Công văn 13751/DON-QLDN1 là văn bản trả lời của cơ quan thuế nhằm làm rõ một vướng mắc mà rất nhiều doanh nghiệp có lao động nước ngoài gặp phải khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN): khoản đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động nước ngoài có được trừ khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công hay không, và trừ theo nguyên tắc nào khi Nghị định 253/2026/NĐ-CP chính thức áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Bài viết dưới đây hệ thống lại toàn bộ căn cứ pháp lý và cách áp dụng thực tế của Công văn 13751/DON-QLDN1, giúp kế toán tiền lương xử lý đúng ngay từ đầu, tránh bị loại chi phí hoặc tính thiếu quyền lợi được trừ cho người lao động.
Vì sao Công văn 13751/DON-QLDN1 đang được kế toán tiền lương đặc biệt quan tâm?
Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP về thuế thu nhập cá nhân chính thức có hiệu lực và áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú ngay từ kỳ tính thuế năm 2026. Sự thay đổi khung pháp lý này khiến không ít doanh nghiệp có lao động nước ngoài lúng túng khi xác định: khoản BHXH nào của người lao động nước ngoài được trừ trước khi tính thuế TNCN, và trường hợp người lao động vẫn đóng bảo hiểm bắt buộc ở nước ngoài trong khi làm việc tại Việt Nam thì xử lý ra sao.
Công văn 13751/DON-QLDN1 năm 2026 chính là văn bản giải đáp trực tiếp câu hỏi này. Đây không phải văn bản quy phạm pháp luật mới mà là hướng dẫn áp dụng, dựa trên các quy định đã có tại Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP nhưng lại có giá trị thực hành rất lớn vì trả lời đúng vào tình huống phổ biến của khối doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện và doanh nghiệp sử dụng chuyên gia nước ngoài.
Với kế toán tiền lương, việc nắm chắc nội dung Công văn 13751/DON-QLDN1 mang lại hai lợi ích cụ thể: tính đúng thu nhập chịu thuế TNCN ngay từ kỳ chi trả, tránh phải điều chỉnh hồi tố khi quyết toán năm; và có căn cứ vững chắc để giải trình với cơ quan thuế khi bị rà soát hồ sơ tiền lương của lao động nước ngoài.
Căn cứ pháp lý mà Công văn 13751/DON-QLDN1 dẫn chiếu
Toàn bộ hướng dẫn tại Công văn 13751/DON-QLDN1 được xây dựng trên ba nhóm căn cứ pháp lý: thẩm quyền hướng dẫn của cơ quan thuế, điều kiện xác định cá nhân cư trú, và quy định về các khoản được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNCN.
Điều 38 Luật Quản lý thuế 2025: Cơ sở để cơ quan thuế ban hành hướng dẫn
Công văn 13751/DON-QLDN1 trước hết căn cứ vào nhiệm vụ của cơ quan quản lý thuế được quy định tại Điều 38 Luật Quản lý thuế 2025, trong đó nêu rõ cơ quan thuế có nhiệm vụ:
Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, giải thích pháp luật về thuế cho người nộp thuế; công khai quy trình, thủ tục hành chính thuế, các chương trình khuyến khích tuân thủ tự nguyện, chế độ ưu tiên tại trụ sở, trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã, trên Hệ thống thông tin quản lý thuế và các phương tiện thông tin đại chúng.
Đây là lý do Công văn 13751/DON-QLDN1 có giá trị như một kênh giải đáp chính thức của cơ quan thuế, dù không phải văn bản quy phạm pháp luật, doanh nghiệp vẫn nên xem đây là căn cứ áp dụng thống nhất khi xử lý hồ sơ tương tự.
Điều kiện cá nhân cư trú theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Điểm mấu chốt đầu tiên của Công văn 13751/DON-QLDN1 là xác định người lao động nước ngoài có thuộc diện “cá nhân cư trú” hay không, vì chỉ cá nhân cư trú mới được áp dụng quy định trừ các khoản BHXH theo hướng dẫn tại công văn này. Khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định:
Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Trong đó, đối với cá nhân nhập cảnh, xuất cảnh, ngày đến được tính là một ngày, ngày đi được tính là một ngày, trường hợp nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày thì được tính chung là một ngày cư trú.
Ngày đến và ngày đi được xác định căn cứ vào chứng thực của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trên hộ chiếu, giấy thông hành hoặc tài liệu liên quan đến mục đích nhập cảnh, xuất cảnh của cá nhân. Với lao động nước ngoài thường xuyên di chuyển giữa Việt Nam và nước sở tại, kế toán tiền lương cần đối chiếu chặt chẽ lịch trình xuất nhập cảnh để kết luận đúng tư cách cư trú trước khi áp dụng bất kỳ khoản trừ nào theo Công văn 13751/DON-QLDN1.
Các khoản bảo hiểm được trừ theo khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Sau khi xác định tư cách cá nhân cư trú, Công văn 13751/DON-QLDN1 dẫn chiếu khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP để xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công. Theo đó, thu nhập tính thuế bằng tổng thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 8 của Nghị định trừ đi các khoản:
Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp bảo hiểm xã hội tự nguyện theo Luật Bảo hiểm xã hội, khoản đóng góp bảo hiểm y tế tự nguyện theo Luật Bảo hiểm y tế, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ.
Như vậy, phạm vi các khoản được trừ theo Công văn 13751/DON-QLDN1 khá rộng, bao gồm cả bảo hiểm bắt buộc lẫn một số loại bảo hiểm tự nguyện, miễn là đúng loại hình được liệt kê tại điều khoản trên. Đây là danh mục mà kế toán tiền lương cần đối chiếu từng dòng khi bóc tách khoản khấu trừ trên bảng lương của lao động nước ngoài.
Trường hợp đóng bảo hiểm bắt buộc ở nước ngoài
Nội dung quan trọng nhất mà Công văn 13751/DON-QLDN1 làm rõ chính là trường hợp đặc thù của lao động nước ngoài: cá nhân cư trú tại Việt Nam nhưng có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài và đã tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định của quốc gia nơi đóng bảo hiểm. Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định rõ:
Trường hợp cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài đã tham gia đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của quốc gia nơi cá nhân đóng các loại bảo hiểm này như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc thì được trừ các khoản phí bảo hiểm đó vào thu nhập chịu thuế khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công.
Đây chính là điểm mà Công văn 13751/DON-QLDN1 giải quyết dứt điểm cho doanh nghiệp: dù khoản bảo hiểm bắt buộc đó không đóng theo Luật Bảo hiểm xã hội của Việt Nam mà đóng theo pháp luật nước ngoài, người lao động vẫn được trừ khoản phí bảo hiểm bắt buộc này khi xác định thu nhập tính thuế TNCN tại Việt Nam, miễn là chứng minh được tính chất “bắt buộc” theo quy định của quốc gia nơi đóng.
Kết luận của Công văn và cách doanh nghiệp áp dụng
Từ các căn cứ trên, Công văn 13751/DON-QLDN1 đưa ra kết luận trực tiếp: trường hợp người lao động nước ngoài tại công ty là cá nhân cư trú theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thì khi xác định thu nhập tính thuế đối với tiền lương, tiền công, người nộp thuế được trừ các khoản đóng góp BHXH theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Đây là kim chỉ nam để doanh nghiệp áp dụng thống nhất cho toàn bộ hồ sơ tiền lương của lao động nước ngoài trong năm 2026.
Quy trình xác định khoản BHXH được trừ cho lao động nước ngoài
Để áp dụng đúng tinh thần Công văn 13751/DON-QLDN1, kế toán tiền lương nên thực hiện theo bốn bước sau:
- Xác định tư cách cư trú: Đối chiếu lịch trình xuất nhập cảnh với điều kiện 183 ngày tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Xác định loại bảo hiểm đang đóng: Phân loại rõ khoản đóng là BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hay là bảo hiểm bắt buộc đóng theo pháp luật nước ngoài.
- Thu thập chứng từ chứng minh: Với bảo hiểm đóng ở nước ngoài, cần có chứng từ chứng minh tính chất bắt buộc theo quy định của quốc gia đó và số tiền thực đóng trong kỳ.
- Trừ đúng vào thu nhập chịu thuế: Áp dụng công thức tại khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, trừ khoản bảo hiểm hợp lệ khỏi tổng thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế TNCN phải nộp.
Ví dụ minh họa: Ông B là chuyên gia nước ngoài làm việc tại một doanh nghiệp FDI, có mặt tại Việt Nam 220 ngày trong năm 2026, đủ điều kiện là cá nhân cư trú. Ông B vẫn duy trì đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo pháp luật nước sở tại với mức tương đương 40 triệu đồng/năm, đồng thời có phần thu nhập từ tiền lương tại Việt Nam.
Theo hướng dẫn của Công văn 13751/DON-QLDN1, khoản 40 triệu đồng bảo hiểm bắt buộc mà ông B đã đóng ở nước ngoài được trừ vào thu nhập chịu thuế khi xác định thu nhập tính thuế TNCN tại Việt Nam, với điều kiện doanh nghiệp lưu đầy đủ chứng từ chứng minh tính bắt buộc của khoản đóng này theo quy định của quốc gia đó.
Thời điểm áp dụng và lưu ý về hiệu lực thi hành
Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Riêng các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng ngay từ kỳ tính thuế năm 2026. Điều này có nghĩa nội dung hướng dẫn tại Công văn được áp dụng xuyên suốt cả năm tính thuế 2026, không phải chỉ từ thời điểm văn bản có hiệu lực.
Doanh nghiệp có lao động nước ngoài cần rà soát lại toàn bộ kỳ khấu trừ thuế TNCN từ đầu năm 2026 để đảm bảo khoản BHXH được trừ theo đúng tinh thần Công văn, tránh trường hợp đã khấu trừ thuế thiếu quyền lợi cho người lao động ở các kỳ trước khi văn bản này được ban hành.
Tham khảo: Cách xác định tiền lương đóng BHXH đối với lao động nước ngoài.
Những sai sót thường gặp khi áp dụng Công văn
Một, bỏ sót điều kiện cư trú. Một số doanh nghiệp áp dụng khoản trừ BHXH cho lao động nước ngoài mà chưa xác nhận rõ cá nhân đó có đủ điều kiện cư trú theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP hay không.
Hai, thiếu chứng từ chứng minh bảo hiểm bắt buộc ở nước ngoài. Đây là lỗi phổ biến nhất khi vận dụng Công văn là doanh nghiệp trừ thẳng số tiền bảo hiểm mà không có tài liệu chứng minh khoản đóng đó mang tính bắt buộc theo pháp luật nước sở tại.
Ba, nhầm lẫn giữa bảo hiểm bắt buộc và bảo hiểm tự nguyện. Không phải mọi khoản bảo hiểm người lao động nước ngoài tham gia ở nước ngoài đều được trừ; chỉ các khoản có tính chất bắt buộc theo quy định của quốc gia đó mới thuộc phạm vi áp dụng.
Bốn, chưa cập nhật kịp thời từ đầu kỳ tính thuế 2026. Do quy định áp dụng hồi tố từ kỳ tính thuế năm 2026, doanh nghiệp chậm cập nhật Công văn có thể phải điều chỉnh lại các kỳ khấu trừ trước đó.
Doanh nghiệp nên làm gì để tuân thủ đúng quy định?
Với khối lượng văn bản pháp luật thuế thay đổi liên tục trong năm 2026, từ Luật Quản lý thuế 2025, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, đến Nghị định 253/2026/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn như Công văn 13751/DON-QLDN1. Việc tự cập nhật và áp dụng chính xác cho từng hồ sơ lao động nước ngoài đòi hỏi nguồn lực chuyên môn liên tục.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán đủ chuyên sâu về thuế TNCN cho lao động nước ngoài, giải pháp dịch vụ kế toán trọn gói từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiệm như MAN – Master Accountant Network giúp đảm bảo mọi khoản khấu trừ, kê khai đều bám sát các văn bản hướng dẫn mới nhất.
Với những trường hợp phức tạp hơn như lao động nước ngoài có thu nhập từ nhiều quốc gia, hoặc doanh nghiệp cần rà soát lại các kỳ khấu trừ trước khi văn bản này ban hành đội ngũ tư vấn dịch vụ kế toán của MAN có thể hỗ trợ đối chiếu từng hồ sơ cụ thể, tránh rủi ro bị truy thu khi thanh tra thuế.
Đối với doanh nghiệp FDI hoặc văn phòng đại diện có quy mô nhân sự nước ngoài lớn nhưng muốn tối ưu chi phí vận hành bộ phận kế toán nội bộ, phương án thuê dịch vụ kế toán ngoài là lựa chọn giúp cập nhật kịp thời mọi thay đổi chính sách thuế TNCN mà không cần duy trì đội ngũ nội bộ cồng kềnh.
Kết luận
Công văn 13751/DON-QLDN1 giải quyết một vướng mắc thực tế và phổ biến của doanh nghiệp có lao động nước ngoài: khoản BHXH bắt buộc mà người lao động đóng ở nước ngoài vẫn được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN tại Việt Nam, với điều kiện người lao động đó là cá nhân cư trú theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP và có đầy đủ chứng từ chứng minh tính bắt buộc của khoản đóng.
Ba điểm cần nhớ khi áp dụng:
- Phải xác định đúng tư cách cư trú trước khi tính đến bất kỳ khoản trừ nào;
- Danh mục bảo hiểm được trừ bám sát khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP;
- Và quy định áp dụng xuyên suốt từ kỳ tính thuế năm 2026, đòi hỏi doanh nghiệp rà soát lại cả các kỳ khấu trừ trước khi văn bản được ban hành.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời!
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Công văn 13751/DON-QLDN1
Công văn 13751/DON-QLDN1 áp dụng cho đối tượng nào?
Công văn 13751/DON-QLDN1 áp dụng cho người lao động nước ngoài là cá nhân cư trú tại Việt Nam theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đóng góp bảo hiểm xã hội.
Khoản BHXH đóng ở nước ngoài có được trừ khi tính thuế TNCN tại Việt Nam không?
Có, nếu đó là khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của quốc gia nơi cá nhân đóng, bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp bắt buộc, và có chứng từ chứng minh.
Cá nhân không đủ điều kiện cư trú có được áp dụng khoản trừ theo Công văn không?
Không. Việc trừ khoản BHXH theo hướng dẫn tại Công văn 13751/DON-QLDN1 chỉ áp dụng khi người lao động nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Công văn 13751/DON-QLDN1 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP áp dụng từ thời điểm nào?
Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026, riêng quy định về thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026; Công văn 13751/DON-QLDN1 hướng dẫn áp dụng theo đúng phạm vi hiệu lực này.
Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện có thuộc phạm vi được trừ không?
Có, khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ cũng thuộc danh mục được trừ theo khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP mà Công văn 13751/DON-QLDN1 dẫn chiếu.
