Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN: Cần lưu ý để tránh bị truy thu.

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, phát sinh tiền phạt chậm nộp và tăng rủi ro khi thanh tra quyết toán. Nhiều khoản chi dù đã hạch toán đầy đủ trên sổ sách vẫn có thể bị cơ quan thuế loại bỏ nếu không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán hoặc tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc hiểu đúng bản chất, nắm rõ căn cứ pháp lý và chủ động kiểm soát ngay từ đầu sẽ giúp kế toán và chủ doanh nghiệp hạn chế sai sót, tối ưu nghĩa vụ thuế và bảo vệ tính an toàn pháp lý trong hoạt động tài chính năm 2026. 

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định. Ngược lại, các khoản không đáp ứng điều kiện sẽ bị loại khi tính thuế TNDN dù doanh nghiệp đã hạch toán kế toán.

Nói cách khác, đây là những khoản chi có phát sinh thực tế nhưng không đủ căn cứ pháp lý hoặc không phù hợp quy định thuế để làm giảm thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ theo thuế. Kế toán tài chính phản ánh bản chất giao dịch phát sinh, trong khi thuế TNDN yêu cầu thêm các điều kiện về chứng từ, mục đích sử dụng và hình thức thanh toán.

Điều kiện để khoản chi được chấp nhận

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau: 

Khoản chi phát sinh thực tế và liên quan hoạt động kinh doanh

Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Những khoản mang tính cá nhân, tiêu dùng nội bộ không liên quan doanh thu hoặc ngoài phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh thường bị xuất toán. 

Ví dụ:

• Chi mua hàng phục vụ gia đình giám đốc.
• Chi phí sửa chữa tài sản cá nhân.
• Chi du lịch không có quyết định công tác hoặc chương trình phục vụ hoạt động kinh doanh.

Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp phải lưu đầy đủ:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ
• Hợp đồng kinh tế
• Biên bản giao nhận
• Phiếu thu, phiếu chi
• Hồ sơ nghiệm thu dịch vụ
• Chứng từ ngân hàng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ chỉ tiêu bắt buộc, đúng thời điểm lập và đúng thông tin người mua.

Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC
• Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC

Hình thức thanh toán hợp lệ bao gồm:

• Chuyển khoản ngân hàng
• Ủy nhiệm chi
• Thanh toán điện tử
• Thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp

Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi có nguy cơ bị loại toàn bộ dù hàng hóa, dịch vụ phát sinh thực tế.

Các khoản chi liên quan hóa đơn, chứng từ thường bị loại

Hóa đơn và chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để cơ quan thuế xem xét một khoản chi có được chấp nhận hay không. Chỉ cần sai sót ở một trong các yếu tố như mục đích sử dụng, tính hợp lệ của nhà cung cấp, thông tin trên hóa đơn hoặc phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể bị loại toàn bộ chi phí dù giao dịch thực tế đã phát sinh. Dưới đây là những trường hợp phổ biến nhất mà kế toán cần đặc biệt lưu ý. 

Hóa đơn không phục vụ hoạt động kinh doanh

Cơ quan thuế thường kiểm tra tính liên quan giữa khoản chi và ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp. Những khoản không chứng minh được mục đích kinh doanh sẽ bị loại.

Ví dụ:

• Công ty xây dựng nhưng phát sinh chi mỹ phẩm, trang sức
• Chi mua thực phẩm không phục vụ hoạt động sản xuất

Sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp rủi ro về thuế

Các hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động, có dấu hiệu mua bán hóa đơn hoặc thuộc diện cưỡng chế hóa đơn thường bị rà soát rất kỹ.

Trường hợp không chứng minh được giao dịch thực tế, doanh nghiệp có thể:

• Bị loại chi phí
• Bị loại khấu trừ VAT đầu vào
• Bị xử phạt hành chính về hóa đơn

Sai sót thông tin hóa đơn

Những lỗi thường gặp gồm:

• Sai mã số thuế
• Sai tên doanh nghiệp
• Sai địa chỉ
• Sai thời điểm lập hóa đơn

Nếu không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản chi có thể không được chấp nhận.

Chi phí khấu hao tài sản cố định dễ bị xuất toán

Khấu hao tài sản cố định là nhóm chi phí thường bị điều chỉnh khi thanh tra thuế.

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý:

Khấu hao tài sản không phục vụ kinh doanh

Tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không được tính khấu hao hợp lệ. 

Ví dụ:

• Nhà ở cá nhân của chủ doanh nghiệp
• Xe phục vụ mục đích riêng
• Tài sản chưa đưa vào sử dụng

Trích khấu hao vượt khung quy định

Doanh nghiệp không được tự ý rút ngắn thời gian khấu hao vượt khung quy định nếu không có căn cứ hợp lệ. Cơ quan thuế thường kiểm tra:

• Hồ sơ đăng ký tài sản
• Biên bản bàn giao
• Quyết định đưa vào sử dụng
• Phương pháp khấu hao

Khấu hao ô tô chở người trên 1.6 tỷ đồng

Theo quy định thuế TNDN, phần nguyên giá vượt trên 1.6 tỷ đồng đối với ô tô chở người dưới 9 chỗ không được tính vào chi phí được trừ (trừ doanh nghiệp kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn).

Ví dụ: Doanh nghiệp mua xe trị giá 2.5 tỷ đồng. Phần tương ứng với 900 triệu đồng vượt mức sẽ bị loại khi tính chi phí khấu hao thuế.

Các khoản lương, thưởng và phúc lợi cần đặc biệt lưu ý

Chi phí lương, thưởng và phúc lợi luôn là nhóm khoản mục được cơ quan thuế kiểm tra rất kỹ trong quá trình quyết toán thuế TNDN, bởi đây là các khoản chi dễ phát sinh sai sót về hồ sơ nội bộ, chứng từ chi trả và căn cứ pháp lý. Dù doanh nghiệp thực tế đã chi tiền cho người lao động, nhưng nếu thiếu quy chế rõ ràng hoặc không đáp ứng đúng điều kiện theo quy định, khoản chi đó vẫn có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Lương thưởng không có quy chế rõ ràng

Các khoản thưởng phải được quy định cụ thể tại:

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động
• Quy chế tài chính
• Quy chế lương thưởng

Nếu doanh nghiệp chỉ hạch toán mà không có căn cứ nội bộ rõ ràng, cơ quan thuế có thể đánh giá là không đủ cơ sở tính chi phí.

Chi phí lương đã hạch toán nhưng chưa chi trả

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản lương chưa thực trả đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Lương của chủ doanh nghiệp 

Các khoản sau không được trừ:

• Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân
• Thù lao của chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ

Nguyên nhân là các khoản này được xem là thu nhập của chủ sở hữu, không phải chi phí doanh nghiệp.

Chi phúc lợi vượt mức quy định

Căn cứ pháp lý Khoản 4 Điều 1 Thông tư 96/2015/TT-BTC khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động được trừ tối đa bằng 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm. Bao gồm:

• Nghỉ mát
• Hiếu hỉ
• Sinh nhật
• Hỗ trợ khó khăn
• Khám sức khỏe.

Phần vượt mức sẽ bị loại khi quyết toán. 

Chi phí lãi vay và giao dịch liên kết

Chi phí lãi vay là một trong những nhóm chi phí được cơ quan thuế kiểm tra rất chặt, đặc biệt đối với doanh nghiệp có vay vốn lớn hoặc phát sinh giao dịch liên kết. Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ, vay từ bên liên kết hoặc có tổng chi phí lãi vay vượt ngưỡng khống chế theo quy định, khoản lãi vay tương ứng có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế. Vì vậy, kế toán cần theo dõi riêng từng khoản vay, hồ sơ góp vốn và giới hạn chi phí lãi vay để tránh rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.

Lãi vay tương ứng vốn điều lệ chưa góp đủ

Theo Luật Doanh nghiệp và quy định thuế hiện hành, doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo cam kết sẽ không được tính chi phí lãi vay tương ứng phần vốn còn thiếu.

Đây là lỗi phổ biến ở doanh nghiệp mới thành lập hoặc tăng vốn nhưng chưa góp đủ thực tế.

Khống chế chi phí lãi vay theo EBITDA

Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, tổng chi phí lãi vay thuần của doanh nghiệp có giao dịch liên kết được khống chế ở mức 30% EBITDA.

Phần vượt:

• Không được trừ trong kỳ hiện tại
• Được chuyển sang tối đa 05 năm tiếp theo

Doanh nghiệp cần theo dõi riêng khoản chênh lệch này để tránh mất quyền lợi thuế ở các năm sau.

Xem chi tiết: Cách tính chi phí lãi vay theo Nghị định 132.

Đặc biệt đối với doanh nghiệp FDI có phát sinh  giao dịch liên kết với bên liên kết phức tạp, khấu hao tài sản cố định hoặc chi phí quảng cáo xuyên biên giới, việc thuê kế toán trưởng sẽ giúp kiểm soát rủi ro thuế ở cấp độ chiến lược, xây dựng hệ thống tài chính bài bản và tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, bền vững. 

Chi phí Marketing và Truyền thông đa phương tiện

Các khoản chạy quảng cáo trên nền tảng nước ngoài như:

• Facebook Ads
• Google Ads
• TikTok Ads
• LinkedIn Ads.

Các khoản này thường bị cơ quan thuế kiểm tra rất kỹ.

Để được chấp nhận chi phí, doanh nghiệp cần:

• Có chứng từ thanh toán phù hợp
• Có hợp đồng hoặc tài liệu dịch vụ
• Kê khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoài nếu thuộc diện chịu thuế.

Một rủi ro thường gặp là nhân viên dùng thẻ cá nhân thanh toán quảng cáo, sau đó công ty hoàn ứng. Trường hợp này dễ bị đánh giá không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. 

Cách xử lý khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN

Khi phát sinh khoản chi không đáp ứng điều kiện thuế, kế toán vẫn phải ghi nhận đầy đủ trên sổ kế toán để phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Tuy nhiên, khi lập tờ khai quyết toán mẫu 03/TNDN, doanh nghiệp cần:

Bước 1: Tổng hợp các khoản chi bị loại

Rà soát toàn bộ hồ sơ:

• Hóa đơn
• Chứng từ thanh toán
• Quy chế nội bộ
• Hồ sơ lao động
• Hồ sơ tài sản cố định.

Bước 2: Điều chỉnh chi tiêu B4

Các khoản không được trừ sẽ được nhập vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN nhằm điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế. 

Bước 3: Theo dõi chênh lệch

Không phải mọi khoản chi bị loại đều được xử lý giống nhau khi quyết toán thuế TNDN. Trên thực tế, kế toán cần phân biệt rõ đâu là chênh lệch vĩnh viễn và đâu là chênh lệch tạm thời để xác định đúng cách điều chỉnh trên tờ khai 03/TNDN cũng như theo dõi khả năng được khấu trừ trong các kỳ sau. Việc phân loại chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kê khai đúng quy định mà còn hạn chế rủi ro bỏ sót quyền lợi thuế hợp pháp. Bảng dưới đây là những trường hợp phổ biến thường gặp trong thực tế quyết toán. 

Bảng: Phân loại chênh lệch đối với các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường gặp.

Khoản chi	Phân loại chênh lệch	Cách xử lý
Tiền phạt vi phạm hành chính	Vĩnh viễn	Loại toàn bộ
Lãi vay vượt 30% EBITDA	Tạm thời	Theo dõi và chuyển kỳ. Lưu ý không quá 05 năm liên tục
Khấu hao xe vượt 1.6 tỷ	Vĩnh viễn	Loại phần vượt
Khoản chi phúc lợi vượt mức	Vĩnh viễn	Điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế

Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu tốt hơn và tránh bỏ sót quyền chuyển chi phí ở các kỳ tiếp theo. 

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp khi quyết toán thuế

Qua thực tế rà soát hồ sơ doanh nghiệp, các lỗi dưới đây xuất hiện rất phổ biến:

Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn giá trị lớn

Đây là lỗi có tỷ lệ bị xuất toán cao nhất trong thanh tra thuế.  

Không lưu đủ hồ sơ thanh toán ngân hàng 

Nhiều doanh nghiệp có chuyển khoản nhưng không lưu:

• Giấy báo nợ
• Ủy nhiệm chi
• Sao kê ngân hàng.

Dẫn đến khó chứng minh giao dịch thực tế.

Thiếu hồ sơ đối với quảng cáo nước ngoài

Doanh nghiệp thường chỉ có sao kê thẻ Visa mà không có:

• Chứng từ thuế nhà thầu
• Tài liệu dịch vụ
• Hợp đồng hoặc điều khoản giao dịch.

Hồ sơ lương thưởng thiếu tính pháp lý

Không ban hành:

• Quy chế lương thưởng
• Quy chế tài chính
• Chính sách KPIs.

Chính vì vậy, khiến cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp lý của khoản chi.

Đối với các doanh nghiệp đang bước vào kỳ lập báo cáo năm hoặc cần xử lý số liệu phục vụ quyết toán thuế TNDN, việc thuê kế toán làm báo cáo tài chính từ các đơn vị có chuyên môn sâu, uy tín và có kinh nghiệm như MAN – Master Accountant Network chính là giải pháp hiệu quả để đảm bảo tính chính xác của số liệu, đồng thời phát hiện sớm các khoản chi không được trừ trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. 

Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro?

Để giảm nguy cơ bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ ngay từ đầu
• Ban hành đầy đủ quy chế nội bộ
• Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn trước khi hạch toán
• Thực hiện thanh toán đúng quy định
• Rà soát định kỳ các khoản chi có rủi ro thuế cao
• Theo dõi riêng các khoản chênh lệch tạm thời để tránh mất quyền lợi thuế.

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường đối soát dữ liệu hóa đơn điện tử và giao dịch ngân hàng, việc chủ động kiểm tra hồ sơ trước quyết toán không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. 

Kết luận

Việc xác định đúng các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt và phát sinh tiền chậm nộp mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ thống quản trị tài chính minh bạch, bền vững. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường đối soát dữ liệu hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng và hồ sơ quyết toán, sự chủ động rà soát chứng từ, kiểm soát nội bộ và cập nhật chính sách thuế mới là yếu tố bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ đủ mạnh, việc kiểm soát các khoản chi hợp lý và xử lý quyết toán thuế thường tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu thiếu người rà soát chuyên sâu. Cân nhắc lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa chứng từ, kiểm soát chi phí ngay từ đầu và hạn chế tối đa tình trạng bị xuất toán khi thanh tra thuế. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát hồ sơ thuế, kiểm tra chi phí được trừ hoặc tư vấn quyết toán thuế TNDN đúng quy định năm 2026, MAN – Master Accountant Network sẽ là đơn vị đồng hành đáng tin cậy, giúp tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp và bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thanh tra thuế trong tương lai.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) và CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Giải đáp thường gặp về chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Khoản chi không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ không?

Thông thường, các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không đủ điều kiện để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù như mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất, mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh… có thể được sử dụng bảng kê theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và hồ sơ chứng minh kèm theo để làm căn cứ hạch toán.

Hóa đơn trên 20 triệu thanh toán tiền mặt có được bổ sung chuyển khoản sau để hợp thức không?

Nếu doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì khoản chi này sẽ không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế. Việc chuyển khoản bổ sung sau đó không phải lúc nào cũng được cơ quan thuế chấp nhận, đặc biệt khi không chứng minh được dòng tiền thực tế và bản chất giao dịch rõ ràng.

Tiền thưởng cuối năm cho nhân viên có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có, nếu doanh nghiệp xây dựng đầy đủ quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng và thực tế đã chi trả cho người lao động. Nếu chỉ hạch toán nội bộ mà không có căn cứ pháp lý hoặc chưa thanh toán thực tế, khoản thưởng này có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Lãi vay ngân hàng có phải lúc nào cũng được tính vào chi phí được trừ không?

Không. Chi phí lãi vay chỉ được chấp nhận khi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đúng quy định pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ, phát sinh giao dịch liên kết hoặc tổng chi phí lãi vay vượt mức khống chế 30% EBITDA theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP thì phần lãi vay tương ứng có thể bị loại hoặc phải theo dõi chuyển kỳ sau.