Trong công tác kế toán thuế đầu năm, việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 đóng vai trò then chốt, đặt nền móng cho sự minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong suốt năm tài chính. Việc thực hiện đúng, đủ và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết, từ căn cứ pháp lý, chuẩn bị dữ liệu đến thực hành kê khai cho kỳ tính thuế quý 1 năm 2026.
Правовая основа
Việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, bao gồm:
- Закон об управлении налогами № 38/2019/QH14: Quy định chung về nghĩa vụ khai thuế và nộp thuế.
- Циркуляр 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó quy định rõ các mẫu biểu kê khai.
- Циркуляр 111/2013/TT-BTC: Hướng dẫn về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
- Декрет 125/2020/ND-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Tính đến năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các cập nhật mới nhất về công nghệ số của Tổng cục Thuế, yêu cầu việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 phải được thực hiện đồng bộ trên hệ thống điện tử.
| Tải Mẫu 05/KK-TNCN |
Đối tượng và thời hạn kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026
Để việc quyết toán và nộp thuế diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định chính xác mình có thuộc diện phải nộp tờ khai hay không và nắm rõ các mốc thời gian quan trọng. Dưới đây là những phân tích cụ thể về đối tượng áp dụng và lịch trình nộp hồ sơ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 mà kế toán cần lưu ý.
Xác định đối tượng kê khai theo quý
Không phải mọi doanh nghiệp đều kê khai theo quý. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường lựa chọn hoặc thuộc diện này. Cụ thể:
- Người nộp thuế đáp ứng tiêu chí khai thuế GTGT theo quý: Thông thường, nếu doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được khai thuế GTGT theo quý, từ đó kéo theo việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 cũng được thực hiện theo quý.
- Doanh nghiệp mới thành lập: Các đơn vị mới bắt đầu hoạt động trong năm 2025 hoặc đầu 2026 thường mặc định thuộc diện kê khai theo quý.
- Lưu ý về phát sinh thuế: Một điểm cực kỳ quan trọng khi kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 là: “Nếu trong tháng/quý tổ chức, cá nhân trả thu nhập không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải khai thuế tháng/quý”. Tuy nhiên, nếu có trả thu nhập nhưng chưa đến mức nộp thuế, lời khuyên chuyên môn là vẫn nên nộp tờ khai trắng hoặc tờ khai có số liệu thu nhập để minh bạch hóa dữ liệu với cơ quan quản lý.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán và kê khai quý
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết lịch trình và quy định gia hạn tại hạn nộp tờ khai thuế quý 1/2026. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro nghẽn mạng hệ thống Thuế điện tử vào ngày cuối cùng, kế toán nên hoàn tất việc nộp tờ khai trước ngày 28/04/2026.
Công tác chuẩn bị dữ liệu cho quý 1/2026
Dữ liệu là linh hồn của tờ khai. Để việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 chính xác, bạn cần chuẩn bị:
Tổng hợp bảng lương 3 tháng đầu năm
Cần tách biệt rõ các khoản:
- Thu nhập chịu thuế: Lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, tiền thưởng Tết (thường phát sinh mạnh trong quý 1), tiền làm thêm giờ (phần vượt mức),…
- Thu nhập miễn thuế: Tiền ăn trưa/giữa ca (trong định mức), tiền trang phục (trong định mức), phần tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế.
- Các khoản giảm trừ: Giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN), đóng góp từ thiện, nhân đạo.
Rà soát mã số thuế (MST) và hồ sơ người phụ thuộc
Trước khi kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, hãy kiểm tra xem những nhân sự mới tuyển dụng trong đầu năm đã có MST chưa. Nếu chưa, phải thực hiện đăng ký ngay trên mẫu 05-ĐK-TH-TCT để đảm bảo cá nhân đó được áp dụng mức giảm trừ và không bị khấu trừ 10%.
Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên Mẫu 05/KK-TNCN
Khi mở tờ khai để kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, bạn sẽ thấy các nhóm chỉ tiêu được phân loại rõ rệt. Dưới đây là hướng dẫn diễn giải chi tiết để tránh nhầm lẫn:
Общая информация
Chỉ tiêu (1), (2) và (3): Chọn kỳ tính thuế là Quý 1 năm 2026 tiếp đó chọn “Tờ khai lần đầu” nếu đây là bản nộp đầu tiên trong kỳ.
Nhóm chỉ tiêu về số lượng lao động
Đây là nhóm phản ánh quy mô nhân sự của doanh nghiệp trong kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026:
- Chỉ tiêu (21): Tổng số người đã nhận lương trong cả 3 tháng. Một người nhận lương cả 3 tháng vẫn chỉ tính là 1.
- Chỉ tiêu (22): Trong số người ở chỉ tiêu (21), có bao nhiêu người ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 3 tháng trở lên tại thời điểm chi trả. Đây là đối tượng sẽ được tính thuế theo biểu lũy tiến.
- Chỉ tiêu (23): Tổng số người bị khấu trừ thuế (là những người có số thuế phát sinh > 0).
- Chỉ tiêu (24) và chỉ tiêu (25): Tách riêng số người bị khấu trừ thuế là cá nhân cư trú và không cư trú.
Nhóm chỉ tiêu về thu nhập chịu thuế
Phần này cực kỳ quan trọng trong việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 vì là căn cứ tính thuế:
- Chỉ tiêu (26): Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân. Đây là con số tổng cộng tiền lương chịu thuế của toàn bộ nhân viên cư trú và không cư trú (Примечание: Không bao gồm các khoản được miễn thuế).
- Chỉ tiêu (27): Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân cư trú. Thông thường bằng (26) trừ đi phần của người nước ngoài không cư trú.
- Chỉ tiêu (28): Thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân không cư trú. Thường áp dụng cho các chuyên gia nước ngoài sang công tác ngắn hạn.
- Chỉ tiêu (29) và (30): Các khoản thu nhập được miễn hoặc giảm theo quy định đặc thù (Hiệp định tránh đánh thuế hai lần hoặc làm việc tại Khu kinh tế).
Nhóm chỉ tiêu về số thuế đã khấu trừ
Đây là số tiền thực nộp vào ngân sách nhà nước mà doanh nghiệp kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026:
- Chỉ tiêu (31): Tổng số thuế đã giữ lại từ lương của nhân viên.
- Chỉ tiêu (32): Số thuế khấu trừ của cá nhân cư trú. Lưu ý bao gồm cả thuế lũy tiến của nhân viên chính thức và thuế 10% của nhân viên thời vụ/thử việc.
- Chỉ tiêu (33): Số thuế khấu trừ của cá nhân không cư trú (tính theo thuế suất cố định 20%).
Để tránh rủi ro sai sót trong việc thực hiện kê khai thuế TNCN quý 1/2026, doanh nghiệp nên tham khảo полное бухгалтерское обслуживание của MAN – Master Accountant Network để được đội ngũ kế toán – thuế phối hợp hỗ trợ.
Phân tích sâu các tình huống thực tế khi kê khai quý 1/2026
Việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 thường gặp phải các biến số phức tạp:
Xử lý tiền thưởng Tết và lương tháng 13
Thông thường, các doanh nghiệp chi trả thưởng Tết vào tháng 1 hoặc tháng 2 năm 2026. Theo nguyên tắc thực thu thực chi, khoản thưởng này phát sinh tại thời điểm nào thì phải gộp vào thu nhập chịu thuế của tháng đó để tính thuế. Do đó, khi kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, sẽ thấy số thuế tại chỉ tiêu (31) thường cao hơn các quý khác trong năm.
Khấu trừ 10% đối với lao động thử việc hoặc thời vụ
Đối với cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, nếu tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/tháng trở lên thì phải khấu trừ 10%.
Chia sẻ: Nếu cá nhân đó chỉ có duy nhất thu nhập tại đơn vị và ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, họ có thể làm Cam kết mẫu 08/CK-TNCN (theo Thông tư 80) để đơn vị tạm thời không khấu trừ 10%. Khi đó, trong kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, bạn vẫn điền thu nhập của họ vào chỉ tiêu (27) nhưng không điền thuế vào (32).
Người lao động nghỉ việc giữa quý
Nếu một nhân viên nghỉ việc vào tháng 2 năm 2026, bạn vẫn phải đưa thông tin thu nhập tháng 1 và tháng 2 của họ vào kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026. Thuế TNCN tính theo tháng nhưng kê khai theo quý, nên mọi phát sinh trong 3 tháng đầu năm đều phải được phản ánh đầy đủ.
Quy trình kỹ thuật thực hiện trên phần mềm HTKK
Để tối ưu thời gian, kế toán nên thực hiện quy trình kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 như sau:
- Bước 1: Kết xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán/Excel. Đảm bảo file có định dạng tương thích để đẩy vào HTKK.
- Bước 2: Nhập liệu vào tờ khai 05/KK-TNCN. Kiểm tra tính logic: Chỉ tiêu (21) lớn hơn hoặc bằng (22); (23) lớn hơn hoặc bằng (24) + (25); (26) lớn hơn hoặc bằng tổng chỉ tiêu (27) và (28). Nếu phần mềm báo đỏ chỉ tiêu nào, hãy rà soát lại.
- Bước 3: Kiểm tra chỉ tiêu $31$. Đây là số tiền bạn sẽ phải nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản vào kho bạc. Hãy chắc chắn số này khớp với số dư trên tài khoản 3335 (Thuế TNCN) trong sổ sách kế toán quý 1/2026 của doanh nghiệp.
- Bước 4: Ghi và Kết xuất XML. Luôn lưu lại một bản PDF để đối soát sau này.
- Bước 5: Nộp tờ khai điện tử. Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử bằng chữ ký số, tải file XML lên. Sau khi nộp tờ khai, đừng quên nộp luôn tiền thuế (nếu có phát sinh thuế phải nộp) để tránh bị tính tiền chậm nộp 0.03%/ngày.
Các sai lầm cần tránh khi kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026
Dưới đây là tổng hợp các lỗi mà kế toán thường mắc phải khi kê khai tờ khai thuế TNCN:
- Nhầm lẫn giữa Thu nhập chịu thuế và Thu nhập tính thuế. Tờ khai 05/KK-TNCN quý yêu cầu điền TNCT (chưa trừ gia cảnh, bảo hiểm), không phải thu nhập tính thuế. Nếu điền sai, bạn đang làm giảm quy mô thu nhập của doanh nghiệp trước mắt cơ quan thuế.
- Không kê khai người lao động không thuộc diện nộp thuế. Nhiều kế toán nghĩ rằng ai không phải nộp thuế thì không cần đưa vào chỉ tiêu (21). Điều này sai hoàn toàn, dẫn đến sự chênh lệch giữa quyết toán năm và tổng 4 quý.
- Quên không cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới. Mặc dù mức 11 triệu và 4.4 triệu đã duy trì lâu, nhưng sang năm 2026, hãy luôn theo dõi các nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội để áp dụng đúng mức giảm trừ khi kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026.
- Sai sót về MST của người phụ thuộc. Nếu hồ sơ người phụ thuộc chưa được chấp nhận trên hệ thống, việc bạn tự ý giảm trừ cho họ khi tính toán số liệu để kê khai sẽ dẫn đến việc truy thu thuế sau này.
Заключить
Mục tiêu cuối cùng của việc kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 không chỉ là nộp một tờ giấy cho cơ quan thuế, mà là xác lập một hệ thống dữ liệu sạch, chuẩn xác cho kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2026 vào cuối năm. Hãy luôn giữ tinh thần cẩn trọng và cập nhật thường xuyên các thông tin pháp lý mới nhất.
Свяжитесь с MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời!
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
Производство контента: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network, вьетнамский аудитор CPA с более чем 30-летним опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.
Câu hỏi thường gặp về kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026
Thuế TNCN tính theo thời điểm chi trả thu nhập. Nếu công ty trả lương tháng 3 vào tháng 4, thì số liệu đó sẽ thuộc về Quý 2/2026. Do đó, trong kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, bạn chỉ kê khai những khoản thực tế đã chi trả trong tháng 1, 2 và các khoản lương cũ (nếu có) trả trong thời gian này.
Hoàn toàn được. Bạn có thể nộp tờ khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra tại trụ sở. Việc chủ động sửa sai sẽ giúp giảm nhẹ các hình thức xử phạt.
Trong kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026, nếu họ chưa ở đủ 183 ngày (tính trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục), thường tạm tính là cá nhân không cư trú và khấu trừ 20%. Sau này khi quyết toán năm, nếu họ đủ điều kiện cư trú, sẽ được tính lại theo biểu lũy tiến và hoàn thuế nếu nộp thừa. Công ty tôi trả lương tháng 3 vào ngày 05/04/2026, vậy số liệu tháng 3 có đưa vào kỳ kê khai tờ khai thuế TNCN quý 1/2026 không?
Có thể nộp lại tờ khai nếu phát hiện sai sót không?
Người nước ngoài mới sang Việt Nam tháng 02/2026 thì tính là cư trú hay không cư trú?
