обеспечивает прозрачность и безопасность всех финансовых данных в долгосрочной перспективе.

Ссылка: Бухгалтерский консалтинг

Необходимые документы при подаче налоговой декларации

В процессе подготовки и архивирования документов, а также урегулирования налогов, налоговое дело (аудиторское дело) должно быть оформлено таким образом, чтобы для обеспечения бесперебойного разъяснения в него были включены следующие компоненты:

В процессе подготовки Архивирование документов и урегулирование налоговых споров.Для обеспечения плавной и понятной подачи информации аудиторский файл должен включать следующие компоненты:

• Юридические документы: лицензия на ведение бизнеса, устав компании, последний обновленный список членов-учредителей.
• Документация по доходам: книга учета продаж, счета-фактуры (XML-файл), экономические договоры и протоколы приемки/ликвидации.
• Документация по расходам: книга учета закупок, входящие счета-фактуры, документы о безналичных платежах (для счетов-фактур на сумму более 20 миллионов VND), ведомости заработной платы и записи о социальном страховании.
• Учет основных средств: инвентаризационные карточки, сводка перемещений запасов (приток, отток и остаток), графики амортизации основных средств и документы о приобретении/списании активов.
• Электронные данные: Общие журналы и бухгалтерские книги экспортируются в форматы Excel и XML в соответствии с Циркуляром 99/2025/TT-BTC (заменяющим Циркуляр 200/2014/TT-BTC) и Циркуляром 133/2016/TT-BTC.

Ссылка: Услуги по урегулированию налогов

Процесс согласования в три этапа перед окончательным расчетом.

Для максимальной эффективности архивирования документов и налоговых расчетов эксперты рекомендуют следующий процесс самопроверки:

• Уровень 1 (Сверка счетов): Проверка точности электронной выписки по счету-фактуре путем сравнения с данными на веб-сайте. hoadondientu.gdt.gov.vnУбедитесь, что поставщики не пропустили и не аннулировали счета-фактуры без ведома бухгалтера.
• Уровень 2 (Сверка платежей): Проверка просроченной кредиторской задолженности. Убедитесь, что все счета-фактуры на покупку на сумму более 20 миллионов VND имеют надлежащую банковскую документацию с указанием правильного имени владельца счета, как указано в счете-фактуре.
• Уровень 3 (Пересмотр политики): Обновите последние действующие законодательные документы за текущий финансовый год. Например: политика снижения НДС (если таковая имеется), ограничения по затратам в соответствии со специальными нормативными актами отрасли бизнеса.

Пример из реальной жизни: архивирование документов и урегулирование налоговых споров.

За более чем 30 лет работы в профессии компания MAN – Master Accountant Network стала свидетелем многочисленных случаев наложения штрафов на сотни миллионов и даже миллиарды донгов со стороны предприятий из-за ошибок в хранении документов и небрежного оформления налогов. Многие предприятия и организации, вместо того чтобы делать это самостоятельно, выбирают более безопасный вариант – использование услуг профессионалов. бухгалтерские услуги по отраслям Чтобы гарантировать, что заявки всегда рассматриваются экспертами, обладающими обширным практическим опытом в каждой конкретной области.

Вот типичный пример: Логистическая компания в Хошимине потеряла все данные со своих серверов в результате пожара. Когда прибыла группа налоговых инспекторов, они не смогли предоставить оригинальные XML-файлы за 2021-2023 годы. Несмотря на наличие распечаток в формате PDF, налоговые органы все равно не приняли их в качестве действительной документации.

Уроки, извлеченные из опыта: Архивирование документов и урегулирование налоговых споров — это не только обязанность бухгалтеров, но и стратегия выживания для бизнеса. Инвестируйте в профессиональное программное обеспечение для архивирования документов, которое может автоматически синхронизироваться с налогового портала и создавать резервные копии на нескольких платформах.

Заключить

В условиях все более жесткого усиления налоговым органом управления данными и применения цифровых технологий в проверках и аудитах, хранение документов и урегулирование налоговых споров перестали быть просто административными задачами бухгалтерии и стали важнейшим элементом управления рисками предприятий. Соблюдение правил хранения документов, электронных форматов документов и процедур уничтожения бухгалтерской документации, установленных Министерством финансов Вьетнама и Главным налоговым управлением, поможет предприятиям избежать ненужных штрафов, обеспечивая при этом прозрачность и законность финансовой отчетности при урегулировании налоговых споров.

Кроме того, создание научно обоснованной системы хранения документов и управления налоговыми расчетами с четкими процедурами контроля данных и резервного копирования поможет предприятиям быть более инициативными во всех периодах налоговых расчетов, а также при проверках со стороны регулирующих органов. Хорошая подготовка в области хранения документов сегодня является основой для минимизации юридических рисков, оптимизации финансового управления и обеспечения устойчивой долгосрочной деятельности предприятий.

Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров

• Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
• Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Электронная почта: man@man.net.vn

Производство контента: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network, вьетнамский аудитор CPA с более чем 30-летним опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.

Часто задаваемые вопросы об архивировании документов и урегулировании налоговых споров

Какое наказание предусмотрено за утерю бухгалтерских документов в течение установленного срока хранения?

Согласно Постановлению 41/2018/ND-CP, за утерю или повреждение бухгалтерских документов в течение срока их хранения предусмотрен штраф от 5 000 000 до 10 000 000 донгов. Поэтому процесс архивирования документов и уплаты налогов должен осуществляться с особой тщательностью.

Возможно ли хранить документы полностью в облаке?

Да. Закон о бухгалтерском учете 2015 года и Постановление № 123 разрешают электронное хранение данных. Однако организация должна обеспечить безопасность, конфиденциальность и доступность данных по запросу инспекторов в отношении хранения документов и налоговых расчетов.

Какой крайний срок подачи деклараций по корпоративному подоходному налогу за 2025 год?

Согласно Закону № 38 об управлении налогами, крайний срок подачи годовой налоговой декларации — не позднее последнего дня третьего месяца, следующего за окончанием календарного или финансового года. Для 2025 года крайний срок — 31 марта 2026 года.